<< Предыдущая

стр. 4
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

нако и заплатить придется: ведь страдает ваше дело, а потому игры, замен футболистов и тайм-аутов оказывается, что в игре
вы вынуждены будете задержаться в офисе, взять работу на дом мяч находится минут двадцать — крайне малую часть общего
или принести еще какие-либо жертвы, чтобы нагнать упущен- времени.
ное время. Многочисленные опросы работающего населения Север-
Будучи в основном выпускниками западной системы об- ной Америки показали, что в течение рабочего дня происходит
разования, мы получаем профессию и пополняем собой ряды следующее:
трудящихся страны. Мы продолжаем учиться — в процессе ра-
• 25 % времени уходит на реальную работу;
боты и на курсах повышения квалификации мы движемся вверх
по служебной лестнице, в идеале обеспечивая себе стабильное • 15% времени занимают ответы на сообщения электронной
общественное и финансовое положение. К сожалению, с тече- и голосовой почты;
нием времени мы приобретаем и иной опыт — худшего свой-
• 15% времени тратится на разговоры по телефону;
ства. Вливаясь в корпоративную жизнь фирмы, мы постепен-
• 20% времени уходит на деловые встречи и переговоры;
но перенимаем привычки и нормы поведения коллег, включая
и многочисленные скрытые способы разбазаривания времени, • 25 % времени отводится на подготовку к этим деловым встре-
передающиеся путем взаимного влияния друг на друга. чам или на обработку их итогов.
Понятно, что мы искренне изумляемся, впервые узнав,
Тот факт, что реальные дела занимают относительно небольшой
что большинство наших коллег работают всего лишь одну треть
процент рабочего дня, зачастую проходит незамеченным —
от того времени, которое проводят на работе — иными слова-
до тех пор, пока не потребуется назвать точные сроки оконча-
ми, за восьми- или девятичасовой рабочий день они выполня-
ния какого-либо проекта. В попытке угодить потенциальному
ют заданий ровно на три часа*. Этот факт, который на первый
клиенту вы, ваш шеф или специалист по продажам обещаете:
взгляд выглядит ударом по честолюбию, вовсе не означает, что вы
«Мы выполним ваш заказ к четвергу». Вы и впрямь в состоя-
недостаточно преданы делу или прилагаете недостаточно усилий.
нии выполнить заказ к четвергу — при условии, что иных дел
Средний рабочий день изобилует препонами, снижающими про-
у вас нет и вы будете по восемь часов в день работать исключи-
изводительность, — в их числе собрания, имейлы, внезапные по-
тельно над заказом данного клиента. Но уж очень это оптимис-
сетители, конфликты среди коллег, технические проблемы и пр.
тичный взгляд на вещи, вот в чем загвоздка. А мы должны быть
Все это, хоть и является частью нашей работы, за которую нам
реалистами — более того, лучше даже немного пессимистами.
платят, возникает стихийно, а потому нарушает рабочий ритм
Нам не известно, какие срочные дела могут возникнуть в пе-
и отодвигает выполнение заранее запланированных дел. Разни-
риод от данной минуты до четверга, однако кое-что известно
ца между объемом работы, который мы считаем выполненным,
наверняка:
и сделанным в реальности просто изумляет.

