<< Предыдущая

стр. 23
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Февральский провал. Едва заканчиваются праздники, как на- твие на рабочих местах. Резкое падение в конце октября приходится
ступает период февральского провала, по крайней мере, в США. на Хэллоуин
• Минус «эффект длинных выходных», т. е.
ДЕНЬ ИНТЕГРИРОВАННОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
десять половинок дней перед длинными
выходными и десять половинок дней пос-
Теперь вы видите, как мало по-настоящему продуктивных
ле длинных выходных, когда продуктив-
дней в году. Разумеется, это обобщение, однако оно служит
ность не превышает 50%:
своей цели. Аналогии и символы — прекрасная иллюстрация
абстрактных понятий, и потому я предлагаю вам наметить но- 10 + 10 = 10 рабочих дней
вое событие в своем календаре: День интегрированного тайм- 10 дней х 50 % = 5 потерянных дней 225-5 = 220
менеджмента.
• Минус «рождественский эффект»; десять
День интегрированного тайм-менеджмента основывается
дней до и после рождественских каникул,
на концепции, сходной с идеей Дня свободы от налогов — не-
когда теряется 20% продуктивности:
коей мифической даты делового календаря, когда ваши доходы
20 дней х 20% = 4 потерянных дня 220-4 = 216
позволяют вам наконец заплатить налоги и начиная с которой
• Если вы согласны с тем, что только 25%
вы до конца года работаете только на себя.
от рабочего дня отдается реальной рабо-
День интегрированного тайм-менеджмента призван сим-
те, а все остальное уходит на совещания,
волизировать истинное количество часов продуктивной рабо-
звонки и т. д.: 216x25% = 54
ты, которые нам выдаются в течение года. Его цель — отнюдь
не призыв «Давайте работать больше!» Напротив, я предлагаю • Наконец, учтите дефицит сна, возрастаю-
использовать этот символический день для объяснения окру- щий к концу рабочей недели. Ухудшение
жающим методов интегрированного тайм-менеджмента. самочувствия из-за сонливости, головной
Суть в следующем (не забывайте, что это обобщение, одна- боли и т. д. означает, что люди способны
ко общая тенденция наверняка будет понятна): работать лишь с 75 % продуктивностью: 54 х 75 % = 40

• В году 365 дней 365
Сорок дней реальной работы в году. Отражает ли эта цифра
• Минус 104 выходных дня 365-104 = 261 ситуацию в вашем офисе? Не спешите, подумайте. Возможно,
• Минус девять дней на больничные и отгу- цифра выйдет несколько иная, но составляющие данной форму-
лы 261-9 = 252 лы справедливы для всего делового мира Соединенных Штатов.
И главное — она демонстрирует, насколько редка и потому дра-
• Минус десять государственных праздни-
гоценна истинная продуктивность.
ков 252-10 = 242
9 февраля — сороковой день года. В соответствии с нашими
• Минус «эффект выходных», т. е. сорок два
вычислениями это число олицетворяет общую сумму реально
понедельника и сорок две пятницы в год,
рабочих дней в году. Можно сказать, что все оставшиеся дни,
когда теряется 20% продуктивности, так
вплоть до декабря — это потерянное время, потерянные силы,
как эти дни слишком тесно соседствуют с
потерянные возможности.
выходными:
Предлагаю отмечать этот день как большой праздник, на-
42 + 42 = 84 дня
пример День труда. Соберитесь всем коллективом. Пригласите
84 дня х 20 % = 17 потерянных дней 242-17 = 225 и начальство. Выпейте чаю с тортом, порадуйтесь тому, что весна
на пороге, что работа идет и что еще многое может быть сделано
на общее благо. День интегрированного тайм-менеджмента дает
вам возможность осознать свои достижения, планы и перспек-
тивы отдела и главное — пообщаться. День интегрированного
тайм-менеджмента подчеркивает ценность интеллектуального
использования времени и применения на практике идей, из-
ложенных на этих страницах, таких как «краеугольное время»,
время возможностей, постоянное совершенствование и т. д.




Дома нам хочется чувствовать себя свободно и забыть о пра-
вилах, которые ограничивают наше поведение в стенах офиса.
Зачем же применять навыки управления временем там, где мы
живем, а не работаем? Ответ прост: всегда и везде нужно ис-
пользовать любые навыки, облегчающие жизнь и снижающие
риск стресса.

