<< Предыдущая

стр. 9
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

тивного времени.
2. Делать два и более дел одновременно.
3. Найти спокойное место или научиться созда-
вать собственную «экологическую нишу».
4. Иметь отдельный план по использованию пе-
реходного времени.

Сокращение непродуктивного времени
Прежде чем решать, что делать с «потерянным»
временем, выясните, можете ли вы это время со-
кратить. Можете ли так спланировать проведение
совещаний, чтобы ликвидировать продолжительные
временные зазоры между ними? Можете ли выб-
рать более короткую дорогу до места работы? Мо-
жете ли избежать неоправданных потерь времени?
Вот несколько вариантов еженедельной эконо-
мии некоторого количества времени:
сократите на 15 минут время ежеутреннего
туалета, включая одевание (итого — 1 час
45 минут);
смотрите телевизор на полчаса меньше, чем
сейчас (3 часа 30 минут);
откажитесь от присутствия на необязательных
собраниях (3 часа);
79
сократите число перерывов на чашку кофе
(1 час);
отказывайтесь от продолжительных деловых
обедов (2 часа).
Итак, для более эффективного использования
переходного времени вам прежде всего необходимо
избавиться от непроизводительных способов его
нынешнего использования. Что вы обычно делаете,
когда выдается несколько свободных минут? Пьете
кофе? Читаете газеты? Ничего не делаете?
А может, вам постараться сократить время на
кофе? А если хотите следить за газетными публика-
циями, то не могли бы просто отмечать интересую-
щие вас статьи, чтобы вернуться к ним позже? Если
предпочитаете ничего не делать, не начать ли вам
совершать небольшие прогулки, чтобы развеяться
или дать себе лишнюю возможность о чем-либо по-
размышлять?
Сокращение периодов непродуктивного време-
ни обеспечит вас большим количеством времени для
занятий, которые вас действительно интересуют или
которые станут дополнительным полезным компо-
нентом рабочего дня.

Искусство одновременно делать два дела

Владение этим искусством позволяет превращать
переходное, или непродуктивное, время в полез-
ный аспект повседневности. Тут нет ничего невоз-
можного, так, например, домработницы и домо-
хозяйки прекрасно владеют этим навыком. Работа-
ет ли женщина за деньги, в рамках программы
социальной помощи или обслуживает собственный
дом и семью, она с грацией истинного мастера де-
лает одновременно множество дел. Давайте пред-
ставим, чем ей приходится заниматься. С утра Ан-
жела ставит на плиту чайник. Пока он греется, де-
вушка делает тосты. Слушая по радио новости,
подает детям завтрак.
Вариантом подобных действий является совме-
щение занятий, то есть выполнение их попутно, но
не обязательно одновременно. К примеру, Анжела
может занести в библиотеку прочитанную книгу по
дороге в химчистку. Способность решать, сколько
дел может быть совмещено в рамках одного перио-
да времени, позволяет не только экономить время,
но и превращает человека в более эффективного
работника.
В периоды переходного времени вы сами може-
те таким же образом направлять свои мысли. Слу-
шайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транс-
порте просматривайте периодику. Передайте отчет
коллеге на сегодняшнем собрании, и вам не при-
дется специально ехать к нему завтра. Совместите
обычное еженедельное совещание с персоналом с
запланированным брифингом по вопросам страте-
гии, выкроив из последнего десяток минут.
Если вам предстоит долгая поездка на поезде,
настройтесь на то, чтобы написать в дороге несколь-
ко писем или просмотреть документы. Если вам
предстоит посетить удаленное отделение компа-
нии, подумайте, не сможете ли совместить визит
со встречей с человеком, с которым все равно при-
шлось бы позже встречаться и специально для это-
го вновь отправляться в дорогу. Делайте так, чтобы
каждый момент времени использовать максималь-
но полно.
81
Вам хочется побыть одному
Возможно, что для вас наилучший вариант ис-
пользования переходного времени — побыть в оди-
ночестве, с тем чтобы в течение нескольких минут
сосредоточиться на каких-то своих мыслях. Если в
собственном кабинете вас, скорее всего, в покое
не оставят, почему бы не посмотреть, не свободен
ли зал для заседаний, и не провести там в тишине
и покое выдавшиеся 20 минут свободного време-
ни? Или не устроиться в незанятой комнате для
интервью?
Если оказаться в одиночестве невозможно и вы
находитесь, скажем, в заполненной людьми при-
емной или в салоне самолета, постарайтесь отгоро-
диться от окружающих. Можно надеть наушники и
послушать запись спокойной музыки, развернуть
буклет, показав тем самым, что не хотите, чтобы
вас беспокоили, или спрятаться за газетой и поду-
мать о своем. Уверен, что сами вы без труда допол-
ните перечень подобных предложений.