• Любая задача отнимет больше времени, чем кажется, и го-
Дж. П. Льюис. «Мастерство управления проектами» (Mastering Project
раздо больше, чем вы рассчитывали.
Management), Нью-Йорк, издательство McGraw-Hill, 1998, с. 165.
Умение правильно распорядиться временем аналогично
• Если к вам обращаются с просьбой, содержащей словосоче-
умению справиться с потопом в подвале. Весь фокус в том, что-
тание «всего лишь» (не могли бы вы всего лишь?..). — счи-
тайте, что у вас проблемы. бы научиться пользоваться той миской, которую вы держите
в руках, вместо того чтобы пытаться найти миску побольше.
• Идеальный момент для того, чтобы выполнить задание, ни-
Оптимально использовать время — значит применять верную
когда не наступит.
стратегию, а вовсе не стараться растянуть рабочее время, рабо-
• Сколько бы хорошего вы ни сделали для человека, запом- тать вдвое быстрее или вдвое упорнее. Специалисты, умеющие
нит он единственный ваш просчет (и не преминет сообщить эффективно распоряжаться своим временем, не стремятся каж-
о нем всем). дый миг заполнить плодотворным трудом, как раз напротив.
Они составляют разумный план, где находится место событи-
ям ожидаемым, событиям вероятным и сюрпризам, а в резуль-
ВОДА В МИСКЕ
тате каждая минута используется по назначению и с пользой.
Мы начали главу рассказом о человеке с миской. Давайте под ко- Такие специалисты умеют отделить главное от второстепенного
нец главы вспомним о пресловутой миске еще раз. Миска вме- и в своей работе учитывают интересы коллег. Они понимают
щает определенное количество воды. Наполнив миску до краев, и принимают тот факт, что папка входящих документов никог-
вы можете как угодно долго пытаться добавить еще немножко да не будет пустовать. Свое рабочее место они покидают вов-
воды — ровно столько же воды будет выливаться на пол. В мис- ремя, точно зная, что сегодня сделали немало, а завтра успеют
ку просто-напросто больше не помещается. еще больше.
Теперь допустим, что объем миски символизирует опре- Они понимают значение самообладания: оно прокладыва-
деленное количество времени. Каждый из нас имеет в своем ет путь к влиянию, продуктивности, удовлетворению работой.
распоряжении двадцать четыре часа в сутки, и никому не удаст- Итак, давайте ступим на дорогу к успеху и в качестве первого
ся взять немного времени взаймы из других дней, попросить шага произведем учет.
об авансе или ухватить часок задним числом. Сутки, состоящие
из двадцати четырех часов, приходят и уходят, регулярно и не-
избежно. Продолжительность дня — величина постоянная. Это
основополагающий механизм нашего существования.
Многие из нас начинают свой день с наилучшими намерени-
ями, заранее планируя количество и очередность задач, требу-
ющих выполнения, но одно неотложное дело следует за другим,
и вот уже все планы летят кувырком. Мы нервничаем, жертву-
ем обедом, задерживаемся допоздна на работе — все ради того,
чтобы нагнать упущенное. Мы мечтаем, чтобы в сутках было
больше часов или чтобы время остановилось. Мы отчаянно
ищем лишние часы — нам нужна миска побольше. Беда в том,
что и с желанной, большей миской в руках мы придем к тому же:
будем работать в два раза дольше, вычерпывая в два раза мень-
ше воды.
«ИСКУССТВО ВОЙНЫ»
«Искусство войны» — учебное пособие, составленное бо-
лее 2000 лет назад китайским военачальником Сунь-Цзы,
который утверждал, что победа или поражение в любой
битве предопределены заранее, до начала самой бит-
вы. Будущий полководец-победитель понимает и уважает
своего врага, а также учитывает достоинства и слабые
места обеих сторон благодаря тому, что видит ситуацию
в перспективе: особенности ландшафта, позицию своих
сил и сил противника, все прочие обстоятельства, способ-
ные повлиять на исход сражения.




Время — это ваше поле битвы. Ваши способности и стремле-
ния — это ваше войско, а все окружающие принадлежат лагерю
противника. Произвести учет своих активов и пассивов в рам-
ках времени значит оглянуться на свои прежние действия, оце-
нить их критически, а затем двигаться вперед в соответствии
с четким и вместе с тем гибким планом, который способен вли-
ять на окружающих и может быть реально претворен в жизнь.
Вот тут-то и пригодится управление проектами.
ется каждая тонкость проекта, в том числе вероятные неуда-
КРАТКИЙ КУРС УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
чи, случайности, предполагаемый объем времени, который
уйдет на завершение каждого этапа, капиталовложения и не-
Управление проектами стало самостоятельным направлением
обходимое оборудование.
научной мысли и предметом исследований в 1950-х гг. Здесь
приобретает особую важность планирование, обмен инфор- • Исполнение. Участники проекта приступают к работе.
мацией, исполнение и оценка. Сначала делается скрупулезный
• Контроль. Работа над проектом уже идет, однако проектный
обзор проекта в перспективе, после чего проект разбивается
менеджер наблюдает за процессом, вносит необходимые из-
на мельчайшие — в разумных пределах — компоненты.
менения и информирует о ходе работ и корректировках всех
Управление проектами позволяет вам представить проект
задействованных в проекте.
от начала до конца и дает возможность заранее учесть непредви-
• Завершение. Проект закрывается, команда расформировы-
денные обстоятельства и вероятные переделки. Таким образом,
вается, подводятся итоги и осуществляются окончательные
вместо традиционного подхода, когда изъяны устраняются в про-
расчеты.
цессе их появления, вы получаете стройную, ясную программу.
Институт управления проектами (www.pmi.org) — извест-
Все выкладки и течение проекта отражаются в проектном пла-
ная и авторитетная организация в этом вопросе — выпускает
не — документе, который определяет задачи и затраты времени
издание, известное как Project Management Body of Knowledge
на каждую из них на всем протяжении работы над проектом.
(«Все об управлении проектами») — РМВОК. Цель данного из-
Документ этот — гибкий, живой, дышащий организм, способ-
дания — помочь проектным менеджерам, в какой бы точке зем-
ный адаптироваться к переменам в проекте, однако ни в коем
ного шара они ни работали, независимо от их опыта, для чего
случае не мешающий проекту двигаться вперед.
обеспечивает их стандартным и логичным планом успешной
Разумеется, ни один менеджер проекта не обладает хрус-
организации проектов.
тальным шаром, чтобы предсказать, как сложится его выполне-
ние, но любой из них может проанализировать прошлый опыт,
проконсультироваться со специалистами и понять, в пределах
разумного, чего ожидать от данного проекта.


