<< Предыдущая

стр. 36
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

стемы? Если вы постоянно тратите
время на поиски чего-либо, то ваш
ответ на этот вопрос будет положи-
тельным. Есть ли какие-нибудь дру-
гие проблемы? Через минуту мы да-
дим вам некоторые конкретные со-
веты о том, как организовать свое
рабочее место. Однако у вас должны
быть свои собственные мысли, прежде чем вы воспользуетесь нашими
советами. Организационная система должна быть приспособлена к ва-
шим потребностям и привычкам, и то, что мы предлагаем, может быть
не таким эффективным, как ваша собственная идея. Для начала исполь-
зуйте наши советы, но настройте эту систему под себя, или она может
подвести вас.


Основы заложены
Ваше рабочее место будет отличаться от моего, но основы управле-
ния временем едины при любых различиях. Знание основ даст вам воз-
можность развить свою тактику управления временем. Некоторые мето-
ды подойдут многим; некоторые будут эффективными только для вас.


Организация рабочего пространства
Работаете ли вы в переоборудованном сарае или высотном город-
ском офисе, ваше рабочее место должно быть организовано. Поясним,
что это не обязательно означает чистоту и аккуратность. То, что может
быть организованным для вас, для другого человека может выглядеть
так, как будто здесь прошел торнадо. Важно знать, где именно можно
найти определенную вещь в любой данный момент, и создать некото-
рую хорошо настроенную систему.
Есть несколько способов решения этой задачи. Конечно, если вы уже
выбрали определенную систему, обязательно введите ее в действие.
Возможно, вам подойдет система, подобная той, которую вы использо-
вали дома. Чем более знакома система, тем легче придерживаться ее.
Это одна из причин того, почему важно приспособить любую систему
к своей индивидуальности. Было бы обидно тратить время и силы на
то, чтобы включить систему управления временем в свою жизнь, а уже
через несколько недель игнорировать ее. Если у вас нет ни малейшего
представления о том, с чего начать, вот несколько советов.


Документы
Пожалуй, лучше всего начать с короля всех проблем управления вре-
менем — документов. Если вы первым делом устраните это препятствие
со своего пути, вам покажется, что вся работа сделана (конечно, это
лишь ощущение). Бумаги, хоть они и не велики, занимают довольно
много места. Они имеют тенденцию накапливаться и умножаться с уди-
вительной скоростью. Они хуже термитов в бревенчатом доме, посколь-
ку могут за считанные часы дезорганизовать ваш офис. Но вы действи-
тельно способны взять их под контроле прежде, чем понесете невос-
полнимые потери.

Систематизация документов
Если это вообще возможно, берите в руки каждую бумагу только
один раз. Как только вы получите ее, выясните, что с ней нужно сде-
лать, и избавьтесь от нее. Найдите место для тех документов, которые
вы должны хранить в течение некоторого времени. Система реги-
страции документов в этом случае будет работать чудесно. Большин-
ство людей организуют такую систе-
му, используя алфавит. Она удобна
и проста. Но если вы действительно
не хотите зря тратить нервы и силы,
используйте систему хранения дан-
ных с цветовым кодированием. Ког-
да все помечено и правильно распо-
ложено, система регистрации может
стать вашей лучшей защитой от про-
блем с документами.
Если есть бумаги, которые вам по-
надобятся в течение дня, сложите их
вместе. Например, если вам нужно на-
писать отчет, соберите все бумаги
с необходимой для этого информаци-
ей в одну папку. Убедитесь в том, что отметили эту папку цветовым
кодом и сможете быстро найти ее. Вы можете использовать круглые
резинки, чтобы хранить бумаги вместе, если у вас нет под рукой папок.
Нет никакого смысла несколько раз подходить к папкам с данными,
если вы знаете, что точно будете использовать некоторые бумаги
в течение дня.

Лотки для хранения бумаг
Лотки для хранения бумаг — превосходные средства организации.
Они довольно вместительны и не занимают много места. Вы можете
назначить для каждого лотка определенную функцию. Например, для
бумаг, с которыми нужно работать немедленно, отведите верхний ло-
ток. Те бумаги, которые важны, но не нужны вам в настоящий момент,
удобно хранить во втором лотке. Специальный лоток можно выделить
для документов, которые должны быть отосланы (служебные записки
или письма). Вы можете даже использовать отдельный лоток для до-
кументов, содержание которых нужно запомнить. (Следует признать:
конечно, лучше брать документы в руки только один раз, но так полу-
чается не всегда.)
Главное — не позволяйте лоткам переполняться! Держите их под
контролем. Они нужны для легкого доступа к документам и облег-
чения вашей работы, а не для промедления и долгосрочного хране-
ния.
Осмотрите свой офис и оцените ситуацию с документами. Возмож-
но, у вас на работе уже сложилась определенная система, просто вы не
следуете ей. Не исключено, что вы даже никогда не задумывались
о такой системе. Пришло время взять все это под контроль. Решив про-
блему с бумагами, вы поймете, что остальной беспорядок устранить
довольно легко.


