<< Предыдущая

стр. 6
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

подробнее об этом — в главе 6);
ное — в случае появления неожиданных проблем от него легко
• перепоручаете коллегам те дела, которые можно им дове-
отступают. Внешние события постоянно влияют на рабочий
рить;
план, память перегружается, и если вы храните свой план имен-
• вносите необходимые изменения в дневное расписание —
но в памяти, то с каждой новой задачей теряете способность
на экране или на бумаге;
четко мыслить и тем более различать главное и второстепенное.
• обдумываете предстоящие в течение дня поездки и проводи- Если же все пункты вашего дневного плана обрели материаль-
те их подготовку; ную форму в распорядке дня, память ваша не перегружена и вы
легко справляетесь с любыми неожиданностями.
• планируете адекватное общение (совещания) с начальством;
• мысленно просматриваете все задачи дня в перспективе,
Так чем же заняться во время планирования?
с тем чтобы не тратить время на ненужную или несвоевре-
менную деятельность.
Первое: отведите время для самого планирования. Преврати-
те его в стандартную, регулярную процедуру каждого рабо-
Вспомните, что с нами произошло за период, прошедший с Меж-
чего утра. Дайте понять всем коллегам, что ваш день реально
дународной ярмарки 1939 года. Темп жизни и скорость информа-
начинается на четверть часа позже. Пусть вы уже появились
ционного потока невероятно возросли, вынуждая нас постоянно
в офисе (или устроились за письменным столом, если работаете
поднимать планку наших ожиданий, что в свою очередь рождает
дома) — рабочий день начинается не раньше, чем вы проведете
реактивный характер наших действий: мы отвечаем на внешние
планирование и обновление своего графика. Для людей совер-
раздражители, вместо того чтобы их контролировать. В этом
шенно естественно считать вас доступным для общения и рабо-
смысле можно даже сказать, что мы принадлежим нашему распо-
ты, как только вы появляетесь в поле их зрения — даже если вы
рядку дня, а не наоборот. Предлагаемое I-образным распорядком
и отдышаться не успели. И тем не менее вы должны отвести вре-
дня планирование как раз и ставит целью этого избежать. Его ме-
мя не только на то, чтобы снять пальто и выпить чашку кофе,
тоды гарантируют нам выгоду от предупреждающего планирова-
но и на свое I-образное планирование. Эти 10—15 минут попа-
ния, тем самым снимая с нас бремя реактивных поступков.
дают под запрет для любой иной деятельности. Пусть вам вновь
I-образное планирование, кроме того, представляет события
послужит примером все тот же шеф-повар: прежде чем открыть
в реальном свете, поскольку туманные идеи, как известно, — сла-
ресторан для посетителей, ему многое нужно сделать.
бые козыри. Полагаясь на список дел, который существует ис-
Само собой, поначалу вы столкнетесь с трудностями, ведь
ключительно у вас в голове, вы, возможно, и находитесь в курсе
люди привыкли бросаться к вам с вопросами и разговорами в ми-
событий, зато окружающие остаются в неведении. Вы ставите
нуту вашего появления. Мы поговорим об этом в главах 5 и 14.
себя в крайне невыгодное положение, подставляясь под град все-
Крайне важно донести до окружающих ваш новый стиль работы
возможных заданий со стороны. Предлагая вам новую задачу,
и его преимущество не только для вас, но и для них. Пусть вы
человек вряд ли задумается над вашими планами на это утро
раньше работали по-другому — это не значит, что вы не можете
и уж тем более не усомнится в необходимости своего вопроса
измениться. Люди поймут, если им все правильно объяснить.
к вам. А вот распорядок дня, который можно увидеть и потро-
Второе: определитесь с назначенными на день встречами
гать, — это средство общения, с помощью которого гораздо про-
и предельно реалистично оцените время, которое уйдет на до-
ще справиться с конфликтами и повлиять на коллег-просителей.
рогу и на сами встречи. В главе 8 нас ждет урок, как сокращать
Кроме того, к списку дел, составленному мысленно или не-
встречи, не поступаясь их результативностью, однако некото-
брежно набросанному на обрывке бумаги, и отношение небреж-
рые из них все же займут больше времени, чем нам бы хотелось, чтобы растягиваться стихийно и бесконтрольно. Научившись
и это время нужно учесть. Нагромоздив задачи одна на другую, этому, вы сможете более реально планировать длительность дел
вы не ускорите их выполнение. Помните, наша цель — подлин- из памятки, ставших частью вашей повестки дня.
ный реализм, а не следование по критическому пути. Пятое: отведите время для обеда. Правильное питание
Третье: разбейте блок предсказуемых и ожидаемых событий и отдых — важное условие продуктивной и успешной работы
(см. рис. 3.6) на более мелкие составные части и распределите (см. главу 12). Пусть обеденный перерыв, даже если это всего
по времени в соответствии с основными задачами дня. Гла- лишь двадцать минут, станет для вас священным.
