<< Предыдущая

стр. 29
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

доступ к Интернету и электронной почте, то не толь-
ко сами занимаетесь поиском информации, но и
огромное ее количество сбрасывается на ваш ком-
пьютер при каждом выходе в сеть.

Электронная почта
Пользование электронной почтой распростране-
но сегодня настолько широко, что человек может
ежедневно получать сотни электронных сообщений.
Обеспечьте их сортировку, организовав классифи-
кацию сообщений по категориям или заведя для раз-
ных типов контактов отдельные почтовые ящики. Так
вы будете обращаться только к тому, что вам нуж-
но, и игнорировать всю прочую информацию.
Если система позволяет, можно открыть отдель-
ные почтовые ящики по каждой интересующей вас
теме или для каждого отправителя. Это позволит чи-
тать сообщения только в соответствующих ящиках,
а информацию во всех остальных либо бегло про-
сматривать, либо сразу стирать.
Весьма полезным может оказаться открытие
ящика, принимающего сообщения, в заглавии ко-
торых содержатся значки «?», «$» или слово «день-
ги». Скорее всего, такие послания будут относиться
к категории «макулатурных», и вы сможете стирать
254
их, не глядя. Таким же образом можно открыть ящик
для личной почты (с вашим именем) и ящики по
отдельным видам вашей деятельности или различ-
ным подразделениям компании. Скажем, отдельные
ящики для корреспонденции из финансового отде-
ла или отдела техники безопасности. Можно завес-
ти свои ящики для сообщений отдельных людей,
например для посланий от босса. Тщательно проду-
манный набор собственных почтовых ящиков по-
зволит ограничить объем требующей вашего вни-
мания почты и более эффективно работать с той ее
частью, что непосредственно вас касается.
Кроме того, не забывайте о преимуществах сор-
тировки сообщений по папкам в каждом из почтовых
ящиков. Это дает возможность вызывать всю почту по
конкретной тематике, от конкретного отправителя или
по любым иным критериям по вашему выбору. На-
пример, в ящике «Обучение» вы можете открыть от-
дельные папки для внутрифирменной учебы, само-
образования и внешних курсов и семинаров.
Вот, к примеру, для чего можно иметь отдель-
ные ящики и папки:
для заданий;
для справочной информации;
по своим ключевым функциям;
по дополнительным функциям;
с перспективными предложениями.
Сортируя электронную почту по ящикам и пап-
кам, вы классифицируете ее по степени приоритет-
ности и, соответственно, знакомитесь с ней и реа-
гируете наиболее рациональным образом. Теперь вам
уже не придется заниматься всем сразу.

255
Группы новостей
Группы новостей также являются существенной
причиной информационной перегрузки. Если через
свой электронный адрес или Интернет вы стали
абонентом одной или нескольких групп новостей,
то при каждом подключении будете получать на свой
компьютер сотни статей.
Прочитать все статьи абсолютно нереально. Меж-
ду тем в них может содержаться что-то действи-
тельно для вас интересное. Настройте свою програм-
му электронной почты на загрузку только заголов-
ков статей. Так вам легче решить, что достойно
вашего внимания, и при необходимости загрузите
статьи полностью. Все прочее может быть стерто.
Если не будете регулярно избавляться от всего того,
что к вам поступает, вскоре обнаружите, что па-
мять вашего компьютера забита мегабайтами «му-
сора».


Умение слушать
Вы, вероятно, подумаете, что слух никак не свя-
зан ни с чтением, ни с приобретением значитель-
256
ного количества информации. А между тем умение
слушать способно сократить потребность в изложе-
нии информации в письменном виде для последу-
ющего повторного ознакомления посредством чте-
ния, если только это не абсолютно необходимо, как,
скажем, в случаях, когда дело касается юридичес-
ких вопросов.
Умение слушать позволяет экономить время,
поскольку:
уменьшает необходимость повторений;
устраняет потребность в пояснениях;
позволяет сократить разговор и строго при-
держиваться его темы;
устраняет потребность в письменном изложе-
нии;
делает ненужными последующие разговоры.
Умение правильно слушать требует наличия оп-
ределенных навыков, которыми обладают далеко не
все люди. Необходимо сосредоточиться на словах
собеседника или докладчика, запоминать наиболее
важные моменты его высказываний. Одновременно
необходимо демонстрировать человеку свое полное
внимание и серьезное отношение к его словам.
Внимая человеку, не стесняйтесь делать краткие
записи. Тем самым вы будете подчеркивать свой
интерес и сразу выделять ключевые мысли собесед-
ника. С другой стороны, если считаете, что записи
будут мешать кому-то из вас двоих, сделайте их сразу
по окончании разговора, пока слова собеседника
еще свежи в вашей памяти.
Совершенствуйте свое умение слушать, пользу-
ясь следующими приемами:
задавайте уместные вопросы;
при необходимости требуйте пояснений;
подчеркивайте свое безраздельное внимание;
смотрите прямо на собеседника или доклад-
чика;
проявляйте искренний интерес к его словам.
Резюме
Вам отнюдь не нужна вся та информация, что
ежедневно обрушивается на вашу голову. Отсеивай-
те малозначительные и не относящиеся к делу пе-
чатные материалы, сделайте так, чтобы ваше имя
больше не значилось в большинстве списков рас-
сылки как внутри компании, так и вне ее. Сократи-
те объем материалов для прочтения до необходи-
мого минимума и заведите специальную папку для
бумаг, которые сможете прочитать в свободные
минуты. Практикуйте беглый просмотр материалов,
запишитесь на курсы скорочтения, если хотите на-
учиться читать гораздо быстрее, чем сегодня. Не
слушайте по радио и не смотрите по телевизору все
без разбора. Контролируйте поток электронных со-
общений путем открытия отдельного ящика для
«макулатурной» корреспонденции. Потом вы ее со-
трете без просмотра.
В главе разъясняется, как приобщить ко всем
преимуществам техники управления временем ваш
персонал. В ней представлены существующие фор-
мы обучения, рассказывается, как приступить к
обучению рациональному использованию времени
в рамках компании.


