<< Предыдущая

стр. 11
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

пользует на то, чтобы облегчить себе переход к на-
пряженному рабочему графику.
Если видите, что постоянно загружены работой
дома, воспользуйтесь советами этой книги, чтобы
переосмыслить характер использования рабочего
времени. Серьезно задумайтесь над тем, в достаточ-
ной ли мере вы делегируете какие-то из своих фун-
кций. Сегодня очень популярен термин «наделение
полномочиями». Успешно действующие руководи-
тели позволяют членам персонала принимать на себя
столько ответственности, сколько они реально спо-
собны нести. Как следствие люди проявляют целеу-
стремленность в работе, а сами руководители полу-
чают возможность обратиться к наиболее серьезным
вопросам своей компетенции (об искусстве делеги-
рований читайте в главе 10).
95
Покупайте время
Если вы или ваша компания можете себе позво-
лить, без колебаний оплачивайте услуги людей, спо-
собных справиться с вашими рутинными обязаннос-
тями, выполнять которые необходимо, но которые
отнимают у вас или у вашего персонала непомерно
много времени. К примеру, что касается домашних
дел, то можно пригласить человека, который будет
заниматься глаженьем белья или уборкой. На работе
можно нанять кого-то, кто возьмет на себя комплек-
тование почтовых отправлений или доставку докумен-
тов. О какой бы работе речь ни шла, затраты окупятся
за счет выигрыша во времени, которое можно будет
употребить на более важные дела.
Резюме
Переходное время, или время вынужденного про-
стоя, — это свободные промежутки времени, то и
дело возникающие в течение дня. К той же категории
относится время подготовки к тому или иному заня-
тию, которое может быть сокращено или использо-
ваться более эффективно. Все это ваш потенциаль-
ный резерв. Выявите собственные запасы переходно-
го времени и продумайте, как можно ими
воспользоваться. Сократите периоды непродуктивно-
го времени и, когда только возможно, старайтесь за-
ниматься несколькими делами одновременно. Ищите
тихие уголки, где бы вы могли сосредоточиться, или
создавайте собственную «экологическую нишу». Под-
готовьте отдельный план использования переходного
времени. Имейте под рукой специальную папку и бе-
рите ее с собой всякий раз, когда покидаете офис. Не
пренебрегайте использованием части переходного
времени для отдыха и размышлений.
В этой главе рассказывается о том, как начать,
когда очень не хочется. В ней разъясняется, что та-
кое промедление, почему люди медлят и как с этим
бороться. В главе приводятся практические советы
по преодолению нежелания приниматься за дело.


Без начала не будет и конца
Промедление есть следствие склонности под
любым предлогом оттягивать с началом какого-то
действия. Все мы без труда находим, чем заняться,
лишь бы не делать то, что нужно. А не выпить ли
еще одну чашку кофе, не почитать ли газету или
посмотреть телевизор, не прояснить ли лишний раз
в разговоре с боссом детали предстоящего проек-
та? Хорошо известные и весьма популярные спосо-
бы «тянуть резину». А между тем вся эта гора писем
на рабочем столе требует вашего немедленного вни-
мания.
Проблема же состоит в том, что работу все рав-
но придется делать, а если вы постоянно ее от-
98
кладываете, то рано или поздно будете пытаться
втиснуть целиком в очень ограниченные временнбе
рамки. Такая ситуация ввергнет вас в еще большее
уныние. И когда вы достигнете этой стадии, един-
ственный путь к выполнению работы будет лежать
все через то же ее начало.
Обыкновение медлить чревато с легкостью пе-
рерасти границы временного явления и превратиться
в устойчивую привычку. Почему же мы медлим с
выполнением работ? Объяснений можно привести
несколько:
страх потерпеть неудачу;
отсутствие интереса к заданию;
наличие более увлекательных занятий;
нехватка времени;
обескураженность характером работы;
незнание того, как выполнить работу;
предъявление очень высоких требований к са-
мому себе;
намерение слишком много взять на себя;
усталость;
неуверенность в необходимости работы;
отсутствие определенности в конечных целях;
наличие других беспокоящих вас проблем.

Список можно продолжить, а причины, по ко-
торым люди медлят с началом работы, вполне ве-
роятно, у каждого будут свои.
Некоторые из причин имеют общие основания.
Так, общее между страхом перед возможной неуда-
чей и предъявлением к себе очень высоких требова-
ний состоит в ощущении собственной неспособно-
сти выполнить работу достаточно хорошо. Обеску-
раженность характером работы, непонимание того,
99
как ее делать, и неопределенность в целях означа-
ют, что вы плохо представляете себе, как следует
браться за выполнение такого задания. Нехватка
времени и намерение слишком много на себя брать
свидетельствуют о дефиците организационных на-
выков. Если мысль о задании наводит на вас тоску,
если вы считаете его малозначительным и у вас есть
более интересные дела, то вам стоит пересмотреть
свое отношение к данной работе как таковой. Если
же вы ощущаете усталость или озабочены другими
проблемами, значит, пришло время заняться эти-
ми проблемами вплотную.
Катрин, менеджер небольшой типографии, —
типичная волынщица. Объем возложенных на нее
обязанностей представляется Катрин невыполни-
мым, что и заставляет ее постоянно откладывать
дела «на потом». Она часто подолгу задерживается
на работе, поскольку в течение дня привычно мед-
лит с началом многих дел. Ворох требующих внима-
ния бумаг на столе приводит Катрин в ужас, и ми-
нует много чашек кофе и не меньше разговоров с
персоналом, прежде чем она обратится к бумажной
работе в своем кабинете. На остальных работников
такая ситуация действует не лучше, поскольку им
приходится самим добиваться от менеджера инст-
рукций и буквально заставлять ее оформлять необ-
ходимые документы. Работа угнетает Катрин, она
чувствует себя безнадежно увязшей в трясине дел.
К счастью для вас и для Катрин, как бы и по
каким бы причинам вы с делами ни тянули, спосо-
бы выправления ситуации одни те же:
приступайте к работе немедленно;
определитесь, что конкретно вы должны сде-
лать;
100
разбейте задание на ряд поэтапных действий;
определите приоритетность задач, которые
предстоит решить;
установите сроки;
нейтрализуйте отвлекающие моменты;
незамедлительно принимайтесь за решение
первой задачи;
оставьте время для анализа, внесения изме-
нений и окончательного оформления.