ва 6 продемонстрирует, насколько удобнее отвести на звонки Шестое: оставьте неприкосновенный запас времени. Это
и электронную почту определенное время, нежели справляться резерв для полных сюрпризов и вместе с тем дорога к успеху
с ними по мере появления. Отведите резервным событиям утро (см. главу 6).
и период после обеда. То же самое относится и к вашему «крае- I-образное планирование прокладывает уверенный и реа-
угольному времени». листичный курс для вашего рабочего дня, избавляет вас от не-
Четвертое: внимательно просмотрите свою памятку «Не обходимости принимать важные решения спонтанно, а также
забыть сделать» и внесите ее пункты в распорядок дня. Эти не- позволяет справляться как с ожидаемыми, так и с неожиданны-
брежные памятки на полях вашего ежедневника — вещь опас- ми задачами. Да, конечно, пятнадцать минут в день вам потра-
ная. Они предписывают что-то когда-нибудь сделать, не опре- тить придется, зато эти минуты обеспечат вам полный контроль
деляя ни начала, ни конца действий. Следовательно, очень легко над всем рабочим днем.
обмануться в их длительности, а это грубейшая ошибка, пос-
кольку даже самая простая задача может отнять гораздо больше
СЕРДЦЕВИНА I-ОБРАЗНОГО РАСПОРЯДКА ДНЯ
времени, чем вы рассчитывали.
Итак, превратите каждый пункт памятки в составную часть Сердцевина вашего I-образного графика — это ключ к сохране-
вашего рабочего графика. нию контроля над рабочим днем.
Допустим, что на выполнение каждого из десяти пунктов Из главы 3 мы поняли, что проектный план должен быть гиб-
памятки потребуется пятнадцать минут. Внеся их в свой график, ким, чтобы подстраиваться под неизбежные изменения в работе.
вы будете вынуждены отвести на них 150 минут (два с полови- То же самое относится и к вашей рабочей деятельности. Вооб-
ной часа), т. е. немалую часть второй половины дня. Радости, разите себя капитаном большого судна, сражающегося в океане
конечно, мало, однако если выполнять эти пункты необходимо, с ветром, волнами, подводными течениями. С вашей стороны
значит, они имеют право на место в вашем деловом графике. было бы глупо лечь на курс, зафиксировать румпель — и уйти,
А раз так — внесите их в компьютерный график или ежеднев- никого не оставив на мостике. Очень скоро под воздействием сил
ник, чтобы превратить в реальные задачи. природы корабль начал бы дрейфовать. Чтобы придерживаться
На первый взгляд вышеописанные действия могут пока- выбранного курса, нужна постоянная бдительность как капитану
заться мелочью, однако они гарантируют исполнение необхо- судна, так и вам — капитану вашего рабочего дня. В течение дня
димых задач, при этом охраняя ваше время от вмешательства задачи меняют свои позиции, и ваш график должен меняться со-
и фиктивной срочности новых дел. ответственно, чтобы вы не сошли с курса.
В главе 9 мы обсудим, как ограничивать событие (телефон- Постоянное обновление графика может показаться лишней
ный звонок, совещание, поручение), чтобы оно длилось опре- работой, но чем более привычным оно для вас станет, тем лег-
деленный отрезок времени, скажем пять минут, вместо того че (используйте верхушку и основание I-образного распорядка
Сильнейшие спортсмены сохраняют звание сильнейших, пото-
дня) вам будет справляться со всеми делами в нужном порядке.
му что сразу после победы на соревнованиях вновь принима-
Ведь ваше креативное сознание уже держит 80% всех дневных
ются за тренировки. Известные звезды телесериалов сохраняют
дел под контролем. Помните, что изменения в течение дня не-
форму, играя в антрепризах. Успешные торговцы поддержива-
избежны и человек, готовый к ним, имеет куда больший шанс
ют успех, расспрашивая клиентов о достоинствах и недостатках
на успех, нежели тот, кто рассчитывает «проскочить».
последних покупок. Это и есть постоянный обзор, проверка
Каждое дело, за которое вы беретесь, каждое решение, ко-
и оценка, непрерывное совершенствование.
торое принимаете, каждая проблема, возникающая на вашем
Обзор I-образного графика дает вам шанс на быстрое про-
пути, должны найти свое место в вашем живом, дышащем рабо-
движение по карьерной лестнице. Вы всего лишь должны делать
чем графике. Никогда не покидайте капитанского мостика.
