<< Предыдущая

стр. 18
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

получает по каналам внутренней корреспонденции
столько бумаг, что не хватит и недели, чтобы все их
прочитать. Она специально проследила за тем, что-
бы к ней поступали только абсолютно необходи-
мые бумаги. В результате бумажный вал заметно спал,
и при этом она не испытывала недостатка ни в чем
из того, от чего отказалась.
Не просите высылать вам факсы и писать пись-
ма только лишь «в подтверждение» каких-то дого-
воренностей, кроме действительно важных
случаев. То же касается и сообщений электронной
почты, и компьютерных факсов. Тот факт, что ма-
териал находится в компьютере, не означает, что
он уже не является «макулатурой». Ответы на элек-
тронные послания могут отнимать у вас массу ра-
бочего времени, если вы не предпримете шагов к
ограничению входящего потока.
Пожалуй, наиболее «щедрым» поставщиком бу-
маг является копировальный аппарат. Не составит
никакого труда изготовить множество копий прак-
тически любых материалов на бумажном носителе.
Предлоги могут быть самые разные. Одни, напри-
мер, считают, что надо разослать по экземпляру та-
ким-то и таким-то людям, чтобы подстраховаться
или чтобы их проинформировать; другие готовят
копии просто на всякий случай: а вдруг они кому-
нибудь понадобятся? Не делайте этого. Нужно сни-
мать копию только с очень важного оригинала, кото-
156
рый требуется вернуть, или если действительно не-
обходимы несколько копий для вполне конкрет-
ных целей. Ничего не копируйте без крайней необ-
ходимости. Вам очень редко могут понадобиться не-
сколько копий каких-то писем. Если письма
хранятся централизованно, оригиналов обычно до-
статочно. Вы можете установить на своем компью-
тере программу, которая обеспечит классификацию
и хранение отсканированных документов. Почему
бы не приобрести ее и не ликвидировать полнос-
тью собственный архив входящей корреспонденции?
Все письма и документы, которые должны хра-
ниться по закону или для последующей справки,
следует передавать в централизованный архив. Дата
их списания должна быть проставлена в соответ-
ствии с установленным порядком на каждой папке
или коробке. Раз в три месяца отправляйте сотруд-
ника в архив для сверки этих дат и уничтожения
бумаг, срок хранения которых истек.


Систематизация —
занятие увлекательное
Контроль над бумагами обеспечивается, в част-
ности, путем удобного их размещения и гарантиро-
ванной возможности найти именно там, где они
должны находиться. Теперь, когда вы избавились от
лишних бумаг и максимально обезопасили себя от
нового их притока, займитесь систематизацией тех,
что у вас остались.
Во-первых, снабдите файлы этикетками с ука-
занием общих категорий классификации бумаг, раз-
157
делив их, к примеру, на отчетность, информаци-
онные бюллетени, информацию о поставщиках,
досье по кадрам, материалы по обучению, данные
о сбыте и т. д. Папки внутри файлов озаглавьте и
расположите в алфавитном порядке, исходя, ска-
жем, из названий компаний или фамилий ответ-
ственных лиц. Последние из поступивших докумен-
тов должны лежать каждый в своей папке сверху.

Алфавитное расположение
Итак, вы расставили файлы в алфавитном по-
рядке. Теперь сделайте то же самое с другими мате-
риалами: книгами, вырезками из журналов, под-
шивками, подписанными коробками. Словом, орга-
низуйте в алфавитном порядке все, что поддается
такого рода систематизации. Система может пока-
заться примитивной, но она проста в реализации и
использовании, эффективна и не требует запоми-
нания и расшифровки.