Имейте план
Если заранее не запланируете, чем заняться
в свободное время, то это время будет потрачено
зря. Непростительной роскошью было бы, получив
вдруг некий период незанятого времени, провести
82
его впустую. Если хотите использовать переходное
время с максимальной пользой, следует всегда
предусматривать возможность его появления и за-
ранее намечать, чем будете заниматься в свобод-
ные минуты.
Составьте список возможных дел и обеспечьте,
чтобы необходимые для них материалы всегда были
у вас под рукой — например, в отведенном месте
портфеля или в специальной папке.
Перед выходом на работу или накануне вечером
подготовьте их с учетом запланированных дел. Что-
бы не брать с собой целый журнал, вырвите стра-
ницы с интересующими вас статьями. Выберите
книгу, которую давно хотели прочитать, и отметь-
те наиболее примечательные главы.
Не стоит набивать портфель до неподъемного
состояния, но убедитесь, что несколько действи-
тельно необходимых вещей в нем имеются. Безус-
ловно, это ручка, записная книжка, возможно,
диктофон и мобильный телефон. Прежде чем куда-
либо отправляться, также прихватите с собой ка-
кие-то из следующих предметов:
вырванные из журналов статьи, которые вам
хотелось бы прочитать;
полезная книга для менеджеров с отмечен-
ными главами;
список людей, которым вам нужно написать
письмо или направить иное письменное по-
слание;
документ, который необходимо проработать
или отредактировать;
блокнот для изложения мыслей и составле-
ния писем;
ваш ежедневник или органайзер;
83
какое-то количество корпоративных или пер-
сональных бланков, конвертов, дарственных
вкладышей;
мобильный телефон;
портативный компьютер (ноутбук) или элек-
тронный органайзер.
В итоге при случае вы сможете заняться делом, в
наибольшей степени соответствующим ситуации и
количеству имеющегося времени. Блокнот и бумага
необходимы, поскольку диктофоном — хотя он бо-
лее удобный и эффективный инструмент работы с
корреспонденцией — пользоваться можно не всегда.
Некоторые ситуации, как, скажем, пребывание в
приемной, не подходят для диктовки. Блокнот и
бумага позволят набросать тезисы письма, с кото-
рыми впоследствии сможет работать ваш секретарь.




Краткие советы
по работе с корреспонденцией
Именная почтовая бумага и конверты позволят
вам готовить короткие рукописные ответы практи-
чески в любых обстоятельствах. Далее вы вкладыва-
ете послание в конверт, надписываете адрес, и мож-
но приклеивать марку. Примерно так же несколько
дарственных вкладышей позволят вам передавать
84
материалы другим лицам без промежуточной опе-
рации обращения с подобной просьбой в собствен-
ный офис.


Ловите момент
Обстоятельства образования переходного време-
ни по большей части будут для вас очевидны. К
примеру, логично будет ожидать появления свобод-
ных десяти минут временного зазора между собра-
ниями. Но порой такие минуты будут выдаваться
неожиданно, скажем, из-за отмены заранее огово-
ренной встречи или переноса даты делового обеда.
Именно в такие моменты польза планирования про-
является со всей очевидностью. Если вы готовите
себя к работе так, как предлагается выше, то у вас
непременно будет чем заняться. Если вы находитесь
в офисе, то сможете при появлении достаточно боль-
шого «окна» поработать над основным заданием. Во
всех иных случаях достаньте свою заранее подго-
товленную папку и займитесь ее содержимым. Чем
больше будет вами делаться, тем меньше невыпол-
ненной работы будет громоздиться перед вами в
основные рабочие часы.

Промедление — враг эффективного
использования переходного времени
Пытаясь тянуть время, вы его лишаетесь. Как
только выдастся свободная минута, немедленно
принимайтесь за дело, иначе время исчезнет бес-
следно. О борьбе с привычкой медлить более под-
робно говорится в главе 5.
85
Чем заняться
в переходное время
Переходное время не годится для основной ра-
боты, которой вы в данный период заняты и кото-
рая требует полной концентрации внимания в те-
чение достаточно продолжительных отрезков вре-
мени. Между тем оно вполне подходит для
выполнения более мелких заданий, имеющих свой-
ство стремительно накапливаться, требуя значитель-
ных затрат времени. Это часто бывает с ответами на
письма и необходимостью прочтения разного рода
материалов.
Переходные периоды могут быть достаточно про-
должительными, но при этом возникать в обстоя-
тельствах, когда продуктивное использование вре-
мени затруднительно, например в поездках. И тем
не менее благодаря современным технологиям даже
езда на машине может проходить небесполезно для
водителя. За рулем вы можете, к примеру, прослу-
шивать курс иностранного языка (будьте, впрочем,
осторожны и, если чувствуете, что внимание рас-
сеивается, лучше переключитесь на музыку). В об-
щественном транспорте, в частности в электрич-
ке, можно поработать с бумагами или почитать. Вы
можете даже воспользоваться мобильным телефо-
ном и сделать несколько необходимых звонков. Но
при этом будьте тактичны, попутчикам ваши пере-
говоры наверняка не понравятся. А если в вагоне
окажется много владельцев мобильных телефонов
и все они воспользуются ими? Вряд ли это будет
по душе окружающим, в том числе и вам. Словом,
не забывайте ставить себя на место других людей.
86
Использование переходного времени

Разного рода краткосрочные дела — это то, что -
нужно. Заняться можно чем-то из нижеперечислен-
ного:
сделать несколько телефонных звонков (в осо-
бенности если имеете мобильный телефон);
подготовить черновики писем;
написать несколько служебных записок;
почитать что-то по работе;
заняться краткосрочным и долгосрочным биз-
нес-планированием;
сделать пометки по поводу новых проектов
или схем;
записать соображения, возникшие в связи с
прошедшими собраниями, конференциями и
выполненными проектами;

<< Предыдущая

стр. 9
(из 32 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>