<< Предыдущая

стр. 30
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

проблемах менеджмента;
наблюдением за другими людьми.

Аудио- и видеозаписи
Немало индивидуальных специалистов и профес-
сиональных организаций подготовили собственные
аудио- и видеоверсии программ обучения управле-
нию временем. Поинтересуйтесь такими материала-
ми в библиотеке и просмотрите рекламные разделы
бизнес-периодики.

Телепрограммы
Сегодня на телевидении Великобритании суще-
ствует большое количество программ, посвященных
проблемам бизнеса и менеджмента. В некоторых из
них напрямую затрагиваются вопросы управления
временем.

Книги
Книги, подобные этой, также могут помочь.
Надеюсь, что данная книга вооружит читателя зна-
нием, которое позволит ему во многом пересмот-
реть стиль своей жизни, открыть новые резервы вре-
мени. В других книгах можно найти идеи, способ-
ные помочь лучше усвоить и дополнить то, что
264
изложено на этих страницах. Последуйте примеру
Барри, который целенаправленно стремился усво-
ить технику управления временем и применял ее
при знакомстве с соответствующей литературой. Он
взял в библиотеке книгу по управлению временем
и читал по одной главе в день в десятиминутные
интервалы переходного времени.

Эксперты
Некоторые независимые эксперты занимаются
организацией семинаров, в ходе которых разъясня-
ют аудитории собственный стиль работы, заражают
своим энтузиазмом. Другие практикуют обучение
прямо на рабочем месте и с удовольствием примут
ваше приглашение. Третьи готовы принять учени-
ков у себя и на примере своего рабочего дня проде-
монстрировать преимущества умелого обращения со
временем. Одни эксперты предварительно проводят
аудит существующей практики распоряжения вре-
менем, другие просто знакомят с методикой эф-
фективной работы и предоставляют вам самим ее
внедрять.

Организации, специализирующиеся
на проблемах менеджмента
В наше время существует немалое число орга-
низаций, которые проводят либо общие занятия по
менеджменту с включенным в них разделом об уп-
равлении временем, либо предлагают самостоятель-
ный курс по этой теме. Примером может служить
Институт менеджмента в Лондоне, где организу-
ются краткосрочные практикумы и семинары по
265
самым разнообразным аспектам менеджмента. Мно-
гие обучающие программы института перекликают-
ся с материалами этой книги. Например, курс вве-
дения в менеджмент с его разделами самооргани-
зации, менеджмента заданий и управления людьми.
Обычно продолжительность курсов управления
временем, предлагаемых как независимыми экспер-
тами, так и организациями, составляет два дня. Если
оплатить эксперту за углубленный курс индивиду-
ального обучения, то оно может продлиться доста-
точно длительное время.

Наблюдение за другими людьми
Один из лучших способов усвоения эффектив-
ных приемов управления временем — наблюдение
за тем, как ими пользуются другие. Возможно, вы
лично знаете весьма занятых и при этом в высшей
степени организованных людей, которые выглядят
вполне довольными жизнью и у которых всегда на-
ходится время и на общение с друзьями, и на се-
мью, и на личные увлечения.
Не смущайтесь, спросите, как им это удается,
какими приемами они пользуются. Понаблюдайте,
как они справляются со стрессовыми ситуациями и
периодами предельной загруженности делами. Ис-
пользуют ли они какие-то особые способы управ-
ления временем, возможно, разработанные ими са-
мими? Попытайтесь воспользоваться их идеями и
приемами. Но не думайте, что все они вам подойдут.
Остановитесь на тех, что позволяют вам добиться
наибольшего прогресса.
Какой бы вид подготовки вы ни избрали, отве-
дите время на осмысление и обобщение приобре-
266
тенных знаний, на их адаптацию к конкретным ус-
ловиям своего труда.


Спросите персонал
Интересуйтесь мнением сотрудников по поводу
экономии времени. Возможно, они смогут предло-
жить неизвестные вам способы рационализации
работы, выдвинуть идеи, которые заинтересуют весь
ваш персонал.
Не исключено, что, когда вы поделитесь с людь-
ми своими мыслями, кто-то скажет: «Да, но если
сделать так-то и так-то, операции будут выполняться
быстрее, более рационально, более экономически
эффективно». Именно такого ответа вы и ждете. Ведь
вам нужно, чтобы люди не только следовали ва-
шим указаниям в управлении временем, но и при-
вносили собственный опыт, выступали не только
пассивной, но и активной стороной. Как специали-
сты, знающие каждый участок работы изнутри, они
могут предложить лучшие способы усовершенство-
вания существующего порядка, которые вы, если
посчитаете оправданным, сможете включить в об-
щую схему.
Никакая схема управления временем не являет-
ся жесткой, раз и навсегда установленной конст-
рукцией. Всегда можно найти другие, более совер-
шенные способы решения задач. Предоставьте пер-
соналу шанс найти эти способы и пользуйтесь ими.
Помимо прочего, стиль управления временем за-
висит от особенностей компании и занятых в ней
людей. Вам предстоит решить, какой в наибольшей
степени подходит именно для вашей организации и
вашего персонала.
267
Организация обучения
Вами лично или вашей компанией должно быть
организовано внутрифирменное обучение управле-
нию временем. Для организации процесса предсто-
ит либо обратиться к услугам специализированной
компании, либо проводить обучение самостоятель-
но, пользуясь помощью и содействием других со-
трудников. В любом случае позаботьтесь о том, что-
бы весь персонал был проинформирован о меро-
приятиях, и выберите для их проведения время,
которое устроит всех. Вам также следует присутство-
вать, и не только чтобы, возможно, узнать что-то
для себя новое, но и чтобы быть в курсе того, что
преподается вашему персоналу.
Отведите специальный учебный день или даже
неделю, в течение которых и будет производиться
изучение и практическое опробование приемов уп-
равления временем. Возможно, вы решите назна-
чить два отдельных дня специально для обучения,
скажем, эффективной работе на телефоне и прове-
дению собраний и совещаний.
Сформируйте комитет, в функции членов кото-
рого будет входить наблюдение за процессом обу-
чения и последующий контроль за внедрением тех-
ники управления временем. Выберите координато-
ров, которые будут заниматься привлечением
персонала к обучению и распространением инфор-
мации на эту тему в рамках всей компании. Ста-
райтесь широко оповещать о проводимой програм-
ме обучения. При необходимости объявите о целом
дне или половине дня обязательного тренинга для
персонала каждого из подразделений компании.
Раздайте всем сотрудникам по экземпляру кни-
ги об управлении временем (почему бы и не этой?),
268
чтобы каждый имел под рукой изложение базовых
положений концепции и мог на досуге с ними оз-
накомиться.

