<< Предыдущая

стр. 17
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

а не переносить проблему с рабочего стола на пол
вокруг него.
Возьмите в руки первую же бумагу, которой кос-
нулись. Внимательно ее просмотрите. Вам предстоит
сделать выбор между последующей работой с ней,
передачей другим, хранением и отправкой в корзи-
147
ну. Положите бумагу в соответствующую коробку
или бросьте в корзину. Необходимо ясно представ-
лять себе значение каждой бумаги. Если не можете
решить, что с ней делать, положите в коробку «Не-
понятно». Позже разберетесь и с ее содержимым.
Исследуйте территорию вокруг рабочего стола,
не оставляя без внимания ничего бумажного, вклю-
чая журналы, буклеты годовых отчетов, офисные
принадлежности, книги и т. д. Все разместите на со-
ответствующих местах, в том числе на полках и стел-
лажах. Если у вас много журналов, вырвите из них
нужные статьи, а остальное выбросьте. Канцеляр-
ские принадлежности положите в ящик стола. Про-
должайте уборку, пока стол не станет свободным
от бумаг.


Что следует иметь на рабочем столе?
После избавления от всего бумажного на вашем
рабочем столе может остаться что-то или даже все
из перечисленного ниже:
компьютер;
факс;
сканер;
карандаши и ручки;
фотографии в рамках;
телефонный аппарат;
автоответчик;
чашка для кофе или чая;
что-то из пищи;
пластиковые лотки для бумаги;
часы;
сувенир;
зажимы для бумаг, ластики, кнопки и т. д.;
пресс-папье;
ежедневник;
электронный органайзер.
По возможности уберите со стола большую часть
электронного оборудования, за исключением компь-
ютера и телефона. Впрочем, системный блок может
переместиться на пол, а вот сканер и факс лучше
поставить на другой стол. Когда не пользуетесь элек-
тронным органайзером, запирайте его в ящике стола.
Попросите технический отдел подключить ваш ком-
пьютер к локальной сети, чтобы вы могли пользо-
ваться общим принтером. Также попросите устано-
вить на ваш компьютер встроенную факс-карту. Го-
ризонтальный сканер вполне может разместиться в
безопасном месте на полу.
Если выдвижных ящиков в вашем столе немно-
го, нет тумбы с дверцей или если они вас не устра-
ивают, найдите то, что вам нужно. Если это невоз-
можно, проявите фантазию. Например, закатите под
стол тумбу с ящиками для канцелярских принад-
лежностей и прочих мелочей.
Ручки, карандаши, скрепки пусть отправляют-
ся в пластиковый пенал или настольный прибор, а
все остальное: степлер, блокноты, линейка — в ящик
стола.
Когда установите на столе необходимое обору-
дование, уберите с него все прочее. Игрушка на сто-
ле, возможно, весьма забавна, однако не добавля-
ет рабочему месту делового вида. Заберите ее домой
и позабавьте домашних. Чашки, продукты и другие
чужеродные предметы должны находиться на по-
добающем месте. Возьмите себе за правило немед-
ленно убирать их со стола, как только заканчиваете
149
с едой и питьем. Да и вообще, стоит ли питаться на
рабочем месте?
Вам, возможно, регулярно дарят сувенирные
пресс-папье и другие рекламные безделушки.
Пользуйтесь последним подаренным пресс-папье,
а остальные раздайте своим сотрудникам. Реклам-
ные сувениры унесите домой или выбросьте.
Было бы жестоко лишать вас всякой возможно-
сти как-то персонализировать свое рабочее место.
Всем нам хочется чувствовать, что наш стол — это
наш стол. Ограничьтесь семейной фотографией. Цве-
ты пусть стоят на подоконнике или на полке.