ЗАВТРАК ДАЕТ СИЛЫ

Завтрак — это источник энергии для организма после ночного
отдыха. Как уже говорилось ранее, утренний прием пищи очень
важен для человека, однако им зачастую жертвуют, потому
что времени не хватает.
Питательная ценность завтрака обсуждалась в главе 12,
способы найти время для неспешного завтрака мы предлагали
в главе 13. Тем не менее стоит повторить основную мысль: спо-
койный, за газетой или телевизионными «Новостями» завтрак
гораздо важнее, чем лишние десять минут сна. Даже если у вас
маленькие дети, которым нужно помочь собраться в школу, от-
ведите себе время для спокойного завтрака (например, до того,
как поднять детей), и он даст вам силы справиться с напряжен-
ным днем.
рациональное мышление ему не свойственно, ему требуется
Для тех же, кто абсолютно не в силах подняться раньше
лишь пища. И решение подмигивает желто-красными цвета-
ради завтрака, есть иное решение: завтрак брать с собой.
ми на каждом углу: фастфуд. Но мы ведь уже знаем, что такая
еда — не лучший выход. Правда, крупные компании быстро-
СОСТАВЛЯЕМ МЕНЮ го питания изменили свои меню в соответствии с требовани-
ями здоровья, и все же жиры, соусы и прочие ингредиенты,
К 16.00 обычного дня большинство жителей США еще не знают,
используемые в фастфуде для вкуса и сохранности, невоз-
что у них будет на ужин, из-за чего возникает масса проблем.
можно сравнить по качеству с домашней едой.
• Вы зря расходуете интеллектуальную энергию. Основная
Заранее составленное домашнее меню предоставляет вам пре-
проблема в том, что ваше внимание рассеивается, мысли
красную альтернативу готовым блюдам. Один час в неделю —
постоянно возвращаются к предстоящему ужину. На первый
вот все, что вам нужно, чтобы составить меню семи завтраков,
взгляд невелика беда, но имейте в виду, что краткосрочная
обедов и ужинов и избежать перечисленных выше проблем,
память способна удерживать очень небольшое количество
на которые уходят силы и время. Заранее составленное на не-
пунктов. Отвлекаясь на мелочи, вы теряете способность со-
делю меню дает шанс семье провести время вместе за здоро-
средоточиться на работе, снижаете продуктивность, а значит,
вой едой. Время, которое часто расходуется на походы по ма-
увеличиваете объем невыполненных дел.
газинам после работы, станет временем для отдыха и прочих
• Вы мешаете близкому человеку. Вам волей-неволей прихо- нужных дел. И что самое приятное, известные вам вкусы ваших
дится названивать своей второй половине и вести примерно близких делают составление меню простым процессом. Люби-
такие разговоры: «Чего бы тебе хотелось на ужин?» «Не знаю. мые блюда можно повторять каждую неделю или когда хочет-
А тебе?» ся. Вы быстро привыкнете без всяких сложностей составлять
В результате вы еще больше отвлекаетесь и переживаете. меню на неделю.
В Интернете можно найти миллионы всевозможных рецеп-
тов, но вряд ли вы станете прибегать к их помощи вечером
ПЛАНИРУЕМ ПОКУПКИ
после работы.
• Вы т р а т и т е вечер на магазины. В конце концов вы приду- Для большинства из нас походы по магазинам — не самая инте-
мали, что у вас будет на ужин, по дороге домой вам пред- ресная часть жизни. Однако дело это необходимое и главное —
стоит зайти в магазин. А ведь это ваше драгоценное личное отнимает время. К счастью, при наличии заранее составленно-
время. Каждый такой поход отнимает минут 20—30, а за ме- го меню (см. выше) и использовании метода управления своим
сяц складывается порядочное количество часов. Вы многим временем проведенное в магазине время можно сократить вдвое,
интересным могли бы заняться, но, к сожалению, это время для чего необходимо составить список товаров в том порядке,
не ощущается как ценность, поскольку, как уже обсуждалось в котором вы их находите на полках. Поначалу такой подход по-
в главе 3, ваши действия спонтанны. кажется странным, но в действительности это тот же план проек-
та, только проект в данном случае — поход в магазин *.
• В последнюю минуту вы прибегаете к фастфуду. С прибли-
жением вечера проблема ужина беспокоит вас все сильнее:
это действует особый гормон голода, который выделяется Вам понадобится некоторая подготовка. Необходимые шаблоны и де-