то, что большинство делать не успевает или не хочет, а именно:
критически оценивать день с целью доведения всех дел до кон-
ОБЗОР I-ОБРАЗНОГО РАСПОРЯДКА ДНЯ
ца и последующего совершенствования. Для большинства лю-
дей отработать целый день — само по себе достижение, однако
Пятнадцать минут в начале дня идеально дополняются пятнад-
ежедневное преодоление одних и тех же барьеров — это путь
цатью минутами в конце, отведенными для заключительного
к неизбежному торможению прогресса при неизбежном умно-
планирования (обзора).
жении усилий. Лишь постоянное совершенствование приводит
к развитию.
Первое: откорректируйте свой рабочий график в ретро-
спективе, что является составной частью заключительного
этапа управления проектами. Мысленно прокручивая всю
картину пройденного дня, постарайтесь не пропустить ни од-
ного события. К примеру, после обеда вы один час общались
с клиентом, на обратном пути в офис ответили на пять звон-
ков, некоторое время провели в кафетерии, за чашкой кофе
обдумывая и записывая кое-какие идеи относительно проекта,
а также поговорили с коллегой, случайно встретив его в лифте.
Как заманчиво, вернувшись наконец за свой стол, тут же обра-
титься к следующему делу, верно? Однако крайне важно отдать
пару минут на то, чтобы задним числом внести все эти события
в график, а также сразу запланировать время на доведение дел
до конца, если такая необходимость возникнет. Иными слова-
ми, собрать воедино всю информацию, хотя эти события уже
в прошлом. Вам это кажется излишним или пустой тратой вре-
мени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете три
значимые вещи:
• Вы ставите точку в выполненных задачах и готовитесь к сле- гих иных сфер деятельности, требуют регулярного повторения
дующим, тем самым гарантируя, что ничего не упустите. и упражнения, чтобы стать частью вашей жизни. Ежедневный
завершающий обзор, предусмотренный I-образным распоряд-
• Вы обеспечиваете целостность своего плана, регистрируя
ком дня, помогает вам этого добиться. Во время завершающего
выполненные задачи, чтобы в дальнейшем обеспечить опла-
обзора вы, например, можете задаться вопросами:
ту и/или составить отчет о проекте.
• Вы накапливаете ориентиры для постоянного совершенство-
• Почему сегодняшняя деловая встреча продлилась так долго?
вания, отмечая истинную продолжительность событий, ве-
Есть ли способ сократить встречи и усовершенствовать об-
роятные проблемы и ошибки.
щение во время них?
• Сколько времени я сегодня потратил на поездки? Мог ли
Второе: разгрузите диктофон. На протяжении каждого дня вас
я удачнее распланировать день?
посещают разные мысли и идеи. Среди них может быть и истин-
ное вдохновение, и нечто самое обыденное, например «не забыть • Почему фирма оказалась в кризисе? Как его можно было пре-
позвонить Мэри насчет встречи на следующей неделе». Не стоит дотвратить и какие шаги следует предпринять, чтобы избе-
и пытаться сохранить идеи в нашей кратковременной памяти — жать повторения подобного в будущем?
одна-две из них непременно испарятся, прежде чем у вас будет
шанс их осуществить. Если у вас войдет в привычку записывать О да, это немалый труд — в конце-то рабочего дня! Но взгляни-
все, что приходит в голову, на диктофон или в блокнот (можно те на профессиональных игроков в гольф, квалифицированных
даже на собственный автоответчик), вы сохраните каждую свою медиков, действующих генералов — и вы поймете, что разбор
идею. В конце рабочего дня, на завершающем этапе 1-образного пройденного и извлечение из прошлого уроков являются частью
распорядка дня, мы сможете просмотреть или прослушать все их работы. Почему бы и вам не использовать те же возможности?
накопившиеся в диктофоне или блокноте мысли и при необхо- Вместо того чтобы продолжать разбазаривать время и силы, вы
димости внести их в будущий рабочий план. можете обратиться к I-образному обзору — и тогда постоянное
совершенствование станет вашим пропуском к более эффек-
Имеет ли смысл тратить полторы минуты на обдумывание
тивной работе и успеху.
деталей тридцатисекундного телефонного разговора? Конечно.
Сам акт фиксации чего-нибудь переводит это явление в область Четвертое: умножайте свою базу знаний. База знаний —
материальной истории. Так что, записывая свою мысль, вы ра- это ваша личная энциклопедия фактов, советов, мудрых выска-
ботаете не только на прошлое, но и на будущее. зываний, собранных из самых разных источников и хранимых
Третье: проанализируйте свои действия ради постоянного в удобной для вас форме. Это настолько мощное средство всегда
совершенствования. Есть такое учение, или даже философия, быть на высоте положения, что главу 11 мы отведем детальному
которое называется «кайзен» и которое его основатель Масааки руководству по созданию базы знаний. Ежедневно пополнять
базу знаний новой информацией — все равно что каждый день
Имаи характеризует как «постоянное совершенствование в лич-
добавлять по доллару на счет под сложные проценты. На пер-
ной жизни, семейной жизни, общественной жизни и деловой
вый взгляд мелочь, но с каждым прошедшим днем сумма воз-
жизни» . Правила постоянного совершенствования, как и мно-
растает.
