<< Предыдущая

стр. 22
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

них производится только бумага для архива или они
представляют собой своего рода дискуссионный
клуб, то задумайтесь, не могли бы использовать свое
время с большей пользой. Прежде чем отправляться
на любое периодическое собрание, выясните, ка-
кова конкретная цель его проведения. Идите только
в случае, если участие будет полезно для вашей ра-
боты. Если требуется участие представителя от ва-
шего отдела, пошлите кого-нибудь из персонала.
С другой стороны, если протокол может пригодиться
вам, чтобы быть в курсе событий, попросите при-
слать вам экземпляр.
А если именно вы являетесь организатором по-
добных собраний? Тогда поставьте себя на место
приглашенных и задайтесь вопросом, всегда ли у
вас хватает времени на участие в них. Если нет,
почему у других должно хватать? Можете ли вы ре-
шать те же вопросы иными способами? Если да, то
не созывайте регулярные собрания.
Если босс считает, что ваше присутствие на опре-
деленных собраниях абсолютно необходимо, посещай-
те их, остальные же старайтесь избегать. Рассказы-
вайте боссу о характере прошедшего собрания и вся-
кий раз снова спрашивайте о необходимости вашего
присутствия.
Некоторые собрания созываются, только чтобы
обсудить тему недавно прошедшего собрания. Ну да
вы знаете, что в таких случаях говорят: «Необходи-
мо завершить обсуждение этих вопросов, а потому
нужно еще одно собрание». Почему обсуждение
нуждается в «завершении»? Может быть, потому, что
предыдущее собрание было не достаточно хорошо
организовано для полноценного обсуждения вопроса
в отведенное для этого время? Если да, то подобные
собрания вам не нужны. Вы должны быть уверены в
195
том, что собрание пройдет на высоком уровне (об
организации собраний читайте ниже в этой главе).
Многие собрания созываются, чтобы просто со-
брать людей вместе и дать им возможность побыть в
кругу коллег, пообщаться. В таком случае предло-
жите другие, лучшие способы совместного время-
препровождения — скажем, собираться раз в месяц
и вместе обедать.
Собрания, созывающиеся для доведения до при-
сутствующих какой-либо информации, наверняка
можно заменить другими способами информиро-
вания. Рассылка письменных бюллетеней, видео-
кассет и просто телефонные звонки позволили бы
сотрудникам более эффективно использовать свое
время.
Существуют также инструктивные собрания. Босс
хочет сказать вам, что делать, и чтобы при этом все
его услышали. Собрание может являться достаточно
действенной формой оказания начальственного на-
жима и все же чаще превращается в пустую трату вре-
мени.
Собрания — популярная арена борьбы за власть и
демонстрации властных полномочий. Генриетта иногда
созывает собрания, просто чтобы доказать, что мо-
жет это делать, и чтобы обнародовать свою инициа-
тиву по поводу очередного проекта. Если вы не вовле-
чены в подобные игры, выслушайте ее предложение
и покиньте собрание, предоставив ему развиваться в
полном соответствии с начальственными замыслами.
Предварительные собрания — квинтэссенция
бездарного времяпрепровождения. Повестка дня ос-
новного собрания либо стоит обсуждения и после-
дующей реализации, либо нет. Собрание для подго-
товки к собранию — имитация деятельности и пус-
тая трата времени.
196
Не позволяйте подобным собраниям лишать вас
продуктивного времени. Если не можете их отменить,
то по крайней мере уклоняйтесь от участия в них.




Не ходите на собрания
Если не можете воспрепятствовать проведению
бесполезных собраний, избегайте участия в них.
Воспользуйтесь уловками, позволяющими избавить-
ся от досадной повинности:
пошлите вместо себя кого-нибудь из сотруд-
ников;
запросите копию протокола;
отправьте организаторам собственные ком-
ментарии по теме собрания;
попросите секретаря собрания выслать вам со-
стоящее из одного абзаца резюме утвержден-
ных собранием мероприятий;
имейте на время собрания другие неотлож-
ные дела.
Еще один резон пропустить собрание — отсут-
ствие планов внести в его работу собственный кон-
структивный вклад. Стоит ли сидеть на собрании,
если вам нечего сказать? Если так и оно есть, после-
197
дующее чтение протокола, скорее всего, обеспечит
вас всей необходимой информацией.


Иные формы собраний
Если требуется групповое обсуждение, подумай-
те о других способах его организации. Если вы при-
нимаете решение по этому поводу, то вам могут
пригодиться изложенные ниже идеи. Если нет, пред-
ложите их соответствующему ответственному лицу.
Современные технологии позволяют проводить
собрания, не покидая рабочего места. Обсуждение
со многими участниками можно провести по теле-
фону (телеконференция), воспользовавшись услу-
гой, предоставляемой телефонной компанией. Спо-
соб окажется полезен как в рамках крупной компа-
нии, где ценят время каждого человека, так и при
привлечении к дискуссии участников, находящих-
ся в разных регионах страны и мира.
Другим вариантом, позволяющим сэкономить
время людям, которым для участия в собрании при-
шлось бы совершить долгую поездку, является ви-
деоконференция. При ее проведении участники мо-
гут воочию видеть друг друга. Вы можете организо-
вать видеосвязь прямо из офиса своей компании либо
воспользоваться централизованным узлом связи ме-
стной телефонной компании.
Для дальней связи используйте возможности
компьютеров. Располагая модемом, выходом в Ин-
тернет и необходимым программным обеспечени-
ем, вы можете беседовать с людьми в любой части
света, набирая собственные сообщения на клавиа-
туре и получая на экран монитора немедленные от-
веты вашего корреспондента.
198
Для экономии времени и поддержания динамич-
ного ритма информационного обмена все участни-
ки дистанционного общения должны готовиться к
нему так же, как если бы речь шла об очном собра-
нии или совещании. То же знание относящихся к
делу документов, то же наличие под рукой всех не-
обходимых материалов, избрание председателя и
секретаря. При организации конференции учиты-
вайте возможную разницу во времени и начинайте
собрание вовремя. Особое значение при дистанци-
онном общении приобретает четкое следование по-
вестке дня, учитывая стоимость использования ком-
муникационных линий и систем.

