<< Предыдущая

стр. 11
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

от литературы, которая есть в ва-
шем доме, вам могут потре-
боваться несколько различных
устройств для сортировки доку-
ментов. Хотя они удобны и ак-
куратны, не поддавайтесь со-
блазну держать ненужную и бес-
полезную литературу.
Стеллажи. Набор полок в доме
поможет вам оптимально организовать и использовать имею-
щееся пространство. Используйте стенные полки, чтобы убрать
с дороги вещи, сэкономив площадь на полу. Угловые полки очень
удобны и прекрасно вписываются в интерьер.
Есть разнообразные организационные средства, которые можно ис-
пользовать для организации пространства вокруг дома. Одни из них —
красивые вещи, которые в целом сделают ваш дом привлекательнее,
а другие — просто инструменты для поддержания порядка. Подумайте
над этим и пройдитесь по магазинам. Возможно, вы даже придумаете,
как использовать какую-то вещь, которая обычно не используется для
этой цели. Делайте это весело и с учетом личных потребностей. Не за-
бывайте дополнять свою систему управления временем, иначе в даль-
нейшем вы столкнетесь с проблемами.
Средства организации для офиса
В отличие от дома, к офису предъявляются более строгие организа-
ционные требования. Как и в доме, в офисе проявляется ваш личный
стиль. Поскольку обустройство офиса кажется людям полезным, многие
из них пытаются привести свой офис в порядок, прежде чем наводить
его в остальной жизни. Кроме того, поскольку обстановка в офисе часто
бывает более напряженной, он остро нуждается в организационном по-
рядке.
К некоторым основным средствам, ставшим важными элементами
офиса, относятся картотечные блоки, корзины для бумаг, доски объяв-
лений или доски для письма мелом и, возможно, специальные мячики
из круглых резинок. Но вы можете выбрать необходимое из широкого
набора средств.
Подумайте о том, нужно ли добавить полку или небольшой книж-
ный шкаф, чтобы облегчить доступ к объектам и сделать офис-
ное пространство более благоустроенным.
Настольные органайзеры позаботятся обо всех ваших мелких кан-
целярских принадлежностях, таких как ручки, скрепки, сшивате-
ли, скобки, самоклеящиеся листки для заметок, ножницы и каль-
куляторы.
Не проблема — найти средства для хранения дискет, компакт-дис-
ков, бланков печатных уведомлений, телефонных номеров и про-
сто всякой всячины.
Определите, какие у вас есть
проблемы с управлением временем
в офисе, и попытайтесь подобрать
для их решения средства организа-
ции. Имея такой богатый выбор, вы,
конечно, сможете найти то, что удов-
летворит не только ваши потребно-
сти, но и ваш вкус. Эти средства —
хороший способ добавить немного
личного в офис, не превращая его
в вашу вторую спальню. Конечно,
офис в определенной мере отражает
личность человека. Обустройство
офиса на свой вкус повысит уровень
вашей мотивации, вы будете рабо-
тать с большим вдохновением. Об-
становка не будет казаться слишком
унылой и не будет давить на вас.
Кроме того, это может подтолкнуть других сделать то же самое, а в
результате офисное пространство станет более спокойным и комфор-
тным. Используйте замечательные свойства средств организации с
максимальной эффективностью.



Совместные усилия Джейсона
и Андреа по организации
Организация и простота привлекают и Джейсона, и Андреа. Однако
они никак не могут решить, с чего начать. Понятно, что создать орга-
низационную систему, которая была бы эффективной для двух чело-
век, — немного более трудная задача, чем создание такой же системы
для одного человека. У каждого свои особенности, и если организаци-
онная система, как предполагается, будет соответствовать индивиду-
альным потребностям человека, как же создать такую, которая подой-
дет двум людям?
Джейсон и Андреа находят решение этой проблемы. Хотя в сраже-
нии за организованность победить трудно, им это удастся, потому что,
как мы знаем, оба они довольно решительные и стойкие.
Джейсон и Андреа понимают, что организационная система для их
домашней жизни должна быть результатом усилий всех членов семьи,
включая их сына Мэтью. По этой причине они хотят сначала «потре-
нироваться» в организации своей личной жизни и работы. Таким об-
разом они смогут создать свои собственные индивидуальные системы,
прежде чем решать, как объединить их.


