<< Предыдущая

стр. 24
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Однако в последнюю неделю вы поняли, что для вас может значить
этот проект. Не то чтобы вам это было непонятно сначала, но теперь,
когда его нужно быстрее закончить, вы внезапно начинаете паниковать.
Вы не привыкли работать в условиях оказываемого давления, вам ни-
когда не приходилось этого делать, и вы начинаете думать, что не смо-
жете закончить работу. Страх сковывает ваши действия. Вы останавли-
ваетесь и медлите. Часть работы сделана, но с оставшейся вам не спра-
виться. Вы не успеете к крайнему сроку и не получите повышения.
В таком случае вам нужно оценить свою эмоциональную реакцию
на жесткий крайний срок. В прошлом вы сталкивались с крайними
сроками и знаете, что не очень хорошо реагируете на внешнее давле-
ние. Добавьте к этому волнение по поводу возможного продвижения
по службе. Конечно, вы не выдержите. Учитывая всю эту информацию,
вы могли бы придумать лучший план управления временем. Так что
вы могли бы сделать?


Проанализируйте свою реакцию
Итак, вы способны составлять план и придерживаться его. Это ваша
сильная сторона, поэтому вы хотели бы использовать ее в своих инте-
ресах. Ваш план должен отражать не только работу, которую нужно
сделать, но и и влияние, которое ваши эмоции будут оказывать на
работу. Так, в приведенном выше примере период уверенности в себе
приходится на начало работы, когда проект новый, а впереди еще мно-
го времени. Вы чувствуете себя уверенно и в целом положительно
воспринимаете этот проект.
Однако по мере того как работа над проектом затягивается, ваша
уверенность в себе уменьшается. Вы начинаете чувствовать страх
и беспокойство. Вы боитесь работать над проектом, даже зная, что долж-
ны это делать. Учтите эти чувства, составляя план. Первые несколько
недель вашего списка должны вмещать большую часть проекта. Когда
вы уверены в себе, то работаете наиболее эффективно, а значит, спра-
витесь с этим объемом работы и выполните ее хорошо. На последние
несколько недель, когда вы уже устанете и вряд ли сможете много ра-
ботать, останется лишь несколько задач. Равномерно сбалансирован-
ный план — не всегда лучший путь. Иногда необходимо заранее рас-
смотреть действие внешних факторов, которые могут нарушить это
равновесие.


Контроль над эмоциями
Эмоции негативно влияют на ваше управление временем, когда вы
перестаете контролировать их. Мы не можем всегда контролировать то,
что чувствуем, но до некоторой степени можем управлять своими реак-
циями на эти эмоции. Скажем, вы лег-
ко раздражаетесь. Любая мелочь выво-
дит вас из себя. Вы можете либо на-
вязчиво думать обо всем, что вас
раздражает, и бросаться на каждого,
кто переходит вам дорогу, либо при-
знать тот факт, что вы раздражитель-
ны, и контролировать свою реакцию.
Например, вы могли бы ежедневно
делать гимнастку, чтобы ослабить не-
которые из сдерживаемых чувств.
Есть масса книг, посвященных тому,
как справиться со своими эмоциями,
но все сводится к силе воли. Это не
значит, что вы должны запрятать все
свои чувства глубоко внутрь, — это
лишь создаст проблемы. Но вы може-
те опираться на здравый смысл и силу воли, чтобы не позволить эмоци-
ям контролировать ваши действия.


Решите проблему с бумагами
Все мы с любовью относимся к разным бумагам. А разве может быть
иначе? Журналы, книги, бумага для заметок, письма, папки, визитные
карточки и все что угодно, сделанное из бумаги, может принести нам
хорошие новости, приятные сюрпризы, богатство, славу, знания и но-
вые возможности. Бумаги позволяют нам выглядеть занятыми и ум-
ными. Это помогает нам в повседневной жизни. Так какие же могут
быть возражения против них? Почти в каждом руководстве по управ-
лению временем так или иначе затрагивается проблема с бумагами. Все
сводится к одной причине: бумаги могут стать концом управления
временем.


Проведение инвентаризации
Все вышесказанное — не преувеличение. Бумаги не только загромож-
дают ваш стол, они также начинают определять за вас приоритеты.
Рассмотрим это более подробно.
Прежде всего оцените все бумаги вокруг вас. Теперь представим, что
вы детектив и можете снимать отпечатки пальцев. Как вы думаете,
сколько ваших отпечатков пальцев
было бы найдено на каждой бумаж-
ке? Конечно, будут такие, которые
нужны вам постоянно, но мы сосре-
доточимся на тех, которыми вы дей-
ствительно мало пользуетесь, хотя и
на них, скорее всего, все равно найдет-
ся несколько отпечатков.
Зачем вам снова и снова беспоко-
иться о чем-то, если от этого вам мало
пользы? Затем, что это лежит на ва-
шем пути и это — бумаги, а бумаги —
важная вещь. Кроме того, вы не хотите, чтобы все деревья вырубались
напрасно, не так ли? Бумаги — это проблема, которая имеет тенденцию
возвращаться. Как только она у вас появилась, от нее уже трудно из-
бавиться. Если вы уже в который раз берете в руки какую-нибудь бу-
магу, это негативно отражается на вашем управлении временем.


