<< Предыдущая

стр. 15
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

можно, вы пользуетесь опцией автоматической проверки
Электронная почта — средство связи спонтанное, требу-
орфографии в поле для письма, однако для поля «тема»
ющее быстрой реакции, и потому нам нелегко осознать
эта опция имеется не во всех программах, а ошибки здесь
гигантское количество времени, которое она отнимает.
сразу бросаются в глаза и создают далеко не идеальный
Очень схожее явление можно отыскать совсем рядом,
образ отправителя. Так что прежде чем нажать кнопку «от-
скажем, у вас на кухне. Если я сообщу вам, что в типовой
править» — потратьте пару секунд на проверку, это будет
дом сквозь электрические розетки и неплотно пригнанные
работать на вашу репутацию.
окна и двери проникает воздух снаружи, вам покажется,
что это не так уж и страшно. Но представьте, что вместе Для ответа используйте наиболее продуктивные ме-
все эти отверстия складываются в дыру размером с волей- тоды. Тот факт, что корреспондент воспользовался элек-
тронной почтой для связи с вами, не означает, что отве-
чать можно исключительно имейлом. Если сообщение,
Зайдите на сайт www.cool-time.com, чтобы скачать данные интересных оставленное на голосовой почте, отнимет у вас мень-
исследований по итоговой стоимости имейлов на рабочем месте, новые разра- ше времени — воспользуйтесь голосовой почтой. Если
ботки и предложения.
для быстроты и ясности проще дождаться личной встречи
с корреспондентом — непременно так и поступите. Пом-
ните, что имейлы хороши для передачи краткой инфор-
мации (например, даты совещания), но не для креативной
деятельности. Фокус заключается в том, чтобы сосредо-
точиться не на средстве связи, а на связи как таковой.
Каков наиболее продуктивный способ общения с данным
человеком? Тот, который поможет вам полностью донести
нужную информацию и успешно воздействовать на чело-
века, чтобы тот действовал без промедления и не тратил
зря ваше время.
Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь. Если
вы хоть раз нажимали кнопку «отправить» прежде, чем за-
кончили письмо, вы помните, насколько это неудобно. Куда
проще оставлять поле «кому» пустым, пока не поставлена
последняя точка в письме. Эта уловка не только исключит
вероятность отправки незаконченного имейла, она также
даст шанс лишний раз убедиться, что все нужные вложе-
ния присоединены. ЛЕДИ И ЛИМУЗИН
Молодой консультант по инвестициям изо всех сил тру-
дился на благо своего бизнеса. Среди его клиентов была
одна миниатюрная пожилая леди из пригорода, которая
доставляла ему больше всего хлопот. «Она очень бога-
Так... а что это за гора бумаг у вас на столе?..
та, — говорил молодой бизнесмен, — но мне нужен час,
чтобы до нее добраться, час на беседу с ней и час на об-
ратный путь. А она обожает, когда ее окружают внимани-
ем. К тому же она такой выгодный клиент... Если бы только
я не тратил на нее по полдня!» Его коллега ответил: «У меня
есть похожая клиентка, но вместо того чтобы всякий раз
мотаться за город, я посылаю за леди лимузин и обратно
отправляю на нем же. Это обходится мне в 1 00 долларов,
леди чувствует себя королевой, а я за те два часа, кото-
рые экономлю на поездках, делаю приличные деньги».




Какое отношение эта история имеет к организации рабочего
места? Очень прямое: она демонстрирует продуктивный подход
к проблеме, возможный, лишь когда зримый хаос не загромож-
НАЙТИ ЗА МИНУТУ
дает мозги.
Поговорим немного о вашем рабочем месте. Ответьте Возможность отыскать конкретный документ менее чем за мину-
на следующие вопросы: ту — это необходимость для настоящего профессионала. Драго-
ценные минуты нашей жизни не должны растрачиваться на по-
• Сможете ли вы найти любой документ на своем рабочем мес- иски, рыскание по ящикам и мучительные попытки вспомнить,
те (включая портфель) меньше чем за минуту?
где в последний раз видел нужную вещь. Научитесь класть все
• Сможете ли вы найти любой документ в своем компьютере на место, а не откладывать в сторону — и вы ощутите ценность
меньше чем за минуту? этого метода, ключевыми элементами которого являются:
• Устраивает ли вас нынешнее состояние (порядок или хаос)
• рациональная система регистрации документов;
вашего рабочего места? Вам приятно здесь работать?
