<< Предыдущая

стр. 7
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

учеба;
другое.
Помните, что планировать жизнь легче, если вся
необходимая информация собрана воедино.
59
Планирование через приоритеты
Работая над главой 1 этой книги, вы определи-
лись с основными целями своей жизни и с теми
шагами, которые вам предстоит предпринять для
их достижения. Руководствуясь советами главы 2,
вы выяснили, как в действительности распоряжае-
тесь собственным временем. Надеемся, что вы также
выбрали наиболее удобный для себя тип ежеднев-
ника или органайзера. Теперь вам предстоит вос-
пользоваться всем достигнутым с целью планиро-
вания своих дел.
Помните, что все в вашей жизни должно быть
организовано с учетом приоритетов. Потому если
приходится делать выбор между несколькими спо-
собами использования времени, выберите тот, что
будет способствовать достижению какой-то из глав-
ных ваших целей. Например, если у вас выдался
свободный летний выходной, то вы можете ока-
заться перед выбором между походом в паб с дру-
зьями и поездкой с семьей на пикник. Если при
этом одна из ваших жизненных целей состоит в том,
чтобы проводить больше времени с семьей, то по-
езжайте с домашними на природу. Когда позволя-

60
ют обстоятельства, совмещайте в одном виде дея-
тельности несколько своих приоритетов.

Обязательное время
В жизни каждого из нас есть регулярно повторя-
ющиеся периоды времени, характер использования
которых мы изменить не можем. У бизнесменов это
совещания, презентации, визиты и другие мероп-
риятия, которые в их жизни неизбежны. Для других
людей речь может идти о вечерних курсах, школь-
ных уроках, добровольно принятых на себя обяза-
тельствах, спортивных соревнованиях, составляю-
щих суть их жизни. В своем органайзере (или в дру-
гом инструменте планирования) отметьте такое
время в первую очередь (в последующих главах мы
еще поговорим о том, как сократить время собствен-
ного присутствия на разного рода собраниях и со-
вещаниях). Занесите такие мероприятия в свой го-
довой план, затем в ежемесячные и, наконец, в
планы на каждый день с точным указанием часов.
Отметьте обязательное время внеслужебного харак-
тера, которое будет вами посвящено, скажем, доб-
ровольным видам труда, учебным занятиям или
встрече детей по окончании уроков в школе. Далее
посмотрите, что у вас осталось. Распределите неза-
нятое время между занятиями, связанными с про-
фессиональной деятельностью, и досугом — в за-
висимости от избранных приоритетов. Продвигай-
тесь от плана на год в направлении планов на
каждый день. Разделите блоки основных занятий на
более мелкие части и распределите их по месяцам и
отдельным дням, превратив тем самым в элементы
рутинного расписания.

61
Распределение заданий
Распределить обязательные виды деятельности
просто, гораздо сложнее решить, что предстоит де-
лать ежемесячно и ежедневно для того, чтобы ра-
бота выполнялась эффективно и в срок. Составьте
полный список дел, которые вам предстоит выпол-
нить для реализации каждого проекта. Так, если вы
должны организовать конференцию, время ее про-
ведения следует указать в годовом плане работы.
Время на достижение договоренности с участника-
ми и заказ необходимых материалов и оборудова-
ния включите в план на месяц. Далее решите, в ка-
кие недели вам предстоит выполнить соответствую-
щие действия: подготовить тексты печатных
материалов, заказать зал и т. д. Наконец, распишите
по дням и часам подготовку и заказ рекламных
объявлений, получение печатных материалов, об-
суждение деталей с ответственными за работу тех-
нических средств.


Приблизительный расчет времени
Теперь, когда вы выяснили, чего хотите достичь,
и определились с шагами, которые приведут вас к
цели, необходимо вычислить, сколько времени вам
потребуется для каждого из шагов. Не пытайтесь
точно определить время, ограничьтесь обоснован-
ным предположением. Допустим, вы записали для
себя следующее:
1. Подготовка конференции (две недели).
2. Реорганизация сектора В (шесть месяцев).
3. Подготовка и выпуск брошюр (пять недель).
62
Включите эти периоды времени в свой кален-
дарь на год. Вы тут же увидите, когда окажетесь слиш-
ком перегруженным работой, и сможете соответ-
ствующим образом пересмотреть свое рабочее рас-
писание. После выяснения общей картины так же
отработайте менее продолжительные отрезки вре-
мени: месяцы и недели. Так, в вашем недельном
плане могут значиться следующие пункты:
1. Получить от Дженет цифры продаж (15 ми-
нут).
2. Написать вступление к отчету (полчаса).
3. Написать основной текст отчета (один час).
4. Надиктовать письма (20 минут).
Выделите в ежедневнике время для каждого из
мероприятий в подходящем порядке. Для каждого
дня и недели предусматривайте определенные пе-
риоды свободного времени, что позволит вам про-
являть гибкость и при необходимости дополнять
расписание непредвиденными делами.
Пусть вас не слишком беспокоит сложность точ-
ного расчета времени. Прежде чем будет накоплен
достаточный опыт планирования, вы неизбежно
будете переоценивать или недооценивать время,
необходимое для выполнения той или иной работы.
С чего начать?
Возможно, вы определились с собственными
целями, но не знаете, с какой из них начать. Нач-
ните с той, работа над которой привнесет наибо-
лее скорые изменения в вашу жизнь. Предположим,
одна из ваших целей состоит в том, чтобы стать
директором, и начало движения в избранном на-
правлении немедленно скажется на стиле и распо-
рядке вашей работы. Значит, начните именно с этого
и пересмотрите свой рабочий график с включени-
ем в него соответствующих задач. Дополните полу-
ченный план задачами и мероприятиями, имею-
щими отношение к другим вашим целям, сообра-
зуясь с разработанной системой приоритетов.
Классификация целей по степени приоритет-
ности придаст вашей жизни упорядоченный ха-
рактер.
Для различных аспектов жизни весьма полезным
будет составление списков частных дел, обычно
предваряемых императивом «выполнить». Их фор-
мирование помогает разбить крупные задания на
конкретные действия и более эффективно произ-
водить расчет времени. Списки необходимых дел
могут относиться к годовым, месячным, недель-
ным и дневным периодам времени. Список дел на
предстоящий день готовьте накануне вечером или
первым делом с утра, включая в него все то, что
вам предстоит сделать в течение дня. Не следует пы-
таться скрупулезно следовать пунктам подготовлен-
ного списка с поочередным выполнением каждого
из них, поскольку в этом случае вам не удастся сде-
лать свою основную работу. Определите приоритет-
ность пунктов списка по следующим критериям:

