<< Предыдущая

стр. 11
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

пять минут.
• На совещания приглашают не тех, кого нужно.
Причина та же, что и в стремлении рынка удовлетворить
• Участники поднимают вопросы, не имеющие отношения потребность клиентов в душевном комфорте (в данном слу-
к делу. чае — потребность побыстрее покинуть зал совещаний). Пять-
десят пять минут — это почти час, но впечатление создается,
• Участники занимаются собственными делами.
что меньше часа. Поскольку начало и конец совещания нахо-
• Итоги совещаний невразумительны, проблемы остаются не-
дятся в пределах одной и той же цифры, оно словно обещает
решенными.
быть коротким и неутомительным. Тот же самый принцип ис-
• Совещания слишком поздно заканчиваются. пользуют в торговле, оценивая товар не в $20 ровно, а в $19,99
или рекламируя машину стоимостью $ 17 995, а не $ 18 000. Сове-
Цель совещаний — согласование действий, обмен информацией, щание продолжительностью в пятьдесят пять минут гарантиру-
вдохновление команды, обсуждение идей и проблем и/или вы- ет каждому его участнику, что в конце этого же часа он вернется
несение решения. Достигается ли эта цель? Иногда. Достигает- за свой стол или выедет к клиенту. Словом, мы показываем со-
ся ли она за короткое время? Нечасто. трудникам свет в конце тоннеля.
Как уже отмечалось в главе 7, по принципу Парето 80% Кроме того, завершение совещания в пределах одного
результативности совещания дает 20% его длительности*. Вы и того же часа позволяет людям спокойнее планировать осталь-
можете возразить, что к выводам нельзя прийти, если не пот- ные события рабочего дня. Ваше обязательство, что коллеги
ратить время на беседы, обсуждение, обмен идеями. И все же смогут заняться другими делами, прежде чем часовая стрелка
многие согласятся, что время, потраченное на совещания, мож- сдвинется на следующую цифру, устраняет их соблазн «звяк-
но было бы использовать с большим толком. нуть еще парочке клиентов» до начала совещания. Коллеги зна-
Как бы там ни было, совещания — неотъемлемая часть де- ют, что если появятся вовремя, то и уйдут вовремя, а значит,
ловой жизни. Интегрированный тайм-менеджмент предлагает будут стремиться к пунктуальности.
сделать их продуктивнее и короче, сосредоточившись не столь- Четкие границы отведенного на совещание времени также
ко на тематике совещаний, сколько на побуждениях их участни- способствуют концентрации, как и в случае с «краеугольным
ков. Позитивное влияние и приучение — вот что крайне важно временем». Люди более склонны придерживаться пунктов по-
для того, чтобы превратить ваших коллег в пунктуальных и ак- вестки, когда знают, что время обсуждения ограничено. Очень
тивных участников совещаний. многого можно добиться гораздо быстрее, если у людей есть
стимул — скорый уход из конференц-зала.
Совещание в пятьдесят пять минут — еще один пример
ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ: ПЯТЬДЕСЯТ ПЯТЬ МИНУТ
приучения и влияния. Можно пообещать закончить совещание
Первое: никогда не выходите за рамки пятидесяти пяти минут. за пятьдесят пять минут, но большинство коллег вам не поверят.
Специалист по эргономике вам объяснит, что неразумно застав- Однако уже третье совещание длиной ровно в пятьдесят пять
минут поднимет вашу репутацию: вы начали приучать людей
к тому, что действуете быстро и продуктивно. А это в свою оче-
Хефнер Артур «Принцип Парето: правило 80:20» (Pareto's Principle: The
редь обеспечит вам более активное участие со стороны коллег.
80—20 Rule), издательство Seton Hall University, http://library.shu.edu
если вы продемонстрируете подобные выкладки и докажете,
А НУЖНО ЛИ СОВЕЩАНИЕ?
что ваша методика способна сберечь сумму стоимости роллс-
ройса (или дюжины машин для фирмы), скорее всего, вы при-
Когда вас в следующий раз пригласят на совещание или когда
влечете внимание начальства.