Используйте собственные знания
Итак, вы прочли эту книгу, опробовали изло-
женные в ней идеи на практике и результат вас удов-
летворил. Выбрали ли вы полигоном для исследова-
ния — «только чтобы посмотреть, что получится» —
работу или дом? Если на работе пока что оставили
все как есть, приступайте к изменениям немедлен-
но. Объясните персоналу смысл своих действий. За-
ручитесь поддержкой своего секретаря. Предложите
опробовать что-то из новой методики сотрудникам.
Действуя совместно, все вы очень скоро станете
очевидцами разительных перемен.


Зачем ставить в известность персонал?
Здравый смысл непременно подскажет вам, что
пытаться экономить время в одиночку, при том что
260
люди вокруг вас будут продолжать действовать как
прежде — не лучший вариант. Если, к примеру, вы
начинаете работать с бумагами, как предлагается
выше, а сотрудники продолжают обрастать грудами
документов и просто макулатуры или вы готовитесь
к собраниям со всей тщательностью, но никто, кро-
ме вас, и не думает знакомиться с нужными мате-
риалами — дело экономии и эффективного исполь-
зования времени не двинется дальше вашего стола
и в конце концов просто захлебнется в трясине все-
общей неэффективности.
Найджел руководил многочисленным штатом
коммерческих сотрудников крупной компании. Он
прочел много книг по управлению временем и во
внерабочее время прослушал специальный курс
обучения по той же тематике. Его стол был в иде-
альном порядке, он тщательно планировал свой день
и старался с пользой провести каждую минуту. Од-
нако Найджел и не пытался призвать персонал пос-
ледовать его примеру. Стоило ему рассортировать
бумаги и приняться за работу, как подчиненные
начинали подбрасывать ему бесполезные сводки и
служебные записки самого различного характера,
беспрестанно заглядывали в кабинет с вопросами.
Идеально расписанный график рушился уже с утра.
Отчаявшись что-либо изменить, Найджел пригла-
сил эксперта по вопросам управления временем для
выступления перед подчиненными. В середине речи
докладчика один из сотрудников повернулся к Най-
джелу и воскликнул: «Так вот чего вы хотите!» Ока-
залось, что люди воспринимали его новую манеру
работы как некое чудачество. Стоило им понять пре-
имущества системы, которую проповедовал босс,
и собственную роль и выгоду от участия в общей
261
игре, как они с энтузиазмом в нее включились, и
продуктивность работы отдела в целом резко воз-
росла.
Если хотите, чтобы жизнь шла по заранее наме-
ченному плану, без провалов и авралов, придется
учить других действовать по тому же методу. Чем
больше людей вокруг вас станет пользоваться тех-
никой управления временем, тем больше дополни-
тельного времени в вашей жизни появится и тем
меньшее напряжение вы сами будете испытывать.
Часто люди следуют однажды заведенному по-
рядку только потому, что никто не познакомил их
с другим способом действий. Вы сможете в полной
мере воспользоваться всеми преимуществами соб-
ственного стиля работы, только если разъясните его
смысл окружающим.




Понимают ли они, чего вы хотите?
Ничего хорошего не получится, если вы с ре-
шительным видом явитесь в понедельник утром в
офис и заявите: «Хочу, чтобы с этого момента все
работали эффективно и экономили время. Прямо
сейчас начинайте действовать с использованием
приемов техники управления временем». Кто-то
262
поймет, о чем вы говорите, а кто-то лишь будет
теряться в догадках.
Если вы доходчиво и подробно не разъясните
сотрудникам, чего от них хотите, то получите пол-
ный набор разнородных систем, а итог будет не
лучше прежнего.
Важно, чтобы в работу по-новому был вовлечен
весь ваш персонал, поскольку отдельные элементы
управления временем могут быть распространены
на деятельность в целом подразделения или компа-
нии. Если, к примеру, все в компании пользуются
одной схемой систематизации документов, значит,
каждый сможет быстро найти любую необходимую
информацию. Если же у каждого своя система, то в
компании, где люди часто перемещаются из каби-
нета в кабинет, занимаются разнохарактерной ра-
ботой, всякий раз будет уходить много времени на
знакомство и привыкание к другой системе класси-
фикации.


Средства обучения
Никто не сможет ознакомить ваш персонал с
техникой управления временем лучше вас самих.
Если можете выкроить время на разъяснение со-
трудникам особенности своего нового подхода к
работе и приемы управления временем, которые
представляются вам эффективными, сделайте это.
Если же времени решительно не хватает (даже
при точном следовании всем моим рекомендаци-
ям), призовите на помощь другие средства обуче-
ния, а также индивидуальных консультантов и спе-
циализированные организации. Арсенал доступных
средств, в частности, представлен:
263
аудиозаписями;
видеозаписями;
телепрограммами;
книгами;
экспертами;
организациями, специализирующимися на

<< Предыдущая

стр. 29
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>