Рис. 3.1. Мы выделяем пять этапов типового проекта: начало, планирова-
ние, исполнение, контроль, завершение
СВАДЬБА:
ПРОЕКТ С ТОРТОМ В ФИНАЛЕ
• Начало. На данном этапе проект задумывается и оценивает-
Даже если вы впервые слышите об управлении проекта-
ся: жизнеспособен он или нет; формулируются основные его
ми, но в свое время готовили свадебную церемонию, вы
идеи; в общих чертах рассматриваются ожидаемые результа-
в курсе, что это такое: и жесткие рамки бюджета, и жес-
ты и временные затраты.
ткие рамки времени, и отсутствие опыта, и сильнейшее
• Планирование. Данный этап отнимает существенную часть напряжение. Потому-то специалисты по организации сва-
общего времени проекта — иногда большую часть. Оценива- дебных церемоний и выпускают руководства вроде «Что
ки на результат рискуют забыть что-нибудь важное. Доведе-
делать, если впереди свадьба». Собственно, это курс уп-
ние до логического конца каждой отдельной задачи гаранти-
равления проектами для непосвященных.
рует, что ничего не будет упущено. Доведение до логического
конца каждого рабочего дня гарантирует непрерывный конт-
роль и совершенствование.
Коротко говоря, управление проектами проливает свет на пред-
стоящее дело и старается предугадать все нюансы проекта пре- • Ценность прошлого опыта для предвидения будущего. Нередко
жде, чем вы с ними столкнетесь в работе. Эта система не превра- можно услышать такое оправдание: «Я не могу воспользовать-
щает работу в отдых, однако ее принципы и правила гарантируют ся методикой оптимального использования времени, посколь-
разумное использование сил и средств. Этап планирования ку каждый следующий день отличается от предыдущего». Это
предусматривает высокий уровень предвидения (учет), этап не совсем так. Если бы вы вернулись в прошлое и понаблюда-
контроля обеспечивает ясную информацию и инструкции (вли- ли за характером работы в течение более длительного перио-
яние), а все вместе они складываются в путеводитель, помогаю- да — скажем, за месяц, квартал, год или пять лет, то наверняка
щий удерживать проект на заданном курсе (исполнение). обнаружили бы определенные шаблоны, с помощью которых
вполне возможно предугадывать развитие будущих событий
с гораздо большей степенью вероятности, чем вам казалось.
И КАКОЕ ЭТО ИМЕЕТ ОТНОШЕНИЕ
Подробнее об этом мы поговорим в разделе «Проводим учет».
К УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ?
Да самое прямое! Управление проектами лежит в основе умения
КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ
правильно распоряжаться временем, поскольку все, чем вы за-
Критический путь — еще один термин из области управления
нимаетесь, в той или иной степени является проектом. Каждый
проектами, имеющий отношение к оптимальному использова-
день — это проект, каждая неделя — проект, и месяц, и любая
нию времени. Критический путь — это кратчайшая временная
работа, и отпуск, и вообще любое событие вашей жизни. Управ-
шкала проекта, т. е. наименьший объем времени, за который
ление проектами преподает вам уроки, крайне важные для оп-
могут быть завершены все этапы проекта.
тимального использования времени. Например:
Наподобие вагонов поезда, эти этапы жестко связаны меж-
ду собой, так что, если одна из задач выполняется с опозданием
• Значимость планирования. Не пожалев времени на то, что-
на день или хотя бы на несколько часов, все последующие тоже
бы создать реалистичный, гибкий план, вы получите ясную
опаздывают, а в итоге и проект выходит за временные или фи-
картину своего рабочего дня, а значит, увидите пути преодо-
нансовые рамки.
ления трудностей (влияние коллег), а также найдете способы
Толковый менеджер проекта предпочитает не зависеть
распределения заданий между подчиненными.
от критического пути, однако осознает, что вычертить эту шка-
• Необходимость контроля. Выкроив в течение дня время
лу необходимо, чтобы в планировании продвигаться от даты
на то, чтобы внести в свой план необходимые уточнения
завершения проекта назад — и прибавить немного времени
и сообщить о них коллегам, вы обеспечиваете четкость своих
на неизбежно возникающие экстренные ситуации. К примеру,
мыслей и действий.
на задачу, которую реально выполнить за два дня, менеджер от-
• Завершение: потрудитесь поставить точку в каждом деле. ведет три дня, с тем чтобы неожиданная помеха, отнявшая даже
Любители перескакивать от одного дела к другому без огляд- целый день, не отодвинула дату завершения проекта.
ПЛОТИНА ГУВЕРА
Плотина Гувера, что на границе штатов Аризона и Невада,
считается одним из самых грандиозных инженерных чудес
XX столетия. Это ярчайший пример успешного управления
проектами. Собственно, именно эта плотина дала толчок
для изобретения множества технических приемов, и се-
годня используемых в проектировании и строительстве, —
от своевременной доставки материалов до усовершенст-
вования защитной каски. Фрэнк Кроу, менеджер проекта
плотины, сдал объект на два года раньше срока, что было
вдвойне впечатляюще с учетом того, что каждый день про-
срочки обошелся бы ему в кругленькую сумму штрафа.
Плотина Гувера замечательна тем, что ни к чему
не крепится! Гигантское сооружение удерживается у стен
каньона давлением воды. Проектировщики отдавали себе
отчет, что плотине требуется некий люфт — чтобы она могла
расширяться и сжиматься в соответствии с климатом этого
района, а также смещаться вследствие деформации земной
коры. В случае неподвижного закрепления саморазруше-
ние было бы неминуемо. А в нынешнем своем виде плотина
КАКОЕ ОТНОШЕНИЕ КРИТИЧЕСКИЙ ПУТЬ ИМЕЕТ является идеальным примером того, что в гибкости — сила.
К УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ?