• регулярное ее использование.
Понятно, что рабочее место — это пространство, предназна-
ченное для работы. Это продолжение вас как работника, ваше- Данные по каждому проекту храните отдельно. Каждый проект,
го тела и разума. Мало найдется людей, которые скажут: «По- клиент, файл или договор, над которым вы работаете, уникаль-
больше бы мне беспорядка на письменном столе. Уж очень он ны. Даже если это очередной проект из целого ряда для одного
пуст». Зато многие не раз говорили: «Совершенно нет времени, и того же клиента, он значится под конкретным именем или но-
чтобы навести хотя бы относительный порядок». Или иначе: «Я мером, чтобы под этим номером можно было собирать и хра-
уже не раз пытался прибрать, но какой толк, если через день все нить корреспонденцию, документы, файлы и прочие записи.
опять кувырком». Или даже так: «У меня своя система. Я знаю, Использовать названия или номера — решать вам, лишь бы
где что лежит». система работала безошибочно. Если файлы регистрируются
под именами, в алфавитном порядке, их легко найти. Если вы
используете систему номеров, в дополнение к ней вам понадо-
РАБОЧЕЕ МЕСТО - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РАБОТЫ,
бится лишь каталог, желательно в виде электронного документа
А НЕ ЯЩИК ДЛЯ ИНСТРУМЕНТОВ
в компьютере, где поиск ABC Company укажет нужный номер,
Хорошо отрегулированный автомобиль ездит лучше. Остро как это делается в библиотеке.
наточенный карандаш лучше пишет. Порядок на рабочем мес- Вы облегчите себе жизнь, если будете использовать одну
те помогает вам лучше мыслить. Сложно, конечно, собраться и ту же систему (либо именную, либо номерную) не только
с силами для уборки, тем более если никогда этого не делали; для бумаг, но и для компьютерных папок. Так проще хранить
так же непросто заставить себя свернуть с шоссе на заправку. электронные документы в соответствующих папках и входящие
Однако помните: усилиями небольшими, но регулярными до- имейлы в почтовых папках. Словом, вы получите три главных
стигаются великие результаты. Как только вы увидите в своем правила регистрации:
рабочем пространстве (письменный стол, компьютер, секция
в офисе или кабинет) источник творческой мысли и, соответст- • папки картонные;
венно, личного развития, вы научитесь ценить преимущества
• папки электронные;
постоянного порядка.
• папки для имейлов.
ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и су-
мочки или растут горой на краю стола, поскольку информа-
Удар в гольфе непременно должен быть доведен до конца. ция на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подоб-
Ни в коем случае нельзя тормозить, если вы уже размахнулись ных листочков из опасения их потерять — стихийное бедствие
клюшкой и ударили по мячу — это может быть опасно и бо- для рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего
лезненно. То же правило применимо и в мире управления про- поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информа-
ектами: с отправкой товара клиенту проект не заканчивается. цию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть за-
Из главы 3 мы уже знаем, что финальный этап проекта предпо- вершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего
лагает определенные заключительные действия, даже если уже совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать
пора приступать к следующему проекту. Учтите, что последний к другим делам.
штрих применительно к вашему рабочему пространству озна-
чает «убрать на место», а не «отодвинуть в сторону». Тридцать • Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки
секунд, потраченные на регистрацию, — это и есть финальный в свою записную книжку или электронный список контактов
этап конкретного мини-проекта. Иными словами, когда закон- и уберите визитку в отведенную для этого папку. Отметьте,
чена задача А и прежде чем началась работа над задачей Б: что требуется сделать: отправить документ, который вы по-
обещали новому деловому знакомому, или позвонить через
• вы складываете документы в папки; шесть месяцев?
• папки убираете в шкафы; • Цветные стикеры для памяток. Информацию с листоч-
ков внесите в календарь: деловая встреча такого-то числа
• компьютерные файлы заносите в папку, соответствующую
в такое-то время. А затем выбросьте стикер. Как бы удобны
данному проекту;
ни были они для памяток, глаза к ним быстро привыкают. Это
• электронную корреспонденцию из папки входящих заносите
явление, называемое переменной слепотой, прямо противо-
в почтовую папку данного проекта.
положно непреодолимому желанию ответить на новый имейл
(см. главу 2). Нервная система человека реагирует на переме-
ны в окружении, но отказывается видеть то, что не меняется.
