<< Предыдущая

стр. 8
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

можете придумать собственные термины; главное — обратить
себе на пользу привычку людей давать названия вещам, чтобы
сделать их узнаваемыми и удобными в обращении. Когда вы
ПОЛУКРУГЛАЯ АРКА
в следующий раз попросите у коллеги клинекс или аспирин, по-
В те давние времена, когда здания строили из камня, наи-
думайте, почему вы не попросили бумажный платок или 200 мг
большее признание получила арка как удачный элемент
ацетилсалициловой кислоты. То же относится и к вашим но-
конструкции. Форму арки использовали в мостах, акве-
вым навыкам в управлении временем: вы сможете их аккурат- дуках и окнах домов, а основным компонентом арки всег-
но упаковать, а при необходимости развернуть, если снабдите да был массивный краеугольный камень, опора для веса
узнаваемыми брендами, после чего доставите в свой рабочий строения. На краеугольный камень ложилась основная
коллектив. тяжесть. Без него сооружение могло рухнуть.
Ну а теперь давайте рассмотрим, что конкретно вы може-
те добавить к своему распорядку дня, чтобы с наибольшей эф-
фективностью использовать результаты произведенного учета
«Краеугольное время» охватывает период вашего дня, посвя-
задач.
щенный работе, которую почти ничто не нарушает. Это наиболее
эффективный прием, поскольку в «краеугольное время» работа
продвигается быстрее и качественнее, нежели в промежутках
между телефонными звонками и беседами с клиентами. Дайте
ему шанс — и «краеугольное время» станет опорой конструкции
вашего рабочего дня.
Длиться этот период может час, полтора или два часа — в за- Третье: на протяжении дня наша энергетика сильно раз-
висимости от характера вашей деятельности и рабочего графи- нится, ей свойственны взлеты и спады. Собрав максимум энер-
ка. А трудитесь вы в это время над самой важной задачей — той, гии в небольшой отрезок времени, вы достигаете наивысшей
что значится главным пунктом вашего I-образного распорядка производительности работы. Согласно принципу Парето (гла-
дня. «Краеугольное время» — ваш шанс добиться наивысшей ва 7) 80% дневных достижений приходится на 20% рабочего
продуктивности. Продолжительность этого периода не обя- времени. Считайте свое «краеугольное время» этими двадцатью
зательно должна быть одинаковой, а приходиться он может самыми эффективными процентами.
на разные часы, хотя предпочтительно, чтобы он совпадал с пи-
ком активности вашего организма.


«Краеугольное время»: оазис концентрации ТЯГАЧ С ПРИЦЕПОМ
Вы когда-нибудь видели, как тягач с прицепом трогается
Первое: одним из важнейших свойств человеческого мозга яв- с места после остановки на светофоре? Он вовсе не исче-
ляется концентрация, поэтому «краеугольное время» настолько зает из поля зрения моментально, в клубах пыли. Напро-
эффективно. Многозадачность, лежащая в основе многих долж- тив, он трогается тяжело, неуклюже, ежесекундно дерга-
ностных инструкций, на деле порождает несбыточные надежды ясь. Ему потребуется добрый километр, чтобы вернуться
в плане продуктивности. Способ функционирования вашего к той скорости, с которой он подъехал к перекрестку. Это
мозга схож с работой компьютера. Несмотря на изумительную прекрасная иллюстрация того, что происходит с вашим
скорость и количество выполняемых процессором действий, он мозгом, когда вас прерывают во время выполнения ка-
все же производит их последовательно, так что в каждый конкрет- кой-либо задачи. Представьте, что остановка на свето-
ный момент ваше внимание сосредоточено на одном каком-ни- форе — это возникший на мониторе значок нового имей-
ла или неожиданный посетитель. Нам всегда кажется,
будь действии. Разумеется, компьютер выполняет одновременно
что как только помеха устранена, мы тут же углубляемся
массу задач, однако лишь одна из них находится в фокусе. Вот
в прерванную работу. Ничего подобного. На самом деле
такой фокус и обеспечивает вам «краеугольное время».
мозгу требуется гораздо больше времени на обретение
Второе: уяснив для себя, что на данную задачу отведен ог-
прежней скорости (и степени концентрации), минимум
раниченный отрезок времени, ваш мозг включается на полную
пять—десять минут, как и тягачу с прицепом. Эти минуты
мощность — в отличие от ситуации, когда вы собираетесь ра-
уйдут на переключение, так сказать, скоростей и посте-
ботать над задачей, «пока не закончу». Здесь хороша аналогия
пенное возвращение к сути задачи, над которой вы ра-
с состязанием в беге на конкретную дистанцию. Задавая своему
ботали, — подсознательной версии знакомого вопроса:
телу четкие параметры — когда начать и когда завершить вы-
«Так-так... на чем же я остановился?» Прикиньте, сколько
полнение задачи, вы существенно увеличиваете его возможнос-
раз вас «останавливают на светофоре» — и вы пойме-
ти концентрироваться и стремиться к цели. Эта концентрация те, что большую часть дня вы только тем и занимаетесь,
в четких границах времени — отличный стимул, и вы увидите, что пытаетесь набрать нужную скорость, и в результате
какую большую роль он играет в вашем влиянии на коллег. С по- ваша производительность далека от оптимальной. Устраи-
мощью этого стимула вы приучите их не тревожить вас в пери- вает вас такая работа?
од «краеугольного времени», а также появляться на совещаниях
вовремя (глава 8).
относитесь? На вопрос, почему вечер за вечером они проводят
на рабочем месте, такие работники обычно отвечают: «Да потому
что только по вечерам умолкает телефон и я могу наконец хоть
что-то сделать». Нужно ли лучшее доказательство практической
ценности «краеугольного времени» как периода полной концент-
рации? И не пора ли внести этот период в рабочий график?