Какие бумаги лежат у вас на столе?
Итак, вы на своем столе оставили только самые
необходимые принадлежности и оборудование. Однако
без бумаг на нем вам все же не обойтись. Что это за
бумаги? Это, конечно же, документ, с которым вы в
данный момент работаете. Все прочие находятся на
своих местах. Книги — на полке, ежедневник — либо
на столе, либо в ящике стола. Все остальное будет на
столе лишним.
Поблизости от стола или в специальном ящике
для файлов должны находиться необходимые для ра-
боты подборки документов, рассортированные по
150
дням, неделям и месяцам (как описывается далее в
этой главе). В начале каждого дня, недели или месяца
вам достаточно будет выбрать нужную папку, над ма-
териалами которой предстоит работать или с содер-
жимым которой потребуется постоянно сверяться.

Куда деть все остальное?
Вернемся теперь к вашим четырем коробкам.
Просмотрите содержимое коробки «Для передачи»
и на каждом документе напишите имя человека, к
которому он должен отправиться. Секретарь может
заняться немедленной переправкой бумаг соответ-
ствующим адресатам. С коробкой «Архив» все ясно —
поместите каждый документ в соответствующее до-
сье. В коробке «В работу» находятся бумаги, с кото-
рыми вам необходимо как можно скорее порабо-
тать. Рассортируйте их в порядке приоритетности,
вложите в папку, папку — на стол и займитесь ею,
как только закончите с уборкой. Наконец, коробка
«Непонятно». Если действительно не знаете, что де-
лать с этими бумагами, скорее всего, хранить их
нет смысла. Если не можете решиться выбросить ка-
кую-то из бумаг, попросите секретаря или коллегу
просмотреть ее и предложите принять самостоятель-
ное решение. Иногда имеет смысл переложить «гряз-
ную» работу на других.
Статьи, вырванные из журналов для последую-
щего прочтения, помещаются в отдельную папку.
Положите папку в портфель и займитесь ее просмот-
ром, когда выдастся свободная минута переходного
времени: в ожидании приема, во время поездки в
транспорте и т. д. Прочитав статью, выбросьте ее. Ос-
тавляйте только в том случае, если уверены, что к
ней еще придется вернуться. Помните, что материа-
151
лы периодики быстро утрачивают актуальность и не-
обходимость в их продолжительном хранении возни-
кает редко.
Книги помещаются на книжную полку. Если сре-
ди них есть объемные тома, которыми вы пользуе-
тесь лишь время от времени и которые могут приго-
диться другим, поставьте их на стеллаж общего
пользования.


Входящие документы
Вы рассортировали то, что накопилось, но как
поступать с бумагами, которые поступают к вам в
данный момент, будь то по почте или иными спо-
собами? Следуйте тому же принципу, которым толь-
ко что руководствовались при разборке уже имею-
щихся бумаг.
Одну за одной просмотрите каждую и распоря-
дитесь ею по одному из четырех вариантов: выбро-
сить, подшить, передать или пустить в работу. Нуж-
но ли вам ее сохранить и нельзя ли передать кому-
то другому? А выбросить? Стоит ли бумага того,
чтобы оказаться в соответствующем файле, и если
да, то держать ли ее при себе или лучше отправить в
централизованный архив компании? Если ясно, что
необходимо с бумагой поработать, то когда? Занять-
ся ею немедленно или можно отложить на потом?
Если бумага действительно нужна, отметьте на ней
вверху приоритетность исполнения и положите на
стол. Займитесь ею, как и другими своими бумага-
ми, в порядке установленной степени приоритет-
ности.
Иногда, разбирая почту, вам вообще нет необ-
ходимости заглядывать в конверты и знакомиться с
152
их содержимым. Если это очевидная рекламная ма-
кулатура, отправляйте ее прямиком в корзину. Толь-
ко будьте внимательны, чтобы не выбросить вместе
с рекламой чек, которого давно дожидаетесь.


