<< Предыдущая

стр. 23
(из 27 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Средний и функционирует).
приоритет –
приоритет –
Р Система
высокий риск
высокий риск
управления договорами
И
С В качестве примера того, как про-
думанная систематизация рутинных
К Высокий
Средний процессов повышает эффективность
приоритет –
приоритет – работы не только отдела, но и ком-
пании в целом, приведем созданную
средний риск
средний риск и успешно применяемую нами Систе-
му управления договорами. Очевидно,
что создание и одобрение догово-
низкий ров – одна из тех сфер деятельности
максимальный
ПРИОРИТЕТ юридического отдела, на которую
минимальный
затрачивается большое количество
времени и усилий. Мы постарались
внедрить систему, которая позволи-
сти) в течение месяца каждый со- ценности с затраченными ресурса-
ла бы минимизировать эти затраты
ми. Для эффективного управления
ветник и аналитик ведет лист учета
и сохранить существующий уровень
такими процессами мы применяем
времени. В таком листе отражается:
контроля над процессом и защиты
следующий алгоритм:
1) количество времени (в процентах),
интересов компании.
которое юрист тратит на решение
• определяем рутинный вид деятель-
задач для определенного клиента В числе предпосылок появления такой
ности (один из наиболее эффек-
(отдел продаж, маркетинга, персонала системы можно назвать: во-первых,
тивных способов для этого описан
и т.п.), и 2) распределение затрачен- наличие «библиотеки» договоров, со-
выше); зданных в компании к определенному
ного времени по видам деятельности
моменту; во-вторых, разработку и вве-
(составление или проверка проектов • обозначаем основные шаги, не-
дение в действие процедуры и формы
документов, исследование различных обходимые для структурирования
запроса договора, четко определяющих
вопросов, участие в проектах и т.п.). процесса с целью оптимизации
порядок действий и ответственных лиц
Подобный анализ позволяет опреде- трудозатрат;
при подготовке, одобрении и заклю-
лять рутинные процессы, оценивать
• структурируем процесс (например, чении договоров; в-третьих, уровень
приоритеты и отслеживать улучше-
развития организации, позволяющий
создав процедуру, в которой обо-
ния в соответствии с поставленными
этой процедуре полноценно работать,
значены действия каждого участни-
целями.
а не оставаться формальным и «мерт-
ка, подготовив формы документов
Общеизвестно, что рутинные процес- вым» документом.
для ускорения работы и т.п.);
сы часто отнимают много времени, не
• согласовываем предлагаемую Мы разделили ситуации, в которых
имея при этом приоритетного значе-
требуется заключение договоров,
ния и результата, сопоставимого по процедуру с клиентами и при не-
и соответственно сами договоры на
четыре категории:
Схема 2
1) сделки, попадающие в категорию
стандартных заказов на закупку
и заказов-соглашений на оказа-
ние услуг/выполнение работ, т.е.
стандартные местные закупки или
услуги/работы на суммы в опре-
деленных рамках и обычно без
предоплаты. Здесь используются
двухстраничные документы с ми-
нимально необходимым набором
условий, которые проходят согла-
сование по самой короткой схеме;
2) рутинные сделки с низким уровнем
риска со стандартизированными
коммерческими условиями, кото-
рые могут заключаться с использо-
ванием модельных договоров, т.е.
без одобрения финального проекта
договора юристом. Модельные
договоры – это типовые докумен-
ты, единожды одобренные и за-



