<< Предыдущая

стр. 12
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

щий к ним прямое отношение. В совещаниях важна продуктив-
Заканчивайте точно в срок. Будет замечательно, если вы
ность, а не время, которое потратили его участники. Кроме того,
сможете завершить совещание несколькими минутами раньше
это поможет оставшимся сконцентрировать внимание на следу-
срока; но уж ни в коем случае не позволительно задерживать
ющем пункте. Не забудьте только обеспечить протоколами всех,
участников дольше, чем было обещано. Заканчивая вовремя, вы
включая и ушедших до конца совещания.
исполняете условия контракта, который распространили в фор-
Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достиже-
ме повестки дня и который позволил участникам спланировать
ния наибольшей результативности нужно просто снять напря-
свой день, исходя из уверенности, что совещание завершится,
жение хотя бы шуткой. На первый взгляд анекдот — не самая
как и было обещано, ровно в 10.55. А представьте, какое это об-
нужная или желательная вещь на серьезном мероприятии, одна-
легчение для тех присутствующих, которые уже отсидели свое
ко помните, что иногда при работе с людьми эмоциональная раз-
на бесконечных совещаниях! В ваши обязанности входит:
рядка — единственный способ решить вопросы, которые в про- мебель пришла в полную негодность, другие же используют
тивном случае застопорили бы ход всего собрания или проекта. помещения с роскошными креслами и оборудованием, способ-
Подозревая, что необходимость в разрядке возникнет, лучше ным привести в восторг Джеймса Бонда. А что имеется в вашем
заранее запланировать на нее время. распоряжении? Что вы можете обеспечить? С учетом того, на-
сколько важен для человека комфорт, любая мелочь, которая
обеспечит удобство участников, поработает на общее дело: со-
НЕСКОЛЬКО СОВЕЩАНИЙ ПОДРЯД:
вещание пройдет быстрее и эффективнее. При планировании
КАК СПРАВИТЬСЯ
совещания удобство комнаты должно учитываться наравне
Если от вас хоть что-нибудь зависит, избегайте совещаний, сле- с удобством времени для его участников.
дующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отды- Первое и самое важное: перерывы. Мы собрались, чтобы по-
шаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего говорить, обменяться идеями и выработать решения, а значит,
совещания и подготовиться к следующему. обязательно в распорядке должны значиться перерывы! Если
Учтите, что отдышаться — значит в буквальном смысле от- ограничиться пятьюдесятью пятью минутами, как описано
дышаться, а не хвататься за телефон или мчаться к себе в ка- выше, не удастся, если совещание продлится девяносто и более
бинет (где вы наверняка окунетесь в текущие дела, вместо того минут, то перерыв в его распорядке обязателен. Людям необхо-
чтобы сосредоточиться на предстоящем совещании). димо отдыхать.
Ваше тело, мозг и душа должны быть максимально свежи Перерывы вовсе не затягивают совещания. В конечном сче-
и бодры, а для этого нужно дать себе время, чтобы переключить- те они делают их короче и продуктивнее, борясь с заторможен-
ся с одной деятельности на другую, не утратив энергию и спо- ностью и рассеянностью — последствиями плохого кровообра-
собность противостоять дневной нагрузке. Даже если в данный щения. Перерывы позволяют участникам совещания отдохнуть,
момент время совещаний от вас и не зависит, помните: чтобы зарядиться энергией, сосредоточиться и быстрее прийти к нуж-
изменить привычки человека или группы людей, нужна не одна ным решениям.
неделя. С течением времени вы сможете влиять на сроки, орга- И дело не только в том, что мозгу необходим кислород, —
низацию и ход совещаний, в которых принимаете участие. мозг работает продуктивнее (как уже говорилось ранее), когда
Если уж участие в нескольких совещаниях подряд неизбеж- видна финишная прямая. Если в начале совещания вы известите
но, справьтесь у обоих председательствующих, можно ли вам участников о времени перерыва, они смогут соответствующим
уйти с первого совещания пораньше и прийти на второе попоз- образом рассчитать свои силы. Вы увеличите шансы на успех
же — скажем, к началу обсуждения второго пункта. Гибкость, совещания, пообещав людям отдых (как правило, каждый час).