Только одно прикосновение
Большинство бумажных предметов, с которыми вы сталкиваетесь
в течение дня, нужно брать в руки только один раз. В качестве примера
возьмем записку. Скажем, вы получаете служебную записку, в которой
сообщается, что через неделю состоится собрание компании. Большин-
ство людей посмотрят на эту записку и отложат ее в сторону. Велика
вероятность того, что этот клочок бу-
маги будет поглощен грудой бумаг,
заблудившихся на вашем столе, и вы
никогда не увидите его снова. Это
может создать любые проблемы в ва-
шем управлении временем.
Поскольку вы не записали день
и время собрания, то не уверены, на
этой или на следующей неделе оно со-
стоится, в конференц-зале «С», в ком-
нате для отдыха, вскоре после завтра-
ка или утреннего собрания. Вы смутно помните, что эта информация где-
то записана, поэтому автоматически тянетесь к груде бумаг. Да, она
находится там, но найти ее довольно сложно. Вы перебираете те же са-
мые бумаги, которые уже тысячу раз брали в руки, но все бесполезно.


Потраченное время
Итак, вы уже потратили время, ломая голову над потерянной запис-
кой, пытаясь вспомнить, где ее видели и куда положили, наудачу копа-
ясь в бесконечной куче бумаг и все-таки не найдя ее. Но подождите,
это еще не все. Не получив необходимой информации, вы решаете об-
ратиться к сослуживцу. Вам крайне неприятно это делать, так что вы
тратите на это еще больше времени. Наконец, у вас есть информация,
которая вам нужна. Посмотрите, сколько времени вы потратили. До-
вольно плохо для специалиста по управлению временем, хорошего во
всем остальном, не так ли?
Как вы могли бы более эффективно использовать свое время? По-
лучив служебную записку, вы должны были немедленно записать вре-
мя собрания в своем органайзере и выбросить записку. Эта информа-
ция хранилась бы в нужном месте, и вы получили бы ее в нужное вам
время.
Попробуйте как можно чаще применять правило «берите бумаги
в руки только один раз». Конечно, некоторые документы нужно хра-
нить, но вам надо научиться главному — получить необходимую ин-
формацию и расстаться с бумагой. Подумайте о том времени, которое
вы сэкономите, если это войдет у вас в привычку. Больше не будет пу-
гающих куч неприбранных бумаг, не будет необходимости зарываться
в них и кричать о помощи, не будет потраченного впустую времени.
Вы с удивлением обнаружите, какое влияние оказывали бумаги на ваше
управление временем.
Принятие мудрых решений
Решения — это просто часть жизни. Сознательно или нет, но мы
постоянно принимаем решения о том, как потратить свое время. Они
могут быть незаметными и требовать очень небольшого усилия мысли,
но это все равно решения. Для того чтобы контролировать свое время,
нужно контролировать свои решения и то, как они принимаются.
Мудрые и рациональные решения ведут к эффективному управлению
временем.
Одни из ваших решений будут более важными, чем другие. При-
нять некоторые из них будет легко, тогда как другие потребуют от
вас длительных размышлений. Но помните, что именно общая сум-
ма всех этих решений определит результат вашей жизни. Следова-
тельно, важно делать все возможное, чтобы принимать наилучшие
решения.



