<< Предыдущая

стр. 12
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

рите, сколько действий вы поставили на первое место и сколько време-
ни потратили на каждое из них. Возможно, по сравнению с остальной
частью дня вы потратили очень мало времени на «ценные действия» —
те, которые дают наиболее реальные результаты. Если это так, вы ока-
зались под влиянием правила «80-20». Но все в порядке; этого и сле-
довало ожидать.
Осознание проблемы — всегда первый шаг к ее решению. Возмож-
но, вы обнаружили, что самое ценное для вас даже не попало в ваш
список. Тратите ли вы время на дела, которые даже отдаленно не каса-
ются ваших целей? Если это так, вы должны найти способ включить те
дела, которые принесут вам лучшие результаты, в ваш ежедневный план.
Это играет ключевую роль для вашего счастья, не говоря уже о вашем
здравомыслии.
Теперь посмотрите на те дела, которые занимают низшее место на
вашей шкале. Именно на них мы сосредоточим наше внимание. Все эти
ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

небольшие ежедневные обязанности, которые мешают вашей жизни,
часто входят в список обязательных дел. Как правило, они ужасно
раздражают, потому что вы знаете, что их нужно сделать, но на самом
деле они очень мало влияют на ваше счастье и удовлетворенность. Эти
обязательные дела обычно откладыва-
ют до тех пор, пока они не станут
срочными, а это значит, что вы мо-
жете выбросить в форточку свой
план управления временем.
Проверьте, есть ли у вас ка-
кие-нибудь альтернативные
средства решения этих задач.
Возможно, вы кого-нибудь найме-
те, чтобы косить газон, а сами в это
освободившееся время сходите
с детьми в кафе-мороженое. Или,
если вы не можете позволить себе
нанять помощника, договоритесь
с кем-нибудь о взаимной услуге. По-
скольку у каждого человека своя
шкала ценностей, не исключено, что
вы найдете кого-нибудь, чьи обяза-
тельные дела соответствуют вашим
важным делам, и наоборот. Кроме того, не забываете о делегировании
(мы подробнее обсудим его позже в этой главе). Возможно, вы просто
решите полностью забыть о данном деле. Вероятно, оно было не на-
столько важным и теперь, конечно, не может сравниться со стоящими
в списке на первых местах. Если вы можете заставить себя снизить
стандарты для обязательных дел, то вам удастся поднять стандарты для
важных.
Как только вы избавитесь от части обязанностей, используйте осво-
бодившееся время для важных дел. Измените 20% на 40%. Это прине-
сет лишь пользу, так почему бы не воспользоваться такой возможнос-
тью? Ваше мнение о собственной жизни сразу изменится в лучшую
сторону, вы почувствуете себя лучше и будете более положительно
оценивать свои действия. Кроме того, у вас появится мотив к новым
делам. Ваша окончательная цель — тратить больше времени на те дела,
которые приносят больше удовлетворения. Может показаться, что пра-
вило «80-20» работает против нас, но на самом деле оно помогает нам
держать под контролем приоритеты. Время от времени возвращайтесь
к нему и переоценивайте свою систему ценностей. Вы увидите, что пра-
вило «80-20» снова незаметно подкралось к вам.
Многозадачный режим: за и против
Какие слова приходит на ум, когда вы думаете об управлении вре-
менем? Некоторые люди полагают, что «многозадачный режим» — это
новое модное выражение, которое является ключом к решению всех
проблем управления временем. Суть многозадачного режима состоит
в том, что одновременно можно заниматься не одним делом, таким об-
разом экономя время. Звучит идеально, не так ли? Хотя у этого поня-
тия есть несколько преимуществ, у него также есть и неудобства, кото-
рые многие люди не учитывают, а иногда даже сознательно игнориру-
ют. Но сначала рассмотрим преимущества.