как мы уже видели, — это сила, а шансы нам предоставляет об- Освещение. При возможности выбирайте комнату с естест-
щение. венным освещением. Альтернативой могут быть лампы нака-
ливания, но только не флуоресцентные лампы. Если помещение
освещается лампами обоих видов — выключите флуоресцен-
БЛАГОПРИЯТНАЯ ОБСТАНОВКА
тные. От ламп накаливания глаза меньше устают, и вы обес-
От помещения, где происходит встреча, во многом зависит ее печите большую работоспособность людей без сонливости
успех. Рабочая обстановка сильно влияет на физическое и ду- (от полумрака), усталости глаз или головной боли (от мерцания
шевное здоровье и продуктивность участников совещания. Не- флуоресцентных ламп). Кроме того, если часть комнаты ис-
которые менеджеры собирают коллег в кабинетах, где офисная пользуется для презентации, проверьте наличие автономного
освещения, чтобы экран и ведущий презентации были хорошо Шум. Как известно, шум отвлекает. Вы собираете людей
освещены. Выключатели этих ламп должны быть маркирова- для общения и обучения, а слишком явственный шум может
ны, чтобы работать с ними могли не только вы, но и человек, помешать вам добиться своих целей. Жужжание и гул конди-
на которого вы возложите эту обязанность. Не упускайте шанс ционеров, компьютеров, называемые белым шумом, влияют
использовать для совещания комнату с окном. Организму чело- на слух и внимание присутствующих. Оценивая достоинства
века необходимо естественное освещение, и даже когда жалю- и недостатки помещения, остановитесь и прислушайтесь к бе-
зи опускают для проведения презентации, ощущение близости лому шуму. Проверьте уровень звука включенного вентилятора.
естественного света добавляет присутствующим энергии и вы- Проверьте отвлекающий фактор при автоматическом включе-
носливости. При любой возможности поднимайте жалюзи, что- нии и отключении кондиционера. Не будут ли эти звуки отры-
бы впустить в помещение солнечные лучи. вать участников от работы? Если соседнее помещение отделено
Циркуляция воздуха. Прохладная атмосфера помогает лю- от вашего подвижной перегородкой, а у оратора зычный голос
дям оставаться в тонусе. Недостаток свежего воздуха в помеще- или ваши соседи будут аплодировать или смеяться — это не са-
нии грозит потерей работоспособности, если собрание длится мым лучшим образом отразится на вашем совещании, тем более
более двадцати минут. А значит, выбирать нужно комнату либо если мероприятие за стенкой явно веселее. Обсудите эти вопро-
с открывающимися окнами (хотя найти такую шансы неве- сы с ответственным за конференц-залы и постарайтесь найти
лики), либо с кондиционером и вентиляцией. Установите пе- наиболее изолированное помещение. Проверьте также, не до-
реключатель на 20° С — это достаточно свежо, но не холодно. носятся ли в комнату дорожный гул или звуки ремонта внутри
Поскольку люди реагируют на жару и холод по-разному, крайне здания? Не назначена ли на день совещания учебная пожарная
важно во время совещания поинтересоваться, подходит ли дан- тревога? Все это вы должны узнать у ответственных лиц, перед
ная температура. А в целом чуть прохладнее — лучше для рабо- тем как бронировать конференц-зал.
ты, нежели слишком жарко. Если совещание длится много часов Телефоны. В начале совещания попросите участников от-
или данный конференц-зал используется для собраний на про- ключить мобильные телефоны, чтобы при острой необходи-
тяжении всего дня, для обеспечения хорошего качества воздуха мости человек мог ответить на звонок с минимальным вредом
стоит воспользоваться увлажнителем или ионизатором. для хода мероприятия. Желательно также обратиться с этой
просьбой в распечатках повестки дня.
Сидячие места. Большую часть совещания участники про-
водят сидя, а значит, удобные кресла — деталь необходимая.
Почему это столь важно для управления временем? Потому
ЦЕРКВИ И ХРАМЫ
что если человеку неудобно или больно сидеть, он не сможет ра-
Церкви и храмы веками являют собой пример удачного
ботать в полную силу, а значит, его участие будет ограниченным
помещения для сбора массы людей. Их архитектура при-
или он вовсе прогуляет. По возможности выбирайте помеще-
звана порождать соответствующие чувства у прихожан. И
ние с удобными креслами, высоту и положение спинок которых
ароматный воздух, и теплый свет обусловливают возвы-
шенное состояние души. И что наиболее важно, алтарь можно регулировать. Избавьтесь от скрипучих — даже если это
всегда расположен на противоположном от входа конце, придется сделать во время совещания.
