<< Предыдущая

стр. 10
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

заняться заполнением ежедневника или со-
ставлением календарного плана на следую-
щую неделю;
разобраться с проблемами персонала;
заняться текущей работой;
встретиться с людьми;
поразмышлять (идеи — великая вещь!);
послушать музыку;
послушать радио;
прогуляться или сделать несколько упражне-
ний, чтобы встряхнуться;
подготовить вопросы к собранию;
вздремнуть;
договориться о встречах;
заняться самооценкой.
Что можно сделать за 10 минут?
Часто периоды свободного времени длятся не
более десяти — пятнадцати минут. Может показать-
ся, что столь короткое время ничем существенным
не заполнить. Мы же предлагаем несколько простых
идей, как можно провести 10 минут с пользой и
экономией прочего вашего времени:
прочитать короткую статью или доклад;
прочитать несколько писем;
написать или надиктовать письмо или служеб-
ную записку;
прочитать несколько страниц пространного
документа;
заполнить ежедневник, подготовить график
работ на предстоящую неделю;
записать несколько мыслей;
прочитать и отправить сообщение по элект-
ронной почте;
сделать наброски к предстоящему выступлению.

Чтение требует времени
У многих людей значительная часть дня уходит
на чтение разного рода материалов. Потому вполне
разумным будет воспользоваться переходным вре-
менем для чтения документов или статей, на кото-
рые потом все равно придется тратить время. Одна-
ко для наиболее эффективного использования ко-
ротких свободных минут вы должны уметь быстро
добираться до непосредственно вас касающихся или
особенно интересующих разделов материала. Суще-
ствуют специальные приемы быстрого чтения, и к
ним мы еще обратимся ниже, в главе 7.
88
Я не собираюсь пропагандировать какую-то одну
из многочисленных техник быстрого чтения. При же-
лании вы сами можете с ними ознакомиться. При
том что любая из них может помочь обрести боль-
шую беглость чтения, не каждому захочется тратить
время на овладение ими. С другой стороны, каждый
человек может научиться быстрее читать статьи, до-
кументы и книги, если последует нескольким про-
стым советам:
1. Бегло просмотрите оглавление и предметный
указатель, чтобы понять, какие темы затра-
гиваются в материале.
2. Прочтите введение и заключение книги или
статьи (большинство объемных документов
предваряются кратким изложением содер-
жания).
3. Читайте только нужные вам главы или разделы.
4. Прочтите вводную часть и заключение главы.
5. Основные главы читайте медленнее, отмечая
важные моменты.
6. Что касается статей, то читайте первые не-
сколько абзацев, чтобы выяснить, нужно ли
вам все остальное, а также последние два
абзаца. Читайте всю статью, только если она
действительно вас заинтересует.

При такой методике подхода ко всякому мате-
риалу для чтения вы быстро научитесь отсеивать то,
что не представляет для вас пользы или интереса,
научитесь быстро находить нужные вам разделы.
Не обязательно прочитывать каждое слово тек-
ста, разве что это действительно необходимо — ска-
жем, при сверке данных перед публикацией соб-
ственного отчета. Избавьтесь от ощущения вины,
89
которое вы, возможно, испытывали когда-то в
школе, если не вчитывались в каждое слово изуча-
емого литературного произведения. Никто больше
не станет вас бранить, если вы прочтете только
три предложения. Если три предложения — это все,
что вам нужно в материале, значит, только их вам
и нужно читать.

Соответствие работы качеству времени
В переходное время вам не удастся поработать
над долгосрочным проектом, но вы сможете занять-
ся текущими или не столь значительными делами.
Следите за тем, чтобы характер работы, к которой
вы обращаетесь в период простоя, соответствовал
характеру временного промежутка. Время поездок
вполне годится для выполнения каждодневных или
вспомогательных занятий. Короткие периоды ожи-
дания подходят для решения краткосрочных задач.
Полчаса перед началом конференции могут быть
использованы для решения более серьезных, тре-
бующих концентрации вопросов и т. д.
Не пытайтесь заниматься в переходное время
сложными или жизненно важными проблемами. Ре-
зервируйте его для выполнения рутинных, но не-
обходимых задач, которые все равно придется ре-
шать, но которые теперь не будут висеть над вами в
основное рабочее время, не будут отвлекать от дел
первостепенной важности.

О пользе перерывов в работе
Кроме того, переходным временем можно вос-
пользоваться как передышкой, как возможностью
90
расслабиться или сделать несколько физических
упражнений. Не пренебрегайте им и как шансом
лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями.
Порой просто спокойно посидеть и подумать будет
для вас самым разумным способом проведения сво-
бодных минут. Вы не только сбросите с себя напря-
жение, но и сможете более объективно взглянуть
на занимающие вас в данный период проблемы без
отвлекающего воздействия с чьей-либо стороны.
Много времени не нужно — каких-то 20 минут по-
коя и размышлений вполне достаточно. Или прогу-
ляйтесь энергичным шагом по окрестным улицам,
чтобы улеглись эмоции, упорядочились мысли. Вы
наберетесь сил, напитаетесь энергией, одновременно
и подумаете, и разомнетесь.
Снять напряжение помогут несколько упражне-
ний на растяжку. По существу, любые короткие уп-
ражнения обеспечат вам приток адреналина, релак-
сацию и прояснение мыслей. Со своей стороны, не
менее благотворными могут оказаться несколько
минут, проведенные в кресле просто с закрытыми
глазами, за чтением главы романа или разгадыва-
нием кроссворда. Не всякую свободную минуту уда-
стся провести подобным образом, но так или иначе
с толком проведенное между делом время сделает
более приятным остаток дня.
Мери, главный бухгалтер, старается каждый день
выкроить в своем рабочем графике 20 минут на то,
чтобы просто посидеть в тишине и одиночестве. Ее
секретарь получает четкие инструкции самостоятель-
но разбираться в это время со всеми посетителями
и телефонными звонками. Двадцать минут размыш-
лений помогают Мери окинуть мысленным взором
полный спектр выполняемой ею работы.
91
Времясберегающие технологии

Современные технологии существенно повлия-
ли на характер использования переходного време-
ни. Сегодня значительную часть работы можно вы-
полнять вне стен офиса.

