<< Предыдущая

стр. 8
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Сформировав свой план, то есть заполнив ежед-
невник, руководствуясь упомянутыми списками дел,
вы поймете, что масса времени прежде тратилась вами
на разного рода малозначительные занятия, вроде
перекуров с чашкой кофе в руках, разговоров с при-
ятелями или чтения статей в журнале по бизнесу.
Ниже будет предложено немало советов по по-
воду того, как избавиться от привычек, связанных
с бесплодной тратой времени, но уже сейчас вы
69
можете начать выяснять для себя, на что у вас ухо-
дит время без пользы для дела. Предположим, что
обычно вы тратите много времени на чтение инте-
ресных, но необязательных статей в двух журналах,
которые еженедельно доставляются вам на работу.
Решите проблему путем ксерокопирования таких
статей, и пусть копии дожидаются своего часа в
портфеле; вы займетесь ими, когда вернетесь до-
мой. Если не можете жить без чашки кофе и болтов-
ни с коллегами, перенесите это на начало обеден-
ного перерыва или совместите с поглощением сво-
его первого сэндвича.
Уяснив, на что впустую уходит немалая часть
рабочего времени, исключите непродуктивные за-
нятия из своего привычного графика, совместив их
с другими подобными и уделив такое время, кото-
рое действительно не занято выполнением основ-
ных, приоритетных для вас видов деятельности.

Отведите время на восстановление сил
Многие менеджеры впадают в другую крайность:
они настолько увлечены идеей планирования вре-
мени, что не оставляют себе ни малейшего шанса
расслабиться и пополнить запас сил. Вполне воз-
можно так спланировать день, что вы будете посто-
янно чем-то заняты с момента утреннего пробуж-
дения до момента отхода ко сну. Однако рациональ-
ное использование времени это нечто иное.
Ни один человек не сможет работать наилучшим
образом в режиме нон-стоп. Каждый из нас испы-
тывает потребность в личном времени, часто хо-
чется просто побыть в тишине наедине с самим
собой. Это время восстановления сил, эмоциональ-
ной и физической релаксации, пополнения запа-
70
сов внутренней энергии. Если в течение дня будете
себе в этом отказывать, то в конце концов ощутите
упадок сил, станете менее эффективно работать и
рискуете подвергнуться стрессу.
Каждый расслабляется по-своему. Лично я люблю
почитать книгу, прогуляться или разгадать кроссворд.
Вы, возможно, предпочитаете аэробику, телевизор
или медитацию. Как бы то ни было, внесите свой из-
любленный способ релаксации в план дня. Загружен-
ный работой менеджер, возможно, захочет в течение
20 минут спокойно посидеть в конференц-зале, по-
читать книгу или просто поразмышлять. Нельзя недо-
оценивать важность этого компонента дня.

Когда заниматься планированием
Вносите сведения о встречах и других обязатель-
ных мероприятиях в свой ежедневник или органай-
зер немедленно по достижении соответствующей
договоренности. В начале года внесите в ежеднев-
ник максимальное число сведений о будущих делах
и далее пересматривайте запланированное ежеме-
сячно и еженедельно с учетом своих приоритетов
на данный конкретный период времени. С утра или
вечером предыдущего дня дополняйте почасовые
графы на день и составляйте список дневных дел.


Учитывайте возможность
возникновения непредвиденных
обстоятельств
Не думайте, что как вы распланировали свой
день, так оно и будет, ничто не изменится и всякие
7!
случайности и неожиданности исключены. Плани-
рование помогает вам быть во всеоружии перед ли-
цом непредвиденных ситуаций и вполне вероятных
изменений в ваших или чьих-то планах.
В отсутствие организации вы будете всем занимать-
ся в пожарном порядке, хватаясь разом за все те дела,
что подкинет вам жизнь, а затем наверстывать основ-
ное, когда нормальные люди уже спят. Если же ваш
день распланирован, вы можете немедленно опреде-
лять место для внезапно возникающих дел, при том
что основные будут делаться своим чередом. Если вам
так удобнее, заранее отведите в своем дневном пла-
не свободный час, который при необходимости
может быть заполнен чем-либо непредвиденным или
использован для маневра временем.

