<< Предыдущая

стр. 21
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Понаблюдайте за тем, как организуют свои звон-
ки другие люди. Возможно, что вы захотите, в час-
тности, воспользоваться методом Алисы. Ей, менед-
жеру по розничным продажам, приходится ежед-
невно вести огромное количество телефонных
переговоров. У Алисы существует свой план ответ-
ных звонков. Каждому полученному звонку она при-
сваивает номер и отмечает, по какому вопросу зво-
нили. В конце дня она составляет нумерованный спи-
сок звонков, которые либо ей самой, либо ее
секретарю предстоит сделать, и формулирует харак-
тер ответа, который предстоит по каждому из них
дать. Каждый звонок сопровождается заполнением
учетной карточки, так что в итоге делаются помет-
185
ки о замечаниях абонента и необходимых действиях
с последующей систематизацией в виде картотеки.


Своя телефонная станция
Хорошо бы оборудовать специальное место для
ведения телефонных переговоров, где у вас всегда
под рукой было бы все необходимое. Удостоверьтесь,
что мебель, которой вы пользуетесь, имеет нужную
высоту. Это важно для любых видов работ, которыми
вы занимаетесь, а потому простое изменение высоты
стола или стула может в целом повысить уровень
комфортности и эффективности труда.
Убедитесь, что на вашем столе достаточно мес-
та для карточек регистрации переговоров и блок-
нота для записей. Места хватит, если вы расчисти-
ли стол, как предлагается в главе 7. Указанные при-
надлежности постоянно должны находиться рядом
с телефоном.
Часто люди просто ставят телефонный аппарат
на стол, не задумываясь о том, удобно ли он распо-
ложен. К какому уху вы прижимаете трубку? Какой
рукой ее снимаете? Приходится ли вам при этом:
поворачиваться на стуле;
поправлять цепляющийся шнур;
зависать торсом над чем-либо, чтобы дотя-
нуться до аппарата;
менять руку;
подниматься со стула?
Если действительно испытываете какие-то из
названных неудобств, значит, аппарат установлен
неудачно. Переставьте его на другую часть стола,
чтобы можно было не совершать лишних движений
186
и спокойно делать пометки. Возможно, вы пред-
почтете установить телефон у дальнего края стола
прямо перед собой, так чтобы можно было быстро
поднять трубку любой рукой.
Доска над рабочим столом с приколотыми к ней
сообщениями — удобный способ держать их перед
глазами, пока вопрос не будет решен, однако не
делайте доску дополнительным средством система-
тизации бумаг, только чтобы убрать их со стола.
Секретарь и сотрудники также должны организо-
вать свои рабочие места для большего удобства веде-
ния телефонных переговоров. Собственная экономия
времени на разговорах по телефону мало что даст,
если о том же не позаботятся и ваши сотрудники.


Средства и возможности
телефонной связи
Экономьте время за счет использования всех име-
ющихся в наши дни технологий телефонной связи.

Автоответчик
Для вас — предмет первой необходимости. Авто-
ответчик сохранит телефонные сообщения до мо-
мента, когда вы решите ими заняться. Увеличив
громкость звука, вы сможете слышать абонента,
предварительно излагающего вопрос, и принимать
решение о разговоре с ним немедленно или позже,
когда будете располагать достаточным временем и
всеми необходимыми материалами.
Телефон обладает и другими полезными функци-
ями, которые помогут вам контролировать звонки.
187
Режим ожидания
Когда кто-то звонит вам в то время, когда вы
уже разговариваете, он слышит просьбу подождать,
а вы слышите сигнал. Вы можете перевести в иден-
тичный режим ожидания своего нынешнего або-
нента и поговорить со звонящим, а можете посто-
янно переключаться для разговора то с одним або-
нентом, то с другим.

Переключение звонков
Звонки в ваш адрес во время вашего отсутствия
или занятости могут автоматически переключаться
на аппарат вашего секретаря или кого-то из сотруд-
ников. Удобная функция для устранения помех в
работе.

Переадресация звонков

Позволяет абоненту выйти на вас, если вы на-
ходитесь на другом номере или когда можете вос-
пользоваться только мобильным телефоном.

Постановка на очередь

Дает возможность переговорить по очереди со
всеми набравшими ваш номер абонентами.

Мобильные и радиотелефоны,
пейджеры
Мобильные и радиотелефоны обеспечат вам сво-
боду передвижений (мобильными можно пользо-
ваться и в автомобиле). Они удобны, однако следу-
188
ет иметь в виду, что их использование может при-
чинять неудобства окружающим. Ни в коем случае
не разговаривайте по мобильному телефону за ру-
лем, это крайне опасно.
Как видите, современные технологии способны
значительно облегчить пользование телефоном, а
также контролировать как входящие, так и исходя-
щие звонки.