чтобы опоздавшие могли зайти, никому не мешая. Напитки и закуски не просто приветствуются — они обяза-
тельны. Подавать чай и кофе уже вошло в норму, но не забывай-
тоспособность во время совещания базируется на вашем зна-
те и о достаточном количестве воды для участников совещания.
нии их внутренних мотиваций.
Закажите воду из холодильника, а вот от льда лучше отказаться,
Отлично. Но как себя вести, когда эти же люди возникают
поскольку звяканье кубиков отвлекает внимание. Закуски также
не помешают, однако помните, что пончики, пирожные и тому у вашего рабочего стола?
подобные кондитерские изделия изобилуют «пустыми» кало-
риями, а значит, не только не содействуют работоспособности,
но скорее вызовут вялость, едва сахар попадет в кровь. В качест-
ве закусок предпочтительнее низкокалорийные булочки, свежие
фрукты, овощи с высоким содержанием воды, такие как морковь
и зелень, плюс небольшие сандвичи в случае, если продолжи-
тельность совещания требует перерыва на полноценный ланч.
Собираясь продолжить обсуждение сложных вопросов пос-
ле обеда, избегайте продуктов с высоким содержанием жиров
(пицца), углеводов и крахмала (мучные изделия, картофель).


АЛЬТЕРНАТИВА ОФИЦИАЛЬНЫМ СОВЕЩАНИЯМ
Собраться в конференц-зале — не единственная возможность
провести совещание.
Хитрость и наскок. Если у вас возникла необходимость «ма-
ленького совещания», к примеру, с коллегой или шефом, а воп-
рос не требует долгих обсуждений — воспользуйтесь методом
наскока. Сколько великолепных решений было принято во вре-
мя дружеских бесед в офисных столовых, коридорах и лифтах!
Важно лишь заранее подготовиться к наскоку, обдумав во время
I-образного планирования вопросы по теме, которые можно за-
дать быстро и как бы мимоходом.
Кафетерии. Люди общаются за чашкой кофе вот уже лет
500. Зачем же прерывать эту традицию? Если вы не собираетесь
поднимать вопросы деликатного или конфиденциального ха-
рактера, пригласите нужных вам людей в соседнее кафе — эта
встреча внесет приятное разнообразие в рабочий ритм и вполне
может выйти очень продуктивной.
Успешные совещания, как видите, — это пример влияния
в действии. Их основная цель — выработка идей и достижение
решений, однако искусство собрать людей и сохранить их рабо-
Вне всяких сомнений, самое сложное в управлении временем —
искусство общения с сотрудниками. В главе 5 шла речь о том,
что регулярные встречи с начальством помогают вам обоим быть
в курсе событий и согласовывать свои действия. Но как посту-
пать, если кто-то звонит или заглядывает к вам — либо с нуж-
ной информацией, либо просто развеяться? Как контроли-
ровать подобные ситуации? Чтобы ответить на этот вопрос,
мы объединим все, что уже знаем о влиянии и «краеугольном
времени»/времени отдачи, с новыми методами, о которых нам
предстоит узнать.
В главе 3 мы открыли секрет запоминания имен новых зна-
комых: не забыть использовать образную ассоциацию, превра-
тив тем самым неконтролируемую деятельность мозга в кон-
тролируемую и упреждающую. Попав в ловушку разговора,
люди зачастую оказываются жертвами именно такого неконт-
ролируемого момента: они мечтают, чтобы разговор закончился
(или вовсе не происходил), но связаны по рукам и ногам норма-
ми вежливости. Чтобы попросить человека оставить вас в по-
кое, требуется немалая сила духа, а по отношению к клиенту,
пусть даже невероятно многословному, подобная просьба вооб-
ще исключена.
КАК ОГРАНИЧИТЬ СОБЕСЕДНИКА: • Меня ждет шеф.
ЗАЧИН И ФИНАЛ РАЗГОВОРА • Меня вызывают по параллельной линии.
• Я занят — замещаю коллегу.
Телефонные звонки — прекрасный пример неконтролируе-
мых, убивающих время ситуаций, поскольку разговоры вжи- • Батарея мобильника садится.