64
1. Необходимо выполнить.
2. Желательно выполнить.
3. Было бы неплохо выполнить.
Оцените объем времени, который остается в ва-
шем распоряжении после выполнения обязатель-
ной, заранее намеченной работы, и составьте реа-
листичный список частных дел, исходя из имею-
щегося остатка.
В первую очередь постарайтесь сделать то, что
помечено вами цифрой «1», затем по возможности
займитесь тем, что сделать желательно. Наконец,
если останется время, сделайте что-то, что отнесе-
но вами к третьей категории важности, но не слиш-
ком переживайте, если до этих дел руки так и не
дойдут. При таком порядке работы над списками вы
будете в первую очередь делать то, что для вас наи-
более важно. Если к концу дня что-то из списка ос-
талось несделанным, перенесите выполнение на
следующий день (рис. 6).




Определение приоритетов
в критической ситуации
При обычных обстоятельствах, как правило,
имеется достаточно времени для оценки важности
каждого задания и определения степени его при-
65
Рис. 6. Пример списка дел на день
оритетности. Вы без труда установите очередность
работы над появляющимися на вашем столе доку-
ментами (в главе 7 подробно описывается, как
справляться с каждодневным оборотом бумаг). Но
предположим, что ваша папка с входящими доку-
ментами постоянно переполнена или что внезап-
ный приток дел заставляет вас хвататься за голову.
Если не удается достаточно быстро разобраться с
навалившейся работой, ситуация чревата стрессом.
Оказавшись в подобном положении, во-первых,
не паникуйте. Быстро рассортируйте накопившиеся
бумаги по четырем стопкам — по степени срочнос-
ти исполнения. Скажем, по следующим признакам:
срочно;
в течение нескольких дней;
к следующей неделе;
к началу месяца.
По тому же принципу классифицируйте все про-
чие дела. В итоге вы получите общий план работ. Начни-
66
те с того, что требует немедленного исполнения, за-
тем беритесь за следующую стопку и так далее.
Такая логика действий применима ко всем си-
туациям, когда работы оказывается выше головы,
поскольку дает возможность быстро обрести конт-
роль над ситуацией. Несколько разобравшись с де-
лами, вернитесь к мыслям о более рациональной и
эффективной системе организации работы с бума-
гами и своего труда в целом.


Страница недельного плана
Наиболее важными элементами системы управ-
ления временем являются страница недельного пла-
на и список дел на день. На странице недельного
плана излагается то, что вы хотите сделать на пред-
стоящей неделе. В верхней ее части напишите свои
задачи на неделю в порядке их приоритетности. Не
стоит ставить себе больше задач, чем сможете ре-
ально выполнить, три — в самый раз. Ниже распи-
шите все те шаги, которые позволят вам осуще-
ствить каждое из заданий, и определите их приори-
тетность в рамках соответствующей задачи. Напротив
каждого пункта отметьте примерное время, кото-
рое потребуется на его выполнение, и день недели,
в который предполагаете этим пунктом заняться
(рис. 7). Теперь вы знаете, что вам нужно делать и
на какие дни отнести выполнение дел в дополне-
ние к необходимым функциям. При расчете сроков
выполнения заданий старайтесь не отводить на них
слишком много или слишком мало времени. Если
отведете слишком много, то растянете работу на
заранее установленный период; если слишком мало,
будете вынуждены перенести завершение дела на
67
другое время. Получить представление о длитель-
ности предстоящей работы вам поможет расчет вре-
мени, выполненный в соответствии с рекоменда-
циями главы 2. С обретением опыта планирования
вы научитесь максимально точно предугадывать
объем требуемого времени.
Списки дел на день
В начале каждого дня перед вами будет список
того, что вам предстоит сделать. Что-то будет пере-
несено вами с предыдущего дня, что-то появится в
процессе сегодняшней работы. Занимайтесь этими
делами между выполнением основных своих функ-
ций, справляясь с задачами, установленными вами
на неделю, и основными своими целями. Исполь-
зуйте таблицу, о которой шла речь в главе 2, оце-
нивая дела по их срочности и важности. В вашем
дневном графике они должны быть классифициро-
ваны по степени приоритетности.
Не забывайте о следующем:
оставляйте для важных дел значительные про-
межутки времени;
меняйте рабочий график так, чтобы он соот-
ветствовал первоочередным вашим делам;
оставляйте резерв времени на непредвиден-
ные события.

Сокращение непроизводительных
затрат времени

<< Предыдущая

стр. 7
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>