<< Предыдущая

стр. 23
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

содержит перечень тем для обсуждения и ука-
зание цели проведения;
202
называет докладчиков по каждому пункту по-
вестки или тех, кто будет направлять дискус-
сию по каждому из пунктов;
содержит перечень пунктов повестки в поряд-
ке их рассмотрения;
содержит указание на точное время начала и
завершения собрания.

Ведение собрания
От председательствующего во многом зависит,
пройдет ли собрание с успехом или закончится про-
валом. Если эта функция возложена на вас, действуй-
те твердо и эффективно. Если же вы просто участ-
ник собрания, оказывайте председателю содействие
в том, чтобы собрание проходило в русле намечен-
ных тем и в рамках установленного времени.
Председателем собрания должен быть человек,
устраивающий других участников и пользующийся их
уважением. Понятно, что он должен являться на со-
брание вовремя и четко соблюдать порядок его веде-
ния. Кроме того, председательствующий должен за-
ранее подготовиться к собранию, чтобы со знанием
дела направлять дискуссию и подвести собрание к
принятию конкретных решений. Председатель должен
представить всех присутствующих, дать каждому воз-
можность высказаться и в то же время требовать сле-
дования повестке дня и соблюдения регламента выс-
туплений. Он же должен обеспечить регистрацию до-
стигнутых договоренностей и принятых решений, а
также контроль за их последующим исполнением.
В конце собрания председательствующий подводит
итог дискуссии и своевременно завершает работу соб-
рания.
203
Вести собрание — дело непростое, но вам сле-
дует по возможности раз-другой попробовать себя
в этой роли. В результате вы не только осознаете
всю сложность ведения и своевременного заверше-
ния собраний, но и приобретете опыт, как избегать
превращения собраний в чрезвычайно времяпогло-
щающие мероприятия.

Временные рамки
Если собрание затягивается, значит, вы не обес-
печиваете соблюдения временных ограничений,
соблюдения утвержденной повестки, что необходи-
мо для полного контроля над ходом собрания. Все
участники с удовольствием высказывают свое мне-
ние, и хороший председательствующий каждому
предоставит эту возможность. Но некоторые люди
имеют склонность повторяться или отклоняться от
темы дискуссии. Вежливо пресекайте чрезмерные
высказывания. Перед началом собрания напомните
о времени его окончания и о максимальной про-
должительности выступления каждого из участни-
ков. Если присутствующие выражают недовольство
жестким регламентом, напомните, во сколько со-
брание обходится компании, скажите, что лично
вы предпочли бы посвятить его более продуктив-
ным видам работы.

Действие и еще раз действие
Основной целью организуемого вами собрания
должна стать выработка того или иного плана дей-
ствий. Одной из первых задач следующего собрания
становится выяснение того, какие из запланирован-
ных действий были выполнены. Ведите контрольную
204
ведомость учета достигнутого прогресса. Запрашивай-
те у участников промежуточные результаты работы
в период между собраниями. Ставьте себе целью
обеспечить максимально полное исполнение ранее
принятых решений до созыва очередного собрания.

Время и место
Умело выбирайте время и место проведения со-
брания. Неразумно настаивать на обязательном при-
сутствии: ведь большинство участников должны в
это время быть заняты другим и кому-то, возмож-
но, прийти не удастся. Проводя собрание в неуроч-
ное время, например до начала рабочего дня, и зная,
что людям предстоит затратить лишние усилия для
своевременного прибытия, вы рискуете увидеть их
перед собой возмущенными, усталыми и не настро-
енными на активную работу. Выберите время, ког-
да большинство приглашенных действительно смо-
гут присутствовать. Заранее объявите о предполага-
емом времени проведения собрания, с тем чтобы
иметь возможность откорректировать его, если боль-
шинство не сможет присутствовать, и чтобы люди
смогли так организовать свой рабочий график, что-
бы освободить время.
Убедитесь, что выбрали для собрания подходя-
щее место. Если место выбрано неудачно и людям
будет сложно до него добраться, то вы недосчитае-
тесь многих приглашенных. Не годятся холодные и
неуютные помещения. Если выбор места невелик,
то, по крайней мере, сделайте так, чтобы помеще-
ние было незапущенным, теплым и хорошо про-
ветриваемым. Максимально его благоустройте и по-
заботьтесь о наличии большого стола. Подготовьте
основные атрибуты заседаний: ручки, карандаши,
205
бумагу, стаканы, воду, а возможно, и чай, кофе,
прохладительные напитки и легкие закуски.

Перерыв
Большинство людей любят перерывы, так как
можно немного отдохнуть. Запланируйте один-два
коротких перерыва по нескольку минут, этого бу-
дет вполне достаточно. Перекусить можно в процес-
се работы. Заботливый председатель сделает присут-
ствующим соответствующее предложение, только
проследите, чтобы трапеза не слишком затянулась.
Более продолжительные перерывы имеют тенден-
цию превращаться в самостоятельное мероприятие,
после которого вернуть людей к работе непросто.
Будьте дисциплинированным участником собрания,
не пытайтесь растянуть короткий перерыв и вовре-
мя занимайте свое место.