вую, как правило, протекают спонтанно и длятся куда дольше,
• Клиент на пороге.
чем требуется.
• Давай обсудим это через пару деньков — пятница подойдет?
В ваших силах в корне изменить положение, для чего нужно
в начале разговора четко обозначить его границы. Попробуй-
те в качестве зачина произнести такую фразу: «Билл, привет. Суть в том, что при огромном ежедневном количестве звонков
Страшно рад тебя слышать. У меня есть ровно четыре минуты масса времени расходуется из-за импровизированного характе-
до начала телеконференции. Чем могу помочь?» Если произнес- ра живых разговоров. Обозначив правила разговора как в на-
ти эту фразу правильно, вы очертите границы разговора, скон- чале, так и в конце, используя социально приемлемые оправда-
центрируете собеседника и создадите у него благоприятное впе- ния и позитивный тон, вы сможете удержать беседу в разумных
чатление. Запомните две ключевые фразы зачина разговора: и предсказуемых границах. Выгода этого метода очевидна:

• «У меня ровно четыре минуты до...» — информирует собе- • Вы быстрее подбираетесь к теме разговора.
седника, сколько у него времени на беседу. Считайте эту фра- • Вы меньше времени тратите на телефонный разговор.
зу мини-повесткой дня: «Совещание продлится ровно четы-
• Вы не только эффективно используете время, но и сохраняе-
ре минуты, так что давайте начнем».
те хорошие отношения с собеседником.
• «Чем могу помочь?» — обеспечивает позитивный тон бесе-
• Во время I-образного планирования вы достигаете большей
ды, демонстрируя вашу готовность помочь собеседнику, на-
точности в вычислении предполагаемой занятости на теле-
сколько позволят рамки разговора.
фоне.
С приближением обозначенного времени можно воспользо-
ваться похожими, правильно сформулированными фразами, Да-да, конечно: к некоторым звонкам данный метод неприме-
например «Мне пора — телеконференция начинается», чтобы ним — например, если на проводе важный клиент или ваш шеф.
закруглиться с беседой, не обидев абонента (даже если никакой Не забывайте о правиле 80:20 из главы 7. Цель не в том, чтобы
телеконференции у вас в этот день нет). применить этот метод ко всем без исключения звонкам; однако
У некоторых людей возникают сложности с придумывани- если вы воспользуетесь им в большинстве случаев, то добьетесь
ем подобных полуправд для завершения беседы; если вы из та- гораздо большего, чем если будете бездействовать.
ких людей, воспользуйтесь примерами фраз, которые не лягут
слишком тяжелым бременем на вашу совесть и которые вы смо-
НЕЖДАННЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ
жете произнести убедительно:
Многие из нас работают в офисах открытого типа, где про-
• У меня через четыре минуты совещание. странство разделено перегородками. У некоторых и письмен-
ный стол один на двоих с коллегой. Вот почему для большинст- денного для определенной работы, — считайте, что-то нужное
ва предметом вожделения является кабинет с дверью. «Закрыв вы уже потеряли безвозвратно. Положа руку на сердце — вам
дверь, я хотя бы поработать смог», — объясняют они свое жела- вовсе не хочется разговаривать с нежданным визитером (работы
ние. Но оказывается, что у работающих в собственных кабине- и так по горло), однако и отваживать коллегу не хочется (не дай
тах схожие проблемы, поскольку чаще всего дверь оказывается бог, разозлится или обидится). Да и в глазах всего коллектива
бесполезной по одной или нескольким из следующих причин: не хочется выглядеть грубияном. А минутка, само собой, рас-
тягивается куда дольше минуты. Так что же делать? Предлагаем
несколько вариантов.
• Коллеги и посетители все равно постоянно заходят в каби-
Напомните коллеге о своем времени отдачи. Этот период
нет.
отведен после вашего «краеугольного времени» специально,
• Сотрудники то и дело подсовывают под дверь служебные за-
чтобы те, кому это необходимо, получили ваше внимание (см.
писки.
главу 6).
• Сотрудники подсовывают под дверь служебные записки, Воспользуйтесь методом шестидесятисекундного допуска.
