<< Предыдущая

стр. 6
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

нет более полной, сами мы в большей степени состо-
имся за счет одних только попыток достичь большего.
Резюме
Прежде чем планировать свой день, вам пред-
стоит выяснить, сколько времени уходит у вас на
каждый вид деятельности. Проведите хронометраж
своих дел в течение, по крайней мере, нескольких
дней, в идеале — в течение двух недель. Не лукавьте
перед самим собой, учитывайте даже самые мало-
значительные действия, совершаемые в течение дня.
Когда будете представлять, сколько времени ухо-
дит на каждый вид деятельности, сможете решить,
от чего следует отказаться и как в целом спланиро-
вать свое время. При составлении графика на буду-
щее не забудьте предусмотреть в нем время на досуг
и оздоровительные мероприятия.
50
В этой главе представлены способы управления
временем и его эффективного использования. В ней
объясняется, как планировать время с максималь-
ной продуктивностью, конечно же, учитывая при
этом время, отводимое семейной жизни и увлече-
ниям.


Уделите времени... время
Большинство книг о рациональном использо-
вании времени и многочисленные гуру, специали-
зирующиеся в этой области, предлагают управлять
временем с использованием ежедневника или орга-
найзера. Рекомендации экспертов порой имеют столь
сложный и основательный характер, что на их изу-
чение у обычного человека может уйти половина
драгоценного свободного времени. Кто-то будет
советовать вам завести сразу несколько экземпля-
ров: один для дома, другой для офиса, а место тре-
тьего — в вашем портфеле. Подобная система чре-
вата проблемами. Луиза, директор по маркетингу,
вела все три вида ежедневников. Но однажды она
занесла запланированную важную встречу с кли-
ентами в тот, что всегда лежал в ее портфеле, тогда
51
как в ее рабочем дневнике на то же время была
отмечена важная презентация проекта перед сове-
том директоров. Как вы, вероятно, уже догадались,
вовремя сопоставить сделанные записи Луиза не удо-
сужилась.
Если вы ясно представляете, что вам нужно де-
лать, то сможете распланировать свое время на чем
угодно: на листке бумаги, в записной книжке, в
простом ли, сложном ли ежедневнике или на пол-
ном развороте органайзера. Лучше всего, если ваши
планы, расписания, записи и пометки будут со-
держаться в одном месте. Возможно, для этого по-
надобится большой органайзер со сложной внут-
ренней структурой, а возможно, достаточно будет
единственного ежедневника. Все зависит от ваших
потребностей и характера работы. Выберите для себя
достаточно вместительный ежедневник или орга-
найзер — чтобы в нем было место как для ежед-
невного рабочего графика, так и для записей и
списка прочих дел — и вместе с тем настолько ком-
пактный, чтобы уместиться в портфеле или даже
в кармане куртки. Собственные приоритеты в пла-
не работы, домашних дел, учебы и досуга лично я
отмечаю в стандартном еженедельнике, купленном
в ближайшем магазине канцелярских принадлеж-
ностей.
Выбор средств для планирования времени ши-
рок:
лист бумаги;
записная книжка;
ежедневник;
обычный органайзер;
электронный органайзер;
компьютер.
Преимущества и недостатки
различных инструментов
управления временем
Если четко представляете свои приоритеты и об-
ладаете хорошей памятью (или имеете толкового
секретаря), возможно, единственное, что вам по-
надобится, чтобы спланировать предстоящий
день, — это чистый лист бумаги. Для большинства
же из нас этого будет недостаточно. Что же делать?
Начните с самого обыкновенного ежедневника. Вы,
вероятно, представляете себе два типа ежедневни-
ков: тот, в который заносятся мысли (дневник), и
тот, в котором делаются записи относительно пред-
стоящих дел. Для многих людей ежедневник — это
лишь средство напоминания о встречах и личный
телефонный справочник (то есть скорее записная
книжка). Серьезное планирование осуществляется
иным образом.
В ежедневнике, используемом как средство уп-
равления временем, каждый день должен быть раз-
бит по крайней мере на получасовые интервалы. Если
вы человек крайне занятой, найдите такой, в кото-
ром часы разбиты на 15- или 20-минутные интер-
валы (рис. 5). В ежедневнике также должны иметься
страницы для записей и разделы по каждому дню
для заметок и для дополнительного расписания. Вы-
берите ли вы вариант с дневным или недельным
разворотом — дело ваше, но если предпочтете пер-
вое, вам, возможно, придется чаще обращаться к
предварительно составленному недельному плану.
В ежедневнике могут присутствовать дополни-
тельные разделы:
53
для персональных сведений;
для записей;
для информации общего характера;
для учета расходов;
а также схемы железных и шоссейных дорог.
Если какие-то страницы стандартного ежеднев-
ника вам не нужны, последуйте примеру Питера,
специалиста по компьютерным системам. У него есть
любимая форма ежедневника, но в нем присутству-
ют ненужные страницы. Питер их просто вырывает
и в результате может без труда обращаться к инте-
ресующей его информации.
Для ведения записей и оперативного составле-
ния списка дел можно пользоваться и блокнотом,
но если подобные пометки делаются не в ежеднев-
нике или органайзере, вы можете их потерять или
забыть с ними свериться. Когда забываете на работе
или дома сам ежедневник, делайте записи на лист-
ке бумаги и немедленно переносите в ежедневник,
как только он вновь окажется у вас в руках. Многие
менеджеры предпочитают пользоваться ежедневни-
ками с целым разворотом на один день, что позво-
ляет им делать более подробные записи.
В вашем ежедневнике должны быть:
страницы для ежедневного расписания;
страницы для недельного планирования;
страницы для месячного планирования;
графы для годового планирования;
страницы для заметок;
страницы для ближайших дел.