Секрет корзины

Что касается никчемных бумаг любого рода, в
немалых количествах поступающих на ваш адрес,
то весьма разумным будет иметь корзины в каждом
кабинете офиса и даже дома. Тогда у вас будет мень-
ше поводов хранить весь тот бумажный мусор, что
попадает в ваш почтовый ящик или ложится на ра-
бочий стол. К тому же бумаги перестанут с прежней
интенсивностью скапливаться во всех более или
менее свободных местах. Я работаю дома, а потому
в каждой комнате у меня стоит большая красная
офисная корзина для бумаг. Стоит ненужной бумаге
попасться мне на глаза, как она немедленно обре-
тает подобающее ей место.
Пусть корзины будут везде, где можно встретить-
ся с чем-то бумажным. Рядом с каждым рабочим сто-
лом, рядом с копировальным аппаратом, со стелла-
жом с файлами, рядом с креслом, в котором вы зна-
комитесь с печатными материалами. У двери вашего
дома. Если у вас нет возможности немедленно изба-
виться от ненужных бумаг, они неизбежно скаплива-
ются на любых поверхностях, образуя уродливые груды.
Если же корзина для бумаг всегда под рукой, то у
вас не возникнет соблазна куда-нибудь примостить
явно ненужный листок.
Если вы озабочены вопросами вторичной пере-
работки отходов, заведите в каждом помещении по
153
две корзины — одну большую, для сбора макула-
туры, другую поменьше, для прочего мусора.
Почему бы не предложить компании приобрес-
ти корзины для бумаг с логотипом вторичной пере-
работки и эмблемой компании? Если они будут рас-
ставлены где подобает, количество ненужных бу-
маг в офисе быстро сократится, а компания заявит
о себе как об участнице общенациональной эколо-
гической программы.

Утилизация
Лучшее место для ненужных бумаг — специаль-
ный контейнер для макулатуры. Если у вашей ком-
пании уже есть договор с фирмой по утилизации
бумажных отходов, которая регулярно их забирает,
то все, что вам остается, — это вовремя бросить
ненужные бумаги в соответствующий контейнер.
Если нет, подумайте, что может подлежать утили-
зации на вашем рабочем месте. Поставьте контей-
нер или корзину для макулатуры там, где удобно
избавляться от бумаг. Свяжитесь с фирмой по ути-
лизации бумаги и узнайте, могут ли ее служащие
регулярно забирать макулатуру из помещений ва-
шей компании. Если нет, то вашим сотрудникам
ничего не остается, как делать это самим.
Берите их в руки только раз
Совет, который приводится во многих книгах
по управлению временем и состоит в том, что не
следует прикасаться к одной и той же бумаге более
одного раза, представляется невыполнимым. Авто-
ры рисуют идеальную картину. На деле, возможно,
придется взять ее в руки и дважды, и даже трижды,
чтобы выполнить какую-то работу. Но если вы за-
мечаете, что постоянно беретесь за один и тот же
лист бумаги или документ, позаботьтесь о том, что-
бы серьезно проработать его содержание. Установи-
те для себя срок углубленного знакомства с мате-
риалом, а затем уберите с глаз долой.




Остановите бумагу прежде,
чем она до вас дойдет
Один из способов экономии времени и умень-
шения нагрузки от бумажной работы состоит в том,
чтобы в первую очередь воспрепятствовать появле-
нию ненужных бумаг на своем рабочем столе. Про-
думайте наиболее простые пути решения этой за-
дачи.
Прежде всего, позаботьтесь о том, чтобы ваше
имя исчезло из рассылочных списков отправителей
почтовой макулатуры.
155
Исключите свое имя из максимального числа
реестров внутрифирменного оборота документов,
чтобы иметь дело только с теми материалами, ко-
торые вам действительно необходимы. Вы, возмож-
но, получаете какие-то журналы, бюллетени, а так-
же циркуляры, без которых вполне можете обой-
тись. К примеру, Лидия выяснила, что ежедневно

<< Предыдущая

стр. 17
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>