Удобство
Удобное расположение вещей в офисе прямо влияет на ваше управ-
ление временем, а также на устойчивость вашей системы организации.
Осмотритесь вокруг. Какие вещи вы
используете чаще всего? Находятся
ли они в пределах досягаемости, или
вы должны пересечь комнату, чтобы
добраться до них? Неудобное распо-
ложение вещей может разрушить си-
стему даже самых организованных
людей.
Скажем, вы по несколько раз в
день обращаетесь к ряду справочни-
ков. Эти книги расположены в дру-
гом конце комнаты. Даже при том,
что вы точно знаете, где они находят-
ся, и стараетесь поддерживать их в
порядке, все равно они становятся помехой для вашей организацион-
ной системы. Каждый раз, когда вам нужна книга, вы прерываете свои
дела, встаете и идете через комнату, то есть отвлекаетесь снова и снова.
Это отнимает у вас массу времени. Предположим, все эти физические
усилия утомили вас. Внезапно вам приходит в голову замечательная
идея: не возвращать книги на их законные места каждый раз после
использования. Вы оправдываете это тем, что они снова потребуются
вам, так зачем же тратить впустую время и силы? Но, поскольку вы
не ставите книги на место, вы загромождаете ими стол. Вы ничего не
можете найти под тяжелыми книгами. Более того, не все книги поме-
стятся на вашем столе, так что некоторые из них придется положить
на пол. Их страницы будут рваться, обложки станут изогнутыми... Вы
сумели превратить свой стол в зону
бедствия.
Ситуация кажется безнадежной.
В любом случае вы тратите впустую
время, верно? Так что же вам делать?
Вам нужно, как говорится, задушить
проблему на корню. Здесь поможет
небольшая перестановка. Не надо впа-
дать в панику. Будьте спокойны и
рациональны. Есть ли рядом с вашим
столом картотечный шкаф или другой
предмет мебели, который вы можете
поменять местами с книжным шка-
фом? (Только удостоверьтесь в том,
что перестановка не создаст точно такую же проблему.) Если есть, это
замечательно! Переставьте эти предметы, и проблема решена. Но если
вы используете этот картотечный шкаф так же часто, как и книжный
шкаф, вы столкнетесь с новой проблемой. Перестановка даст отрица-
тельный результат, но вы не можете втиснуть оба предмета в одно
маленькое пространство. Именно здесь очень пригодится ваше твор-
ческое мышление.
Возможно, вам нужны не все книги в шкафу, а только справочни-
ки. Вы подумали о том, чтобы повесить рядом со своим столом пол-
ку? Вы могли бы разместить эти книги на расстоянии вытянутой
руки, тогда не нужно будет переставлять книжный шкаф. Полка
хорошо смотрится и не занимает места на полу. Если полка не под-
ходит, подумайте о том, чтобы поставить на пол рядом со своим
столом миниатюрный контейнер или книжную стойку именно для
этих книг.
Отнеситесь творчески к организации своего рабочего пространства.
Расположите вещи так, как вам удобно. Вы не должны копировать
обстановку чужого офиса. Когда вы начнете организовывать рабочее
пространство в соответствии со своей индивидуальностью, вы обнару-
жите особый стиль своего офиса. Он станет вашим собственным, и вы
будете чувствовать себя в нем более комфортно, что, в свою очередь,
принесет пользу всему вашему управлению временем.
ГЛАВА 11 ВРЕМЯ НА РАБОТЕ