Наконец можно и остановиться. Еще одно преимущество
Цитата с домашней страницы Института кайзен: www.kaizen-
завершающего этапа I-образного графика заключается в том,
institute.com
что он помогает четко определить конец рабочего дня, тем са-
мым позволяя вам завершить работу. Как мы уже отмечали, по-
ток дел никогда не останавливается, папка входящих в вашем
электронном ящике никогда не опустеет, а реактивность нашей
центральной нервной системы означает, что вы всегда будете
порываться перед уходом сделать «еще только вот это — и все».
Обзор I-образного графика подает четкий сигнал к окончанию
рабочего дня и позволяет вам сказать самому себе: «На сегодня
достаточно».
Итак, подведем итог: три компонента I-образного распо-
рядка дня — планирование, рабочая часть и обзор — образуют
единое целое, план вашего рабочего дня. Действуя сообща, они
обеспечивают вам максимальный контроль над каждым этапом
дня и прокладывают путь к совершенствованию.
Считайте, что ваш рабочий день не начался, пока не сделано
планирование, и не закончен, пока вы не справились с последним ИТАЛИЯ, ФЛОРЕНЦИЯ, 1502 год
компонентном I-образного графика — обзором. Следовательно, Во дворе собора Санта-Мария дель Фьоре стояла гран-
пятнадцать минут в начале и пятнадцать минут в конце каждо- диозная глыба мрамора. Когда-то это был великолепный
го дня нужно будет отвести планированию. Вполне возможно, камень, но неумелый скульптор по ошибке проделал дыру
там, где предполагал вырезать ноги статуи. Камень был
что вам не раз придется побороть искушение взяться за дела
испорчен. Глава города Пьеро Содерини подумывал спас-
или ответить на звонок в течение этих минут. Кроме того, ва-
ти ценный материал, вызвав для работы над ним Леонар-
шим коллегам придется смириться с тем фактом, что тревожить
до да Винчи или еще какого-нибудь искусного мастера,
вас нельзя, хотя физически вы уже на месте.
однако отказался от этой идеи, поскольку все вокруг ут-
Далее мы рассмотрим, как наилучшим образом вместить
верждали, что мрамор погиб безвозвратно. Вот почему,
в I-образный график успешные элементы рабочего дня («краеу-
несмотря на заплаченные за него немалые деньги, камень
гольное время», окупаемое время, время возможностей, навыки
пылился в полумраке церковного двора.
распределения приоритетов и резерв для предсказуемых и ожи-
Так обстояли дела до тех пор, пока флорентийские
даемых задач). Однако для начала следует понять, как внушить
друзья Микеланджело не решили написать великому мас-
свои идеи коллегам и начальству.
теру, жившему тогда в Риме. Только Микеланджело, ска-
Об этом в следующей главе.
зали они, сможет что-нибудь сделать с этим все еще вели-
колепным мрамором.
Гениальный скульптор предпринял путешествие
во Флоренцию, изучил глыбу и пришел к выводу, что из нее
все-таки можно вырезать прекрасную статую, если при-
дать фигуре такую позу, что позволит использовать изу-
родовавшую мрамор дыру. Содерини утверждал, что это
тщетная трата времени — никому не под силу превратить приучать к чему-либо с помощью поощрения лакомством — это
порок в достоинство, но в конце концов позволил масте- основа дрессировки. К людям тоже применим данный метод,
ру взяться за работу. Микеланджело решил изваять юного только вместо потребности в еде мы обращаемся к иной базо-
Давида с пращей в руке. вой потребности организма — душевному комфорту. Коллеге,
Много недель спустя, когда до полного завершения клиенту или вашему шефу для душевного комфорта необходима
скульптуры оставались лишь последний штрихи, в мастер- уверенность в том, что его просьба будет выполнена. Обеспечи-
скую пришел Содерини. Он мнил себя экспертом и пото- вая их душевный комфорт тем или иным образом, вы работаете
му, оглядев статую, сообщил Микеланджело, что работа
на будущее взаимопонимание с окружающими.
великолепна, вот только нос Давида великоват.
Взаимопонимание предполагает, что окружающие получили
Микеланджело понял, что стоявший под гигантской
ваш «приучающий стимул» и восприняли его. Это может при-
скульптурой Содерини, видит ее под неверным ракурсом.
вести к «коллективному приучению», когда члены рабочего кол-
Не сказав ни слова, Микеланджело жестом пригласил
лектива отдают себе отчет, что путь к их душевному комфорту

<< Предыдущая

стр. 6
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>