<< Предыдущая

стр. 16
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

учебному предмету. У него оставалось все меньше
времени на подготовку к занятиям и на работу в
клубе для выпускников. Робкие попытки Роджера
воспротивиться уговорам коллег обычно не имели
успеха, а на твердое «нет» он никак не мог решить-
ся. Как-то Роджер упал в обморок прямо на пороге
классной комнаты и последующие четыре месяца
провел дома. Диагноз — стресс. За это время Роджер
успел переосмыслить свои приоритеты. Сегодня он
вежливо, но решительно отказывается от всякой
дополнительной нагрузки, за исключением случа-
ев, когда его помощь абсолютно необходима школе.
Теперь он гораздо свободнее чувствует себя в клас-
се, поскольку полностью контролирует свою рабо-
ту; у него остается достаточно времени и чтобы по-
общаться с членами клуба выпускников. Его совет
таков: «Если коллеги пытаются вами понукать, зна-
чит, они вас не уважают. Делу будет от вас больше
пользы, если вы будете хорошо выполнять работу,
за которую вам платят. Да, людям надо помогать,
но только если ваша помощь действительно необ-

138
ходима, а не по кем-то заведенному обычаю или
из опасения прослыть эгоистом».


Отказ друзьям
Говорить «нет» друзьям, вероятно, еще труднее,
так как с ними объединяют более близкие отноше-
ния. Вы можете опасаться, что в случае отказа боль-
ше их не увидите или что они станут за глаза гово-
рить о вас малоприятные вещи. А возможно, вам
просто хочется делать этим людям приятное, пото-
му что вы их любите и считаете, что друзья для того
и существуют, чтобы помогать друг другу.
Но если друзья в случае вашего отказа о вас за-
будут, то заслуживают ли они этого звания? Насто-
ящий друг должен понимать, что вы при первой
возможности скажете «да», а если говорите «нет»,
значит, действительно помочь не можете. Не думай-
те, что непременно должны соглашаться на любые
предложения со стороны друзей. Вы были бы очень
скучным человеком, если бы не имели никаких дру-
гих дел и обязательств. Не чувствуйте за собой вины,
когда вынуждены отвечать отказом. Только непре-
менно объясните причину и предложите помочь или
увидеться в другой раз. Такова жизнь, и необходима
готовность к взаимному компромиссу.
Превращение отказа в согласие
Может звучать странно, но нередко вы действи-
тельно можете превратить свой отказ если и не со-
всем в согласие, то уж точно во что-то иное. На-
пример, вам, возможно, придется отказать друзьям
в просьбе каждое утро подвозить их детей до шко-
лы, поскольку в этом случае вы будете опаздывать
на работу. Одновременно вы можете предложить раз
в месяц в субботу проводить с их детьми целый день,
чтобы у родителей была возможность вместе прой-
тись по магазинам и поиграть в теннис. Заодно и у
ваших собственных детей появятся новые друзья и
компания для игр на все время, что вы будете за-
ниматься в саду своими эскизами. В итоге вы только
укрепите отношения с друзьями и при этом не по-
ступитесь своими приоритетами.
Тому же принципу можно следовать и на работе.
К примеру, если сегодня вы не сможете остаться
ради Пита после работы, но через пару дней у вас
будет время, чтобы помочь ему в подборе материа-
ла для отчета президенту компании, так и скажите.
Пит будет вам благодарен, а вы сможете восполь-
зоваться плодами грядущих изысканий при работе
над собственным проектом. К тому же вместе с от-
четом Пита президент может узнать и о вас как об
одном из авторов работы.


Как сказать «нет»
и при этом не обидеть
Теперь, когда вы настроились на то, чтобы го-
ворить «нет» без дрожи в голосе, ознакомьтесь с
десятью способами выражения отказа, которые не
оскорбят чувства собеседника. Помните, что «нет»
экономит время, а потому произносите свой моно-
лог с сознанием собственной правоты.
1. Нет, но на следующей неделе мы могли бы...
2. Нет, но что, если я...
3. Нет, я буду занят до...
4. Нет, сейчас мне необходимо закончить...
5. Нет, к сожалению, я должен...
6. Нет, извини, но я не могу...
7. Нет, боюсь, мне придется...
8. Нет, но ты можешь смело обращаться ко мне
через...
9. Нет, однако я смог бы...
10. Нет, сейчас это невозможно, но...
Если и после этого вам трудно произнести сло-
во «нет», воспользуйтесь менее категоричными фор-
мулировками. Вот вам еще несколько вариантов веж-
ливого, но недвусмысленного отказа:
1. Извини, но...
2. К сожалению, это невозможно, потому что...
3. Боюсь, что...
4. Заманчиво, однако...
5. Я бы с удовольствием, но...
6. В другой раз я бы с радостью (если это дей-
ствительно так), да вот...
Резюме
Умение говорить «нет» является одним из наи-
более важных приемов техники управления време-
нем. Отвечайте положительно только на те просьбы,
которые соответствуют вашим приоритетам. Гово-
рите «нет» вежливо, но твердо, для чего можете
воспользоваться приведенными в этой главе при-
мерами. Если ваше «нет» не производит впечатле-
ния на собеседника, повторяйте одно и то же во
множестве вариантов, пока до человека не дойдет
смысл ваших слов. Выражайтесь определенно и не
забудьте поблагодарить за предложение, если оно
того заслуживает. Согласуйте с боссом объем и гра-
фик выполнения дополнительных заданий. По воз-
можности помогайте коллегам, но не в ущерб соб-
ственной работе.
Чем меньше бумаг, тем больше экономия рабо-
чего времени. В этой главе развеивается миф о без-
бумажном офисе и объясняется, как сократить ко-
личество бумаг до абсолютного минимума. В ней же
поясняется, как быстро и эффективно работать с
входящими документами и корреспонденцией и как
уменьшить количество вырабатываемой вами сами-
ми бумажной продукции.