Системы работы на опережение
Необходимо располагать системой, которая на-
поминала бы вам о предстоящих действиях и по-
158
зволяла бы заранее готовить документы к той или
иной дате.
Время своих будущих встреч вы отмечаете в еже-
дневнике, там же можно делать записи и о предстоя-
щих делах и сроках завершения работ. В ежедневнике
также могут отмечаться этапы реализации проектов
или выполняемых заданий. Отмечайте в ежедневнике
следующее:
даты пролонгации документов;
даты выполнения повторяющихся действий;
время начала реализации очередных проек-
тов;
списки материалов к предстоящим собра-
ниям.
К предстоящим датам вы должны будете иметь в
своем распоряжении определенный набор докумен-
тов. Простейший метод работы на опережение со-
стоит в совместном использовании ежедневника и
отдельной папки. Отметьте в ежедневнике дату бу-
дущего мероприятия или встречи и тут же составьте
перечень материалов, которые вам понадобятся.
Сложите материалы в папку. Материалы к другим
дням можно складывать в нее же, располагая по
датам. Когда приходит день мероприятия, извлеки-
те нужные документы из папки.
Для напоминания о предстоящих мероприятиях
сделайте соответствующие пометки в ежедневнике
за несколько дней или за неделю до нужной даты.
Такая система годится для относительно про-
стой работы, однако часто приходится иметь дело
с достаточно сложными схемами подготовки и обо-
рота документов. На этот случай понадобится ком-
плексная «опережающая» система подбора материа-
159
лов, обеспечивающая их сохранность и доступность
в нужное время.
Заведите 12 папок, по числу месяцев в году, и
еще 31 папку — по количеству дней в месяце, пос-
ледние пронумеруйте от 1 до 31. По получении до-
кумента, с которым предстоит поработать в буду-
щем, поместите его в папку соответствующего ме-
сяца. По истечении текущего месяца рассортируйте .
содержимое папки следующего месяца по папкам с
датами. Далее работайте с документами, отнесен-
ными на каждый конкретный день.
Если вам требуется напоминание о предстоящем
событии, вложите записку о нем в папку с более
ранней датой, чтобы обеспечить себе достаточное
время на подготовку. Или заведите еще одну папку,
озаглавленную «На следующей неделе».
Такая система «раннего предупреждения» позво-
лит вам контролировать подбор и обработку боль-
шинства документов. Если нужна более совершен-
ная система, дополните описанную схему недель-
ными папками.
В вашем ежедневнике или органайзере будут со-
держаться детальные указания по поводу важных
дат, которые вы сможете синхронизировать с со-
держимым своих папок.
Кроме того, вам могут понадобиться персональ-
ные папки, помеченные фамилиями представителей
вашего персонала или клиентов. Помещайте в них раз-
личную информацию и напоминания о собственных
действиях, и в итоге при общении с конкретным чело-
веком вы будете иметь под рукой все необходимое.
Досье на месяц, неделю и день должны нахо-
диться в специальном ящике вашего рабочего сто-
ла, чтобы вы в любой момент могли ими восполь-
зоваться быстро и без всяких сложностей.
160
Сократите
собственное производство бумаг
Вы должны избавить других людей от необходи-
мости перерабатывать и хранить чрезмерные объе-
мы бумаг. Обратите внимание на то, какое их коли-
чество вы высылаете и передаете своим партнерам
и сотрудникам, и подумайте, как ограничить этот
поток. Опробуйте следующие приемы:
пишите ответ в нижней части полученной
служебной записки или письма и в таком
виде возвращайте отправителю;
что бы вы ни писали, излагайте свою мысль
ясно и разборчивым почерком;
в ответ звоните;
воспользуйтесь электронной почтой;
ограничьте размер писем и письменных
предложений одной страницей;
распространяйте копии как можно реже;
уменьшите число обязательных форм отчет-
ности;
сократите объем инструкций и наставлений.
Сложности эпистолярного жанра
Рекомендация общего характера состоит в крат-
ком и разборчивом изложении своего послания, и
тем не менее для многих людей задача составления
письма представляет значительную трудность. В му-
ках творчества они теряют массу времени, долго
раздумывая над тем, как бы получше выразить свою
мысль.
Вряд ли вам хочется проводить большую часть
своего рабочего времени, занимаясь письменными
ответами на корреспонденции. Чтобы облегчить себе
жизнь, поступайте следующим образом:
раскладывайте письма, на которые предсто-
ит дать ответ, по двум папкам — первосте-
пенной важности и остальные;
в первую очередь отвечайте на первые, про-
чие приберегите до времени вынужденного
простоя;
заблаговременно подбирайте всю необходи-
мую для ответа информацию;
отвечайте, следуя порядку постановки воп-
росов вашим корреспондентом;
каждому пункту ответа — отдельный абзац,
даже если в нем окажется только одно корот-
кое предложение;
если формулируете собственное послание,
предварительно составьте перечень вопросов,
которые намерены осветить;
пишите простым языком и короткими пред-
ложениями;
если писать уже поздно, звоните.
Формы отчетности

Соберите образцы всех форм, которые вы и со-
трудники вынуждены заполнять или отправлять в
течение месяца. Взгляните на них и задайтесь воп-
росом, что случится, если какая-то из них переста-
нет существовать. Часто ответ будет прост: «Ничего
не случится». Попытайтесь ликвидировать одну или
две формы и посмотрите, каковы будут последствия.
Если жизнь в итоге практически никак не изменит-
ся, больше их не вводите.
Кто касается форм, необходимость которых до-
казана практикой, оцените их структуру и терми-
нологию. Можно ли их усовершенствовать, сделать
проще для заполнения, понятнее, короче? Если
можно, сделайте это.
Слишком много времени тратится на заполне-
ние лишних, бесполезных форм. Большинство лю-
дей не заслуживают постоянной проверки их усер-
дия путем заполнения различных форм отчетности.
Их непосредственный начальник должен обеспечить
необходимый контроль. Отмените максимальное
число форм. В большинстве рабочих ситуаций тре-
буется не столько неукоснительная точность, сколь-
ко разумная степень соответствия установленным
критериям. Советуем действовать согласно принци-
пу Маркса и Спенсера (основателей одноименной
163
сети магазинов): «Не ясно, как быть? Плюнуть и
забыть».

Сборники наставлений
Как часто вам и вашему персоналу приходится
штудировать объемные руководства и сборники на-
ставлений? Своды внутрифирменных инструкций
должны быть максимально краткими и конкретны-
ми. Люди скорее усвоят содержание небольшой, из-
ложенной ясным языком брошюры, чем фолианта
дюймовой толщины. Если ваша компания велика, а
персонал ее многочислен, пусть у каждого подраз-
деления будет свой узко специальный сборник на-
ставлений.


Использование
технических средств
Значительная часть бумаг может быть исключе-
на из оборота при использовании возможностей
компьютера, однако мало кто охотно пользуется
этой возможностью. Лист бумаги представляется на-
дежнее, поскольку с компьютерами случаются сбои
и вся хранящаяся в них информация может быть в
одночасье стерта. Очевидно, что ответ на подобные
опасения прост и содержится во всех руководствах
по пользованию компьютерами: регулярно делайте
бэк-ап, то есть создавайте резервную копию на вне-
шних носителях информации. Когда эта простая
операция станет для вас рутинной, исчезнут все
возражения против оформления и хранения боль-

<< Предыдущая

стр. 18
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>