За
Подумайте о том, как часто вы тратите впустую время, когда ждете
прихода врача, когда задерживается вылет, когда ждете детей у школы,
стоите в очередях, едете в транспорте... Этот список можно продолжать
до бесконечности. Как правило, в по-
добных ситуациях вы жалуетесь само-
му себе: «Я мог бы делать что-то по-
лезное в это время». В таких случаях
всегда можно чем-нибудь заняться.
В этих ситуациях полезен многозадач-
ный режим. Вот несколько способов
его эффективного использования.
Ожидая своей очереди у кабинета
терапевта или дантиста, дочитайте
последнюю главу романа (вы пыта-
лись записать это в свой план в тече-
ние последних нескольких недель).
Вы наконец узнаете, кто убил мисс
Смит, а заодно отвлечетесь от ужас-
ных звуков бормашины.
При просмотре телепередач можно
заниматься многими делами. Сложите белье, принесенное из прачеч-
ной, сделайте зарядку, займитесь уборкой, погладьте белье и т. д.
Многозадачный режим иногда бывает весьма полезен во время те-
лефонного разговора. Если вы имеете дело с человеком, который ожи-
дает, что вы уделите ему все ваше внимание, вы должны убедить его
в этом. Если вы говорите с кем-то, склонным доминировать в беседе,
рассказывая массу всякой чепухи, то обязательно займитесь чем-ни-
будь еще. Однако если это подруга, которая нуждается в том, чтобы вы
выслушали ее, отложите газету и уделите ей все свое внимание.
Ожидая детей, чтобы забрать их
с футбольной тренировки, подведи-
те баланс по чековой книжке.
Если вы долго добираетесь до
работы, займитесь изучением ино-
странного языка или прослушайте
книгу в аудиозаписи. Стимулируя
свой ум, вы будете более внима-
тельны при вождении, а также бо-
лее энергичны, когда наконец добе-
ретесь до нужного места. Кто зна-
ет, возможно, вы просто улыбнетесь
тому парню, который подрезал вас?
Проверьте электронную почту
или сделайте личные записи за зав-
траком.


Против
Развитие современных техноло-
гий создает впечатление того, что
мы обречены на многозадачную ра-
боту. Когда мы окружены пейдже-
рами, факсами, голосовой почтой,
электронной почтой и сотовыми те-
лефонами, что-то всегда звонит или подает звуковой сигнал. Конечно,
все эти устройства ускоряют и облегчают выполнение задач. Однако
вы должны использовать их разумно и не включаться в гонку техноло-
гий. Сотовые телефоны, например, очень удобны, но и они создают про-
блемы. Будьте осторожны с ними, когда ведете автомобиль, и отклю-
чите звонок, если не хотите, чтобы вас отвлекали. Не отрывайтесь от
обеда с супругом, чтобы проверить голосовую почту. Опирайтесь на
здравый смысл и не злоупотребляйте этими устройствами. Они долж-
ны облегчать вам жизнь, а не управлять вами.
Многозадачный режим эффективен в отношении занятий, которые
требуют небольшой концентрации внимания, но рекомендуется избе-
гать его, если работа требует сосредоточенности. Поскольку вы работа-
ете над двумя или более задачами одновременно, ваше внимание долж-
но быть распределено. Многозадачный режим, используемый в не-
подходящих случаях, на самом деле приводит к потере времени. Если
вы не уделяете все свое внимание важному проекту, могут произойти
и произойдут ошибки, и потребуется время на их исправление. Однако
если вы сосредоточиваетесь исключительно на том, чего пытаетесь
достичь, возможно, в первый раз вы сделаете все правильно и быстро.
Некоторые люди испытывают чувство вины, работая в многозадач-
ном режиме. В результате накапливается масса частично выполненных
задач. Число задач удваивается, но они обычно выполнены лишь напо-
ловину. И теперь вы чувствуете себя виновным еще и за то, что не
сделали все возможное. Стремление сделать больше, чем возможно, ока-
зывает существенное влияние на ваш уровень стресса, который в свою
очередь может Вызывать усталость и невнимательность. Вы должны
реально смотреть на вещи. Имейте в виду, что успешный человек от-
личается не тем, сколько дел он делает, а тем, сколько дел он успевает
довести до конца.
В мире, где многозадачный режим создает впечатление успеха, лег-
ко поддаться искушению прибегать к нему довольно часто, практиче-
ски постоянно. Но будьте осторожны, уступая этому соблазну. Вы рис-
куете тем, что у вас повысится уровень стресса и ухудшится качество
работы. Используйте многозадачный режим для тех видов работы,
которые почти не требуют сосредоточенности и умственной деятель-
ности, и вы добьетесь наибольшего успеха. Недостатки многозадачной
работы весьма ощутимы, но их можно легко преодолеть, опираясь на
здравый смысл.


