<< Предыдущая

стр. 10
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

в списке, который открывается после щелчка стрелки с правой стороны от
кнопки. Ниже рассмотрены некоторые команды, позволяющие следующим
образом представить сведения о папках и файлах в окне Открытие документа:
• Эскизы (Thumbnails) — отображает миниатюрные отображения содержи-
мого графических файлов и веб-страниц (рис. 2.14).
• Рядом — отображает столбцами крупные значки, вверху — папок, ниже -
файлов.
'. Глава 2

Рис. 2.14
Диалоговое окно Открыть,
настроенное на режим
Эскизы




Значки (Icons) — отображает горизонтальные ряды значков папок и фай-
лов, под которыми приведены их имена.
Список (List) — отображает список папок и файлов в виде вертикальных
рядов значков: сначала папки, затем файлы столбцами в порядке, задан-
ном последней командой (см. рис. 2.12).
Таблица (Details) — отображает в диалоговом окне Открытие документа
таблицу, содержащую имена папок и файлов, их краткую характеристику:
размер, тип, дата последнего изменения. Разделительную линию между
столбцами таблицы можно перемещать при нажатой кнопке мыши, уста-
новив указатель на разделительной линии в верхней строке таблицы так,
чтобы он принял форму стрелки, указывающей в два противоположных
направления.
Свойства (Properties) — отображает окно свойств для выделенного файла.
Просмотр (Preview) — позволяет просмотреть содержимое файла, не от-
крывая его (рис. 2.15). Этой кнопкой удобно пользоваться, если вы не
помните название файла, с которым собираетесь работать.

Рис. 2.15
Диалоговое окно Открытие
документа, настроенное на
просмотр содержимого
открываемого документа




Тин if ill) l i i x u
Яндекс обладав
осуществлять и
широким спект|
"пасшнмнньш !




Рассмотрим назначение основных элементов списка, открываемого щелч-
ком стрелки с правой стороны от кнопки Сервис (Tools) в диалоговом окне От-
крытие документа (Open):
Просмотр документаj? окне приложения Microsoft Office 2003 53

• Найти (Search) — открывает диалоговое окно, позволяющее произвести
расширенный поиск файлов по различным критериям.
• Удалить (Delete) — удаляет выделенные объекты.
• Переименовать (Rename) -- позволяет задать другое имя выделенному
объекту.
• Печать (Print) — выводит на печать выделенные файлы, не открывая их.
• Подключить сетевой диск (Map Network Drive) — отображает диалоговое
окно, позволяющее выбрать требуемый для подключения к сети диск из
списка.
• Свойства (Properties) — открывает диалоговое окно свойств выделенного
объекта.

Открытие документа в сети с помощью адреса UIUC
Для открытия документа в сети с помощью адреса UNC в поле Имя файла
(рис. 2.15) введите сетевую часть адреса UNC и нажмите клавишу Enter. На-
пример, введите \\Blockl\Files, чтобы открыть документ, находящийся в папке
Files на сервере Block!.

Работа с несколькими открытыми документами
Вы можете открыть одновременно нескольких документов. На панели задач
появятся кнопки открытых документов. При этом в полноэкранном окне вы
будете видеть только последний открытый документ,

Запомните
Для переключения между открытыми документами йспользуйте^кнойкина панели
i задач или команды меню Окно (WJndow>, Повторное нажатие' кнопки на панели
задач сворачивает окно,

Для переключения между окнами с клавиатуры нажмите сочетание клавиш
Ctrl+F6. Одновременное отображение на экране нескольких документов облег-
чает копирование/перемещение информации из одного файла в другой с помо-
щью мыши.


Сохранение документа
Сохранение нового документа


Чтобы сохранить файл, ему необходимо дать имя и указать папку, где с*
храниться. Для этого выберите команду Сохранить как fSgve As) в меню Файл
(File) или нажмите клавишу F12 и задайте необходимы© параметры в диалоговом |
|!1 окне Сохранение документа (Save А$)Чрйс. 2.16). -

Разработанный с использованием Office документ автоматически получает
расширение, соответствующее данному приложению, например, Excel 2003 по
умолчанию присваивает расширение .xls. Внешне диалоговое окно Сохранение
•'. Глава 2