Миф о безбумажном офисе
Большинство людей в наше время работают с
прекрасной техникой: с компьютером, ксероксом,
факсом. Они, безусловно, облегчают жизнь, но есть
одна вещь, которая им не под силу, — сократить
количество бумаг, с которыми приходится иметь
дело.
И тем не менее миф о безбумажном офисе уди-
вительно живуч. В теории все просто: техника делает
бумаги ненужными. Мы можем общаться по теле-
фону, факсу, электронной почте. Бумага здесь лиш-
няя. Но почему тогда она по-прежнему вокруг нас?
Ответ прост: мы делаем бумагу атрибутом своей
работы, неважно, нужна она нам или нет. Мы на-
143
бираем письма и другие документы на компьютере
и затем распечатываем по многу экземпляров. Мы
звоним по телефону, а затем высылаем письменное
подтверждение. Когда звонят торговые агенты, мы от-
делываемся от них, требуя выслать подробное пред-
ложение по почте. Мы отправляем сообщения по элек-
тронной почте, а затем распечатываем полученные
ответные послания. Снимаем копии со множества
документов и писем, ведь это так просто! Высылаем
эти копии другим людям с пометкой «Для архива»
или «Для сведения». И сами получаем в ответ не мень-
шие кипы бумаги. Куда мы все это деваем? Впихива-
ем в папки и шкафы, складываем на стеллажи, на
пол, на полки, заполняя бумагами все свободное
пространство. Но бумаг всегда больше, чем места.


Какие бумаги вам нужны?
Возможно, вы один из тех аккуратистов, вокруг
которых не увидишь ни одного листочка бумаги. Даже
если это так, все равно среди тех листков, которые
вы столь бережно убрали на отведенное для них
место, наверняка есть ненужные.
Прежде чем двигаться дальше, попытайтесь оп-
ределиться, для чего вам нужны бумаги. Возможно,
вы держите их по каким-то приведенным ниже при-
чинам:
для справки;
ради интереса;
абсолютно необходимы для работы;
без конкретной цели, просто не знаете, куда
деть;
бумаги этого источника непременно хранятся;
компания требует иметь все бумаги в трех ко-
пиях;
могут пригодиться;
чтобы почитать, когда будет время;
для передачи коллегам.
На самом же деле большинство хранимых бумаг
бесполезны. Немного поразмыслив, вы сможете либо
совсем освободиться от них, либо существенно со-
кратить их количество.




Бумаги, которые следует хранить
Некоторые бумаги слишком важны, чтобы их
можно было выбросить. Например, вы должны хра-
нить юридическую, а также финансовую докумен-
тацию за последние семь лет. Некоторые собствен-
ные документы и документы компании следует со-
хранять для справки. Если не знаете, какие именно
бумаги относятся к этой категории в вашей компа-
нии, проконсультируйтесь со своим непосредствен-
ным начальником. Обычно такие документы можно
передать на хранение в централизованный архив.
Далеко не всегда бумаги заслуживают к себе того
внимания, на которое претендуют. Если не видите
смысла в хранении каких-то документов и компа-
ния не может вразумительно объяснить, почему их
следует сохранить, считайте, что они бесполезны.
Вы высвободите для себя и для компании массу про-
странства!


Чистое рабочее место —
производительное рабочее место
Чем с большим количеством бумаг вам прихо-
дится иметь дело каждый день и чем большее их
число вы храните, тем труднее вам работать эф-
фективно. Время тратится не только на работу с бу-
магами, но и на поиски того, что вам нужно. Вы
знаете, что контракт где-то здесь, но где именно?
Вместо того чтобы немедленно им заняться, вы тра-
тите время на его поиски. В среднем офисные ра-
ботники теряют около часа в день на поиски нуж-
ных бумаг.
Потому соблюдайте главные требования: мень-
ше бумаг, быстрая и эффективная работа с ними
и чистое рабочее место. Это поможет вам эконо-
мить время и совершенствовать технологию свое-
го труда.


План расчистки территории
Лучшее начало решения проблемы — немедлен-
ное начало. Найдите в своем графике по крайней
мере полчаса свободного времени. Не пытайтесь ре-
шить вопрос за один прием, рассчитывайте закон-
чить работу за несколько дней. В противном случае
вы только устанете и будете корить себя за «беспо-
лезно» потраченное время.
146
Для начала подготовьте необходимый инвентарь:
одну или несколько больших корзин для му-
сора;
четыре вместительные картонные коробки;
этикетки;
папки и скоросшиватели;
маркеры.
Прежде чем приступать к сортировке, снабдите
коробки этикетками с надписями «Непонятно»,
«Для передачи», «В работу» и «Архив». Коробка с
надписью «Непонятно» будет заполняться бумага-
ми, с которыми вы не знаете, что делать, или даже
для чего они вообще нужны. Со временем вы най-
дете им место или применение, а пока что пусть
полежат в этой коробке.
Бумагами из коробки «Для передачи» предстоит
заниматься кому-то другому. Бумаги в коробке
«В работу» требуют вашего персонального внима-
ния и являются собственно вашей работой. В короб-
ке «Архив» будут храниться те бумаги, которые не-
пременно должны быть сохранены. Понятно, что
просто бумажный хлам отправляется прямиком в
корзину.
Суть технологии разбора бумаг заключается в их
сортировке одна за другой. В некоторых книгах пред-
лагается очистить стол от всего лишнего и затем
заниматься каждым отдельным документом. Между
тем гораздо проще изначально работать системно,

<< Предыдущая

стр. 16
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>