Факторы, влияющие на принятие
решений
Есть несколько факторов, играющих роль в принятии решений в лю-
бое данное время. Факты и последствия — это суровая правда, от кото-
рой вы просто не можете скрыться. Так что, конечно, их нужно прини-
мать во внимание. Если вы попробуете игнорировать их, то в конечном
счете будете принимать плохие решения. Ваши эмоции и чувства по
поводу определенных решений также имеют большое значение. Игра-
ют роль и ваши отношения, настроения, предвзятые мнения, психоло-
гические проблемы и знания. Понятно, что принятие мудрого решения
с учетом всех этих факторов — непростая задача. Однако пусть это не
обескураживает вас. Как только вы овладеете этой системой и поймете
свои склонности, процесс принятия решений войдет у вас в привычку
и станет инстинктивной реакцией.
Прежде чем мы приступим к рассмотрению отдельных этапов при-
нятия решения, вы должны оценить себя и факторы, влияющие в дан-
ный момент на ваш процесс принятия решений.
Вы знаете, что факты и последствия важны, но уделяете ли вы им
внимание, которого они заслуживают?
Тщательно ли вы оцениваете факты и последствия и должным
ли образом учитываете их важность при принятии решения?
Рассматриваете ли вы все факты и определяете ли вероятность
каждого последствия?
Бывает ли, что вы надеетесь на положительные последствия на
основе лишь нескольких фактов?
Вы принимаете решение на основе собственных догадок или
проверенных знаний?
Вы используете систематический подход или же просто выска-
зываете разрозненные идеи и предположения?
Попытайтесь составить общее представление о том, как вы обычно
принимаете решения. Конечно, некоторые решения заслуживают бо-
лее детального рассмотрения, чем другие, и ваш подход может зависеть
от конкретного случая, но если у вас есть какие-либо привычки, их
следует выявить.
Есть также несколько психологических факторов, которые играют
роль в вашем процессе принятия решений. Каково ваше общее отно-
шение к решениям? Довольно часто мы позволяем нашим эмоциям
отвечать за нас на этот вопрос. Если мы в плохом настроении, то склон-
ны принимать поспешные решения или не принимать их вообще (во
всяком случае, на сознательном уровне). Если у вас низкая самооцен-
ка, то вы, скорее всего, отказываетесь принимать решение из-за страха,
что оно будет неправильным. Или неосознанно принимаете неправиль-
ные решения, обреченные на провал. Если вы слишком заботитесь
о себе, то можете принять плохое решение только потому, что оно даст
немедленный результат, даже если в конечном счете причинит вам вред.
Принятие решений иногда приводит в ужас тех, кто страдает от де-
прессии, тревоги, низкой самооценки, мании, зависимости или горя.
Независимо от того, каковы психо-
логические факторы, признание их по-
может вам улучшить собственный ме-
тод принятия решений. Это не означа-
ет, что вы должны избавиться от всех
психологических препятствий прежде,
чем сможете принять мудрое реше-
ние, — но простое осознание этих пре-
пятствий и учет их последствий окажут
огромное влияние на ваш метод.
Попытайтесь отделить свои эмо-
ции от самого решения, если это вообще возможно. Ваше решение будет
принято в интересах всех, если вы сможете придерживаться объектив-
ной точки зрения. Однако иногда это сделать довольно трудно, и тогда
можно обратиться за помощью к незаинтересованной третьей стороне.
До тех пор, пока вы основываетесь на реальности и факты, а не чув-
ства, влияют на принимаемое решение, вы делаете лучшее из того, что
в ваших силах, и именно это нужно каждому человеку.
Теперь вы готовы взять под контроль принимаемые вами решения,
чтобы установить контроль над управлением временем, а значит, и над
своей жизнью? Думаете, у вас это получится?


Пять шагов процесса принятия решения
1. Сначала вы должны осознать, что необходимо принять решение.
Это в значительной степени непреложный факт, но вы не поверите,
как часто люди не делают даже этого! У вас постоянно возникают
какие-то варианты, и что вы выберете — зависит от вас. Начните
с попытки осознать каждое решение, которое вы можете принять.
Вы не можете принять решение, если не знаете, что оно существует.
2. Определите и оцените различные альтернативы. Это очень важ-
ный шаг, на который многие люди тратят недостаточно времени.
Чтобы принять наилучшее из возможных решений, вы должны
рассмотреть все альтернативы. Для важных решений составьте
список «за» и «против» для каждого возможного варианта. На
этом этапе учтите свои цели. Принесет ли вам пользу это реше-
ние в долгосрочной перспективе? Поможет ли оно вам достичь
своих целей? Действительно ли это важно? Соберите всю инфор-
мацию, какую только можете. В зависимости от решения его поиск
может занять у вас менее минуты или целый месяц. Но знание
играет ключевую роль, поэтому усилия стоят того.
3. Выберите решение. Поскольку вы собираетесь взять на себя от-
ветственность за выполнение принятого решения, убедитесь в том,
что это лучший вариант. Сохраняйте благоразумие и не подда-
вайтесь влиянию слишком многих психологических факторов.
Если вы рассмотрели все свои «за» и «против», сделать это не
очень сложно. Однако не каждое решение потребует таких боль-
ших усилий. У вас всегда должна быть ясная картина целей
и приоритетов, чтобы на ее основе вы смогли определить, как они
связаны с решением, которое вы собираетесь принять.
4. Выполните решение. Независимо от того, какое решение вы при-
няли, наступает время действовать в соответствии с ним. Вы
должны выкинуть из головы другие альтернативы. Приняв реше-
ние, не тратьте впустую время на размышления о том, что могло
бы произойти. Это ничего не даст. Даже если вы приняли плохое
решение, то сможете только учиться на нем, но не возвратиться

<< Предыдущая

стр. 24
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>