в кровь из желудка. Этот гормон не терпит промедления, тали вы найдете на сайте www.cool-time.com
Цифры в столбце «Очередность» напротив названия каждого
Карта магазина. Прежде всего начертите схему располо-
продукта соответствуют порядковым номерам тех секций на ва-
жения полок в магазине, где чаще всего отовариваетесь. Это
шей карте магазина, где можно взять данный продукт. Напри-
можно сделать и во время очередного похода, а можно устро-
мер, авокадо — это фрукт, следовательно, находится в секции
ить и специальную экскурсию. (Вспомните пример с рогаткой
№ 1 вашей карты, «Фрукты и овощи». А вот сода для выпечки
из главы 14.) На схеме должны быть отмечены все прилавки,
найдется в секции № 8, на нижнем ряду третьего прохода, рядом
проходы с полками по обеим сторонам, секция свежих фруктов
с кассами. Разумеется, вам понадобится несколько походов, что-
и овощей, хлебный и молочный отделы.
бы запомнить, где что брать, но выгода очень велика.
Затем представьте, будто вы делаете круг по торговому залу,
Когда очередной поход в магазин станет неизбежным,
обозначая каждый отдел и секцию соответствующим номером.
сверьтесь с вашим недельным меню и внесите в столбец «Не-
Например, секция фруктов и овощей находится в углу у вхо-
обходимо» листа Excel количество тех продуктов, которые вам
да: №1. Далее хлебный отдел — №2. Потом проходы: верхние
потребуются для приготовления всех блюд. Затем просмотрите
полки первого прохода — № 3, нижние — № 4. Далее вы развора-
весь список товаров, чтобы вспомнить, чего еще не хватает в хо-
чивает тележку и движетесь по второму проходу: в промежутке
зяйстве (скажем, чистящих средств или бинтов в аптечке и т. д.).
№5, верхние полки второго прохода — №6, нижние — №7. Так
Ячейки столбца «Необходимо» напротив тех товаров, которые
вы продвигаетесь по магазину вплоть до самого конца, где обыч-
вам на этой неделе покупать не нужно, оставьте пустыми.
но располагается молочная секция, примерно № 20. По-вашему,
Перед тем как распечатать свой список, выберите «сорти-
слишком много хлопот? Поверьте, когда пребывание в магазине
ровка» из меню «данные», а затем выберите «по возрастанию».
сократится с двух часов до одного, вы оцените усилия.
Зачем? Чтобы получить список покупок, расположенных по воз-
Итак, теперь у вас есть карта, на которой проложен четкий,
растанию порядковых номеров вашего столбца «очередность»:
логичный путь по торговому залу. (Метод тот же, что изложен
вы сможете пройти с тележкой по торговому залу в соответст-
в главе 10 по отношению к имейлам. С его помощью вы избав-
вии со своей картой.
ляетесь от двойной работы.)
И последнее. Оставьте в списке видимыми лишь те това-
Следующий шаг касается списка покупок. Внесите продук-
ры, напротив которых стоит цифра в столбце «необходимо»,
ты, которые обычно покупаете на неделю или на месяц, в лист
для чего выберите в меню «данные» функцию «фильтр», а затем
Microsoft Excel. (В Excel работать проще, чем на бумаге, потому
«автофильтр». Щелкните по стрелке вверху столбца и выбери-
что можно добавлять забытые пункты позже и сортировать их.)
те «непустые». В итоге вы получите список только тех товаров,
Сделайте четыре столбца *.
которые нужно купить на этой неделе. Те товары, которые вам
• Озаглавьте первый столбец «Необходимо». Он понадобит- в данный момент не нужны, во время фильтровки будут скры-
ся позже, когда вы решите, что из продуктов хотите купить ты. Щелкните «печать».
на этой неделе. У вас в руках список покупок, составленный по методи-
ке интегрированного тайм-менеджмента. Теперь вы сможете
• Второй столбец озаглавьте «Название».
пройти по торговому залу из начала в конец и по всем проходам,
• Третий столбец озаглавьте «Очередность».
не потратив ни минуты лишней. С каждой неделей вам будет
все проще делать покупки, а сэкономленное время вы использу-
ете на что-нибудь более интересное, чем экскурсия по магазину
Пример покупного списка в Excel вы найдете на нашем сайте
с тележкой.
www.cool-time.com
И кстати, если вы решили, что этот список — изобретение и как отдельной личности будет приятнее и надежнее с конт-
человека, слегка зацикленного на управлении временем, то уве- рольными списками в следующих случаях, когда:
