<< Предыдущая

стр. 19
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

шей части документации в виде электронной вер-
164
сии. Передачей сообщений на экран корреспонден-
та посредством электронной почты вы в существен-
ной мере сократите количество исходящих писем и
факсов.




Подобным образом могут пересылаться докумен-
ты в их полной форме. Отсканируйте имеющиеся
бумажные версии, рассортируйте их по папкам
и файлам в компьютере и пользуйтесь, словно они
по-прежнему имеют столь милую вашему сердцу
бумажную основу. Работа может выполняться и хра-
ниться на любом компьютере, высылаться любо-
му абоненту, располагающему совместимой сис-
темой коммуникации. И зачем тогда вообще нужна
бумага?
Сегодня в виде программ появляются и другие
традиционно бумажные продукты: органайзеры, еже-
дневники, календари, бухгалтерские сводки, инвен-
тарные книги и т. д. Если вы действительно нацеле-
ны на то, чтобы избавить свою жизнь от бумаг, не
пожалейте времени и внимательно изучите возмож-
ности своего компьютера. Проконсультируйтесь со
специалистами-компьютерщиками собственной
компании по поводу того, как использовать компь-
ютер с максимальной пользой для дела. Инвести-
руйте средства в апгрейд своего компьютера и но-
вое программное обеспечение, если сможете в ито-
165
ге воспользоваться преимуществами более совер-
шенных программ.
Пусть вас не пугает язык компьютерных матери-
алов. Попросите кого-нибудь объяснить вам смысл
непонятного жаргона и продемонстрировать работу
неизвестных программ. Либо запишитесь на вечер-
ние курсы для пользователей. В пользовании компь-
ютером нет ничего сложного, если вы усвоили ба-
зовые принципы.




Пользуйтесь телефоном
Прежде чем станете составлять бумагу для от-
сылки по почте, подумайте. Нельзя ли не писать, а
позвонить? Если говорить по делу (см. главу 8), те-
лефонный звонок — это более быстрый и эффек-
тивный способ общения. Нельзя ли воспользоваться
диктофоном для надиктовки письма, записи инст-
рукций и формулирования идей? Все это ваш секре-
тарь сможет затем напечатать за один присест. Смо-
жете ли вы заглянуть к человеку, с которым необхо-
димо переговорить? Подумайте о способах передачи
сообщения без использования бумаги.
Ясно, что важнейшие документы, например кон-
тракты, должны храниться в печатном виде. В то же
время от множества бумаг можно легко и безболез-
ненно избавиться. И чем меньше их будет у вас в
166
офисе и дома, тем больше появится времени, того
самого, которое вы тратите сегодня на работу с эти-
ми бумагами.




Резюме
Освободите свой рабочий стол от всех бумаг лист
за листом. Вложите каждую в нужный файл, пере-
167
правьте по назначению, выбросьте или начните над
ней работать. Максимально сократите поток входя-
щих материалов. Ограничьте собственное производ-
ство бумаги. Используйте ясную и простую систему
классификации документов и призывайте к пере-
ходу на нее всех своих сотрудников. Пользуйтесь
папками предстоящих месяцев и дней для контро-
ля над исполнением будущих проектов и работ. Мак-
симально используйте возможности компьютера для
сведения на нет бумажной работы.
В этой главе объясняется, отчего телефонные
звонки, будь то ваши собственные или сделанные в
ваш адрес, отнимают так много времени. В ней со
всей очевидностью демонстрируется, что активное
использование телефона не есть гарантия большей
эффективности, и предлагается методика снижения
количества телефонных переговоров.



Телефон крадет у вас время
Если думаете, что чем больше вы звоните сами
или вам звонят другие люди, тем выше эффектив-
ность вашей деятельности, то заблуждаетесь. Работа
на телефоне может отнимать огромное количество
времени. Все то время, что вы проводите в теле-
фонных переговорах, вы никак не продвигаетесь в
других аспектах своей работы. Часто соблазн обсу-
дить по телефону интересные, но далекие от сути
вопроса темы оказывается слишком велик. Многие
звонки не несут никакой позитивной нагрузки или
выливаются в блуждание вокруг да около основно-
го вопроса. Пока вы заняты телефоном, персонал
лишен возможности проконсультироваться с вами,
169
коллеги не могут поддерживать с вами связь, на
вас не могут выйти с важными предложениями дру-
гие люди.
В наши дни телефон является необходимым ра-
бочим инструментом, это очевидно. Когда пробле-
ма требует быстрого решения, вопрос нуждается в
срочном уточнении, телефон позволяет оператив-
но разрешить ситуацию. Во всех других случаях теле-
фонные звонки по большей части излишни.
Как входящие, так и исходящие звонки могут
отнимать массу времени. Люди звонят вам просто
поболтать, тогда как у вас срочная работа, или же
никак не могут перейти к сути дела. Задумайтесь о
собственных звонках, всегда ли они необходимы,
вспомните о случаях, когда пытались тщетно до
кого-то дозвониться. Все типы звонков следует оце-
нивать с точки зрения их полезности для работы,
которую вам предстоит выполнить. Тех, что беспо-
лезны, не должно быть вообще, по крайней мере,
их число необходимо решительно сократить.
Что же можно предпринять, чтобы сделать ис-
пользование телефона более эффективным?


