<< Предыдущая

стр. 4
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>


Учет времени
Учет времени производится в форме краткого
дневника, в котором фиксируются события дня с
указанием времени их начала. Записи производятся
с момента пробуждения и до момента отхода ко
сну. Учет вашего времени может иметь следующую
форму:
7.00 — подъем
7.05 — душ
7.10 — приведение себя в порядок и одева-
ние
7.20 — завтрак
7.45 — выход из дома
8.30 — прибытие на работу
8.35 — утренний кофе и знакомство с прессой
8.50 — просмотр почты и т. д.
Если столь детальное ведение записей займет
слишком много времени, припомните приблизи-
32
тельное время начала каждого действия и пример-
ную его продолжительность. Например: «Душ —
около 7.30/5 мин». Понятно, что отмеченный выше
подробный хронометраж продуктивнее, но прине-
сет пользу и более общий учет времени.
Не упустите из вида также «время простоя» и
малозначительные, рутинные действия, как-то: по-
глощение бутербродов, болтовня с коллегами, раз-
говоры по телефону, чтение газет.
Нет необходимости, как предлагают некоторые,
вести подобный учет времени ежедневно в течение
двух недель. У вас, как и у большинства людей, нет
на это времени. Пары дней будет достаточно. Если
ведете рабочий дневник, то можете по нему вос-
становить график использования времени за не-
сколько дней и дополнить этими сведениями свой
детальный хронометраж.
В процессе учета времени старайтесь оставаться
предельно честным перед самим собой. Регистри-
руйте все свои действия, сколь бы обыденными они
ни были. В противном случае вы не сможете выяс-
нить до конца, на что же уходит ваше время.
На работе отмечайте телефонные звонки, встре-
чи, отвлекающие моменты, собрания, работу с бу-
магами, работу над проектами, ведение записей,
планирование плюс разного рода мелочи, из кото-
рых состоит рабочий день всякого человека.
Каждую запись снабдите кратким комментарием
о том, каким было ваше отношение к делу, на-
сколько эффективной была работа, приблизила
ли она вас хоть на йоту к реализации какой-то из
ваших целей, как ее можно улучшить.
Баланс времени
Другой способ оценки использования времени
состоит в составлении своего рода балансового от-
чета, в котором производится подсчет остатка вре-
мени к моменту истечения типичной недели вашей
жизни. Баланс подводится следующим образом:




Как видите, совсем не сложно потратить больше
времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды
деятельности накладываются друг на друга, то есть
выполняются одновременно; но, с другой стороны,
становится понятно, на что уходит львиная доля ва-
шего времени и на чем его можно сэкономить.
34
Не могли бы вы, к примеру, вставать на час
раньше или меньше времени проводить за чтением
или перед телевизором?




Лучшее время
или потерянное время?
Теперь настройтесь на выяснение того, сколько
времени уходит у вас на каждое из занятий. Какое-
то время вам приходится посвящать обязательным и
неизбежным делам, которые являются неотъемле-
мой составляющей самой человеческой жизни, в ча-
стности сну, еде, туалету, одеванию, поездкам на
работу. Другие обязанности факультативны, как, на-
пример, посещение церкви, учеба на вечерних кур-
сах, регулярные занятия спортом. Какие-то виды де-
ятельности будут диктоваться жизненными обстоя-
тельствами — например, связанные с выполнением
служебных обязанностей или заботой о родственни-
ках. В то же время существует немало дел, обращение
к которым остается на ваше усмотрение: разговоры
со знакомыми, чтение газет, походы в кино и т. д.
Вам предстоит найти баланс между тем, что вы
должны делать, и тем, что хотите делать. Но снача-
ла нужно высчитать, сколько времени уходит у вас
35
на каждый вид деятельности. Вы, возможно, буде-
те удивлены тем, как много времени расходуется
на обыденные вещи. Или количеством времени, ко-
торое ежедневно тратится на поддержание необхо-
димых жизненных функций, в частности на еду и
совершение покупок.
Питер, менеджер магазина, занялся как-то уче-
том своего времени и выяснил, что в офисе непо-
мерно много его уходит на бумажную работу, при
том что собственно персоналу уделяется явно недо-
статочное внимание. После работы он больше вре-
мени проводит перед телевизором или в пабе, чем
в общении с домашними. Сократив бумажную ра-
боту (как — читайте в главе 7), Питер смог внима-
тельнее заняться персоналом и начал решать на-
зревавшие проблемы прежде, чем они могли выйти
из-под контроля. Дома он отказался от просмотра
части привычных телепрограмм и ограничил свои
походы в паб двумя посещениями в неделю. Теперь
он больше видится с домашними и, как результат,
обрел больше душевного комфорта и здоровья.