Инструктирование персонала
Если вы не пригласите независимого эксперта
по управлению временем, который займется с каж-
дым сотрудником аудитом его индивидуального
плана использования времени, вам придется само-
му инструктировать персонал по группам. Преиму-
ществом такой формы работы является то, что каж-
дый участник получит возможность выдвинуть соб-
ственные предложения, которые могут оказаться
полезными для всех, а также возможность иниции-
ровать на встрече последующее обсуждение этих и
других предложений.
Постарайтесь сформировать атмосферу сотруд-
ничества, а не накачки. Привлечь же присутствую-
щих к сотрудничеству вам удастся скорее, если вы
продемонстрируете собственные усилия по внедре-
нию приемов управления времени в практику сво-
ей работы.

Первая задача — расчистить все столы
В качестве первой для себя цели определите вы-
работку нового подхода к работе с бумагами. Дос-
тижение ее предполагает расчистку всех столов в
офисе и следование советам, изложенным в главе 7.
Когда все бумаги будут рассортированы, а столы
свободны от всего лишнего, приступайте к озна-
комлению персонала с техникой планирования вре-
мени с использованием дневников, списков дел и
органайзеров, как это представлено в главе 3.
269
Шаг за шагом
Если полагаете, что каждый сотрудник немед-
ленно начнет безукоризненно распоряжаться сво-
им временем, то будете разочарованы. Никто в од-
ночасье не превратится в образец эффективности.
Вводите приемы управления временем постепенно.
К примеру, один день может быть посвящен пере-
ходу на новые принципы систематизации докумен-
тов. Когда люди освоятся с новой системой, можно
приступать к внедрению техники нейтрализации от-
влекающих моментов. И так далее. Привнося в работу
офиса изменение за изменением, контролируя пол-
ное понимание персоналом каждого нововведения,
вы создаете оптимальные условия для приобретения
людьми привычки к новому порядку работы, для
следования этому порядку и в дальнейшем.

Не форсируйте события
Внедрение практики управления временем мо-
жет возыметь обратное действие, если вы не отве-
дете достаточного количества времени на превра-
щение нововведений в привычный атрибут повсе-
дневной работы. Если вы станете проявлять
нетерпение, ваши сотрудники впадут в уныние, по-
скольку еще не преодолеют стадию поиска наилуч-
ших способов решения поставленной вами задачи.
270
Дайте им возможность привыкнуть к переменам.
Поначалу ошибки просто неизбежны, и порой бу-
дет казаться, что из этой затеи ничего не выйдет.
Однако постепенно все нормализуется, и вы нач-
нете пожинать плоды своих усилий.
Дайте время закрепиться каждому этапу ново-
введений. Не валите все в кучу. Приведение всей
системы в рабочее состояние и полная ее интегра-
ция в трудовой процесс может растянуться на дол-
гие полгода. Зато потом эффективность работы воз-
растет самым решительным образом.

Проявление собственного энтузиазма
Внедрение новых методов управления временем
пойдет значительно живее, если вы будете подкреп-
лять процесс демонстрацией своего энтузиазма. Люди
должны видеть, что вы сами используете на прак-
тике методы, которые пропагандируете. Необходи-
мо вдохновить каждого сотрудника на сознательное
использование техники управления временем. Но
если вы ею не пользуетесь, то остальных и подавно
не вдохновите.
Когда ваши сотрудники воочию убедятся в пре-
имуществах новой системы, они станут испытывать
энтузиазм и стимулировать развитие процесса пред-
ложением собственных идей.

Мониторинг
Важно внимательно следить за реакцией людей
на перемены. Лучше всего вести личное наблюде-
ние, но можно и поручить это кому-то из персона-
ла и периодически заслушивать отчет о положении
дел «на местах».
271
Если какие-то приемы не срабатывают, поду-
майте почему. Быть может, дело в том, что:
вы не объяснили, чего хотите,
персонал не понял ваших намерений,
требуется дополнительное обучение,
персонал настроен негативно по отношению
к вам или вводимым новшествам.
Подумайте, как исправить ситуацию. Возмож-
но, для придания схеме полной работоспособно-
сти будет достаточно небольшой корректировки
действий.

<< Предыдущая

стр. 30
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>