вы сами решите провести совещание, задайте себе вопрос: «А
нужно ли оно вообще?» Подумайте, нельзя ли достичь той же
цели и донести ту же информацию по телефону, с помощью кон- ПОВЕСТКА ДНЯ
ференц-связи или электронной почты?
Если вы ведете совещание, то вам выгодно заранее составить по-
Даже если не в вашей власти отменить совещание, если сбор
вестку дня и отвести время на каждый ее пункт. Если вы рядовой
объявляет начальник — вы все же можете кое на что повлиять.
участник совещания — попросите повестку накануне, тем самым
Возможно, у вас будет шанс справиться о целях совещания.
тактично подсказав, что ею пора заняться.
Нужно лишь помнить, что это делается во имя непрерывного
Четкая и реалистичная повестка — основное условие ус-
совершенствования отдела или фирмы, а не ради подрыва авто-
пешного течения совещания. Повестка — это план совещания.
ритета человека, который это совещание запланировал. Важно
Очевидная на первый взгляд вещь, однако в массе случаев тема
не то, что вы говорите, а как вы это говорите.
совещания известна лишь в общих чертах. Случается и иначе:
Если конференц-связь, краткие неформальные встречи
повестка дня есть, но не удается выдержать сроки, отведенные
или хорошо продуманные директивы могут заменить хотя бы
на каждый пункт.
небольшую часть совещаний, фирма получит и конкретную ма-
В обязанности председателя входит продумать ход сове-
териальную прибыль. Прикиньте сами:
щания, определить его темы, составить распорядок и при этом
трезво взвесить время: за пятьдесят пять минут можно обсу-
• количество минут (или часов), потраченных на совещание:
дить лишь ограниченное количество вопросов.
• умножить на количество присутствующих;
• умножить на среднюю почасовую оплату сотрудников;
• умножить на два (оплата за работу, которую они выполни-
ли бы за это время). ВОПРОС С ПОДВОХОМ
Допустим, что вы председательствуете на следующем со-
Даже по грубым подсчетам, если среднюю почасовую опла- вещании и на каждый пункт повестки отводите пятнадцать
ту сотрудников принять за $50 в час и если на совещании минут. Сколько пунктов можно запланировать на пятьдесят
пять минут? Правильный ответ — три, а не четыре! Время
присутствуют 10 человек, а длится оно один час, то цена этого
совещания складывается не только из обсуждения пунктов
собрания (включая оплату за работу, которую сотрудники мог-
повестки дня. Приветственные и заключительные реплики,
ли бы выполнить) составит (1 час х 10 х 50) х 2 = $1000.
вопросы с мест, объявления общего характера — все это
Если вы проводите пять подобных совещаний в неделю —
тоже требует времени. Не забывайте об этом обстоятельст-
это $5000 в неделю и $260 000 в год.
ве, и ваши шансы начать и завершить совещание в запла-
Согласно принципу Парето, только 20% времени совеща-
нированные сроки увеличатся.
ния поистине продуктивно; следовательно, $200 000 в год мож-
но было бы потратить на что-то нужное. Выразить шефу сом-
нение в целесообразности совещания не так-то просто, зато
• Предварительное извещение участников — это демонстра-
Пример повестки динамичного и продуктивного совещания:
ция вашей руководящей роли. Грамотно и своевременно
ПОВЕСТКА ДНЯ составленная повестка задает тон для организованного, ре-
зультативного совещания.
Вторник, 10.00-10.55
10.00 Призыв к порядку, представление ведущих совеща- • Это также демонстрация вашего уважения ко времени участ-
ния, объявления ников, которая обеспечит их активность.
10.05 Обсуждение пункта 1 (пятнадцать минут)
10.20 Обсуждение пункта 2 (пятнадцать минут)
ВЕДУЩИЕ
10.35 Обсуждение пункта 3 (пятнадцать минут)
10.50 Подведение итогов
Ведущие совещания — те люди, чье присутствие будет способст-
10.55 Завершение
вовать его успешному течению: председатель, ответственный за
регламент и секретарь.
Призыв к порядку — стандартная процедура начала совещания.
