<< Предыдущая

стр. 37
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

принужденная атмосфера, чем в
офисах. Иногда полезно встре-
титься именно в такой обстанов-
ке, но все зависит от предмета
встречи.
Используйте магнитофон. Если
ваши руки заняты — вы регист-
рируете или сортируете огром-
ную стопку документов, — воз-
можно, вам стоит подумать о покупке магнитофона. Вы можете
использовать его, чтобы надиктовать письмо, поупражняться в бе-
седе на тему продаж для предстоящей встречи, просто наговорить
заметки для самого себя, чтобы всякий раз, когда вам в голову
приходит какая-то мысль, не приходилось останавливаться и идти
записывать ее.
Используйте многозадачный режим с помощью электроники.
Компьютеры предоставляют большую свободу любителям много-
задачного режима. Если держать открытыми сразу несколько при-
ложений, то можно переключаться с одного на другое. Однако вам
следует держать открытыми только те, с которыми вы в настоящее
время работаете. Слишком большое количество открытых прило-
жений может привести к неразберихе и вызвать сбой в работе ком-
пьютера.
Передвигайтесь. Когда вы устраиваете перерывы (что следует
делать обязательно), чтобы размять мышцы, вам не помешает не-
большая приятная прогулка. Если аппарат факсимильной связи
находится в зале, подождите до перерыва, чтобы послать докумен-
ты. Однако многозадачный режим может быть полезен только
в том случае, когда вы устраиваете перерыв исключительно по фи-
зическим причинам. Если вы используете время перерыва, чтобы
голова стала ясной и свежей, не работайте в многозадачном режи-
ме! Это будет противоречить цели перерыва.
Есть, вероятно, и другие способы работы в многозадачном режиме.
Посмотрите, сколько вам предстоит проделать малопродуктивной ра-
боты. Если вы можете решать задачу без необходимости полностью
сосредоточиваться на ней, добавьте к ней подобную задачу. Вы стане-
те делать больше за меньшее время, если будете разумно применять
многозадачный режим.



Делегирование на работе
Делегирование — это слово, известное главным администраторам,
президентам и высокопоставленным должностным лицам. Считаете ли
вы совпадением, что люди, занимающие эти должности, знают, как пра-
вильно делегировать полномочия? Нет, это не случайно. Эти люди учи-
лись включать навыки делегирования в свои системы управления вре-
менем. Если вы хотите максимально использовать свое рабочее время,
подумайте о том, чтобы сделать то же самое.
Как вы помните, в главе 4 дано краткое описание основ делегирова-
ния. Чтобы освежить эту информацию, прочтите резюме основных ша-
гов.
1. Выберите задачу, которая будет делегирована.
2. Выберите человека для выполнения этой задачи.
3. Дайте конкретные указания.
4. Выбросьте из головы эту задачу и доверьтесь человеку, выбран-
ному для выполнения работы.
5. Напишите план для оценки продвижения работы.
6. Примите выполненную работу.
7. Похвалите человека, учитывая работу, которую он проделал.


Порядок соподчиненности в организации
Когда вы делегируете полномочия на работе, следует иметь в виду,
что это касается властной структуры. Те, кому вы делегируете полно-
мочия, считают вас представителем власти. Это значит, что вы должны
ГЛАВА 11 ВРЕМЯ НА РАБОТЕ

хорошо владеть навыками лидерства. Есть ли у вас навыки, в которых
вы нуждаетесь? Рассмотрим некоторые из наиболее общих навыков ли-
дерства.


Эффективная коммуникация
Вы должны уметь общаться эффек-
тивно. Не надейтесь, что кто-то и так
ключ —
будет точно знать, чего вы хотите от
это ВОПРОСЫ
него, даже если вы не донесете пра-
вильно свою мысль до этого челове- Если вы умеете общаться с
людьми, то это не значит, что
ка. Объясняйте как можно более под-
другие могут делать это так
робно и ясно. Важен и тон общения.
же хорошо, как вы. Для выяс-
Удостоверьтесь, что не говорите со
нения этого задайте любые
своими работниками снисходительно.
необходимые вопросы.
Да, вы можете занимать ответствен-
ную должность, но вы такой же чело-
век, как они.
Вы также должны быть чутким.
Не допускайте, чтобы сотрудники бо-
ялись вас. Они должны знать, что могут подойти к вам с проблемой
или вопросом. Выслушайте их и постарайтесь помочь. Вполне воз-
можно, что они придумают, как поднять производи-
тельность труда.