«Разное»
Переход к этому пункту повестки дня часто зна-
менует начало самой неэффективной с точки зре-
ния использования времени фазы собрания. Вы мо-
жете энергично этап за этапом продвигаться к успеш-
ному завершению работы и в последний момент
обнаружить, что участники решили в полной мере
воспользоваться возможностью высказаться наконец
о чем-то своем, не связанном с темой собрания.
В большинстве случаев наличие этого пункта
повестки не обязательно. Если бы в нем содержа-
лось нечто важное, то вопрос заслуживал бы вклю-
чения в основную повестку. Обычно все его содержа-
ние может быть изложено в форме служебных запи-
сок, высказано в ходе телефонных разговоров,
206
рассмотрено иным образом или вообще проигнори-
ровано. Исходя из этого, опытный председатель мак-
симально ограничит дискуссию по «разному» поводу.
Если пункт все же признается необходимым, не
делайте его последним в повестке, иначе вероятность
затягивания собрания неизмеримо возрастает. Пусть
он значится в повестке первым и будет ограничен,
скажем, десятью минутами. В этом случае лимит вре-
мени будет налицо при очевидной необходимости по-
скорее переходить к основной теме собрания.




Нейтрализация отвлекающих моментов
Собрания длятся значительно дольше, если их
ход постоянно по тем или иным причинам преры-
вается. Лучший способ борьбы с отвлекающими
моментами — заблаговременная их профилактика.
Примите следующие меры:
поручите секретарю самой разбираться с те-
лефонными звонками и посетителями;
заранее сделайте обязательные звонки и пе-
ренесите запланированные визиты;
предупредите потенциальных посетителей о
том, что будете заняты;
имейте план действий на случай непредви-
денных обстоятельств с привлечением своих
сотрудников.
207
Если вас все же отвлекут в ходе собрания, не-
медленно направьте человека к секретарю или к
уполномоченному сотруднику. Поручите кому-то из
персонала заниматься во время вашего отсутствия
всеми делами.


Отдача
Нет смысла проводить собрания, если вы не сле-
дите за реализацией принятых на них решений. Если
был утвержден план конкретных действий, просле-
дите, чтобы их действительно выполняли.
Итог каждого собрания должен принимать фор-
му перечня дел к выполнению, и каждый участник
должен иметь его копию с помеченными пунктами
личной ответственности. Для всякого действия дол-
жен быть установлен срок. Ход выполнения возло-
женных по результатам собрания обязанностей вам
следует проконтролировать уже вскоре после окон-
чания собрания. Дайте людям несколько дней на то,
чтобы приступить к работе, а затем проверьте дос-
тигнутый результат. Если за дело и не принимались
или испытывают значительные трудности, выясни-
те, в чем загвоздка. Возможно, в недостаточности
информации? Следует ли дать кого-то в помощь?
Нуждается ли человек в совете? Проясните эти воп-
росы спустя несколько дней, чтобы понять, все ли
идет по намеченному плану.
График контроля может быть скоординирован с
установленными на собрании сроками исполнения
промежуточных этапов работ. Удостоверьтесь в том,
что каждый человек знает о действиях, предприни-
маемых другими, и понимает, как они будут влиять
208
на его собственную работу и что реализация общего
плана зависит от эффективности его частных усилий.

Кто чем будет заниматься и когда?
Подготовить план действий — это еще не все.
Вы должны четко представлять, кто чем будет за-
ниматься и к какому сроку выполнит свою часть
работы. Если каким-то людям предстоит действо-
вать совместно, убедитесь, что они встретились, до-
говорились о распределении обязанностей и согла-
совали свои действия. Регулярно отслеживайте эти
вопросы.

Контроль прогресса
в достижении соглашения
Если цель совещания состоит в достижении со-
глашения между сторонами сделки, вы должны
обеспечить всемерную помощь в продвижении пе-
реговоров. Если возникают какие-либо проблемы,
разрешать их необходимо незамедлительно, с тем
чтобы процесс развивался без задержек.


Конференции и лекции
Строго говоря, конференции и лекции собра-
ниями не являются, они предоставляют людям со
сходным родом деятельности возможность встре-
титься и получить дополнительную информацию.
И тем не менее подобные мероприятия могут рас-
трачивать ваше время не меньше собраний, и вам
следует это учитывать.
209
Прежде чем принять приглашение на конферен-
цию или лекцию, решите, будут ли они полезными
для вас и для других. Если интерес представляет
выступление лишь одного-двух докладчиков, попро-
сите выслать текст их докладов. Если вас просят сде-
лать доклад, но это либо не пойдет на пользу вашей
репутации, либо не будет вам интересно, предло-
жите текст своей лекции для письменных материа-
лов конференции. Если же мероприятие вызывает у
вас интерес и, по всей вероятности, принесет пользу
участникам, но вы ограничены во времени и сами
присутствовать не можете, пошлите кого-то из сво-
их сотрудников либо отправляйтесь сами, но толь-
ко на один день.
Постарайтесь извлечь из участия в конференции
максимальную пользу, внимательно выслушивая
сообщения, напрямую относящиеся к вашей рабо-
те. Не забудьте взять распечатку выступлений и де-
лайте собственные записи. Если намерены продол-
жить общение с участниками, попросите их визит-
ки и на обороте сделайте несколько пометок о самом
человеке, его профессиональных достоинствах. Раз-
местите визитки в картотеке, как только верне-
тесь в офис.


Оценка полезности собраний
С регулярной периодичностью — скажем, через
каждые полгода — оценивайте реальную необходи-
мость собраний, в работе которых участвуете. Если
собрания или совещания конкретного типа утрати-
ли для вас свою актуальность или обычные пункты
их повестки можно отработать иными способами,
откажитесь от их дальнейшего посещения. Но веро-

<< Предыдущая

стр. 23
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>