Кризисное управление
Момент наибольшего аврала возникает, когда
проблема перерастает в кризис. В подобных обстоя-
тельствах ценность планирования времени прояв-
ляется со всей очевидностью. При возникновении
кризиса вы сможете немедленно отложить или де-
легировать работу, которой занимаетесь, зная, что
в вашем графике заложен резерв времени.
В момент кризиса или острого дефицита време-
ни во избежание еще более тяжелых последствий
вам придется в кратчайшие сроки и чуть ли не од-
новременно выдвигать свои предложения боссу,
решать вопросы с персоналом, а возможно, и об-
щаться с прессой, акционерами, представителями
общественных организаций и властных органов. Что-
бы с честью выйти из сложного положения, необ-
ходимо иметь план действий на случай чрезвычай-
72
ных обстоятельств. Составьте его заранее, чтобы при
возникновении кризисной ситуации ясно представ-
лять рамки своей ответственности. Внимательно сле-
дите за появлением признаков приближающегося
кризиса, с тем чтобы быть готовым вовремя ввести
свой кризисный план в действие.
В плане на случай чрезвычайных обстоятельств
должно быть указано следующее:
кто чем будет заниматься;
какие виды работ могут быть прекращены или
отложены до окончания кризиса;
кто будет предпринимать действия особого ха-
рактера;
стандартные модели реакции на различные
виды кризисных ситуаций;
номера телефонов, факсов и адрес электрон-
ной почты для срочных сообщений;
кто будет общаться с прессой, представителя-
ми общественности и т. д. (при необходимости).
Помимо специального плана на случай кризис-
ных ситуаций, вы должны иметь четкое представ-
ление о том, как следует действовать в соответству-
ющих обстоятельствах, а именно:
1. Реагировать быстро.
2. Сохранять хладнокровие.
3. Бдительно следить за тем, не пытается ли кто-
то извлечь из кризиса выгоду для себя.
4. Учитывать возможность ошибок.
5. Анализировать возможное развитие событий.
6. Не полагать, что все настроены по отноше-
нию к вам и компании враждебно.
7. Проявлять готовность ко всевозможному об-
суждению кризисной ситуации.
73
8. Использовать накопленный резерв доверия к
вам и готовность людей к разрешению кри-
зиса.
Заранее планируя действия на случай непредви-
денных обстоятельств, вы обеспечите себе наиболее
рациональное использование времени в реальных ус-
ловиях его дефицита. Дневник или органайзер позво-
лят вам быстро оценить, как следует поступить в слу-
чае оперативного изменения планов.
Резюме
Изберите наиболее удобный для себя инструмент
управления временем. Отметьте время заранее ого-
воренных встреч и далее устанавливайте приоритет-
ность других своих обязательств по мере их возник-
новения. Готовьте перечни дел к выполнению на
каждый день, неделю и месяц. Сделайте необходи-
мые пометки в плане на год. Не забудьте о времени,
которое вы намерены посвящать семье и собствен-
ным увлечениям.
Умелое управление временем позволит вам выс-
вободить время для своих жизненных приоритетов
и более эффективно действовать в профессиональ-
ной сфере. Заранее планируя время с использова-
нием наиболее удобного для вас инструмента уп-
равления временем, вы получаете возможность бо-
лее продуктивно использовать время, которое
отводится работе и семье, и при этом располагать
достаточным его количеством для отдыха и развле-
чений. Эффективное управление временем обеспе-
чит вам контроль над ходом дня с сохранением гиб-
кости для успешного разрешения возможных кри-
зисных ситуаций.
В этой главе разъясняется, что такое переходное
время и как можно извлечь из него максимальную
пользу. В ней же обсуждаются вопросы сокращения
количества непродуктивного времени и предлага-
ются способы использования образовавшихся вре-
меннбх излишков. После прочтения главы вы все-
гда будете знать, на что употребить внезапно вык-
роившиеся десять свободных минут.


Что такое переходное время?
Приходилось ли вам ожидать приема у терапевта
или дантиста? Приходилось ли ездить на работу в
общественном транспорте? Всегда ли вовремя яв-
лялись те, с кем у вас должна была состояться встре-
ча? Не появлялось ли у вас когда десять—пятнад-
цать свободных минут между двумя назначенными
встречами?
Все это распространенные примеры переходно-
го времени, или «потерянного» времени, тех самых
дополнительных минут, которые периодически об-
разуются между любыми двумя занятиями. Эти цен-
76
ные обрывки времени люди часто воспринимают
как лишние, считая слишком короткими, чтобы их
можно было заполнить каким-то делом. Обычно вре-
мя это растрачивается бесцельно: скажем, на пас-
сивное ожидание.
К переходному относится время разного рода
подготовительных действий — например, умывания,
одевания или укладывания портфеля перед выхо-
дом из дома. Да, при этом мы что-то делаем, но
время все равно переходное, так как не все оно
используется продуктивно.
Продуктивным же оно становится только при дей-
ствительно внимательном и бережном к нему отно-
шении. При творческом подходе к проблеме за счет
переходного времени можно не только снизить вашу
общую трудовую нагрузку, но и приобрести ценное
дополнительное время рабочего дня.


К а к о е о н о , ваше п е р е х о д н о е время?

Чтобы эффективно использовать переходное вре-
мя, надо сначала выяснить, в какие моменты оно у
вас появляется. Возьмите в руки расчет времени,
который выполнили при чтении главы 2, и посмот-
рите, когда в течение дня у вас образуются «окна»
незанятого времени. Отметьте их и обозначьте при-
мерную продолжительность. Также обратите внима-
ние на время переездов и занятия другими непро-
дуктивными видами деятельности. Сложите длитель-
ность выявленных отрезков времени, и вы
поразитесь тому, сколь значительная часть дня ис-
пользуется вами непроизводительно.
Периоды переходного времени могут возникать
в следующих обстоятельствах:
77
при поездках на работу и с работы;
между прибытием на работу и ее фактичес-
ким началом;
между совещаниями;
в ожидании встречи с кем-либо;
в ожидании приема;
в обеденное время (возможно);
в перерывах в работе конференции;
в отпуске (возможно);
во время завтрака;
в вечернее время дома (возможно).
Ваш список, вероятно, будет иным, однако,
каким бы он ни был, само его наличие означает,
что у вас есть время, которое обычно либо исполь-
зуется непродуктивно, либо вообще никак не ис-
пользуется.
Заметьте, что некоторые пункты сопровождены
словом «возможно». Речь идет о том, что вы може-
те использовать это время для работы, если ваши
домочадцы не будут иметь ничего против. Исполь-
зовать для дел время обеда было бы неразумно, если
это ваш единственный перерыв в течение дня. Ни о
какой продуктивности работы не может идти и речи,
если и после обеда вы останетесь утомленным и
голодным.
Использование переходного времени

Планирование действий в отношении переход-
ного времени начинается с выяснения перспектив
его сокращения или более рационального исполь-
зования. Можно выделить четыре основных шага в
данном направлении:
1. Максимально сократить периоды непродук-

<< Предыдущая

стр. 8
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>