53
КОРПОРАТИВНЫЙ ЮРИСТ • №7 • 2007 | УПРАВЛЕНИЕ КОМПАНИЕЙ | ЮРИДИЧЕСКИЕ ДЕПАРТАМЕНТЫ


фиксированные. Внесение в текст требующих улучшения, о наших силь-
и комментарии, которыми сопровож-
дался доумент. Для доступа к архиву
договора коммерческих условий ных сторонах и о степени важности
и статистического анализа информа-
не требует значительных усилий, той или иной области деятельности
ции создан удобный фильтр.
вероятность ошибки минимальна, юридического отдела для клиентов.
поскольку основная часть докумен-
На разработку системы управления Анкета по оценке качества использует-
та защищена от редактирования,
контрактами и ее налаживание ушло ся для индивидуальной оценки работы
изменения допустимы лишь в не-
немало времени и сил, но ее функцио- конкретных юристов выбранными клю-
скольких полях: количество, цена,
нирование существенно сократило чевыми клиентами. Анкета содержит
наименование контрагента, дата
аналогичные затраты на создание ограниченное количество вопросов,
и т.д. Проверять необходимо только
договоров и их одобрение юристами но общая схема функционирования
измененные поля, а в одобрении
и другими участниками процесса, данного инструмента аналогична той,
задействованы исключительно ра-
а также позволило обеспечить надле- которая задействуется при опросе
ботники отделов, непосредственно
жащий контроль и в целом повысить клиентов. Кроме результатов, опи-
инициировавших и обслуживающих
эффективность процесса. санных выше, но конкретизированных
сделку, что сокращает время на
в отношении каждого юриста, мы
согласование;
получаем от клиентов комментарии
Способы оценки эффективности
3) рутинные сделки со средним уров- и предложения по организации нашей
работы юридического отдела
нем риска, договоры для которых работы.
могут быть созданы их инициато- Совершенствуя работу департамен- Анкета по оценке качества и ее резуль-
рами на базе стандартных форм та, мы в то же время стремимся по- таты – это еще и инструмент для об-
и затем проверены юристом. Стан- стоянно оценивать результат своих суждения сотрудничества юридическо-
дартные формы защищены таким усилий. Деятельность корпоративного го отдела с клиентами, отслеживания
образом, что при их проверке юридического отдела не может сущест- изменений в оценке работы отдела
очевидны все внесенные в них из- вовать сама по себе, и ее эффектив- различными функциями предприятий
менения, что существенно ускоряет ность рассматривается сквозь призму и выявления конкретных потребностей
обработку; адекватности требованиям бизнеса. и запросов клиентов.
4) сделки, аналогичных которым В качестве инструментов такого ана- Анкета по оценке качества – эффек-
в практике компании еще не было. лиза мы используем: опрос клиентов, тивный инструмент при работе непо-
Здесь применяются «уникальные» анкету по оценке качества работы, средственно в организации. Однако
договоры, которые создаются юри- встречи с клиентами для обсужде- применять ее можно не чаще чем
стами на основании информации, ния различных вопросов взаимодей- раз в год, а потребности и пожелания
полученной от клиентов. ствия. клиентов необходимо отслеживать
Юристы при поддержке отдела заку- постоянно. Для этого мы регулярно
Опрос клиентов периодически прово-
пок разработали четкое руководство проводим встречи с клиентами, по-
дится глобально по ФМИ. Респонден-
по использованию описанных форм священные обсуждению их задач
тами выступают руководители всех
для тех, кто занимается подготовкой и выявлению пожеланий к нашей
подразделений и отделов компании.
контрактов. При этом было приложено работе, в ходе которых согласуются
Результат опроса оценивается как по
много усилий к определению областей приоритеты и уточняется, какие спо-
компании в целом, так и по каждому
бизнеса, требовавших и позволявших собы взаимодействия с юридическим
из регионов. Это общая оценка рабо-
осуществить стандартизацию доку- ты юридического отдела клиентами отделом представляются клиентам
ментооборота. Кроме того, пришлось (анонимная и в стандартизированной наиболее эффективными и какие
создавать формы контрактов, обучать форме). тренинги в юридической сфере или
внутренних клиентов их применению, консультации общего характера не-
Вопросы, на которые отвечают кли-
согласовывать порядок работы систе- обходимы тем или иным подразде-
енты при заполнении формы опроса,
мы и вносить необходимые изменения лениям.
делятся на группы (по ожиданиям
в корпоративную политику о договор-
в целом от работы юридического Все, о чем было рассказано в статье,
ных обязательствах.
отдела, по коммуникации и работе относится к организации деятельности
в команде, по предоставляемым
Внедрение описанной схемы упрости- корпоративного юридического отдела,
услугам и т.п.). Ответы выстроены
ло и ускорило весь документооборот. к нашей «кухне», обеспечивающей
по принципу, позволяющему систе-
Следующим шагом в совершенство- постоянное улучшение качества рабо-
матизировать результаты (например,
вании данного процесса стал перевод ты. Без сомнения, такая оптимизация
«почти всегда превышает ожида-
системы управления контрактами требует дополнительных усилий и яв-
ния»; «иногда превышает ожидания»;
в электронный вид. В 2005 г. было за- ляется своеобразным «приложением»
«обычно соответст вует»; «обычно
вершено создание электронной систе- к основным и непосредственным
не соответствует»; «почти всегда не
мы управления контрактами – Contract обязанностям корпоративного юри-
соответствует» и «неприменимо»).
Management System (далее – CMS). ста. Но подобная активность просто
Также респонденты отмечают степень необходима, поскольку ее результатом
Документы в CMS проходят тот же важности того или иного вопроса для становится реальное и очевидное
путь, что и их бумажные предшест- их деятельности. совершенствование работы отдела,
венники: контракт создается в системе
прозрачность и удобство процессов,
По результатам опроса, т.е. исходя
и автоматически попадает к соответст-
улучшение климата в коллективе.
из уровня удовлетворенности клиен-
вующим сотрудникам на одобрение.
В конечном итоге постоянный контакт
тов работой юристов, составляется
Однако до распечатки дело доходит
с клиентами, анализ собственной
рейтинг юридических отделов по
только на самом последнем этапе, ког-
деятельности, правильная расста-
регионам. Важность данной формы
да документ полностью согласован.
новка приоритетов и рационализация
исследования определяется тем,
рутинных процессов позволяет нам
что благодаря ее применению мы
Получив необходимые данные, систе-
оказывать максимально эффективную
получаем сравнительно объективную
ма направляет контракт по правильно-
информацию о сферах нашей работы, юридическую поддержку бизнесу.
му пути. В ней сохраняются все версии