Незначительные детали
Теперь, когда мы разобрались с двумя большими проблемами, при-
шло время обратить внимание на мелочи. В обычном офисе, как пра-
вило, есть масса мелочей. Но помните: вы только что выиграли два глав-
ных сражения, так что небольшие «перестрелки» не должны стать про-
блемой. Сделайте все, что можно, для того, чтобы ваша рабочая зона
была удобной, легко доступной и более упорядоченной. Не стоит ле-
ниться.
На вашем столе, вероятно, есть дюжина вещей, которые время от
времени теряются или рассыпаются. Ручки, карандаши, скрепки, сши-
ватели, круглые резинки, кнопки, скотч — вы когда-нибудь тратили
время на поиски этих предметов? Всегда ли они на месте? У каждой
постоянно используемой вещи должно быть свое место. Для хранения
именно этих мелочей предназначена масса предметов. Посмотрите, что
есть в продаже в канцелярских магазинах. Можно просто отвести для
этих предметов отдельный ящик, разделив его на секции с помощью
картона, чтобы вещи не смешивались. Только убедитесь, что положили
эти предметы в удобное место, которое хорошо вписывается в вашу
систему.
Возможно, вам придется включить в свою систему другие элемен-
ты. Например, доска объявлений позволит вам убрать важные списки
со своего рабочего стола, но все же
оставить их в пределах видимос-
ти. Только удостоверьтесь в том,
что вы регулярно обновляете
доску объявлений. Не тратьте
время на просматривание бу-
маг, которые вам больше не
нужны.
Приобретите настоль-
ный календарь. Он доста-
точно большой для того,
чтобы записывать назначен-
ные встречи, заметки и лю-
бую другую информацию
для напоминания. Кроме
того, вы сможете сле-
дить за тем, что вас
ожидает в ближайшие
недели. Лучше купить
такой календарь, в ко-
тором внизу есть календарик на весь год. Тогда вам не придется посто-
янно перекидывать страницы назад и вперед.
Держите рядом с телефоном небольшую записную книжку. Сев за
свой стол, прежде всего напишите дату на верхней строке чистой стра-
ницы. Используйте эту страницу, чтобы делать заметки во время теле-
фонных бесед. Такие записи пригодятся позже, если вы не сможете
вспомнить детали информации, которую вам сообщили, или если кто-
то попытается отказаться от сделки, заключенной по телефону. Ска-
жем, вы не можете застать конкретного человека. Запишите его имя
и/или компанию, в которую звоните, и вопрос, который должны за-
дать. Легко забыть все телефонные звонки, которые вы делаете в тече-
ние дня. Когда на ваш звонок ответят, вам нужно будет просто загля-
нуть в записную книжку, чтобы освежить в памяти необходимую ин-
формацию.
Храните похожие предметы вместе. Например, канцелярские пред-
меты, фирменные бланки, конверты для писем с оплаченным ответом
и почтовые марки. Если вы держите предметы, подобные этим, вместе,
вы экономите время, избавляя себя от необходимости бегать по офису
каждый раз, когда должны отправить письмо.
Есть несколько способов держать под контролем эти мелочи. Луч-
ший способ для начала — обратить внимание на то, что вы используете
наиболее часто. Как только вы включите эти повседневные предметы
в организационную систему, то сразу почувствуете результат. Органи-
зация рабочего пространства даст вам больше свободы, ослабит стресс
и будет способствовать установлению равновесия между спокойстви-
ем и продуктивностью.


Многозадачный режим в офисе
Несомненно, в течение вашего рабочего дня будут дела, которые не
требуют большого внимания или мыслительных усилий с вашей сто-
роны. Они-то и будут главными кандидатами на многозадачный режим.
Все другие важные дела требуют всего вашего внимания, поэтому для
них многозадачный режим не подходит. Ниже даны некоторые советы,
относящиеся к обычным производственным условиям.
Используйте многозадачный режим во время разговора по те-
лефону. Телефонные разговоры во время других занятий —
наиболее предпочтительное дело для любителей многозадач-
ного режима. Для занятого человека почти невыносимо стоять
неподвижно во время разговора по телефону. К некоторым из
наиболее популярных дел, сочетающихся с разговором по те-
лефону, относятся наведение порядка на рабочем столе, реги-
страция документов, просмотр электронной почты, сортиров-
ка почты, корректировка планов и/или списка дел, сбор мате-
риалов для предстоящей встречи. Конечно, прежде чем начать
заниматься другим делом, не забудьте оценить важность теле-
фонного звонка.
Прерывайтесь на деловой завтрак. Другой популярный случай
для использования многозадачного режима — деловой завтрак.
Все мы должны есть, верно? Так почему бы не совместить встре-
чу с едой? Общение за едой — у многих любимый способ время-
препровождения, и это полезно
признать. Если вы подумаете об
этом, то найдете ряд неоспори-
мых преимуществ. В ресторанах
намного более спокойная и не-

<< Предыдущая

стр. 36
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>