Джейсон
Джейсон начинает со своей работы. Здесь у него уже есть организа-
ционная система. Однако он не вводил ее преднамеренно. Для него
организация вещей — вполне естественное дело. При ближайшем рас-
смотрении Джейсон обнаруживает, что его система основана на удоб-
стве. Поскольку он очень занят, то располагает вещи по группам похо-
жих предметов. Книги расставлены согласно их тематике, а не в алфа-
витном порядке. Расходные материалы не хранятся все вместе,
а разложены в соответствии со своим предназначением. Например, кар-
триджи для принтера хранятся отдельно от запасных ручек и каранда-
шей. Они лежат в ящике рядом с принтером, вместе с запасом бумаги.
Некоторых людей эта система свела бы с ума, но она соответствует
стилю мышления Джейсона. Самое главное — то, что она хорошо рабо-
тает и Джейсон придерживается ее.
Джейсон тратит весь день на тщательную инвентаризацию своего
офиса. Не все вещи имеют свое место в данной системе. Он обнаружи-
вает, что тратит массу времени на постоянный поиск вещей. Он решает
расположить все так, чтобы это соответствовало организационной си-
стеме.
Конечно, ему нужно будет привыкнуть сознательно размышлять об
этой системе, но поскольку она уже доказала на деле свою эффектив-
ность, поддерживать ее будет нетрудно.


Андреа
Андреа готова сдаться, даже не начав. Найти систему в ее беспоря-
дочных планах — трудная задача. Она принимает решение начать со
своей личной жизни и удивляется тому, что обнаруживает. Поскольку
ее личная жизнь принадлежит только ей, она может не беспокоиться
о системах, навязанных ей другими людьми. Она позволяет другим вли-
ять на свои планы и организационные системы в других областях жизни,
но ее личная жизнь полностью принадлежит ей. Андреа понимает, что
она, по сути, организованный человек.
Простота — ключ к организационной системе Андреа. Принимая во
внимание, что в других областях ее жизни она завалена делами, идея-
ми и реальными вещами, в личной жизни она поддерживает спокой-
ствие и простоту. В ее личной жизни очень мало материальных вещей,
и она довольствуется лишь самым необходимым.
Например, у Андреа есть одна записная книжка, в которой записа-
ны телефонные номера, адреса, даты важных событий и случайные
мысли, один контейнер, где хранятся почтовая бумага и марки, а также
другие часто используемые вещи. Ей не приходится думать о том, где
она в прошлый раз записала какой-нибудь телефонный номер или не
пропустила ли она день рождения. Все находится в одном месте. Об-
ратите внимание, что в записной книжке нет ничего лишнего: никаких
случайных бумаг или визитных карточек людей, которых она не по-
мнит. Все аккуратно уложено, и есть только необходимое — никаких
излишеств, никаких усложнений.
Андреа стремится привнести в дом простоту, а Джейсон — удобство.
Даже если это удачное сочетание качеств, их системы не всегда хорошо
совмещаются друг с другом.
Дилемма
Джейсон любит вещи. Это не означает, что он ужасный материалист.
Он просто любит, чтобы его окружали вещи, которые приносят ему
радость, даже если он не находит времени на то, чтобы полюбоваться
ими. Его сознание стимулируется зрением, и предметы вокруг него
предназначены для этой цели. Система простоты Андреа позволяет
избавиться от беспорядка, как она видит его. Если Андреа начинает
натыкаться на лишние вещи, ее
система перестает работать.
Дома Андреа чувствует себя
комфортно в тех местах, где про-
водит большую часть времени.
Например, она никому не разре-
шает находиться на кухне, когда
готовит. Она находит успокоение
в знакомой обстановке. Конечно,
все ее вещи лежат в довольно
неудобных местах, но она знает,
где их найти. У них есть свой
собственный «дом», и отрывать
их от него и переставлять в дру-
гое место кажется для Андреа
слишком жестоким. Безусловно,
не только она одна пользуется
кухней. Джейсон и Мэтью также
время от времени готовят ужин.
Джейсон мог бы развернуть на
кухне свою систему, основанную
на удобстве, продемонстрировав чудеса организации. Но Андреа была
бы очень недовольна подобным улучшением.