ОДИН ЧЕЛОВЕК - ОДИН КАЛЕНДАРЬ
Потому-то стикер с напоминанием продлить водительскую
Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и ка- лицензию может месяцами висеть сбоку вашего монитора,
лендарь иметь только один для всех событий. Не может чело- а пустяковая задача так и не будет выполнена.
век находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание
• Счета. Одна из величайших проблем, верно? Вам приходит
он в состоянии уделить только чему-то одному. А потому очень
счет, сегодня вы его оплачивать не хотите, как, впрочем, и за-
полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памят-
быть о нем, — и добавляете его к груде бумажек где-нибудь
ки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы
в поле вашего зрения. А почему бы не внести сумму и срок
по разным.
платежа в свой календарь (учтите только время, которое
Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается мас-
потребуется, чтобы платеж дошел по почте или Интернету)
са листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые
и убрать чек в специальную папку? В этом случае вся инфор-
из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к по-
мация, связанная с чеком, становится частью вашего рабо-
добным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные
чего графика, а также вы избавляетесь от лишней бумажки фотокопии и храните отдельно. Информация из наладонни-
на вашем столе. ка должна храниться также и на жестком диске компьютера.
Вновь работает правило «выкладывай сейчас или заплатишь
потом»: на дублирование информации вы потратите гораздо
Выберите т о т способ поддержания порядка, который вам больше
меньше времени, нежели на то, чтобы восстановить ее, ког-
подходит. Если вам нравится электронный вариант, то в вашем
да грабитель украдет у вас важнейшую часть вашей деловой
распоряжении масса великолепных прикладных программ пер-
жизни.
сонального информационного менеджмента (РIM). Если же вы
любитель ежедневников — выбирайте по вкусу. Ладонные КПК Система планирования и поиска должна охватывать все
(карманные персональные компьютеры) тоже очень удобны. моменты вашей деятельности. Какую бы систему вы ни выбра-
ли (ежедневник или электронный календарь), она должна обес-
Многие из вас, поддавшись порыву или по совету приятеля,
печивать следующее:
хоть раз да приобретали какое-нибудь «новейшее решение всех
проблем со временем», а потом новинка пылилась невостребо-
• следить за вашими встречами;
ванной на краю вашего рабочего стола. Потерпев неудачу, люди,
как правило, считают себя неорганизованными: «Ничего у меня • хранить список контактов;
не выходит с этой системой планирования. Никуда я, видно,
• показывать I-образный распорядок дня и список неотлож-
не гожусь». И конечно, расстраиваются.
ных дел;
Чтобы система работала, она должна соответствовать
• переносить невыполненные пункты списка неотложных дел
вашему складу ума и характера. Подыщите средство на свой
на следующий день;
вкус.
Регулярное обновление необходимо. Почему в управлении • предоставлять хронику вашей прошлой деятельности;
проектами существует контрольный этап? Потому что в жиз-
• отражать последовательную хронологию событий вашей де-
ни то и дело что-то случается. Неожиданное развитие событий
ловой жизни: клиенты, проекты, задачи;
или экстренная ситуация в любой момент могут повлиять даже
• напоминать о регулярных событиях (дни рождения, юби-
на идеальный план. И здесь на помощь приходит метод учета
леи);
(как часть I-образного распорядка дня) с таким важным его
компонентом, как время возможностей. Если вы пользуетесь • указывать на совпадающие по времени встречи и приближа-
удобным календарем и понимаете, что регулярное обновление ющиеся сроки сдачи проектов;
плана — это необходимая часть управления проектами, а не на-
• подсчитывать время, оставшееся до предельного срока ис-
вязчивая идея, жизнь ваша станет легче, а мысли яснее.
полнения проектов;
Дублируйте данные. Потеря записной книжки или данных
• напоминать о необходимости запланировать дополнитель-
компьютерного списка контактов равносильна убийству ог-
ные и завершающие действия по проекту;
ромного количества времени. А ведь предотвратить это «пре-
ступление» проще простого. Сделайте самому себе громадную • предоставлять возможность изменений в графике работ
любезность — сию же секунду внесите в свой ближайший гра- и распорядке дня;
фик задачу «продублировать всю информацию». Дважды в год • напоминать о необходимости регулярного дублирования ин-
копируйте свой календарь и список контактов. При пользова-
формации.