Мотивация
Вы можете думать, что у вас нет времени на то,
чтобы интересоваться уровнем мотивации работников.
Но на самом деле у вас нет времени, чтобы не делать
этого. Хороший лидер старается поддерживать общий
моральный дух на высоком уровне. Этого можно до-
стичь, наметив доклады о достигнутых результатах, орга-
низуя собрания персонала и регулярно награждая служа-
щих за хорошую работу. Можно также предоставить ра-
ботникам немного больше свободы. Это покажет им, что
вы верите в их способности, и они будут стремиться
оправдать это доверие.
Это лишь некоторые из качеств лидера. Вспом-
ните начальников, которых вы знали в своей жизни.
Какими качествами и навыками они обладали? Как только вы пред-
ставите себе хорошего лидера, сравните его с самим собой. Есть ли
такие области, в которых вам стоит совершенствоваться?


Налаживание связей
Вы знаете, что делегирование работы другим может значительно
повысить эффективность использования вами времени на работе. Но
знаете ли вы, что вам также будет полезно установить более прочные
связи с теми людьми, с которыми вы работаете? Если вы более ком-
фортно чувствуете себя в рабочей обстановке, ваше отношение ко вре-
мени изменится к лучшему. Благодаря этому вы создадите рабочее
пространство, которое будет способствовать повышению производи-
тельности труда и эффективному использованию времени.


Как наиболее эффективно
использовать поездку на работу
Неважно, далеко ехать вам до работы и обратно или всего 10 минут,
это время можно использовать рационально. Даже если вы не контро-
лируете, сколько времени уходит у вас на поездку, вы можете контро-
лировать то, как тратите это время. Независимо от того, едете ли вы на
своем автомобиле или добираетесь общественным транспортом, вы
можете эффективно использовать это время.
Есть ли в вашем плане такое дело, ко.торое хорошо сочетается с по-
ездкой на работу? Можете ли вы в это время делать что-нибудь
полезное для достижения своих целей? Подходите ко всему творчески.
Если, по вашему мнению, все, что вы можете делать — это сидеть как
пень, то у вас еще не сформировался тип мышления, свойственный
специалисту по управлению временем.


Общественный транспорт
Использование преимуществ общественного транспорта может при-
нести вам большую пользу. Если вы потратите два часа на поездку об-
щественным транспортом вместо получаса езды на своем автомобиле,
вы зря потеряете время. Но если общественный транспорт — разумный
выбор, рассмотрите этот вариант.
Общественный транспорт освобождает вас от стресса и ответствен-
ности, которая лежит на водителях. Вы не должны следить за движе-
нием и, следовательно, не обязаны уделять все свое внимание дороге.
Это значит, что вы можете заняться другими делами. Ваши руки не
связаны, вам не приходится рассредоточивать внимание, поэтому уро-
вень стресса может снизиться. Так что же вы собираетесь делать с этой
свободой?
Посмотрите на свой план. Есть ли какая-нибудь малопродуктив-
ная работа, с которой вы можете разобраться? Возможно, вы не успе-
ли что-то закончить из вчерашнего списка дел. Если вы хотите сде-
лать что-то, непосредственно связанное с вашим планом и/или спис-
ком дел, пусть это будет такое дело, для которого не требуется много
места и глубоких раздумий. Вы не должны забывать, что будете нахо-
диться в обществе других людей. Не всегда можно будет найти сво-
бодное место. Вероятно, будет много шума и других отвлекающих
факторов. Примите все это во внимание, решая, чем вам заняться
в дороге.
Один из способов обойти неизбежные отвлекающие факторы — про-
слушивание музыки. Что-нибудь приятное, но не слишком увлекаю-
щее вас. Легче перестать обращать внимание на внешние отвлекающие
факторы, если вы слушаете джаз. Однако музыка на должна завладе-
вать вашим вниманием, иначе она просто станет другим отвлекающим
фактором.
Вот некоторые советы относительно того, как с выгодой использо-
вать время в дороге при пользовании общественным транспортом:
О Почитайте газету. Если для вас важно знать о том, что творится
в мире, используйте это время на то, чтобы узнать о происходя-
щих событиях. Вы можете просмотреть заголовки и прочитать ин-
тересные статьи. Добравшись до места назначения, вы можете
выбросить газету, если там больше нет интересующей вас инфор-
мации.
Подготовьте служебную записку, которую нужно отослать кол-
легам или подчиненным. Служебные записки, как предполагает-
ся, должны быть составлены кратко и по существу, так что вам не
придется тратить на них много усилий или времени. Несложно
набросать черновик, чтобы вам не пришлось беспокоиться об этом,
когда вы придете в офис. Кроме того, для этого вам не потребу-
ется много места. Вы можете сделать краткие заметки стоя.
В случае необходимости можете даже использовать салфетку вме-
сто бумаги.
Изучите свой список дел на следующий день. Внесите любые
необходимые изменения. Сравните его с вашим планом. Все ли
принято во внимание? Может ли ваш день быть хорошим при-
мером эффективного использования времени? Если нет, то вне-
сите изменения прежде, чем погрузиться в суматоху следующе-
го дня.
Расслабьтесь. Если вы умеете расслабляться, не обращая внима-
ния на помехи, дорога может стать для вас идеальным временем.
Вы можете использовать это время для того, чтобы мысленно
подготовиться к предстоящему дню. Когда приедете на работу, то
уже будете готовы сразу взяться за дело. Окружающим, вероят-
но, потребуется немного времени, чтобы выпить чашку кофе пе-
ред тем, как приступить к работе. Вы получите большое преиму-
щество, если пройдете через это.
Сделайте что-нибудь, доставляющее вам удовольствие. Это
особенно верно, если выполняемая вами работа не приносит вам
радости. Возможно, вы любите читать, тогда прихватите с собой
тот фантастический роман, который вам пришлось отложить.
Возможно, вы ждете ребенка. Изучите список имен для него. Если
у вас есть любовник, запланируете романтический вечер. Подой-
дет все, что вызывает улыбку на вашем лице. Вам будет немного
легче работать, если ваш рабочий день начинается и заканчивает-
ся небольшими радостями.