Председатель обязан не только определить темы совещания,
Судьи и ведущие аукционов не зря держат под рукой молоток:
но и способы их обсуждения. Как поступать с вопросами — раз-
его звук внятен, узнаваем и обладает большим влиянием на лю-
решить задавать их по ходу совещания или отвести для них вре-
дей. Последнее вовсе не значит давить своей властью, это зна-
мя в конце? Позволительна ли дискуссия? Какова цель совеща-
чит направить энергию и внимание аудитории в нужное рус-
ния: обменяться идеями или донести готовую информацию? Все
ло, продемонстрировав уважительное отношение ко времени
это председатель должен заранее решить, изложить письменно,
присутствующих.
в повестке, а затем устно при открытии совещания.
Имена ведущих следует обозначить письменно в повестке
Ответственный за регламент следит за его соблюдением, по-
дня, а также устно в начале совещания. Их роли и обязаннос-
казывает выступающему, сколько времени осталось до конца вы-
ти (речь о которых чуть ниже) должны быть четко донесены
ступления, и при необходимости прерывает докладчика. Ответс-
до каждого участника совещания.
твенный за регламент отвечает за продолжительность совещания,
По возможности копии повестки дня нужно раздать за двад-
действуя как нейтральное лицо, что очень удобно в ситуациях,
цать четыре часа до начала совещания. Тем самым вы получаете
когда оратор уходит от темы или превышает лимит времени.
несколько выгод:
Секретарь ведет протокол совещания. Вносить в протокол
• Сотрудники будут готовы к обсуждению пунктов повестки; все дословно ни к чему, однако записи должны включать следу-
им не придется вникать в их суть по ходу совещания. ющее:
• Повестка дня — это контракт или комплекс правил, опре-
• ключевые вопросы, которые были рассмотрены;
деляющих все вопросы, которые будут рассматриваться
• кем они были рассмотрены;
на совещании и, что еще более важно, которые не будут рас-
сматриваться. Повестку дня раздают не для того, чтобы участ- • что следует предпринять в связи с рассмотренными вопроса-
ники ее одобрили или изменили. Она служит исключительно ми и кому поручить.
как извещение о тематике и предупреждение участникам,
Записи в протоколе должны освещать эти три момента для каж-
чтобы они подготовились.
дого пункта повестки дня, и если секретарю хоть что-то не ясно,
Итак, ровно в назначенное время председательствующий
он имеет право уточнить все, что нужно, до конца совещания.
объявляет о начале совещания, а затем:
Если секретарю удобнее использовать ноутбук или наладонный
компьютер, то протокол можно оформить и раздать сразу по за-
• представляет участникам ответственного за регламент и сек-
вершении совещания. Готовый протокол должен содержать так-
ретаря;
же следующую информацию: имя, номер телефона (и/или до-
• сообщает о том, когда будет сделан перерыв;
бавочный номер) и электронный адрес как председателя, так
и секретаря совещания — на случай, если у участников возник- • сообщает о том, когда подадут напитки и закуски;
нет необходимость уточнить какие-то моменты.
• просит всех собравшихся отключить мобильные телефоны.

ХОД СОВЕЩАНИЯ
Начинайте минута в минуту. Пунктуальность — это знак ува-
жения к людям и их рабочему графику, а также проявление ав- «ПРОВОЗГЛАШАЮЩИЕ ТОСТЫ»
торитета председателя. Не забудьте назвать время, тем самым Хотите больше узнать об ораторском искусстве, научить-
ся выступать на собраниях и вести их? Посетите местный
подтвердив готовность не выходить за оговоренные временные
филиал организации «Провозглашающие тосты». Ос-
рамки. Начиная совещание точно в срок, вы создаете позитив-
нованная в 1924 году, эта организация предоставляет
ный настрой и добавляете веса своему обязательству закончить
помощь в обучении и развитии ораторского мастерст-
тоже вовремя. Если среди участников есть гости, такая пункту-
ва. Адрес ближайшего филиала вы найдете на сайте
альность создаст благоприятное впечатление о вашей фирме.
www.toastmakers.org
Дожидаться кого-то из вежливости не так выгодно, как начать
строго в установленное время.
Если опаздывает президент фирмы (или еще кто-нибудь
из руководства), причина наверняка уважительная, однако это
Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе совеща-
все же не основание для того, чтобы оттягивать начало. В случае
ния председатель должен придерживаться запланированной
если опаздывающий должен произнести приветственную речь,
повестки дня и времени, отведенного на каждый ее пункт.