Цена уединения: отдача
Большинство согласится, что очень неплохо было бы получить
час-другой для спокойной, без помех, работы. Руководства
по управлению временем тоже советуют отводить такой пери-
од в течение рабочего дня, но как этого добиться в реальной
жизни? Запираться в кабинете — не выход: мы уже отмечали,
что человеку свойственно действовать, исходя из врожденной
потребности в душевном комфорте, а неизвестность угрожает
Рис. 6.1. «Краеугольное время» позволяет вам успешно справиться с ос- удовлетворению этой потребности. Если дверь вашего кабине-
новной задачей дня, обусловленной I-образным распорядком дня
та заперта, если вы уединились, не сообщив никому, когда по-
явитесь, — для ваших коллег ситуация вписывается в понятие
Степень концентрации, которой вы достигаете в «краеугольное
неизвестного. Страх этого неизвестного вынудит их добиваться
время», невозможно сохранять на протяжении всего рабочего
немедленной связи с вами, а значит, вам будут непрерывно сту-
дня; это средство краткосрочное, ударное, высокоэффективное.
чать в дверь или названивать по телефону.
Считайте, что это спринт с ясной финишной чертой и жестки-
Итак, для успеха «краеугольного времени» прежде всего
ми временными рамками. Выиграв забег, вы почувствуете себя
следует вложить в него время отдачи и во что бы то ни стало
великолепно, поскольку удовлетворение от завершенного дела,
соблюдать эту вторую составную часть. Вам необходим час «кра-
тем более если оно завершено в первой половине дня, вливает
еугольного времени»? Отведите полтора часа: час на собственно
новую энергию и вместе с тем снимает часть напряжения рабо-
«краеугольное время» и полчаса на время отдачи.
чего дня. Все, чего вы добьетесь после «краеугольного времени»,
Время отдачи предназначено для тех, кто не тревожил вас
покажется премией. Благодаря «краеугольному времени» вы
в течение первой части «краеугольного времени». В эти полчаса
сможете вовремя отправиться домой с чувством выполненного
коллеги могут обратиться к вам с теми проблемами, решение ко-
долга, вместо того чтобы засиживаться в офисе и переживать
торыхотложили ради вашего спокойствия. Время отдачи — средст-
обо всем, что еще не сделано.
во избавить их от страха неизвестного и удовлетворить потреб-
ность в комфорте. Чтобы коллеги поступали так, как нужно вам,
Не попробуешь — вкуса не узнаешь сообщите им не час начала своего «краеугольного времени», а час
его окончания, когда вы будете в их распоряжении. Точно зная,
Доказать эффективность «краеугольного времени» просто. Огля-
что в определенное время его проблема будет разрешена, человек
нитесь вокруг — сколько людей регулярно допоздна задержива-
с большим пиететом отнесется к вашему уединению.
ются на работе, чтобы нагнать упущенное? Возможно, и вы к ним
• Вы справляетесь со своей основной задачей дня.
• Он справляется со своей основной задачей дня.
• В ваше отсутствие с вашими клиентами общается знающий
человек.
• В его отсутствие с его клиентами общается знающий человек.
• Ваши рабочие отношения с коллегой упрочиваются.