Голосовая почта
Если ваш компьютер оснащен системой приема
и воспроизведения голосовой почты, то вы можете
хранить в нем входящие сообщения до тех пор, пока
не появятся время и возможность на них ответить.
Не заставляйте себя ждать с ответом, ежедневно
просматривайте список поступивших сообщений.
Если работа с голосовой почтой занимает у вас
слишком много времени, пользуйтесь следующими
приемами:
увеличьте скорость воспроизведения (если
компьютер оснащен этой функцией);
ограничьте время, в течение которого люди
могут делать свое сообщение;
ограничьте количество сообщений, которое
способен вместить ваш ящик голосовой по-
чты;
если сообщение к вам не относится, пере-
дайте его по адресу;
после обработки сообщений уничтожайте их.
Рассмотрите возможность установки двух теле-
фонных линий. Если предполагаете активный гра-
фик факс-сообщений, вашему факсимильному ап-
парату потребуется отдельная линия. С другой сто-
189
роны, если факс подключен к компьютеру и вы
можете принимать на компьютер телефонные вы-
зовы, вам, возможно, понадобятся раздельные
телефонные линии — для компьютера и для обыч-
ного телефона.
Если возможности установить еще одну линию
нет, можно установить коммутирующий механизм,
который сможет распознать в поступающем сигна-
ле факс или сообщение голосовой почты и автома-
тически переводить вызов на нужный аппарат.
Резюме
Проведите учет и хронометраж всех входящих и
исходящих звонков, чтобы выяснить, сколько вре-
мени у вас на них уходит и кто больше других отни-
мает у вас время. Сократите число поступающих звон-
ков, прибегнув к услугам секретаря, воспользовав-
шись автоответчиком и откликаясь на звонки только
в установленные часы. Сократите также время, за-
трачиваемое на исходящие звонки, планируя их на
определенное время, разговаривая с абонентами
коротко и строго по делу. Воспользуйтесь возмож-
ностями телефонной связи, которые помогут вам
повысить эффективность работы с телефоном. Про-
дуктивно используйте время телефонного общения,
заранее готовясь к разговору, внимательно выслу-
шивая собеседника, делая исчерпывающие записи.
На собрания и совещания может уходить колос-
сальное время. В этой главе рассказывается, как со-
кратить его потери и с толком использовать собра-
ния, на которых вам приходится присутствовать.


Собрания: работа
или пустая трата времени?
Если вы типичный служащий, то наверняка зна-
чительную часть времени проводите на разного рода
собраниях и заседаниях. Долгие собрания, короткие
собрания, утренние брифинги, дневные брифин-
ги — можно целый день провести на собраниях (что
некоторые и делают).
Между тем многие из подобных мероприятий —
не более чем пустая трата времени. Часто на них рас-
сматриваются вопросы, которые можно было бы ре-
шить другим способом, в иной обстановке и с мень-
шими потерями времени. По существу, собрание яв-
ляется одним из наименее продуктивных и наиболее
времяпоглощающих компонентов рабочего дня.
Задумайтесь над тем, какова стоимость собра-
ний в пересчете на заработную плату участников. Де-
192
сять присутствующих на часовом совещании человек
тратят на него десять часов рабочего времени и сум-
му стоимости часа рабочего времени каждого из них.
Если на совещании присутствуют сотрудники доста-
точно высокого уровня, цена его для компании мо-
жет оказаться значительной.
Председательствующие любят шокировать ауди-
торию суммами, в которые собрания обходятся ком-
паниям. Уэнди, председатель на ежемесячных засе-
даниях совета директоров, которые, несмотря на
все ее усилия, неизменно растягиваются на нео-
пределенное время, решила преподать участникам
урок. Она написала на доске сумму общей стоимос-
ти часа рабочего времени всех присутствующих
(только без значка фунтов стерлингов). Через каж-
дые 20 минут перерасхода запланированного вре-
мени по причине пустой его траты участниками она
спокойно прибавляла к начальной сумме ее треть.
Наконец один из директоров не выдержал и поин-
тересовался, что все это означает. Когда присутству-
ющие узнали, что такова стоимость для компании
их сегодняшнего заседания, в кабинете воцарилась
мертвая тишина. На следующее заседание ушел ров-
но час, и ни минутой больше.
Собрания являются пожирателями времени, по-
скольку очень часто бесполезны, плохо организо-
ваны или преследуют неясные цели. В ходе некото-
рых из них не удается создать деловую атмосферу,
участники ведут себя беспокойно и не могут сосре-
доточиться. На других присутствуют не те, кому сле-
довало бы. Еще больше собраний не имеют доста-
точно авторитетного председателя и проваливаются
из-за организационных недочетов. Подобные собра-
ния крадут у вас время самыми разнообразными
путями.
193
И все же не стоит подходить предвзято к собра-
ниям как таковым. Один из лучших способов выиг-
рать время и повысить собственную продуктив-
ность — отказаться от очевидно бессмысленных со-
браний и рационализировать свое участие в работе
тех собраний, присутствие на которых обязательно.

Исключите из графика
необязательные собрания
Первый шаг в исключении необязательных со-
браний из своей жизни состоит в том, чтобы взять
в руки ежедневник и посмотреть, на каких собра-
ниях вы должны будете присутствовать в следую-
щем месяце и на каких присутствовали в прошлом
месяце. Сколько из последних действительно были
необходимы? Не лукавьте и ответьте, какие из про-
шедших собраний проводились по следующим ос-
нованиям:
регулярное собрание, созываемое раз в неде-
лю, месяц или год;
для обсуждения темы прошедшего собрания;
чтобы собрать людей вместе;
для доведения информации;
для дачи рабочих указаний;
любимое развлечение босса;
в качестве предварительного собрания.

Рассмотрим некоторые из приведенных поводов
для созыва собраний. Множество собраний прово-
дится потому, что проводились всегда, стали тра-
диционными. Если какие-то из регулярных собра-
ний достались вам в наследство от прошлых поко-
лений, вы должны решить, стоит ли и дальше на
них присутствовать или их организовывать. Если на
194

<< Предыдущая

стр. 21
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>