ряю вас, вы ошибаетесь. Список покупок был разработан в по-
мощь молодым родителям, еще когда я был в их числе. Как из- • вы добираетесь до работы в хорошую погоду;
вестно, походы по магазинам интересны малышам еще меньше,
• вы добираетесь до работы в плохую погоду;
чем взрослым, только дети куда громче выражают свое недо-
• вы собираете детей в школу;
вольство. А значит, нужно использовать любое средство, кото-
рое сделает это еженедельное испытание терпимым для детей • вы складываете вещи для отпуска;
и родителей.
• отключили электричество;
• возникла экстремальная ситуация (вы будете дома поздно:
КОНТРОЛЬНЫЕ СПИСКИ кто накормит собаку, к кому из соседей можно обратиться
с просьбой об одолжении, кто заберет детей из школы?);
В главе 11 мы уже обсуждали значение контрольных списков
как одного из методов организации своего времени. Контроль- • нужно ничего не забыть из домашних дел, распределить обя-
ные списки очень важны, поскольку многочисленные моменты, занности по дому: вынос мусора, поливка цветов и т.д.
из которых складывается успех проекта, не следует доверять
краткосрочной памяти. Контрольные списки вовсе не превращают людей в одержимых
В домашнем хозяйстве контрольные списки пригодят- педантов. Напротив, они напоминают о задачах, с которыми вам
ся во множестве дел; они не только напомнят вам, что нужно в любом случае пришлось бы справляться, расставляя их в нуж-
купить, но и подскажут, сколько потребуется времени на ту ной последовательности, чтобы высвободить больше времени
или иную задачу, а значит, вы вовремя соберетесь в поездку для иной деятельности.
и никуда не опоздаете.
Каждый день на железнодорожных вокзалах по всем Соеди-
УБОРКА
ненным Штатам мечутся сотни людей, надеясь успеть на поезд,
который через минуту отходит от перрона. Откуда они взялись, Зная, как мало у нас времени от возвращения с работы до сна,
эти люди? Почему творят с собой такое; почему подвергают себя уборка из просто нудной грозит превратиться в невыполнимую
риску увечий и опозданий? Почему не приезжают на вокзал задачу. Однако нам на помощь приходит принцип импульса пе-
вовремя? Да потому, как правило, что слишком оптимистично реходящего остатка (см. главу 6). Этот принцип предлагает раз-
оценивают время, требующееся на дорогу до вокзала, основы- делять крупную задачу на мелкие и регулярные (отнимающие
вая подобную оценку на одном-единственном дне, когда дороги час в день, каждый день в одно и то же время). К примеру, мел-
были свободны, погода хорошая, происшествий не случилось кую уборку вполне можно проводить во время рекламы, пока
и снег не пришлось счищать с ветрового стекла. вы вечером смотрите телевизор. Часовая телевизионная про-
Дорожный контрольный список метода интегрированного грамма в действительности идет пятьдесят минут, что оставля-
тайм-менеджмента принимает все подобные моменты во вни- ет десять минут в час на уборку кухни и гостиной без отрыва
мание. Сколько займет завтрак? Сколько уйдет на одевание? от телевизора. Выход простой и действенный. Каждый раз, ког-
Все ли я взял с собой? Сколько займет дорога до вокзала утром да вашу любимую вечерню программу прерывают на рекламу,
с учетом вечернего прогноза? Ваша жизнь и как члена семьи, вы занимаетесь уборкой. Возвращается программа — возвра-
щаетесь и вы к телевизору. За одну, две или три программы вы
наведете порядок на кухне и в гостиной — но не за счет времени
для отдыха.


ДВАДЦАТЬ МИНУТ НА ЧТЕНИЕ ПЕРЕД СНОМ
И последний совет интегрированного тайм-менеджмента:
не забывайте перед сном минут двадцать почитать что-нибудь,
не имеющее отношение к работе. Что-нибудь приятное — только
не отчеты, докладные записки или имейлы в своем КПК. Пусть
эти двадцать минут перед тем, как вы выключите свет ночника,
станут вашим шансом расслабиться в мире, далеком от бизнеса.
Такое чтение поможет телу и мозгу с максимальным эффектом
воспользоваться гормонами сна и как следует отдохнуть перед
СИНДРОМ НОВОГО АВТОМОБИЛЯ
следующим трудовым днем.
Вы решили купить новую машину, выбрали марку и модель.
И тут происходит нечто странное. Вам везде мерещится

<< Предыдущая

стр. 23
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>