<< Предыдущая

стр. 12
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

какие этапы работа может быть разбита, и далее
установите их приоритетность. Сначала беритесь за
те, что в наибольшей степени требуют исследова-
тельских и организационных усилий, а затем уже
переходите к остальным. Другой вариант — начать с
наиболее простой задачи, чтобы обрести веру в себя,
а когда почувствуете себя уверенно, приступайте к
самому сложному. Вы наверняка обнаружите, что
стоит только взяться за дело, как оно уже не кажет-
ся таким уж сложным и устрашающим.




Установите сроки
Чтобы дела делались, должны быть установле-
ны сроки их выполнения. Иногда сроки определя-
ются другими людьми, и в ваш рабочий день, ме-
сяц и год будет заведомо вкраплено бесконечное
множество частных заданий.
Если сроки не установлены, сами позаботьтесь
об их назначении. Если хотите написать повесть,
отведите себе на это один год; основы испанского
изучите за период с января по начало июня; дайте
105
себе две недели на проработку предложений началь-
нику; полчаса для ответов на утреннюю корреспон-
денцию.
Сроки — это не так страшно, как может пока-
заться. Вместо того чтобы относиться к ним как к
злу, ввергающему вас в панику, рассматривайте их
как удобный инструмент организации работы. Ус-
тановлены ли сроки вами самим или кем-то еще,
стройте на них свой рабочий график. Разбивая зада-
чу на более мелкие шаги, решите, сколько времени
понадобится на выполнение каждого и как размес-
тить их в своем расписании. Оставьте достаточно
времени для завершающего этапа проверки, внесе-
ния окончательных изменений и дополнений. Пос-
леднее важно. К примеру, выполняющие исследо-
вательскую работу студенты часто недооценивают
объем времени, который требуется на редактирова-
ние реферата, составление библиографии и переч-
ня ссылок.
Если задача по-прежнему выглядит устрашаю-
ще, совместите сроки завершения каждого этапа и
всей работы в целом с неким вознаграждением. На-
пример, закончив написание главы книги, позвольте
себе в течение получаса почитать роман. Если рабо-
таете в офисе, вознаграждайте себя по сумме сде-
ланного. Заведите «список призов» и обращайтесь к
нему по окончании рабочего дня или недели.
Поощряйте себя
Нет ничего зазорного в том, чтобы баловать себя
по завершении очередного этапа работы. Назначьте
себе премию за выполнение каждой части проекта
или крупного задания, над которыми работаете. При
этом награда может быть чем-нибудь совершенно
обыденным, вроде плитки шоколада или еще од-
ной чашки кофе. Если они действительно доставят
вам удовольствие, не скупитесь.

Назначайте себе «встречи»
Преодолеть склонность к промедлению можно
путем назначения себе «встреч» (вроде тех, время
которых уже отмечено в вашем ежедневнике) для
начала и окончания работы над заданием. Вместо
того чтобы приниматься за работу когда придется
или откладывать ее на последний момент, делайте
соответствующие пометки в ежедневнике. В этом
случае вы не сможете заниматься в назначенный
час чем-то другим, поскольку данное время уже
зарезервировано за конкретным заданием. Прием
оказывается эффективным в отношении частных
задач и отдельных этапов крупных проектов. Убеди-
те себя, что вам назначено начало выполнения ра-
боты и вы должны взяться за нее вовремя.


Нейтрализуйте отвлекающие моменты

Необходимость реагировать на внешние факто-
ры — излюбленное оправдание любителей отклады-
вать дела на потом. Телефонные звонки, посетите-
107
ли, торговые агенты, просто те, кто «заглянул на
минутку», — все это удобные предлоги и основа-
ния для отсрочек. Чтобы с успехом бороться с соб-
ственной склонностью медлить с началом работы,
необходимо максимально сократить число отвлека-
ющих моментов.
О телефонных звонках мы поговорим более под-
робно в главе 8. Сейчас заметим только, что ис-
пользование автоответчика или договоренность с
секретаршей о том, что она сама будет в опреде-
ленные периоды времени разбираться со всеми звон-
ками, избавят вас от необходимости общаться с
большинством абонентов.
С визитерами несколько сложнее. Если в функ-
ции вашего подразделения входит общение с посе-
тителями, сделайте так, чтобы кто-то из персонала
отвечал за работу с ними в определенные часы или
дни недели, а вы бы в это время спокойно занима-
лись своими делами. Можно делегировать сотрудни-
кам ответственность за работу с посетителями по-
переменно, каждый в определенный день недели,
вследствие чего у всех появится возможность в ос-
тальные дни работать спокойно, не отвлекаясь на
посетителей.
Что касается торговых агентов, то секретарь мо-
жет сразу предупреждать их о том, что для общения
с ними отведены конкретные дни и часы. Либо по-
ручайте кому-то из сотрудников контактировать с
коммерсантами. В принципе продавцы не должны
проникать в офис дальше входа, а их звонки — рас-
пространяться дальше секретаря.
Труднее всего справиться с теми, кто, проходя
через ваш кабинет или мимо вашего рабочего стола
в офисах с открытой планировкой, останавливает-
108
ся просто «переброситься парой слов», или «потому
что это быстрее, чем звонить», или потому что «вид-
но, что ты на месте». Разговор часто начинается с
утверждения, что дело займет не более пяти ми-
нут, но обычно человек задерживается дольше, осо-
бенно если вы сами пользуетесь визитом как пред-
логом для перерыва в работе. Подобные отвлекаю-
щие моменты не только съедают ваше время, но и
становятся прекрасным поводом к тому, чтобы не
заниматься работой.
Для эффективной борьбы со случайными визи-
терами нужна особая стратегия. Во-первых, реши-
те, ради кого вы готовы приостановить работу. К этой
категории людей, вероятно, будут отнесены ваши
боссы, но и в этом случае, если вам необходимо
заняться важной работой, вы можете попросить о
возможности встретиться позже, когда с делом бу-
дет покончено. Что касается всех остальных посети-
телей, то подумайте, как держать их по ту сторону
своей двери. Вопрос особенно актуален, если на пути
к ней нет ни секретаря, ни других представителей
вашего персонала. Если же вы находитесь под на-
дежной защитой, то случайным посетителям — кро-
ме членов «привилегированной» группы — ход к
вам может быть заказан.
Возможно, у вас нет намерения избегать всех
контактов, и многие менеджеры как раз таки при-
держиваются политики «открытых дверей». Однако
излишек незваных гостей может вылиться в малые
объемы выполняемой работы при том оправдании,
что «человеческое общение» — крайне важная вещь.
Применяемая вами стратегия должна обеспечивать
вашу доступность, но только на ваших же условиях.
Добейтесь сокращения числа отвлекающих мо-
ментов применением следующей тактики:
109
вешайте на дверь или ставьте на рабочий стол
табличку, обозначающую вашу абсолютную
или относительную занятость (например,
красную как призыв не беспокоить, а зеле-
ную в случае готовности вести разговор);
поставьте в известность потенциальных по-
сетителей о невозможности общения с ними
в конкретные часы или дни недели;
выбирайте для работы более спокойные мес-
та — например, конференц-зал, комнату со-
вещаний совета директоров или кабинет для
проведения интервью;
заприте свою дверь.