Делегируйте представителя
Не ходите на собрания, если имеете возможность
посылать вместо себя кого-то другого. Лучшим кан-
дидатом будет должным образом подготовленный
сотрудник. Он проинформирует вас об итогах со-
брания в удобное для вас время, и вы сможете в
спокойной обстановке принять собственные реше-
ния.
Отказ сотрудникам в участии в собраниях будет с
вашей стороны актом превышения полномочий, про-
явлением пренебрежения менеджерскими обязанно-
стями. Людям необходимо набираться опыта, совер-
шенствовать профессиональное мастерство, да и вам
нужен персонал, способный действовать самостоя-
тельно и с успехом справляться с самыми различны-
ми ситуациями. Чем большими полномочиями вы
наделяете сотрудников, тем большую компетентность
они приобретают и тем более продуктивной стано-
вится ваша совместная работа (см. главу 10).
Максимально задействуйте способности и талан-
ты персонала. Фрэнсис отметила, что Энни, ее лич-
199
ный помощник по работе в бюро по трудоустрой-
ству, обладает прекрасными навыками общения и
ведения подробных записей. После предварительной
подготовки Фрэнсис доверила Энни участие в со-
брании менеджеров, обслуживающих соседний ре-
гион. Энни полностью справилась с поручением и
теперь представляет Фрэнсис чуть ли не на всех со-
браниях и совещаниях. Фрэнсис может полностью
положиться на Энни в изложении на собрании своей
собственной позиции и в подготовке сжатого и точ-
ного отчета об этом мероприятии. В итоге Фрэнсис
экономит массу времени, а Энни имеет возмож-
ность набраться опыта и теперь является реальным
кандидатом на должность младшего менеджера.


Организация собраний
Совершенствуя порядок проведения собраний,
можно сократить их длительность и повысить про-
дуктивность. Если организация собраний не ваша
прерогатива, вы можете, по крайней мере, вносить
собственные рационализаторские предложения. Что
касается собраний, которые входят в вашу сферу
ответственности, то вы сможете сделать их более
эффективными, воспользовавшись предлагаемыми
в этой главе идеями и советами.

Для чего проводится собрание?
Собрание не будет эффективным, если все его
участники не имеют четкого представления о цели
его проведения. Прежде чем созывать собрание,
уясните для себя, чего хотите с его помощью до-
биться. Обычно итогом собрания становится выра-
200
ботка некоего плана действий. Имейте представление
о том, что намерены предложить участникам к его
исходу. Собираетесь ли просить их сделать что-то кон-
кретное? Хотите ли предложить поразмыслить и пред-
ставить собственные предложения по поводу темы со-
брания? Потребуете ли представить отчеты? Подгото-
виться к выступлению на следующем собрании? Если
вы являетесь рядовым участником собрания, с само-
го начала выясните, для чего оно организовано; если
разговор начинает уходить в сторону, напомните
присутствующим о цели сбора и направьте дискус-
сию в нужное русло.
Какой бы ни была цель проводимого вами со-
брания, вы должны постоянно о ней помнить. Кро-
ме того, о цели должны быть заранее уведомлены
все участники, о ней же должно быть еще раз объяв-
лено в самом начале собрания с четким изложени-
ем ожиданий по поводу его итогов и вклада присут-
ствующих в его ход. Ни у кого из участников не дол-
жно быть ни малейшего повода заявлять о своей
неосведомленности по части намерений организа-
торов.




Повестка дня
Повестка дня обеспечивает ход собрания по на-
меченному руслу, работу мысли присутствующих в
нужном направлении. Воздерживайтесь от желания
привнести в работу собрания что-то из того, что
вдруг приходит вам в голову по ходу дела. Повестку
201
дня формулируйте предельно лаконично, однако с
включением в нее всего, что необходимо. При этом
исключите из повестки все, что можно решить в
другом месте и другими средствами. К примеру, если
надо ознакомить сотрудников с содержанием доку-
мента, заранее разошлите участникам будущего со-
брания копии, сопроводив указанием ознакомить-
ся с документом до начала собрания. Некоторые
информационные материалы можно «пустить по
кругу» с приложением списка лиц, которых инфор-
мация касается, и инструкцией по прочтении сде-
лать отметку и передать следующему.
Повестка дня должна быть разослана заранее,
чтобы все имели возможность включить собрание в
свой рабочий график и подготовиться к нему. Все
пункты повестки должны быть ориентированы на
достижение конечной цели собрания. Если кто-то
хочет дополнить повестку собственными пунктами,
соглашайтесь, только если пункты вписываются в
общую канву. Если люди обеспокоены тем, что их
мнение не будет учтено, встретьтесь с ними отдельно
и выясните суть их позиции.
Правильно разработанная повестка дня отвеча-
ет следующим требованиям:
четко устанавливает регламент проведения со-
брания (порядок выступлений, их продолжи-
тельность и т. д.);
содержит информацию о месте и времени
проведения собрания с поименным списком
участников (для заседания);
содержит ссылки на вопросы прошлых собра-
ний, имеющие отношение к нынешней по-
вестке;

<< Предыдущая

стр. 22
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>