Шестидесятисекундный допуск. Мы живем в реальном мире.
Во-первых, вашу новую концепцию «краеугольного времени»
примут не все (но большинство наверняка примет); во-вто-
рых, иногда возникают ситуации, с которыми проще справить-
ся немедленно, даже если они вас и отвлекают. Если у коллеги
возник вопрос, на который можно ответить за шестьдесят се-
Рис. 6.2. «Краеугольное время» следует планировать как две взаимосвя- кунд, _ пусть задает при условии, что он не превысит лимит
занные части: первая отводится вам, а вторая, время отдачи, — тем, кому
отведенной минуты. Возможно, ему нужно узнать, где лежит
нужно было вас увидеть в течение первой части. Первая часть работать
без второй не будет папка, или требуется подписать документ. Понятно, что подоб-
ные проблемы лучше решить сразу. Если он попытается тут же
обсудить и более существенный вопрос — напомните о времени
Сколько будет длиться завтра ваше «краеугольное время» и вре-
отдачи, которое скоро наступит. Не забывайте о плотине Гуве-
мя отдачи, вы должны четко определить по окончании рабочего
ра: сила в гибкости. Время отдачи — все равно что обводные
дня, завершая базовый обзор вашего I-образного распорядка.
каналы плотины, они смягчают основной натиск, допуская не-
Это этап кайзен — постоянного совершенствования.
большое давление. Пусть проблемы в шестьдесят секунд вас от-
Заложите заранее «краеугольное время»/ время отдачи в свой
влекают, в целом они все же работают на вашу продуктивность
график. Вспомните нашу беседу об учете (глава 3). Вы убедились,
в «краеугольное время».
что наибольшего прогресса в управлении временем и влиянии
на окружающих можно достичь, лишь заранее запланировав
на конкретный день события, которые непременно произойдут. «КРАЕУГОЛЬНОЕ ВРЕМЯ»: КАК ЕГО ОРГАНИЗОВАТЬ
То же самое относится и к «краеугольному времени» и времени
Ограничивайте сроки. Наш мозг, как уже было сказано, стре-
отдачи. Планируйте их как единое целое, обязательное для каж-
мится к концентрации, но ему нужно этому учиться. Кроме
дого дня.
того, концентрация может быть очень утомительна. Попробуй-
Заручитесь дружеской поддержкой. Если вы чувствуете,
те оставаться в одном положении долгое время — какая-ни-
что не сможете полностью оградить себя от звонков и посетите-
будь часть вашего тела онемеет, потому что мышцам и костям
лей на весь период «краеугольного времени», скооперируйтесь
необходимо постоянное движение. То же относится и к мозгу.
с коллегой. Договоритесь, что в его «краеугольное время» вы бу-
Попытка сосредоточиться на чем-то в течение долгого периода
дете отвечать его абонентам и принимать его посетителей, а он
приведет к «онемению» мозга, которое выразится в раздраже-
будет то же самое делать для вас в ваше «краеугольное время».
нии, рассеянности или сонливости.
Выгода пятикратная.
обращаться к человеку в наушниках, тем более если знак «краеу-
Ограничивайте «краеугольное время» одним часом, мак-
гольного времени» сообщает, когда эти наушники будут сняты.
симум полутора часами. И обязательно в течение рабочего дня
(не только на этапе «краеугольного времени») каждый час уст-
раивайте двухминутный отдых: встаньте, покрутите головой,
поводите глазами, потянитесь. Сидя на стуле, вытяните руки
вверх, словно хотите дотронуться до потолка, а затем отведи- ГЛАВНОЕ, НЕ СКОЛЬКО, А КАК
те как можно дальше назад, чтобы расправить грудную клетку Джулиус Эпштейн в паре с братом-близнецом Филиппом
и снять напряжение с позвоночника*. написал сценарии многих голливудских фильмов и ремей-
Подготовьте все, что вам понадобится, и уберите лишнее. ков, в том числе и знаменитой «Касабланки». В 1940-х го-
Все нужные папки, записи и прочие материалы должны быть дах мистер Эпштейн заболел, и руководство студии «Джек
у вас под рукой. Уберите из поля зрения документы или предме- Уорнер» позволило ему трудиться дома. В результате он
ты, имеющие отношение к другим проектам. Выключите звонок справился с текущим заданием в два раза быстрее. А рабо-
тал он всего по два часа в день. Творчество за рамками этих
телефона и по возможности закройте электронную почту. Ваша
двух часов, по словам Эпштейна, было низкого качества.