Мастерский прием
Хитрость, известная всем специалистам по управлению временем,
состоит в том, что они умеют использовать самое производительное
время — день. Мы не можем управлять временем, чтобы подогнать его
под свои потребности, но можно управлять собой, чтобы с максималь-
ной эффективностью использовать время. Некоторые из вас, возмож-
но, уже знают, жаворонок вы или сова или же вам лучше работается
в полдень. Но используете ли вы разумно эти знания для повышения
производительности?
Прежде всего выясните, когда у вас отмечается повышение актив-
ности.
Когда вы чувствуете наибольший прилив энергии, если не считать
употребления кофе, сахара и стимуляторов?
В какое время дня у вас возникают вдохновение и мотивация?
Когда вы наиболее сосредоточенны?
Вы когда-либо чувствуете себя так, как будто ничто не может оста-
новить вас?
Вы также должны принять во внимание периоды упадка духа.
Когда вам с большим трудом удается выполнить простейшую
задачу?
В какое время дня вы чувствуете вялость?
Есть ли такой период, когда вы просто не можете понять смысл своей
мотивации?
Чувствуете ли вы, что вам в течение дня необходимо принять сти-
муляторы?
Распознавание этих двух периодов в течение дня — подъема и упад-
к а — и планирование дел в это время может сыграть важную роль
в том, как вы используете время. Еще раз посмотрите на свой список
дел. Отделите скучные дела от приятных. Если вы затрудняетесь ре-
шить, как классифицировать конкретный пункт, проверьте его значи-
мость. Обогатит ли выполнение этой задачи вашу жизнь и приблизит
ли оно вас к достижению поставленных целей? Если это так, то пере-
несите ее в категорию приятных дел.
Как только вы рассортировали все дела, посмотрите на свой план.
Совпадают ли неприятные дела с временем упадка духа? Совпадают
ли приятные дела с приливом энергии? Если это так, то настало время
для небольшой реорганизации.
Сначала это может показаться бессмысленным, но не торопитесь
делать выводы. Естественно работать над решением приятных задач,
когда вы наиболее активны, и легко оставить скучные дела на будущее,
когда вы все равно будете вялыми. Если время и задача соответствуют
друг другу, то они должны гармонично сочетаться, верно? Однако это
не так.
Если вы хотите максимально эффективно использовать свой день,
то должны заниматься скучными делами в производительный период,
а приятными — в непроизводительный. Поскольку вы собираетесь быть
активным независимо от того, что вы делаете в течение вашего произ-
водительного периода, лучше использовать в своих интересах эту энер-
гию и заняться решением задач, которые вам просто не нравятся. Если
вы отложите эти дела до того времени, когда у вас не будет желания
что-либо делать, тем более то, что вам неприятно, вполне возможно,
что вы никогда ими не займетесь. Если вы отложите приятные дела
(или дающие наиболее реальный результат) до того времени, когда вы
обычно непроизводительны, они обеспечат мотивацию, которой иначе
у вас могло не быть. Ваш день будет лучше сбалансирован, и вы более
продуктивно потратите свое время.
Конечно, может быть трудно перестроить свой план, чтобы использо-
вать этот принцип для каждого дела. Но сделайте то, что в ваших силах.
Каждая эффективно использованная минута принесет вам пользу.



Эффективное использование
каждой минуты
Теперь вы уже выяснили, сколько времени вы ежедневно тратите
впустую, и предприняли шаги, направленные на решение этой пробле-
мы. Однако у вас, несомненно, будут небольшие
промежутки времени, на которое вы ничего не
запланировали.
Скажем, ваш ребенок не успевает во-
время собраться в школу. Вы уже оде-
ты и ждете с чашкой кофе в руке. Вы
можете либо стоять и с нетерпени-
ем постукивать ногой, либо ис-
пользовать это время продук-
тивно. Независимо от того, что
вы выберете, это не поможет
ребенку собраться быстрее. Но
за эти пропадающие впустую
минуты можно успеть сделать
небольшие дела. Однако если вы
потратите время, пытаясь выяс-
нять, что вам делать, оно будет
потеряно. Мы не собираемся давать вам детальные инструкции, а лишь
выскажем несколько предложений, которые вы сможете обдумать.



Дайте мне только пять минут
Пять минут — это, по большому счету, немного, но эти маленькие ку-
сочки времени довольно быстро накапливаются. Посмотрите на свой спи-
сок дел. Есть ли в нем что-нибудь, не требующее долгих размышлений
и занимающее немного времени? Рассмотрите следующие варианты.
Полить комнатные растения.
Пролистать журналы и вырезать статьи, которые вы хотите прочитать.
Наклеить марки на конверты в папке для счетов, которые нужно
оплатить.
Вывести собаку на улицу.
Вынуть из морозильника свиные отбивные, чтобы они оттаяли
к обеду.
Разобрать почту.
Разгрузить посудомоечную машину.

<< Предыдущая

стр. 12
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>