Экономия времени
Выяснив, как расходуется время, вы получаете
в свое распоряжение три способа его экономии.
Можно исключить или изменить некоторые виды
деятельности, можно сократить количество време-
ни, уделяемого отдельным видам деятельности, и
можно перераспределить занятия так, чтобы время
использовалось более рационально. На практике вы
будете пользоваться комбинацией всех трех способов.
Во-первых, отметьте все свои дела, связанные
с потерей времени, в частности ту самую утрен-
36
нюю чашку кофе, которую вы выпиваете, прежде
чем приступить к работе, чтение не имеющего от-
ношения к работе журнала, обычный получасо-
вой разговор с Фредом из соседнего офиса и т. д.
Все эти занятия могут быть исключены полнос-
тью. Если не можете заставить себя сразу отказаться
от лишних занятий, действуйте постепенно. Пейте
свой кофе прямо за рабочим столом, одновремен-
но принимаясь за дела; отложите чтение журнала
на конец дня; время от времени обедайте вместе с
Фредом, и у вас будет возможность вволю с ним
пообщаться.
Исключение всех бесполезных занятий не озна-
чает отказа от всех нерабочих видов деятельности.
Время отдыха необходимо, чтобы расслабиться и
восстановить силы. Только сделайте так, чтобы от-
дых не выпадал на рабочие часы и чтобы ваш досуг
действительно вам нравился. Посещение по вече-
рам школы степа не доставит вам радости, если вы
занимаетесь танцами исключительно ради поддер-
жания физической формы. Для этих целей больше
подойдет, например, плавание или теннис, тогда
как для собственного удовольствия лучше заняться
обычными танцами.
Как уже было сказано, изменение отдельных
видов деятельности является элементом практики
управления временем. Если ваше время заполнено
делами, которые не идут на пользу работе и никак
не приближают вас к достижению жизненных це-
лей, какой смысл ими заниматься? Если вы слиш-
ком много времени посвящаете непродуктивным
делам, найдите иной способ их выполнения или
вовсе от них откажитесь.
Джим, менеджер рекламной компании, выяс-
нил, что тратит больше времени на обхаживание и
37
умасливание клиентов, чем на работу со счетами.
Его творческий потенциал оказывался все менее и
менее задействованным. Он понимал всю важность
встреч с клиентами, а совместное застолье дейст-
вительно часто создает наилучшую атмосферу для
поддержания контактов. Джим решил установить же-
сткие временные рамки совместных с клиентами
обедов, а на повторные встречи посылать своего
заместителя. В итоге число застолий сократилось по-
чти вдвое, при том что клиенты по-прежнему поль-
зовались привилегией неформальной беседы с глав-
ным исполнителем. Вдобавок заместитель Джима
получил возможность совершенствоваться в прак-
тике общения с клиентами.




Контролируйте порядок
использования времени
Вот еще один способ выяснения, сколько вре-
мени уходит у вас на незначительные дела, кото-
рые мало что дают вам как в личном, так и в про-
фессиональном плане.
В течение недели заполняйте дневник или гра-
фик расхода времени с использованием цветных
карандашей. Для каждого вида деятельности опре-
38
делите свой цвет. Затушевывайте красным каранда-
шом все малозначительные дела или время, потра-
ченное впустую. Если в итоге ежедневник будет
испещрен красными пометками — значит, вы тра-
тите много времени без пользы. Подумайте, как мож-
но избавиться от «красных» дел. Далее перераспре-
делите свои занятия так, чтобы непродуктивные
дела были плотно сгруппированы по времени. В итоге
время будет использоваться вами более эффектив-
но. К примеру, заниматься подготовкой писем вы
будете в течение получаса утром, а не как преж-
де — десять минут утром и двадцать после обеда.
Если страница ежедневника окажется заполнен-
ной перемежающимися цветными строками, то ваша
работа чрезвычайно фрагментирована. Если же в
результате вы получите широкие полосы одного
цвета — значит, вам уже с успехом удается консо-
лидировать рабочие операции и группировать вмес-
те однородные виды деятельности.

Какую часть времени
вы контролируете?
Учет времени поможет вам выяснить, какое ко-
личество своего времени вы в действительности
контролируете. Отмечайте все отвлекающие момен-
ты своей работы, все случаи, когда другие люди
или телефонные звонки отрывают вас от дел. Какая
часть вашего рабочего времени определяется чужи-
ми приоритетами? Выяснив для себя этот вопрос,
вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши
собственные приоритеты. Примите меры к предотв-
ращению непродуктивного расходования времени
(о контроле телефонных звонков читайте в главе 8).
39
Если действительно хотите иметь
больше времени, будьте непреклонны

Нет смысла заниматься учетом времени и разду-
мывать о наиболее рациональном его использовании,
если у вас отсутствуют осознанные намерения пред-
принять конкретные действия. Если вы действитель-
но хотите сэкономить время, то что-то из своей жиз-
ни должны исключить, а что-то в ней изменить. Про-
анализируйте выполненный хронометраж и решите,
где должны и могут быть произведены позитивные
изменения. Итогом работы станет общая картина того,
что предстоит изменить.
Если вы уверены, что осилите все изменения ра-
зом (а это потребует поистине сверхчеловеческой ре-
шимости, которой большинство из нас не обладает),
то производите по одному изменению в день или в
неделю. При поэтапном внедрении изменений с те-
чением времени ваша жизнь будет постепенно, как
бы сама собой совершенствоваться, и процесс пере-
мен не будет вызывать у вас стрессового состояния.

Таблица срочности/важности
Решения по поводу использования времени вы
можете принимать, исходя из критериев важности
дел и их срочности, а также сочетания этих двух
факторов. Таблица имеет следующий вид:
Рассмотрите каждый вид деятельности по сле-
дующим пунктам:
1. Важно и срочно
2. Важно, но не срочно
3. Не важно, но срочно
4. Не важно и не срочно
По итогам классификации будет определена при-
оритетность работы, а следовательно, и ваше к ней
отношение. Если работа является важной и сроч-
ной, ей необходимо отдавать безусловный приори-
тет и выполнять незамедлительно. Примером может
служить подготовка текста выступления начальни-
ка на вечернем заседании совета директоров. Задача

<< Предыдущая

стр. 4
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>