Учет телефонных переговоров
Имейте четкое представление о том, какого рода
звонки вы делаете и получаете и в какое время дня
они обычно бывают. Располагая подобной инфор-
мацией, вы сможете так организовать телефонные
переговоры, что не только сэкономите время, но и
будете проводить их с большей эффективностью. Для
этого необходимо провести учет пользования теле-
фоном.
170
На простом листе бумаги вы станете отмечать
время начала и окончания каждого телефонного
разговора, имя абонента и причину звонка. Може-
те добавить к этому свои комментарии. Можно вес-
ти раздельный учет входящих и исходящих звон-
ков, опять же с возможными вашими комментари-
ями. Начните прямо сейчас и занимайтесь в течение
по крайней мере недели. Выберите типичную для
своего рабочего графика неделю. В итоге вам станет
ясно, сколько времени вы проводите на телефоне
и были ли все звонки так уж необходимы (см. рис. 8).
Взглянув на таблицу входящих звонков, вы уви-
дите, кто вам звонит и как часто. Вы, возможно,
заметите, что отдельные люди звонят, как прави-
ло, в одно и то же время. Вы поймете также, чьи
звонки вас раздражают и отнимают у вас больше
всего времени.
Но это только часть дела. Следует еще вести учет
и собственных звонков. Возможно, что результат вас
удивит. Вы считаете себя человеком, пользующим-
ся телефоном эффективно и ведущим переговоры
в конструктивном ключе? А как насчет разговора с
Барри, когда за короткими фразами по делу после-
довала — по вашей, кстати, инициативе — про-
странная дискуссия по поводу прошедшего нака-
нуне футбольного матча? Или приятный, но
необязательный звонок вашей подруге? Учет соб-
ственных звонков готовит вам немало сюрпризов;
одновременно он подскажет, как можно сократить
число телефонных разговоров.
Из таблицы на рис. 9 видно, сколь легко вы теря-
ете время из-за собственных звонков.
Анализ звонков
Регистрируя звонки по крайней мере неделю,
взгляните на полученные данные. Вы сразу увиди-
те, кто звонит и отнимает у вас массу времени и
кому звоните вы без особой надобности и тоже со
значительной потерей времени. Комментарии помо-
гут вам проанализировать данные. Теперь, когда вы
владеете всей этой информацией, самое время по-
думать, как организовать звонки, чтобы затраты вре-
мени были минимальными, а эффективность вашей
работы не снизилась.


Организация входящих звонков
Теперь, когда вы знаете, кто занимает ваше вре-
мя своими звонками, кто вам неприятен и с кем
вам действительно необходимо говорить, можете
переходить к организации входящих звонков.

Принимайте звонки в определенное время
Вам не нужны звонки во всякое время дня, по-
скольку в этом случае ваша работа будет постоянно
прерываться. Потому первое правило экономии вре-
мени состоит в предложении абонентам звонить в
определенные часы. В итоге вы будете избавлены от
части тех многочисленных отвлекающих моментов,
которыми богат ваш рабочий день. Вы уже заметили,
что некоторые люди чаще всего звонят вам в опреде-
ленное время, а потому можете сделать поправку на
это обстоятельство в своем рабочем расписании. Ска-
жем, решить принимать звонки ежедневно с десяти
до одиннадцати часов утра и с трех до четырех пос-
174
ле обеда. Или просить звонить вам только по опре-
деленным дням — например, по понедельникам и
средам после обеда и в пятницу утром. Все осталь-
ное время будет включен автоответчик или сообще-
ния будет принимать ваш секретарь или кто-то из
членов персонала, а вы позже сами будете перезва-
нивать.

Имейте информацию под рукой
Когда в следующий раз будете точно знать, что
вам позвонит конкретный человек по конкретному
вопросу, имейте под рукой всю относящуюся к делу
информацию, чтобы, когда человек выйдет на связь,
тут же перейти к сути проблемы. Требуемая инфор-
мация может иметь характер документа или выво-
дов по итогам консультаций с другими людьми. На
поиски и того, и другого может понадобиться вре-
мя. Заблаговременно подготовьте информацию, что-
бы не пришлось заниматься ее сбором в процессе
телефонного общения.

Ограничивайте время разговора
Давайте понять всем абонентам, что вы ограни-
чены во времени. Уже при начале разговора скажи-
те: «Могу уделить вам пять минут» и по истечении
этого времени заканчивайте разговор.

Предоставьте секретарю
разбираться со звонками
Позвольте секретарю отвечать от вашего имени
на большинство поступающих звонков. Решите, с
175
кем вы будете разговаривать лично, а со всеми ос-
тальными будет общаться секретарь. Она вполне
сможет решать наиболее простые и очевидные воп-
росы, по поводу же остального пусть принимает со-
общения, которыми вы займетесь в специально от-
веденное для этого время.

Не принимайте переадресованные звонки
Отучите коллег перенаправлять телефонные звон-
ки в ваш адрес. Доступно объясните им, что будете
разговаривать только с абонентами, направленными
определенными людьми, а все остальные пусть само-
стоятельно разбираются с позвонившими. С другой
стороны, если считаете, что кто-то из коллег более
компетентен в интересующих собеседника вопросах,
то переадресуйте звонок ему. Скажите секретарю, кому
переадресовывать звонки того или иного рода.
Удостоверьтесь в том, что сотрудники внутри-
фирменного коммутатора знают, кому какие звонки
следует направлять, и что они не будут по привычке
переключать на ваш номер «чужих» абонентов.

Не поднимайте трубку
Такой способ борьбы с поступающими звонка-
ми, как полное игнорирование надрывающегося
телефона, используется редко. Это требует трени-
ровки, поскольку человек инстинктивно тянется к
трубке, чтобы тут же ответить на звонок. Понятно,
что если требованием вашей компании является
ответ на звонок не позже определенного количе-

<< Предыдущая

стр. 19
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>