время до его появления стоит использовать на обсуждение ка-
Исключение возможно, лишь если тема конкретного пункта
кого-либо из пунктов повестки дня. В конце концов от вас за-
оказалась настолько злободневной, что свернуть ее обсужде-
висит, организует ли группа собравшихся в одном зале людей
ние было бы невыгодно. В этом случае, конечно, стоит продол-
продуктивное общение либо пустится в ненужные разглаголь-
жить разговор — вплоть до пятидесятой минуты совещания.
ствования. Если опаздывающее начальство не входит в число
(Не забывайте о принципе Парето: из правила всегда возмож-
докладчиков и его отсутствие не отразится на ходе встречи,
ны исключения.) Однако прежде чем продолжить, необходимо
то проще всего объявить о начале и ничего не менять в распо-
сообщить о своем решении отступить от повестки дня. Сле-
рядке. Вспомните еще раз, сколько стоит в долларах время всех
дите за соблюдением регламента, и если выступающий уходит
людей, собравшихся в конференц-зале и ожидающих начала
от темы или превышает лимит времени, остановите его дип-
совещания. А опоздавшего шефа можно ввести в курс событий
ломатично, но твердо. Напомним еще раз: придерживаться
в любое удобное для него время.
• поблагодарить всех за участие;
сроков и тематики совещания — значит выказывать уважение
к присутствующим. • напомнить включить мобильники;
Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Помимо пунктов
• завершить совещание на мажорной ноте;
повестки и прочих вопросов, которые будут отмечены в про-
• четко объявить о конце совещания, вместо того чтобы прос-
токоле, совещание неизбежно коснется еще каких-то моментов,
то позволить коллегам разойтись по своим местам.
не имеющих прямого отношения к повестке, но все равно важ-
ных. Вынести за скобки — один из способов уделить данным
Протокол должен быть оформлен и распечатан не позднее
моментам то внимание, которого они заслуживают, не упуская,
чем через двадцать четыре часа после совещания — следова-
однако, контроля над ходом совещания. Некоторые менеджеры
тельно, секретарю следует запланировать время для этого в сво-
заранее планируют несколько дополнительных минут в конце
ем графике. Это часть финального этапа управления проектами
совещания именно для обсуждения подобных моментов. Дру-
(см. главу 3).
гие откладывают обсуждение до следующего совещания. Ка-
Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необхо-
кой бы вариант вы ни выбрали — если хотите достичь целей
димости. Разумеется, приглашать на совещания имеет смысл
совещания, не позволяйте этим внеочередным вопросам выйти
только тех, кто действительно нужен, однако чаще всего среди
из-под контроля.
участников оказываются и лишние. Возможно, причина кроет-
По завершении обсуждения всех запланированных пунк-
ся в традиции приглашать весь коллектив, а возможно — в опа-
тов повестки до присутствующих следует донести методы кон-
сении оскорбить тех, кто не попал в список приглашенных. Тща-
троля за их исполнением. Нежелание участников совещания
тельный отбор участников — ни в коем случае не проявление
признать, что дальнейшие действия им не совсем ясны, — это
своеволия и не упражнение в дипломатии. Напротив, пригла-
классический источник непонимания и проволочек. Посчитать,
шая только тех, чье присутствие необходимо, вы оказываете
что всем все понятно, — недостаточно. Председательствующий
любезность всем, демонстрируя уважение как к приглашенным,
обязан убедиться, что каждый из участников покидает конфе-
так и к тем, чье время вы в этот раз не отнимаете.
ренц-зал, точно зная, что ему делать дальше. Секретарь также
Отсюда вытекает и вопрос: к чему задерживать участников,
должен уяснить следующие шаги, поскольку он вносит их в про-
вопросы которых уже решены? Присутствующим наверняка
токол. Желательно, чтобы до конца совещания секретарь огла-
есть чем заняться за пределами конференц-зала, а значит, лучше
сил дальнейшие действия вслух — этим вы введете в курс всех
их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имею-
присутствующих.

<< Предыдущая

стр. 11
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>