цель — иметь в распоряжении только то, что поможет в выпол-
Все остальное время он играл в теннис или гольф. Понятно,
нении конкретной задачи.
что не у каждого из нас имеется собственное поле для голь-
Устройтесь поудобнее. Снимите туфли. Проверьте, подхо-
фа или теннисный корт, но суть-то не в этом. Главное, что два
дят ли вам высота рабочего кресла и наклон его спинки. Монитор,
часа концентрации лучше десяти часов суматохи.
клавиатура и мышь должны находиться в положении, оптималь-
ном для вашего зрения, плеч и запястий. Позаботьтесь заранее
о кофе или чае и поставьте их на расстоянии вытянутой руки.
Кстати: если вы не уверены, каким образом ознакомить коллег
Создайте «уголок спокойствия». К сожалению, пока еще не-
с новыми понятиями вашего графика — «краеугольным вре-
возможно создать «уголок безмолвия» — офисную зону, где за-
менем», временем отдачи и шестидесятисекундным допуском,
глушены абсолютно все звуки, однако в ваших силах прибли-
в главе 14 мы исправим этот недочет.
зиться к идеалу. Приобретите шумопоглощающие наушники
и диск с музыкой **. Наушники поглотят основной офисный шум
(это также прекрасное средство снятия усталости во время дли- ВРЕМЯ ВОЗМОЖНОСТЕЙ
тельного полета). Конечно, они не обеспечат полную тишину,
Многие из тех, кто добился профессионального успеха, приме-
однако значительно отдалят все отвлекающие звуки. Музыку
няют еще одно средство, которое несложно употреблять и ко-
рекомендуется подбирать из разряда обучающей и способству-
торое всегда обеспечивает им запас времени для неожиданно
ющей концентрации; популярная музыка с ее узнаваемыми мо-
возникших возможностей.
тивами и словами может вас отвлекать. Надев наушники, вы по-
Немало успешных, высокопрофессиональных работников
лучите и дополнительную выгоду: окружающие менее склонны
осознали всю ценность этого способа и всегда закладывают
в свой график тактическое время возможностей. Кэтлин Келли
Описание несложных упражнений вы можете найти на нашем сайте
Риардон в своей книге «Тайное рукопожатие» называет такие
www.cool-time.com
громкие имена как, например, Джефф Безос из Amazon, com,
** Фирмы-производители подходящих наушников и музыкальных дис-
который «готов сделать шаг назад, когда это необходимо, всег-
ков вы найдете на нашем сайте www.cool-time.com
да оставляет время для себя и, кроме того... каждый вторник
и четверг проводит обзор проделанной работы и благодарит
сотрудников». Безос четко понял, что «отказывать себе в пере-
дышке — верный путь потерять из виду цели» *.
Необходимость времени возможностей трудно признать
сразу, поскольку эта идея идет вразрез с существующей этикой
бизнеса, согласно которой лучший рабочий график — до преде-
ла загруженный график, а достижение успеха возможно лишь
путем непрерывной занятости.
В действительности же время возможностей — это развитие
опыта учета. Если в главе 3 мы проводили учет предсказуемых
и ожидаемых событий, то время возможностей отвечает за сюр-
призы. Окажется ли этот сюрприз приятным (появился новый
клиент или шанс продвижения по служебной лестнице) или не-
приятным (в фирме возник совершенно неожиданный кризис) —
справиться с ним будет куда проще, имея запас времени.
Распределить время до минуты, ничего не оставляя про за-
пас, следуя критическим путем, — это все равно что наполнять
миску водой до краев. Любой сюрприз или кризис неизбежно вы-
бьет вас из рабочего ритма, и все прочие задачи будут отложены.
Итак, наша цель — считать 15 % от дневного объема времени
неприкосновенным запасом, чтобы никакой сюрприз не застал
вас врасплох. Представьте, что врач сначала принял пациента
на лечение и только затем побежал в аптеку за необходимыми ле-
карствами. Ситуация немыслимая. Точно так же и вам не следует
пытаться найти лишнее время, после того как в этом возникнет
необходимость. Запас времени, как и запас лекарств, приготов-
ленный заблаговременно, используется наиболее эффективно.
Совершенно очевидно, что сразу научиться планировать
время возможностей не получится. Этот процесс требует при-

<< Предыдущая

стр. 8
(из 25 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>