Компромисс
Попытка найти точки соприкосновения, когда и Джейсон и Андреа
в восторге от своих организационных систем, потребует значительных
уступок с обеих сторон. Но это выполнимая задача. Если обе системы
сформировались и им были созданы все возможности для процвета-
ния, в конечном счете они согласятся с моделями, которые есть в каж-
дой из этих систем. Однако сначала они должны выяснить, что именно
и как нужно объединять эти системы.
Они быстро понимают, что споры ничего не дадут, поэтому оба со-
глашаются на небольшие уступки. Джейсон позволяет убрать часть
своих вещей в кладовку. Если ему надоест обстановка, он просто пере-
несет вещи из дома в кладовку, а из кладовки — домой. Таким образом,
в доме станет проще жить и уменьшится беспорядок, а Джейсон смо-
жет полностью наслаждаться теми вещами, которые у него на виду, не
отвлекаясь на все остальные.
Андреа соглашается благоустроить кухню и остальную часть дома,
не делая полную перестановку. Разные удобства значительно улучша-
ют организацию пространства и способствуют экономии времени при
ведении домашнего хозяйства, но для Андреа важно не потерять ком-
форт знакомой обстановки. Они поговорят друг с другом и решат, какие
вещи нужно переставить.
Оба с нетерпением ожидают предложений от Мэтью. Они жаждут
увидеть, что повлечет за собой его организационная система и как ее
можно будет учитывать при ведении домашнего хозяйства. Как только
все системы будут доведены до совершенства и начнут хорошо рабо-
тать, пространство дома будет использоваться намного эффективнее,
а каждый человек будет удовлетворен своим вкладом. Все части орга-
низационной системы станут привычными, и скоро они будут неразли-
чимы друг от друга, образовав единое целое.
Т
еперь, когда вы знаете, чего хотите достичь, и начали свое путе-
шествие, несомненно, вы стремитесь экономить тот драгоценный
товар, который мы называем временем. В этой главе вы найдете
много простых приемов, которые помогут вам успеть сделать больше
за меньшее время, не чувствуя себя измотанным. Если вы любитель
простых приемов, эта глава — для вас. Узнайте, как не отвлекаться на
те дела, которые вам никогда не хотелось делать первыми. Рассмотри-
те все «за» и «против» «многозадачного» режима и решите, подходит
ли он вам. Есть ли правила, работающие против вас? Можете ли вы
обойти их? Узнайте, как это сделать.


Правило «80-20»
Мы все слышали о правиле «80-20» в том или ином варианте. Оно
также известно как принцип Парето и «Немногие важные». Это прави-
ло гласит, что 80% ваших достижений — результат 20% ваших усилий;
это также означает, что 20% ваших
достижений — результат 80% ваших
усилий. Вильфредо Парето, итальян-
ский экономист, сформулировал этот
принцип, когда обнаружил, что 80%
богатств Англии принадлежат 20% на-
селения. В результате дальнейшего
изучения экономики разных стран в
различные периоды он обнаружил,
что это уравнение стало правилом,
которое можно применить ко всем
взятым примерам.
После его открытия многие стали применять это правило к разным
аспектам жизни и обнаружили, что оно довольно хорошо подходит
к ним. Например:
80% времени вы будете носить 20% своей одежды;
80% продаж магазина приходится на 20% клиентов;
20% автомобилистов становятся причиной 80% автомобильных ка-
тастроф;
80% урожая собирают на 20% земельных угодий;
20% компаний в данной отрасли контролируют 80% бизнеса в этой
отрасли.
Несмотря на то что это утверждение выглядит довольно обескура-
живающим, этот принцип полезно использовать при исследовании
своего управления временем. Проблемы, возникающие у людей в свя-
зи с правилом «80-20», состоят в том, что для большинства аспектов
нашей жизни мы не знаем, что относится к этим 20%, пока не выясним
это на собственном опыте. Следовательно, вряд ли стоит тратить вре-
мя на анализ этого правила. Но в той мере, в какой это относится
к управлению временем, рассмотрение данного правила и его влияния
на вашу жизнь поможет вам более мудро тратить свое время.


Установите шкалу ценностей
Чтобы правило «80-20» работало на вас, сначала установите шкалу
ценностей для разных видов деятельности. Чего вы достигли за то
время, которое, как вы полагаете, было потрачено с пользой? Эта шка-
ла ценностей будет варьировать в зависимости от конкретного челове-
ка. Некоторые могут приписать наиболее высокую ценность финансо-
вой безопасности, тогда как другие считают своим главным приорите-
том здоровье. Сами ценности также изменяются с течением жизни. То,
что сейчас стоит для вас на первом месте, в дальнейшем, возможно,
уже не будет интересовать вас.


Ведите журнал дел
Чтобы легче было оценить, насколько хорошо вы используете свое
время, ведите журнал дел. Для каждого дела записывайте, как долго вы
работали, была ли выполнена задача, и ставьте рядом с ним номер, обо-
значающий его место на вашей шкале ценности. В конце дня посмот-

<< Предыдущая

стр. 11
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>