Незамедлительно принимайтесь
за решение первой задачи
Когда уясните для себя, что предстоит сделать,
определитесь с первой своей задачей и немедленно
принимайтесь за ее выполнение. Какие бы чувства к
конкретной задаче вы ни испытывали, лучший спо-
соб справиться с ней — приступить к работе как
можно скорее, не откладывая. Даже небольшой шаг
к выполнению работы улучшит ваше к ней отноше-
ние и облегчит дальнейшее продвижение. Как уже
110
говорилось ранее, помочь себе вы можете делением
задачи на более мелкие операции.
Если, несмотря ни на что, начало работы пред-
ставляет для вас значительную проблему, попро-
буйте следующее:
сделайте сначала самое простое, чтобы при-
ободриться;
сделайте самое сложное, чтобы остальное та-
ковым уже не казалось;
убедитесь, что все готово для немедленного
старта;
если вам просто необходимо выпить чашку
кофе, поставьте ее перед собой на рабочем
столе;
обещайте себе награду за выполнение каждо-
го этапа работы, например, в виде чтения не-
скольких страниц любимого романа, корот-
кой прогулки на воздухе или конфеты;
представьте себе счастливый момент завер-
шения работы;
начните как угодно и с чего угодно, только
бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться
вдохновения, часто просто берут лист бумаги
и пишут на нем все, что придет в голову).


Оставьте время для анализа,
внесения изменений
и окончательного оформления
Худшим следствием промедления является то,
что вы не оставляете себе достаточно времени на
завершение работы. Это проверка результата и вне-
сение необходимых изменений. Кроме того, у вас
111
должно оставаться время для анализа конечного ре-
зультата и выяснения, является ли он желаемым
или мог бы быть лучше, достигнут быстрее и стоить
дешевле. Наконец, вам необходимо убедиться, что
выполнены все этапы работы, которые необходимо
скомпоновать в одно целое и придать надлежащий
вид. Еще одна, на этот раз последняя, проверка го-
товности работы, и дело сделано.
Если вы заранее не оставляете себе времени на
перечисленные действия, то начинаете паниковать и
комкать работу. Если же знаете, что предусмотрели
достаточно времени для всего, то с приятным чув-
ством станете продвигаться к завершению работы.
Оценивая, сколько времени вам потребуется на
проверку сделанного, ориентируйтесь на ранее вы-
полненные задания и, соответственно, составьте гра-
фик предстоящей работы. Оставьте достаточно време-
ни на случай непредвиденных осложнений, и вы без
труда впишетесь в установленные сроки. Уверенность
в том, что в последний момент у вас не будет основа-
ний для паники, облегчит вам начало работы.




Что хорошо, то хорошо
Возможно, вы из тех людей, которые отклады-
вают выполнение работы из опасения, что конеч-
ный результат будет далек от совершенства. Вы ус-
танавливаете для себя высокую планку и боитесь,
что не оправдаете собственных ожиданий.
112
Так вот, вы заблуждаетесь, полагая, что другие
возлагают на вас столь же большие надежды. Да,
они рассчитывают, что работа будет выполнена в
срок и на достаточно высоком профессиональном
уровне. Но если вы будете постоянно тянуть с нача-
лом работы из-за нежелания выдать нечто, что не
соответствует вашим внутренним стандартам, то
рискуете, во-первых, вызвать недоумение босса и
коллег по поводу вашего отношения к делу, а во-
вторых, подвести их, сдав задание позже установ-
ленного срока. Это что, лучше?
Задание, которое вы выполните, должно удов-
летворять требованиям работы, ни больше ни мень-
ше. Если задание выполнено, проверено, установ-
лено его соответствие поставленной задаче и сро-
кам, значит, вы справились с ним. Бесконечные
проверки и перепроверки не улучшат результата, и
чем больше вы будете ими заниматься, тем сильнее
будет ваш страх по поводу качества сделанного.

<< Предыдущая

стр. 12
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>