Диктофон
Это, бесспорно, удобное для составления писем
и служебных записок устройство (позже секретарь
оформит их в надлежащем виде) также может исполь-
зоваться вместо блокнота для фиксирования мыслей.

Портативный компьютер
Портативные компьютеры очень удобны, в час-
тности для использования в поездах и в периоды
пребывания в отелях. По возможности подключайте
компьютер к сети, поскольку его аккумуляторов
хватает, увы, лишь на несколько часов работы, а
потому они нуждаются в частой подзарядке.

Карманный компьютер
и электронный органайзер
Пожалуй, наилучшими инструментами являют-
ся карманные компьютеры и новые многофункци-
ональные электронные органайзеры. Они не только
позволят вам заниматься своим ежедневником (ка-
лендарным планом), но и обладают достаточно раз-
витыми возможностями по обработке текстов, а
потому вы сможете набрать на них небольшую ста-
тью или служебную записку. Далее текст может быть
92
либо распечатан, либо переправлен в офис на ком-
пьютер секретаря. Некоторые устройства допускают
подключение к мобильному телефону и обладают
емкими элементами автономного питания.
Как переносные, так и карманные компьютеры
и электронные органайзеры, оснащенные высоко-
качественными программами обмена электронны-
ми сообщениями, позволят вам пользоваться все-
ми преимуществами выхода в Интернет. Вы сможе-
те без труда знакомиться с содержимым своего
электронного почтового ящика, который в течение
дня может постоянно заполняться, а также своев-
ременно отвечать своим корреспондентам. При на-
личии большего количества времени можно поис-
кать в Интернете информацию по проекту, над ко-
торым в данное время работаете.

Магнитофон
Магнитофон (не диктофон, в котором исполь-
зуются мини-кассеты) удобен в поездках. При на-
личии персонального стереоплейера или автомаг-
нитолы вы имеете возможность прослушивать в до-
роге аудиоверсии книг для менеджеров и по
менеджменту, изучать иностранный язык, снижать
уровень стресса с помощью соответствующих запи-
сей — например, с аутотренингом, — наконец,
просто слушать музыку и расслабляться.


Сверхурочная работа
Многие бизнесмены пытаются повысить эффек-
тивность своей работы за счет использования не-
урочного времени: берут работу на дом, занимают-
93
ся делами во время отпуска. После напряженного
трудового дня в офисе они приходят домой и, по-
ужинав, проводят за работой еще час-другой. Во
время отпуска норовят вновь окунуться в дела, вне-
запно исчезают, чтобы сделать несколько звонков
или поработать над бумагами.
Если и вы поступаете так же, то есть повод пе-
ресмотреть свои подходы. Такое поведение не толь-
ко повышает вероятность стресса, но и несправед-
ливо по отношению к семье. Даже если вы живете
один, вам необходимо время для отдыха и развле-
чений. В противном случае вы не сможете работать
в полную силу тогда, когда это необходимо, то есть
в рабочие часы.
Было бы ошибкой категорично утверждать, что
брать работу на дом нельзя. Но когда вновь окаже-
тесь в подобной ситуации, подумайте, а нельзя ли
переделать эти дела в рабочие часы или вообще от
них отказаться. Отмечайте про себя, чем могли бы
заняться вместо взятой на дом работы, а кроме того,
задайтесь следующими вопросами:
мог бы кто-то другой разобраться с этими
вопросами?
нужен ли вам этот документ (статья, книга)
полностью?
можно ли заниматься этим делом в переход-
ное время?
нужно ли вообще им заниматься?

В итоге вы, возможно, обнаружите, что по край-
ней мере половину того, что делаете дома, можно
бы было сделать на работе.
Если вам все же приходится брать работу на дом,
отводите ей строго определенное время. Дайте себе,
94
скажем, один час, а потом решительно отклады-
вайте дела. Или возьмите обязательство посвящать
внеурочной работе не более трех часов в неделю.
Каким бы ни было ваше решение, не позволяйте
работе лишать вас личной жизни.
То же касается и отпуска. Близкие не оценят ва-
шего рвения, если вместо того, чтобы проводить с
ними время на пляже, вы, обложившись бумагами,
будете сидеть в номере отеля. Опять же необходимы
ограничения. Иногда действительно приходится при-
хватывать работу с собой на отдых. Дерек, старший
менеджер, всегда имеет при себе в период отпуска
материалы для чтения. Но он ограничивает работу с
ними одним или двумя вечерами, непосредственно
предшествующими выходу на работу. К тому време-
ни он уже успевает в полной мере насладиться об-
щением с семьей, чувствует себя отдохнувшим и
набравшимся сил. Последние же два вечера он ис-

<< Предыдущая

стр. 10
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>