Поездки на автомобиле
Если вы за рулем автомобиля, то продуктивно использовать вре-
мя в дороге несколько сложнее, чем при поездке на общественном
транспорте. Ведя машину, вы не можете полностью сосредоточиться
ни на чем, кроме ситуации на дороге. На вас лежит ответственность
перед самим собой и окружающими за соблюдение правил и инст-
рукций, обеспечивающих безопасное вождение. Вы не располагаете
той свободой, которая есть у вас при поездке общественным транс-
портом, но это не означает, что вы не можете использовать это вре-
мя эффективно.
Сначала выясним, чего вы не можете делать при вождении. Напри-
мер, вы не можете рассчитывать на свои глаза, руки и ноги для решения
дополнительных задач. Они уже за-
няты. Таким образом, чтение, письмо
и танцы исключаются. Здесь главный
приоритет — ваша безопасность. Даже
при том, что вы должны полностью со-
средоточиться на вождении, не считай-
те, что впустую тратите время. Преж-
де всего — приоритеты, помните? Это
поможет вам оставаться в рамках сво-
ей системы управления временем.
Если вам удобно использовать
многозадачный режим при вождении
и вы знаете, что сможете оставаться
при этом ответственным и осторож-
ным, обязательно подумайте о том, что вы можете делать, находясь
в пути. Посмотрите, можете ли вы воспользоваться следующими сове-
тами.
Изучайте иностранный язык. У вас есть в машине магнитофон
или плейер для компакт-дисков? Если есть, вы можете использо-
вать время в пути для обучения. Есть сотни хороших обучающих
курсов на кассетах и компакт-дисках, которые можно слушать при
вождении.
Мысленно готовьтесь к работе. Как и в случае поездки на обще-
ственном транспорте, вы можете использовать это время, чтобы
мысленно подготовиться к предстоящему дню. Подумайте о тех
делах, которые вы запланировали, и о других задачах, которые
вы хотели бы решить. Если вы освежите в памяти свои планы,
это будет так же полезно для начала работы, как чашка крепкого
кофе.
Мысленно произносите речь или читайте доклад, которые вам
нужно подготовить. Повторяйте про себя краткое содержание
речи, пока не будете хорошо ориентироваться в нем, поупражняй-
тесь в различных способах подачи материала. Используйте то
преимущество, что вас никто не слышит. Попробуйте разный тон,
паузы и интонацию, чтобы сделать речь более интересной. Если
вы достаточно поупражняетесь, вы будете более уверены в себе
во время презентации.
Прослушайте новости по радио. Вы можете узнать о текущих
событиях и о том, что происходит в мире. Если вы делаете это
каждый день, газеты будут вам не нужны, а это только убавит

<< Предыдущая

стр. 37
(из 41 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>