<< Предыдущая

стр. 17
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

бесплатная, и вас не будут волновать загруженность телефонной сети
или подсчет минут.
Кроме того, иногда трудно найти время, когда оба человека не заня-
ты и имеют возможность поболтать. Удобное вам время дня для лич-
ного телефонного звонка может оказаться не лучшим временем для того,
с кем вы хотите поговорить. Используя электронную почту, вы полно-
стью устраняете эту преграду. Вы оба можете переписываться в свое
свободное время. Будь то два часа ночи или два часа дня, электронная
почта всегда доступна.


Массовые рассылки
Возможно, у вас есть новость или сообщение, которые вы хотели бы
отправить нескольким людям. Телефонные звонки отнимут у вас мно-
го времени. Вполне вероятно, что с каждым человеком, которому вы
звоните и передаете сообщение, вы вступите в дальнейшую беседу, не
имеющую отношения к первоначальному намерению. Ответ этого че-
ловека, особенно если вам не нужен его ответ, все равно будет стоить
вам времени. В случае с электронной почтой у вас есть возможность
прслать одно и то же сообщение нескольким людям сразу. Одним щел-
чком мыши вы решаете задачу, которая в ином случае, возможно, по-
требовала бы целых полдня.
Если вы хотите послать письмо персонально каждому адресату, не
пользуясь опцией «Отправить всем», вам нужно просто скопировать
и вставить текст, добавив личную запись. Вы отошлете его одному ад-
ресату, но зато избавитесь от необходимости много раз набирать один
и тот же текст.



Адресная книга
У большинства электронных почтовых ящиков есть функция адрес-
ной книги. Она избавит вас от необходимости искать и вписывать адрес.
Если вы потратите некоторое время на то, чтобы внести в адресную
книгу имена и адреса, то в дальнейшем, пользуясь ею, вам нужно будет
просто щелкнуть на имени человека и не думать о написании адреса
или необычных имен.



Строка «Тема»
Электронная почта имеет функцию, которую обожают все люди,
экономящие время, — строка «Тема». Благодаря ей вы узнаете, о чем
письмо, еще до того, как откроете его (конечно, если человек, отпра-
вивший его, заполнил эту строку). Это дает вам возможность выби-
рать, что вам читать в данный момент. Если у вас нет времени читать
о городских новостях, вы можете даже не открывать письмо. Оно ни-
куда не денется, а вы вернетесь к нему, когда у вас будет больше вре-
мени.



Деловые контакты
Вы можете использовать электронную почту и для того, чтобы ус-
тановить контакт с некоторыми фирмами. Как вы думаете, сколько
часов или дней вашей жизни уходит на ожидание у телефона? Если
у фирмы есть адрес электронной почты, у вас никогда не будет подоб-
ных проблем. Просто в свободное время пошлите по электронной по-
чте свой вопрос или комментарий, а затем время от времени проверяй-
те, пришел ли ответ.
ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ


Недостатки электронной почты
Как бы замечательно все ни выглядело,
у электронной почты, как и у любой техноло-
гии, есть некоторые недостатки. Как и в слу-
чае с обычной почтой, ваш адрес, скорее все-
го, попадет в какой-нибудь список для мас-
совых рассылок. Это означает, что вы будете
получать спам так же, как вы получаете реклам-
ные материалы, рассылаемые по обычной почте. Раз-
бор спама — настоящая головная боль. Однако на не-
которых почтовых серверах установлена функция ав-
томатического удаления спама. Как правило, она
довольна эффективна, но не на сто процентов. Вы мо-
жете также послать по электронной почте ответ, попро-
сив, чтобы вас удалили из списка адресатов.
По почтовым ящикам быстро распространяются
шутки и «письма счастья». Письма подобного рода бу-
дут приходить к вам весьма часто. Можно потратить
массу времени на чтение таких писем и ответы на них.
Конечно, шутки иногда развлекают, но перегрузка пробьет огромную
брешь в вашей системе управления временем. Сообщите своим друзь-
ям и родственникам, что вы не хотели бы участвовать в обмене шутка-
ми или «письмами счастья».
Еще один недостаток электронной почты — передача вирусов, кото-
рые создают массу разных по степени серьезности проблем, а вам в ре-
зультате приходится расплачиваться
временем, деньгами, потерянными
ОТСРОЧЕННЫЕ файлами и программами.
ОТВЕТЫ Вы должны знать о циркулирую-
щих вирусах и приобретать самые со-
Если вам хочется или нужно от-
временные антивирусные программы.
ветить быстро, не полагайтесь
на электронную почту. Элект- Самое главное, чтобы вы не поддава-
ронная почта позволяет читать лись соблазну открыть вложенный
письма и отвечать на них тогда, файл от незнакомого адресата.
когда это удобно пользовате-
Электронная почта — легкий и удоб-
лю, а это означает, что вы мо-
ный способ поддерживать контакты,
жете несколько часов или даже
но иногда это не лучший способ обще-
несколько дней ждать ответа.
ния. Составляя сообщения, вы не мо-
жете передать смысл с помощью инто-
нации, присутствующей в устном об-
щении. Кроме того, иногда необходимо
сделать немедленное опровержение. Важные отношения требуют разных
способов коммуникации, таких как встречи и телефонные звонки.
Понятно, что электронной почтой легко увлечься, но все-таки ста-
райтесь не допускать этого. Выделите определенное время дня для про-
верки электронной почты и придерживайтесь этого порядка. Исполь-
зуйте в своих интересах возможности электронной почты по экономии
времени; она вам очень пригодится как для личных дел, так и для ра-
боты.


