<< Предыдущая

стр. 28
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

лов. Избавьтесь от привычки иметь дело с подавля-
ющим большинством предлагаемых распечаток. Про-
сите высылать вам только то, что имеет непосред-
ственное отношение и действительно важно для
вашей работы. Поручите персоналу тщательно сор-
тировать поступающие в офис распечатки и немед-
ленно избавляться от всего лишнего. Позаботьтесь
об исключении своего офиса из списка получате-
лей электронных сигналов, заставляющих ваш прин-
тер распечатывать депешу за депешей.

Каталоги
Каталоги являются еще одним традиционным ис-
точником избыточной информации. Многие компа-
нии получают их десятками. Немало менеджеров счи-
тают каталоги полезным средством приобретения
бизнес-информации, выяснения товарной политики
и достижений конкурентов. Однако лавина каталогов
может с легкостью захлестнуть вас с головой.
Попросите исключить вас из рассылочных спис-
ков производителей, чьи каталоги вы никогда даже
246
не открываете. Ограничьтесь знакомством только с
наиболее значительными и имеющими прямое от-
ношение к вашей специальности. Быстро их проли-
стайте, сделайте для себя необходимые пометки и
отправьте в корзину. Если каталог стоит того, что-
бы его сохранить, держите у себя только самый
последний выпуск. Так же нужно обходиться с ка-
талогами офисного оборудования и материалов. Зна-
комьтесь с каталогами новых компаний, но если не
видите ничего для себя интересного, откажитесь от
их дальнейшего получения.
Эрик руководит работой небольшой строитель-
ной фирмы и постоянно получает массу каталогов.
Но он даже представить себе не мог, насколько их
много, пока не решил перед самым Рождеством
избавиться от накопившейся за три месяца макула-
туры. К приезду машины от компании—переработ-
чика бумажных отходов он одними только катало-
гами заполнил две большие картонные коробки, и
это вдобавок к бумагам, которыми был завален его
рабочий стол. Эрик и физически не смог бы их про-
смотреть, и к тому же они занимали немало места.
Сегодня он получает каталоги лишь нескольких
фирм, с которыми обычно имеет дело. Что касает-
ся ценности каталогов вновь возникающих компа-
ний, то тут он полностью полагается на мнение
своего секретаря.


Использование переходного времени
Как поступить со значительно похудевшей стоп-
кой вырезок, копий и других бумаг, которые все же
необходимо прочитать? Вот здесь-то и пригодится
то самое переходное время, о котором мы уже го-
247
ворили в главе 4. Поместите все материалы для чте-
ния в одну папку. Как только выдастся несколько
свободных минут, извлеките из папки одну из бу-
маг и прочтите ее. Далее вы можете либо ее сохра-
нить (редкий случай), либо выбросить.
Берите папку с собой, когда предстоит доста-
точно продолжительная поездка или знаете, что в
течение дня несколько минут вам придется провес-
ти в ожидании. Старайтесь ни одной бумаги не при-
хватывать домой.


Приемы эффективного чтения
Каждый может усовершенствовать собственную
технику чтения, воспользовавшись несколькими
простыми правилами. Методично следуйте им вся-
кий раз, когда приходится что-либо читать (кроме
чтения ради удовольствия), и вы самым решитель-
ным образом сократите время, затрачиваемое на зна-
комство с бумагами, полностью при этом усваивая
всю полезную информацию.

Книги

1. Прочтите оглавление, чтобы получить общее
представление о содержании книги.
2. Пробегите глазами предметный указатель,
чтобы выяснить, какие понятия в книге рас-
крываются и насколько детально.
3. Прочтите введение.
4. Прочтите введение к каждой интересующей
вас главе, а также последнюю страницу.
5. Быстро прочтите саму главу.
6. Еще раз перечитайте важные фрагменты главы.
248
Если читаете книгу справочного характера, вам
вряд ли понадобится читать ее целиком. Действуя в
соответствии с приведенной схемой, вы сократите
время, которое обычно затрачивается на поиск нуж-
ной информации.

Документы и статьи
Документы и статьи можно читать, следуя той
же схеме.
1. Прочтите краткое изложение, обзор, ввод-
ную часть (когда дело касается научных или
специальных статей и документов) или пер-
вые несколько абзацев, чтобы выяснить ха-
рактер основного текста.
2. Прочтите заключение или несколько после-
дних абзацев. В большинстве случаев, в осо-
бенности когда у вас мало времени, этого вам
будет достаточно.
3. Если необходимо ознакомиться с содержа-
нием более подробно, то прочтите нужные
разделы.
Все это может показаться очевидным, однако по-
истине удивительно, как часто люди, изначально
прекрасно разобравшиеся в характере и содержании
текста, с упорством, достойным лучшего приме-
нения, методично читают его от первой до после-
дней строчки вне зависимости от важности или ак-
туальности материала. Если последуете приведенным
советам, то значение статьи или документа сразу
станет для вас понятным. Далее вы без труда выбе-
рите и прочтете разделы, которые заслуживают ва-
шего полного внимания.
Существует пять типов чтения:
249
1. Сосредоточенное чтение с целью детального
изучения — например, чтение юридических
документов.
2. Неспешное чтение — к примеру, романа.
3. Предварительное чтение ради быстрого вы-
явления сути изложения (описано выше).
4. Беглый просмотр, чтобы получить общее
представление о содержании.
5. Скоростное чтение.
Первые два типа понятны, вы с ними уже зна-
комы. Третий, предварительное чтение с быстрым
выяснением общего смысла, мы только что обсу-
дили.
При беглом просмотре текст читают как обыч-
но, но без прочтения всех без исключения слов. Тех-
ника этого типа позволяет читать быстрее с одно-
временным усвоением общего смысла изложения.
Она позволяет также быстро отыскать разделы тек-
ста, представляющие для вас особый интерес, пос-
ле чего вы можете перечитать их более внимательно.
Попрактиковавшись, вы сможете просматривать
текст очень быстро. Навык беглого просмотра, без
сомнения, вам пригодится.

