<< Предыдущая

стр. 27
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Не производите изменения ради изменений.
У персонала могут быть наготове другие способы
решения проблем, а потому прежде чем что-то ме-
нять, важно выслушать мнение и предложения не-
посредственных участников работы.


Наделение полномочиями
повышает эффективность
Передача членам персонала части своих пол-
номочий не понизит ваш статус, не лишит вас цен-
ности в глазах компании. И в то же время прибавит
людям уверенности в себе, позволит им ощутить
236
свою значимость, поможет обрести масштабное зре-
ние. Вам же это даст возможность высвободить боль-
ше времени для наиболее важных аспектов своей
работы. Помните, что ваше время должно исполь-
зоваться для осуществления деятельности, имею-
щей первостепенное значение для вашей профес-
сиональной и личной жизни. Наделение персонала
частью своих полномочий позволит вам сосредото-
чить усилия именно на этих вещах. Плюс к тому по-
высится эффективность вашей работы в интересах
компании, так что, делегируя работу, выигрываете
не только вы сами, но и организация в целом.


Не становитесь объектом
делегирования
Итак, вы сэкономили себе значительное коли-
чество времени за счет делегирования другим части
своей работы. Но предположим, что вам самому так-
же приходится отвечать за немалый объем делеги-
рованных обязанностей. Можно ли этот объем со-
кратить?
Во-первых, соглашайтесь на выполнение до-
полнительных функций, только если они соответ-
ствуют вашим целям. Поскольку босс, скорее все-
го, не преминет возложить на вас дополнительные
обязанности, помните о советах в главе 6 по пово-
ду способов выражения своего «нет». Если отказаться
от работы не удастся, не принимайте ее вслепую.
Удостоверьтесь в том, что полностью понимаете,
что от вас требуется, убедитесь в том, что перед
вами поставлены ясные задачи, определены крите-
рии оценки.
237
Запрашивайте любую необходимую для успеш-
ной работы информацию, консультативную и иную
помощь. По завершении работы выясните, как она
оценивается, с тем чтобы сделать собственные вы-
воды и оценки.




Резюме
Не бойтесь делегировать часть своих функций —
ваш авторитет от этого не пострадает, а в итоге у
вас высвободится время на вещи, которые удаются
вам лучше всего. Делегируйте повседневные функ-
ции, а также то, с чем другие справятся лучше,
238
быстрее или с меньшими затратами. Исполнитель
должен соответствовать возлагаемым на него обя-
занностям. Не делегируйте одни только скучные и
рутинные функции. Время, затраченное на подго-
товку, контроль и оценку работы персонала, оку-
пается за счет возможности последующего делеги-
рования подобных же задач. Может быть передана
работа с корреспонденцией и телефонные перего-
воры с выработкой стандартных ответов и проце-
дур. Ставьте себе целью делегировать работу как мож-
но активнее, но избегайте того, чтобы самому ста-
новиться объектом чрезмерного делегирования.
Эта глава поможет вам справиться с тем колос-
сальным объемом информации, который обруши-
вается в наши дни на каждого человека. Овладев
техникой противодействия информационному прес-
сингу, вы сэкономите массу времени.


Источники поступления информации
Чтобы быть в курсе всего того, что касается на-
шей работы, хобби, финансов и других аспектов
жизни, нам требуется информация. Однако получа-
ем мы ее гораздо больше, чем можем реально усво-
ить и использовать. Отдельная информация, безус-
ловно, для нас важна, но общий ее поток чрезме-
рен. Только задумайтесь, сколькими источниками
этот поток формируется:
«макулатурная» почта;
книги;
журналы;
бюллетени;
радио;
телевидение;
реклама;
электронная почта;
240
факсы;
письма;
каталоги.
Да, заманчиво охватить всю поступающую инфор-
мацию, усвоить ее в максимальном объеме. Однако
человеческая жизнь слишком для этого коротка. Сле-
дует решить для себя, что вам действительно необхо-
димо знать, как эффективно усвоить нужную инфор-
мацию и как оградить себя от лишней.




Что вам нужно знать?
Следует определить тот минимум информации,
который необходим вам для того, чтобы иметь воз-
можность успешно справляться со своими главны-
ми делами. Ведь не станете же вы просматривать весь
телефонный справочник, если вам нужен один кон-
кретный телефонный номер. Точно так же потреб-
ность в любой другой информации должна удовлет-
воряться с минимальными затратами сил и време-
ни. Все прочее может составлять предмет вашего
досуга и относиться на время, которое вы отводите
для отдыха и развлечений.
241
Затраты
Приобретение излишней информации может
быть оценено в терминах как финансовых расхо-
дов, так и затрат времени. Книги и журналы стоят
денег; особенно дорого обходятся специализирован-
ные информационные материалы. Время, которое
тратится на усвоение ненужной информации, можно
оценить, исходя из размера вашей заработной пла-
ты. Так, чтение двух лишних журналов может стоить
вам часа времени и, как следствие, суммы оплаты
этого часа вашей компанией.