П е р с о н а л ь н ы е настройки
поисковой системы
Если вам понятно, как использовать Интернет для экономии време-
ни, попробуйте приспособить поисковыю системы для своих личных
потребностей. Такие поисковые системы, как Yahoo!, Alta Vista, AOL
и Excite, дают возможность бесплатно создать персональную страницу.
Если вы используете Интернет для регулярного поиска специфической
информации, вам не стоит отказываться от этой возможности.
Смысл персональной страницы отражен в ее названии. Вы создаете
страницу на свой собственный вкус. Содержание, вид и расположение
информации определяются вами. По существу, отпадает необходимость
знать язык гипертекстовой разметки для разработки собственной стра-
ницы Интернета.
Персонализируя главную страницу поисковой системы, вы сможете по-
лучить доступ ко всей разыскиваемой вами информации, как только на-
чинаете работу. Это основной организационный инструмент Интернета.


Зарегистрируйтесь как пользователь
Прежде всего вам нужно зайти на главную страницу своей любимой
поисковой системы. Если доступна опция персонализации, вы найдете
ее там. Просто щелкните на ссылке, которая позволяет вам создавать
свою собственную страницу, и следуйте инструкциям. Сначала вы
будете должны зарегистрироваться как пользователь. Эта форма по-
требует, чтобы вы внесли свое имя, адрес электронной почты, пароль
и обычно — информацию о месте жительства. Иногда вас будут про-
сить предоставить другую информацию, такую как ваши пол, возраст
или профессия. Эта информация помогает поисковой системе давать
вам советы по содержанию страницы.
Настройка содержания
Зарегистрировавшись, вы можете начать настраивать поисковую
систему. На изображении на экране будет опция изменения содержа-
ния страницы. Именно сейчас вы решаете, что вам будет показано.
Например, если приоритет в вашей жизни — быть в курсе спортивных
событий, вы можете настроить страницу так, чтобы она отражала эту
информацию.
Сюда можно добавить довольно много из того, о чем вы хотите уз-
навать регулярно. Котировки акций, заголовки новостей, прогноз по-
годы, программы телепередач, результаты розыгрышей лотерей, свежие
новости о развлечениях или специальные сделки в конкретной отрас-
ли — все это и многое другое можно добавить к содержанию вашей
персонализированной страницы.