Скоростное чтение
Еще один тип чтения — скоростное, или скоро-
чтение, то самое, которому учат на специальных кур-
сах. В главе 4 уже отмечалось, что владеть скоростным
чтением не обязательно, хотя некоторые считают этот
навык полезным для себя. Подозреваю, что большин-
ство людей просто не могут или не хотят тратить вре-
мя на усвоение и закрепление этого навыка. Описан-
ной выше техники будет для них вполне достаточно.
250
Однако те, кто решил непременно овладеть техни-
кой скорочтения, своего добились и считают, что по-
траченное на обучение время окупится.
Когда мы читаем достаточно быстро, то схваты-
ваем не отдельные слова, а сразу целые фразы. Наши
глаза пробегают строчку за строчкой, как это про-
исходит при беглом просмотре. Чтобы читать еще
быстрее, необходимо следовать взглядом вдоль ус-
ловной средней линии страницы, прочитывая сра-
зу группы слов и охватывая общим зрением слова
по обе стороны от них.
Скользя взглядом вниз по средней линии страни-
цы, вы быстро схватываете смысл текста и отклоня-
ете взгляд направо или налево, только когда отмеча-
ете в тексте что-то такое, что требует более присталь-
ного внимания. Метод основан на нашей способности
видеть и усваивать значение групп слов.
Можете пользоваться пальцем в качестве указ-
ки, управляющей движением глаз. Проверьте свою
способность усваивать содержание, с максимальной
скоростью прочитав страницу и затем выяснив, ка-
кой объем информации вам удалось запомнить.
Чтобы получить более полное представление о
технике скорочтения, запишитесь на специальные
курсы, но можете научиться читать быстрее и само-
стоятельно, если попрактикуетесь в приведенных
выше простых приемах.

Записи и пометки
Не пренебрегайте ведением записей в процессе
чтения. Не думайте, что при этом станете терять вре-
мя, поскольку темп чтения замедлится. Благодаря
записям прочитанное будет закрепляться в вашем
251
сознании, что избавит от необходимости возвра-
щаться к уже прочитанному и перечитывать зано-
во, если вы не разобрались в пассаже либо сразу не
обратили на него внимание.
В процессе чтения отмечайте карандашом или мар-
кером наиболее важные места, подчеркивайте клю-
чевые слова и фразы. Если будете хранить материал,
то впоследствии легко сможете найти в нем нужные —
уже отмеченные — места. Если бумага пойдет в кор-
зину, благодаря пометкам самая значительная инфор-
мация лучше запечатлится в вашей памяти.
Ребекка, энергичная сотрудница департамента
финансов муниципалитета, часто становилась объек-
том насмешек со стороны коллег из-за привычки
делать записи при чтении документов. Они считали
пустой тратой времени переписывать то, что и так
уже изложено на бумаге. Однако последней посмея-
лась Ребекка, когда единственная высказалась на
заседании городского совета против предложенно-
го проекта, полностью разобравшись в казуистике
разработанного авторами текста. Благодаря сделан-
ным в ходе изучения документа выпискам она су-
мела сопоставить отдельные фрагменты данных и
выявила существенные ошибки в расчетах.


Меньше радио и телевидения
Чтение, пожалуй, является основным источни-
ком информационной перегрузки, однако существу-
ют и другие, и их вы также способны контролиро-
вать.
Среди наиболее очевидных, безусловно, радио
и телевидение. Если вы злоупотребляете ими, то те-
252
ряете немало времени и к тому же поглощаете мас-
су ненужной и бесполезной информации.
Решение проблемы простое — выключить. Есть
ряд программ, которые вы непременно хотели бы
послушать или посмотреть, но время их выхода в
эфир можно выяснить заранее, а значит, и прием-
ники включать только в нужное время.
Если передача особенно для вас важна, восполь-
зуйтесь магнитофоном, с тем чтобы прослушать или
просмотреть очередной выпуск позже, в удобное для
вас время. Магнитофон поможет вам знакомиться и
с программами, которые выходят в эфир в очень
позднее ночное время.
Избегайте следовать примеру тех, кто имеет
обыкновение записывать слишком много программ
и никогда их не смотрит и не слушает. Если будете
записывать только то, что вас интересует, то смо-
жете планировать просмотр в своем недельном или
дневном графике — скажем, в течение получаса или
часа. В противном случае у вас будет скапливаться
архив записей, времени на знакомство с которыми
так никогда и не найдется.
Эрик, инженер, всю неделю пользовался видео-
магнитофоном для записи любимых телепрограмм
и с нетерпением ждал вечера пятницы, когда смо-
жет наконец их просмотреть. Однако у него скопи-
лось так много записей, что даже несколько вече-
ров просмотра лишь незначительно сокращали объем
накопленного запаса видеоматериалов. В итоге Эрик
решил пользоваться только одной кассетой и запи-
сывать не более одной-двух программ в неделю. Те-
перь, если не удается просмотреть их в ближайшую
пятницу, программы следующей недели он пишет
на старые. Так он с успехом избавляет себя от не-
253
приятного ощущения неспособности реализовать
собственные планы и намерения.


Компьютерная информация
В наши дни значительная часть информации по-
ступает через компьютерные сети. Если вы имеете

<< Предыдущая

стр. 28
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>