а затем еще и имейлы отправляют — по поводу оставленного Как было сказано в главе 6, если вопрос коллеги отнимет не бо-
под дверью документа. лее одной минуты, стоит его выслушать. Если же проблема бо-
лее серьезная — попросите зайти в ваше время отдачи. Не за-
• Обладателя кабинета делает беззащитным политика откры-
тых дверей в фирме. будьте сначала на производственном совещании (см. главу 14)
объяснить коллегам понятия «краеугольного времени», време-
В отношениях с людьми, которые вас постоянно отвлекают, ни отдачи и т. д.).
возникает дилемма: как не выглядеть неприступным, при этом Всегда имейте наготове фразы для с т а р т а и финиша бесе-
не превратившись в вечную жертву грабителей времени. Со- ды. Тем самым вы сразу очертите временные рамки разговора
хранить равновесие не так просто. Нам ведь хочется выглядеть и обеспечите себе достойный путь к отступлению. Не обязатель-
в глазах окружающих деловитыми, увлеченными и готовыми но обосновывать свой «отход» совещаниями или телефонными
всегда прийти на помощь, а это желание вынуждает нас ставить звонками. С посетителями, которых особенно трудно выпрово-
интересы коллег выше своих собственных. Мы делаем это не за- дить, попробуйте варианты:
думываясь — либо из вежливости, либо следуя корпоративному
духу. Мы позволяем себе эту слабость, потому что просто не ви- • обратитесь с просьбой разложить бумаги по файлам;
дим иного выхода. Чтобы восстановить справедливость, пора
• начните собирать документы со стола, чтобы выйти из ка-
воспользоваться методом «интеллигентного отказа».
бинета — в копировальную комнату или к вышестоящему
Представьте, что коллега заглядывает к вам в кабинет с воп- начальству.
росом: «Минутка свободная есть?» Что вы ответите? «Ну, конеч-
но. Заходи. Какие-то проблемы?» Вам кажется, что подтекст ва- Отстраняйте гостя, уважая его достоинство. Даже если «крае-
ших слов такой: «Я всегда готов помочь, я ведь профессионал». угольное время» не наступило или уже прошло, а коллеге требу-
Однако коллега слышит иное: «Ну, конечно. Твое время ценнее ется ваше внимание — попросите зайти попозже. В таком случае
моего — давай, не стесняйся, трать, сколько хочешь». Вы поста- на уже известный вопрос: «Минутка свободная есть?» следует
вили интересы коллеги выше собственных. Как только вы поз- ответить: «Вообще-то у меня срочный отчет, но в 11.15 я к тебе
волили кому-нибудь вклиниться в блок вашего времени, отве- загляну». Вы даете посетителю слово выслушать его в иное вре-
проблема важнее для вас обоих, — и вы окажетесь в тупике,
мя, довольно скоро, плюс демонстрируете уважение к коллеге:
поскольку иной повод для отказа приводить уже неприлично.
отстраняете его от лишней (своей) заботы и помогаете ему со-
Следовательно, не стоит обеспечивать посетителя информа-
хранить при этом лицо.
цией, которая ослабит вашу позицию. Не идите дальше фак-
Крайне важно, однако, выполнить обещание. Сказано —
тов, способствующих беспроигрышному для вас сценарию.
в 11.15, значит, в это время вы должны быть у коллеги.
Заметьте, желательно, чтобы в 11.15 именно вы зашли • Держите свой I-образный распорядок дня под рукой и на виду.
к коллеге, а не он вернулся к вам в кабинет. Почему? Да пото- Если ситуация вынуждает вас конкретизировать причину,
му что, будучи инициатором, вы вправе завершить визит, когда по которой вы не можете принять коллегу, черным по бело-
удобно вам, — иными словами, вы держите ситуацию под конт- му написанный распорядок дня докажет посетителю, что вы
ролем. Если же коллега вновь зашел к вам, распрощаться с ним действительно заняты. Это куда достовернее, чем устное
во второй раз может оказаться непросто. описание запланированных дел.
По-вашему, этот метод никуда не годится? Напрасно вы так
• Используйте метод «отстранение и уважение достоинства»
думаете. Вспомните специалистов, от которых только подобных
избирательно и осторожно. У кого-то из ваших нежданных
действий и ждут. У президентов компаний, дантистов, терапев-
гостей, например старшего менеджера, проблема может быть

<< Предыдущая

стр. 12
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>