Настройка расположения
Когда вы определитесь с содержанием, вероятно, вам захочется рас-
положить эту информацию в особом порядке. Здесь следует использо-
вать свои навыки расстановки приоритетов. Вы хотите сделать посе-
щение специально настроенной страницы как можно более эффектив-
ным с точки зрения экономии времени, и это ключ к решению
проблемы. Выберите опцию расположения, чтобы спланировать свою
страницу.
Наиболее важную информацию следует разместить наверху и спус-
каться вниз по странице по мере уменьшения важности. Например, если
вы чаще всего проверяете состояние котировок акций, поместите эту
информацию в самой верхней части страницы. Всякий раз, заходя на
свою страницу, вы будете видеть эту информацию первой, и это сэко-
номит вам время на прокрутке страницы для ее поиска. Если вы до-
вольно часто проверяете, какая погода на Бали, но делаете это не каж-
дый раз, начиная работу, разместите эту информацию внизу страницы.
Она все равно будет присутствовать, но не помешает более важной
информации.
Настройка содержания и расположения позволит вам получить
доступ ко всей информации, которую вы хотите получать своевремен-
но. С помощью одного щелчка мыши вы будете получать нужные дан-
ные без необходимости вводить сначала несколько поисковых запро-
сов. Для тех из вас, кто использует Интернет, чтобы следить за инфор-
мацией конкретной категории, полезно использовать эту тактику
управления временем.
Личный планировщик
Вы целыми днями сидите в Интернете? Возможно, вы подключе-
ны к сети все рабочее время. Если это так, то вы можете воспользо-
ваться другой функцией, имеющейся на вашей индивидуально настро-
енной странице, — личным планировщиком. Большинство поисковых
систем имеют эту функцию, доступную в форме планировщика или
календаря. Он работает в значительной степени так же, как традици-
онный бумажный органайзер, но с не-
сколькими дополнительными бону-
сами.
После регистрации в поисковой си-
стеме и персонализации страницы до-
вольно легко использовать планиров-
щик. Все, что вам нужно сделать, —
это щелкнуть на нем, и он проведет
вас через пошаговый процесс внесе-
ния в него назначенных встреч, повто-
ряющихся дел и даже установки пре-
дупреждающих сигналов.
Большинство планировщиков име-
ют традиционное расположение. Все,
что вы должны сделать, — это запи-
сать название дела и указать время,
когда им нужно заняться. Как только
вы введете всю эту информацию, у вас на экране появится подробный
ежедневный план, в котором будет указано, что вы должны сделать
и в какое время.

Дополнительные функции
Пока этот личный планировщик очень похож на традиционный
органайзер. Однако в онлайновом режиме доступны опции, которые
обычный органайзер просто не может выполнять, — например, функ-
цию предупреждения. Установив эту функцию, в указанное время вы
будете получать на ваш почтовый ящик предупреждение, уведомляю-
щее вас о приближающемся деле. Это действует почти как сигнал тре-
воги. Поэтому, когда вы заняты работой и обращаете мало внимания
на часы, вы можете не волноваться о том, что пропустите важную встре-
чу. Ваш планировщик заблаговременно уведомит вас о ней.
Другая удобная функция — возможность отметить повторяющиеся
дела простым щелчком мыши. Только подумайте, сколько времени вы
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

тратите на то, чтобы вручную отмечать в своем органайзере ежемесяч-
ные собрания отдела. С электронным планировщиком вам нужно лишь
поставить время и дату и отметить это дело как повторяющееся.
В дальнейшем оно будет появляться автоматически.
Хотя функции личного онлайнового планировщика — хороший спо-
соб сэкономить время, прежде чем заводить его, подумайте, действи-
тельно ли стоит делать это. Если вы не часто подключаетесь к Ин-
тернету, вам нужно будет войти в сеть, чтобы посмотреть, что у вас
запланировано на текущий день, или воспользоваться функцией пре-
дупреждения. Кроме того, планировщик на вашей персонально настро-
енной странице не так портативен, как бумажный органайзер. Учтите
это, принимая решение о том, надо ли вам тратить время на настрой-
ку личного онлайнового планировщика.
Если вам нравится этот тип личного планировщика, но бумажный
органайзер более доступен, не поддавайтесь искушению завести и тот
и другой. Не следует вести два планировщика одновременно, иначе вы
будете пропускать встречи и намеченные дела. Вы можете записать дело
в один планировщик, но забыть отметить его в другом, в результате
могут возникнуть любые проблемы со временем. Если вас действитель-
но угораздило записывать дела в обоих планировщиках, значит, вы
впустую тратите время, внося дважды одно и то же дело. Выберите один
планировщик и пользуйтесь им.


Покупки за один заход
Сколько времени уходит у вас на посещение магазинов? Сколько
времени потрачено на то, чтобы добраться до них? На попытки найти
то, что вам нужно, среди бесконечных проходов и стоек? А что вы ска-
жете об ожидании в очередях у кассы? По-
сещение магазина может легко превратить-
ся в работу на весь день. Но этого
не должно быть.
Представьте, что
Интернет — это
гигантский тор-
говый пассаж,
в котором есть
любые магазины,

<< Предыдущая

стр. 17
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>