нии обычным ежедневником с той же регулярностью делайте
СТЕНОГРАФИЯ XXI ВЕКА
А Я И ТАК ВСЕ ПОМНЮ - ЧЕМ ПЛОХО?
По сути, рабочее пространство, где все можно найти за мину-
Некоторые люди гордятся своей способностью удерживать в го-
ту, — это чистота и ясность в вашем физическом мире, ведущая
лове большой объем информации безо всяких там календарей
к чистоте и ясности в мире ваших мыслей. Той же цели служат
и ежедневников. Но представьте себе только, чего могли бы
и методы, облегчающие ввод информации в компьютер. Неко-
достичь эти люди, если бы их несомненные таланты были на-
торые из этих способов вам наверняка знакомы, но вполне веро-
правлены на выполнение серьезных задач, а не на запоминание
ятно, вы не используете их по максимуму.
повседневной рутины? Кратковременная память, как уже гово-
Автозамена. Во времена, когда еще не были изобретены
рилось в главе 4 этой книги, — это не тот источник, который
компьютеры и устройства распознавания речи, профессиональ-
питает истинные успехи.
ные стенографисты использовали скоропись — систему симво-
лов, обозначающих более крупные текстовые блоки. Судебные
• Реальность. Помимо чисто практического преимущества
репортеры и секретари-стенографисты до сих пор пользуются
ежедневников и календарей (даты ваших встреч, списки не-
отложных дел и т. д. всегда у вас перед глазами) существует этой системой записи в протоколах судебных процессов.
еще и психологический фактор: написанная или напечатанная В Microsoft Word имеется опция AutoCorrect — «автозаме-
черным по белому информация календаря придает большую на» (или QuickCorrect — «быстрая замена» — в WordPerfect),
реальность задачам, целям, срокам. Чтобы во что-то пове- которая позволяет и нам наравне со стенографистами ускорять
рить, человеку нужно это увидеть — на бумаге или на экра- процесс впечатывания текста. К примеру, введя всего лишь две
не монитора. Планы, существующие только в мыслях, тоже буквы «кз», мы получаем на экране словосочетание из двух длин-
можно выполнить, однако их очертания легко размываются. ных слов: «кредиторская задолженность». Изначально опция ав-
Если цели и сроки проекта вы держите в голове, над ними тозамены предназначалась для исправления типичных опечаток,
проще потерять контроль. неизбежно возникающих при быстром наборе текста, однако
в качестве «печатной стенографии» она гораздо эффективнее,
• Изменения. Кроме того, составленные на бумаге или в ком-
поскольку существенно упрощает работу с клавиатурой. На-
пьютере планы легче менять в соответствии с ситуацией.
бив руку и призвав на помощь ассоциативную память (вот вам
Гибкий план проекта допускает изменения, не позволяя вам,
еще один пример, где пригодится память, не загруженная визу-
однако, упускать из виду те задачи, которые вы сочли наибо-
альным хаосом и мыслями о предстоящих встречах), вы очень
лее важными.
скоро будете пользоваться сотнями «стенографических значков»,
• Принятие верных решений. В плане, который можно увидеть тем самым удвоив или даже утроив скорость набора текста .
на бумаге или экране монитора, все ваши действия и события Программа распознавания речи. Так называемый диктограф
представлены в перспективе, а значит, вы избежите спонтан- переводит устную речь в печатный компьютерный текст и оце-
ных реакций и непродуманных решений. нивается нами как важное средство нашей методики. Во-первых,
• Защита. Реальный план — действенное орудие защиты ва- это прекрасная замена процессу печатания. Если ваша скорость
шего времени от людей, которым хотелось бы добавить вам работы на клавиатуре оставляет желать лучшего, масса времени
работы. Если они могут увидеть то же, что и вы, на бумаге
или экране монитора, вы получаете основание для «интелли-
* Если опция AutoCorrect или QuickCorrect вам вообще незнакома, полез-
гентного отказа» менеджеру, коллеге или клиенту. ные советы о ее использовании вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com
тратится впустую, пока ваши пальцы отчаянно стремятся пос- конце, чтобы вырезать каждое письмо и вставить в отдельный
петь за вашими мыслями. Диктограф же, воспринимая и пере- имейл*.
давая текст со скоростью речи, позволит составить и отредакти-
ровать документ гораздо быстрее и качественнее.
КАРМАННЫЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР (КПК)
Второе преимущество диктографа как средства управле-

<< Предыдущая

стр. 15
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>