54
КОРПОРАТИВНЫЙ ЮРИСТ • №7 • 2007 | РАЗРЕШЕНИЕ КОНФЛИКТОВ




ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЗЕМЕЛЬНЫХ
УЧАСТКОВ И ЛЕСОВ
В ВОДООХРАННЫХ ЗОНАХ
Предоставление земельных участков и лесов в водоохранных зонах
до принятия новой редакции Водного кодекса РФ осуществлялось
по согласованию с федеральным органом исполнительной власти
в области управления использованием и охраной водного фонда.
Автор статьи анализирует сложившуюся судебную практику по делам,
где вследствие отсутствия такого согласования ставился вопрос
о признании недействительным акта о предоставлении участка
и заключенного на его основе договора

согласования, необходимый момент связанные с осуществлением пред-
Владимир Дмитриев
принимательской и иной экономиче-
его получения и указывающих на
адвокат Адвокатской палаты
ской деятельности. В силу ст. 52 и 198
лицо, которое должно обращаться за
г. Санкт-Петербурга
АПК РФ прокурор вправе обратиться
согласованием. В ряде случаев суды
принимали обозначенную позицию1, в арбитражный суд с заявлением
о признании недействительным не-
а иногда не поддерживали ее2.
нормативного правового акта, если он
В последнее время было проведено Введение в действие с 1 января полагает, что оспариваемый ненорма-
достаточно много судебных разбира- 2007 г. новой редакции ВК РФ от тивный правовой акт не соответствует
тельств, связанных с применением 3 июня 2006 г., существенно либе- закону или иному нормативно-право-
ст. 112 Водного кодекса РФ (далее – рализовавшей правовой режим во- вому акту и нарушает права и закон-
ВК РФ), согласно которой земельные доохранных зон, не поставило точку ные интересы лиц в сфере предпри-
участки в водоохранных зонах водных в подобных спорах. нимательской и иной экономической
объектов предоставляются гражданам деятельности, незаконно возлагает на

<< Предыдущая

стр. 23
(из 27 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>