Приступайте к работе немедленно
Какой бы работой вам ни предстояло занимать-
ся, существует только один способ с ней разделать-
ся — взять быка за рога, то есть приступить к работе
немедленно. Понятно, что нельзя бросаться на нее
очертя голову, не разобравшись, что и как надо
сделать. Но вы можете немедленно приступить к под-
готовительному этапу — сбору информации и мате-
риалов для принятия решения о способах решения
проблемы. Таким образом вы уже твердо встаете на
путь, который ведет к ее решению.
Что конкретно вы должны сделать?
Во-первых, взгляните на работу и решите, что
должно быть сделано. Если вам поручено составле-
ние отчета, то предстоит собрать информацию, про-
консультироваться с коллегами, написать отчет,
выяснить мнение о нем коллег, передать отчет в
печать и, наконец, придать ему подобающее офор-
мление. В зависимости от статуса отчета последнее
может означать переговоры с типографией по по-
воду специальных шрифтов, деталей выполнения
обложки и переплета.
Так что же конкретно предстоит сделать лично
вам? Секретарю или помощнику может быть пору-
чен сбор какой-то части информации, с чем они
вполне справятся, только снабдите их четкими ин-
струкциями и установите срок исполнения. Колле-
ги могут дать свои отзывы по черновому экземпля-
ру, но им также должен быть установлен срок. Пе-
чать набело в состоянии организовать секретарь или
помощник. Вы дадите заглавие отчета для обложки,
утвердите ее дизайн, а остальное можно будет до-
верить специалистам, как в самой компании, так и
вне ее. Наконец, вы проверите и утвердите оконча-
тельное оформление обложки непосредственно пе-
ред началом производства тиража. Рассылку экзем-
пляров отчета по подготовленному вами списку ад-
ресатов опять же организует ваш секретарь.,
Итак, то, что еще недавно представлялось ко-
лоссальной работой, на поверку оборачивается до-
вольно ограниченным числом дел, а именно:
установлением сроков для каждого этапа ра-
боты;
классификацией информации;
102
написанием отчета (процесс может быть раз-
бит на более мелкие этапы);
учетом отзывов коллег;
утверждением текста на обложке и ее дизайна;
оценкой окончательного варианта текста и
оформления;
подготовкой рассылочного списка;
сверкой и утверждением окончательнго вида.


Разделение задания
на ряд поэтапных действий
Надеюсь, вы не станете есть большой пирог це-
ликом за один присест. Естественно, сначала вы его
порежете на порции и будете наслаждаться в не-
сколько приемов, кусочек за кусочком. Принцип
применим ко всякому заданию, которое предстоит
выполнить. К тому же так работа не будет выглядеть
слишком пугающе. Гораздо проще начинать с не-
больших «кусков» и стараться не воображать всю
громаду того, что вас ожидает. Катрин, например,
смотрела на свою каждодневную работу и представ-
ляла ее в виде одного нескончаемого потока, ис-
черпать который полностью у нее не было никаких
шансов. Не удивительно, что она собиралась с ду-
хом только к самому концу рабочего дня.
Итак, определившись с тем, что конкретно вам
предстоит, разделите каждое задание в рамках боль-
шой работы на ряд более мелких шагов. Так, для
оценки окончательного варианта текста отчета и его
оформления вы должны будете:
включить в свой рабочий график время на
проверку;
103
удостовериться, что оригинал у вас под ру-
кой;
прочитать корректуру;
сверить соответствие оформления утвержден-
ному дизайну;
пометить, какие изменения необходимо внес-
ти;
позаботиться об отправке материала с пос-
ледними инструкциями в типографию.
Этот метод работы применим ко всему, что вам
нужно делать. Пусть каждое ваше действие будет
незначительным, таким, чтобы вы совершали его
без внутреннего содрогания. Последовательно, шаг
за шагом продвигайтесь к выполнению задания.
Таков принцип деления, казалось бы, трудно-
выполнимой задачи на небольшие и вполне реаль-
ные для исполнения фрагменты. Каждый фрагмент
может быть разбит далее на еще более мелкие части.
Например, что касается написания текста отчета,
то утром за несколько часов вы можете написать
вступление, а затем в течение двух послеобеденных
отрезков рабочего дня справиться с основным его
разделом.

Определите приоритетность задач
Если работа ужасает вас своим объемом, вся
загвоздка может состоять в том, что вы не знаете, с
чего начать. Если начнете с выполнения первой же
подвернувшейся под руку задачи и станете столь же
бессистемно продвигаться и дальше, работа по-пре-
жнему будет представляться вам бесконечной, а
ваше состояние будет близко к депрессивному. Этим
обстоятельством вы будете пользоваться как поводом
104
к постоянным отсрочкам. Трудно надеяться на ус-
пешное начало работы, если вы не знаете, в каком
порядке станете выполнять каждый ее этап.
Как и при решении любой задачи, выясните, на

<< Предыдущая

стр. 11
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>