Сократите количество материалов
для чтения
Что вам приходится читать в течение недели?
Возможно, что-то из следующего:
газеты;
журналы;
книги;
отчеты;
сообщения электронной почты;
письма.
242
Некоторые из этих материалов имеют прямое
отношение к работе; другими вы занимаетесь ради
удовольствия; третьи в определенной степени свя-
заны и с работой, и с вашим бытом.
Чтение всего перечисленного может занять у вас
все время без остатка. Значительная часть работы,
которую люди берут на дом, предполагает необхо-
димость чтения того, что не удалось прочитать в
рабочие часы. Теперь подумайте, сколько времени
вы могли бы сэкономить в случае заведомого со-
кращения объема материалов для чтения!
Понятно, что нельзя совсем отказаться от чте-
ния — но можно запретить себе читать все то, что
читать не обязательно.
Первая ваша задача будет теперь состоять в из-
бавлении от направляемых вам материалов, в чте-
нии которых, по вашему мнению, нет необходимо-
сти. Если на работе вы числитесь в списке получате-
лей каких-то журналов и бюллетеней, внимательно
ознакомьтесь с содержанием списка и попросите
исключить из направляемого вам комплекта все,
кроме самого необходимого. Вам может понадобить-
ся один профессиональный журнал, но не десять.
Если вы сами являетесь подписчиком журналов,
подумайте, все ли они так уж вам необходимы. Если
нет, немедленно откажитесь от подписки. Так вы
сэкономите и время, и деньги.
В Великобритании, например, остановить поток
макулатурной почты можно путем обращения в
Службу учета пожеланий адресатов, а исключить не-
желательные звонки — воспользовавшись соответ-
ствующей услугой телефонной компании.
Не заполняйте купоны запросов на брошюры и
информационные бюллетени — ваше имя немед-
ленно появится в списках почтовой рассылки. Не по-
243
купайте и не одалживайте книг, на чтение которых у
вас все равно нет времени (впрочем, если вы после-
дуете советам этой главы, у вас появится достаточно
сэкономленного времени для чтения ради удоволь-
ствия). Если вам нужны какие-то книги, старайтесь
брать их в библиотеке или в компании, но не поку-
пать, чтобы не нести излишние финансовые затраты.
Вы, вероятно, автоматически получаете на ра-
бочем месте какие-то материалы от своей компа-
нии. Не запрашивайте без нужды протоколы собра-
ний, отчеты, другие подобные документы. Избавь-
тесь от любого чтива, которое самым невероятным
образом скапливается на любом рабочем месте, вы-
черкните себя из максимального количества спис-
ков автоматической внутрифирменной рассылки.

Как уменьшить объем бумажной массы
Объем бумажной массы порой обескураживает.
Однако вы вполне можете его сократить, умело
пользуясь приемами изымания нужных страниц и
копирования. Получив один из своих теперь уже
немногочисленных журналов, быстро его пролис-
тайте на предмет наличия интересующих вас статей.
Если таковые имеются, вырвите их или попросите
секретаря снять копию для последующего прочте-
ния. Так же поступайте и с газетными публикация-
ми. Когда секретарь научится находить то, что вам
нужно, она сама сможет предварительно отмечать
соответствующие материалы и разделы.

Вырезки
Для многих людей быть в курсе всех новостей о
своей компании или сфере деятельности — обяза-
244
тельное требование. Между тем постоянная инфор-
мированность может означать необходимость ежед-
невного прочтения солидной подборки периодичес-
ких изданий.
В Великобритании можно обратиться в специа-
лизированные бюро вырезок. За определенную ме-
сячную плату бюро будет снабжать вас вырезками
журнальных и газетных статей, в которых содержится
любое упоминание интересующего вас объекта,
человека или компании. В каждом бюро имеется свой
перечень изданий, с которыми оно работает.
Регулярно — как правило, раз в неделю — вам будут
высылать стопку вырезок из статей, отобранных в соот-
ветствии с вашим заказом. Позаботьтесь, однако, о том,
чтобы как можно более четко сформулировать то, что
вас интересует. Алан, ветеринарный врач, писал кни-
гу о персидских кошках. Он поручил секретарю свя-
заться с бюро вырезок и разместить полугодовой за-
каз на материалы по теме будущей книги. В момент
разговора секретаря отвлек телефонный звонок, и она
впечатала в бланк заказа только слово «кошки». Ме-
сяц спустя Алан получил первую партию вырезок всех
статей, в которых присутствовало слово «кошка» и
его производные, то есть статей о морских котиках,
якорях-«кошках», многочисленных представителях се-
мейства кошачьих и т. д. Пытаться найти во всем этом
ворохе бумаг упоминание о персидских кошках было
делом безнадежным. К моменту, когда ошибка была ис-
правлена, Алан успел потратить на бесполезную инфор-
мацию и деньги, и время.

Бюллетени
Бюллетени сами по себе представляют немалый
соблазн. Там непременно заявляется, что без их спе-
245
циальной информации вам никак не обойтись. Воз-
можно, отчасти так оно и есть, но одного бюллете-
ня, скорее всего, будет вполне достаточно, чтобы
постоянно быть в курсе всех новинок вашей отрас-
ли или сферы бизнеса. Исключите свое имя из списка
получателей всех необязательных бюллетеней, а в
отношении остальных используйте ту же тактику вы-
резок и копирования.

Компьютерные распечатки
В компаниях производится огромное количество
бумаги в виде печатных копий компьютерных фай-

<< Предыдущая

стр. 27
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>