Масса людей ежедневно следуют критическим путем. Деловые
встречи идут одна за другой, проекты и сверхсрочные дела за- ПРОВОДИМ УЧЕТ
полняют рабочий график так плотно, что о перерыве на обед
не может быть и речи. Многие объясняют свое неумение правильно распоряжаться вре-
В стремлении все успеть человек цепляет одно дело за дру- менем тем, что неизвестное трудно планировать. «Я ведь не знаю,
гим, словно вагоны нескончаемого товарного состава, а в итоге что сегодня произойдет, — говорит такой человек. — Ну распла-
неотвратимо выбивается из графика. нирую я весь день по минутам, а что толку? Обязательно случит-
Благодаря этой книге ситуация кардинально изменится! ся что-то непредвиденное, и мои планы вылетят в трубу».
Проведя наш тактический учет, мы воспользуемся его резуль- Если уж на то пошло, мы многое можем предпринять, чтобы
татами для создания нового типа ежедневного плана проекта предсказать будущее и как-то повлиять на него, и уж, конечно,
под названием «I-образный распорядок дня». И с этого мо- мы можем отслеживать сроки, чтобы вовремя сделать именно
мента вы как толковый и знающий менеджер проекта сможете то, что нам необходимо.
точно определять критический путь, чтобы научиться от него А начинать нужно с проведения учета, для чего давайте-ка
уходить. заглянем в ваш любимый ресторан.
Откуда шеф-повар ресторана знает, сколько килограм- • личное обслуживание клиентов;
мов говядины закупать на неделю? А рыбы? Или клубники?

<< Предыдущая

стр. 4
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>