Органайзер менеджера
Органайзером менеджера пользуются многие
деловые люди. Он представляет собой сочетание всех
54
элементов приведенного выше списка и при уме-
лом использовании является эффективным инстру-
ментом организации времени. Подобно многим, вы,
возможно, также обнаружите, что ваша жизнь су-
щественно изменится с началом комплексного кон-
троля за собственными временными затратами и
потребностями с помощью этого универсального
инструмента. К недостаткам органайзера можно от-
нести громоздкость, что делает его неудобным в
использовании на ходу.
Не колеблясь, избавляйтесь от ненужных или
потерявших актуальность страниц. В противном слу-
чае со временем органайзер будет становиться все
толще, и найти среди многочисленных страниц то,
что вам срочно необходимо иметь перед глазами,
будет непросто. Непомерное разбухание органайзе-
ра легко может отвратить вас от работы по упоря-
дочению своей жизни. Компактная книжица у вас в
руках — признак вашей организованности, озабо-
ченности делом, а не деловым видом.




Электронный органайзер
Электронный органайзер — воплощение уни-
версального инструмента планирования. В компак-
тном устройстве, которое всегда можно иметь при
56
себе, содержится все необходимое для рационали-
зации использования времени. Обычно устройство
содержит список встреч (иногда с возможностью
автоматической вставки особо отмеченных регуляр-
ных встреч), телефонный и адресный указатель, оно
оснащено возможностью подключения к коммуни-
кационным линиям, текстовым редактором, счет-
ными таблицами и графопостроителем. В сочетании
с модемом электронный органайзер можно исполь-
зовать для отправки и получения факсов и сообще-
ний электронной почты, а потому через связь с
собственным офисом возможно периодическое об-
новление графика контактов. Кроме того, содер-
жащаяся в органайзере информация может быть рас-
печатана или перенесена в ваш персональный ком-
пьютер.
Электронный органайзер отличается следующи-
ми ключевыми качествами:
обеспечивает связь с офисом и домом;
является портативным устройством;
оснащен совершенными компьютерными
программами.
Между тем есть у него и свои недостатки. Хотя
органайзер имеет достаточный объем памяти, ее
хватает только для минимума информации по каж-
дой из функций. Так, может быть достаточно памя-
ти для телефонных номеров, но, скажем, не для
адресов, или памяти может хватать лишь для крат-
кого перечня предстоящих встреч. Кроме того, на
дисплее электронного органайзера можно видеть не
более одной страницы, что у некоторых пользова-
телей вызывает раздражение. Впрочем, вполне воз-
можно быстро переключаться с одной страницы на
другую. Еще один минус: дисплей органайзера очень
57
мал, а потому, если зрение у вас неважное, разоб-
рать изображение будет нелегко. Вы можете пользо-
ваться электронным органайзером для ведения за-
писей, но в ходе собрания бумага и ручка удобнее и
не столь претенциозны, к тому же вы будете дер-
жать выступающего в поле зрения, а не сидеть, ут-
кнувшись носом в дисплей. Вам придется достаточ-
но часто подзаряжать аккумулятор, и органайзер
может выйти из строя именно в тот момент, когда
он больше всего нужен. В целом электронный орга-
найзер хорош для напоминания о предстоящих
встречах, но менее удобен для долгосрочного пла-
нирования. Компьютеры большего размера также
могут быть оснащены соответствующим программ-
ным обеспечением, однако они не являются порта-
тивными, а потому в функции органайзера их мож-
но использовать только в офисе.
Джон, директор компании, считает, что его но-
вый электронный органайзер — наиболее эффек-
тивный инструмент планирования времени. «Рань-
ше я пользовался большим офисным ежедневни-
ком на работе и всегда имел при себе еще один,
карманный. Теперь благодаря органайзеру мне не
нужен ни тот, ни другой. Время встреч, адреса, за-
писи — все поступает непосредственно в его па-
мять. Я могу переправить нужную информацию на-
прямую на компьютер моего секретаря, и в итоге
мы оба знаем, чем я должен быть занят в каждый
конкретный момент времени. Я даже могу с его по-
мощью отправлять и получать факсы и сообщения
электронной почты. На работе я всякий раз под-
ключаю органайзер к сети для подзарядки, и акку-
мулятор еще ни разу меня не подвел. Размер уст-
ройства идеален, оно легко умещается в кармане,
58
тем более в портфеле, а потому всегда со мной,
куда бы я ни направлялся».


Зачем нужен ежедневник
или органайзер?
В ежедневнике должно быть указано все, что вам
необходимо в жизни запланировать, — от основ-
ных целей и задач, определенных вами при чтении
главы 1, до встреч, которые состоятся у вас, ска-
жем, в такой-то четверг после обеда; от количества
времени, которое вы сможете посвятить любимому
занятию, до часа, когда вам наконец удастся посе-
тить свою престарелую тетушку. Итак, в ежеднев-
ник должны быть внесены:
ваши жизненные цели;
задачи, которые предстоит решить ради дос-
тижения этих целей;
конкретные шаги, которые приведут к реше-
нию задач;
ежедневные дела.
Соотнесите каждое из этих требований с основ-
ными аспектами своей жизни. К примеру, со следу-
ющими:
работа;
семья;
досуг;

<< Предыдущая

стр. 6
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>