Рис. 2.16 Соврвннииа документа.
Диалоговое окно
Сохранение
документа




-

документа (Save As) аналогично окну Открытие документа (Open), рассмотрен-
ному выше. Размеры окна можно менять с помощью мыши.
Порядок сохранения документа:
• В поле Имя файла (File name) введите имя файла. Оно может состоять из
нескольких слов и служить кратким описанием документа. Расширение
можно не указывать. Разработанный с использованием Office документ ав-
томатически получает расширение, соответствующее данному приложе-
нию, например, Word по умолчанию присваивает расширение .doc. Если
после имени файла поставить точку, то расширение не будет добавлено.
• В поле Тип файла (Save as type) выберите тип файла. Выбор некоторых
форматов может привести к потере качества в оформлении документа.
Так, при работе с приложением Word при переходе к формату Текстовый
документ (Text) теряются иллюстрации, и ухудшается оформление текста.
В списке отображаются только те типы файлов, для которых были уста-
новлены конвертеры.
• По умолчанию новый файл помещается в папку Мои документы (My
Documents). Чтобы сохранить документ в другой папке, выберите нужный
диск в списке Папка или щелкните дважды нужную папку в списке папок.
Папка может располагаться на диске автономного компьютера, в локаль-
ной сети, на веб- или FTP сервере. Двойной щелчок папки, расположен-
ной в поле выбора, откроет ее. Название папки появится в этом же поле
Папка (Save in).
• Чтобы сохранить файл в новой папке, нажмите на панели инструментов
кнопку Создать папку (Create Folder) и задайте ее имя.
• Для сохранения документа в папке более высокого уровня, нажмите кноп-
ку Переход на один уровень вверх (Up One Level), расположенную на панели
инструментов.
После установки всех параметров записи файла нажмите кнопку Сохранить
(Save). В строке заголовка окна приложения отобразится имя файла. Для задания
типа файла, используемого по умолчанию, выберите команду Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools), а затем выберите нужный формат из списка, на-
пример, при работе с текстовыми файлами выберите Сохранять файлы Word как
(Save Word files as) на вкладке Сохранение (Save) (см. главу 11, раздел «Установка
параметров сохранения файла»), Следует учитывать, что производится автомати-
Просмотр документа в окне приложения Microsoft Office 2003^ 55

ческое сохранение документа через интервал времени, заданный на вкладке Со-
хранение (Save) в диалоговом окне Параметры (Options),
Команда Версии (Versions) в меню Файл (File) приложения Word позволяет
создать нескольких версий одного документа и сохранить их в одном файле.
Каждая версия идентифицируется по имени пользователя и по дате изменения.
Word отображает дату и время сохранения каждой версии, имя сохранившего
версию пользователя, а также урезанную строку примечаний. Более поздние
версии находятся в начале списка.

Сохранение ранее созданного документа
При сохранении ранее созданного файла, в котором выполнены какие-либо
изменения, можно использовать один из трех приведенных ниже вариантов:
• выбрать команду Сохранить (Save) в меню Файл (File);
• нажать кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Стандартная;
• нажать клавиши Shift+F12.
При сохранении ранее созданного документа диалоговое окно не появляется.
Сохранение файлов в формате htm, html и XML рассмотрено в главе 27
в разделе «Сохранение и использование файлов в формате html и xml».

Работа с файлами/папками с помощью
контекстного меню
Запомните
; После щелчка правой кнопкой мыши значка файла в окнах Открытие документы.
(Open) -и- Сохранениб-'документа .(Save As) появляется7 контекстное. меню,'
(рис. 2.17), команды которого можно использовать для .выполнения часто исгюль'г;
'зуемых операций с файлами и попками: Открыть (Open), Печать (Print), Отпра-1
* вить (Send То), Копировать (Сору), Удалить (Delete), Переименовать (Rename)
и т.д.

Рис. 2.17
Контекстное меню,
появляющееся после
щелчка правой кнопкой
мыши файла/папки
в окне Открытие
документа



Май ки*ыи1№ Я Д^зни-ь в архив "ЯТСех Дегзляве описание язвка
-w.-. " Давить в ара« и отгрг&1'Р по г-(ТЯ..
ЧК'ме i ' fl'56sefTbB арцчв "ЯпОе- Детальное описаше IGB»^ аагроетв/йг" и чтпраепгс по e-mal
I


Ч Отправить
Глава 2

В качестве примера рассмотрим копирование файла в другую папку с ис-
пользованием диалогового окна Открытие документа. Чтобы скопировать
файл, выполните следующие действия;
• щелкните правой кнопкой мыши файл, который вы хотите скопировать;
• в контекстном меню выберите команду Копировать (Сору);
• в раскрывающемся списке Папка (Look in) выберите папку, в которую бу-
дет скопирован файл;
• щелкните правой кнопкой мыши в поле с именами папок и файлов, нахо-
дящихся в этой папке, и выберите в контекстном меню команду Вставить
(Paste).


Информация, представленная на вкладках
аналогового окна Свойств документа
Свойства документа — это подробные сведения о файле, помогающие отли-
чать его от других, например, описательное название, имя автора, тема и клю-
чевые слова.

Запомните
. Чтобы-просмотреть основные донныр, касающиеся
;;команду Свойства' (Properties) в меню Файл (FHe), Окно" Свойства
; PfQpertles) содержит несколько вкладок (рис. 2.18).

Рис. 2.18 Свойства: Поездка в ErineT.doe
Диалоговое окно команды Свойства с открытой
Документ [Статистика ] Состав | г^я1*
вкладкой Документ
Mat j Поаэды в Египет

• .Туристические маршруты

[Сидоренко




Срупга:




База
гиперссыгии:
Шаблон;

Г" Создать рисунок дпя предварительного просмотра




Рассмотрим назначение некоторых полей на вкладке Документ (Summary):
• Название (Title) — должно отражать содержание документа. Оно использу-
ется при поиске файла.
• Тема (Subject) -- краткая характеристика документа, используется для
группировки схожих файлов. Файлы, имеющие одинаковую тему, легче
найти.
Просмотр документов окне приложения Microsoft Office_2003_ 57

• Автор (Author) — по умолчанию в этом поле указывается имя владельца ко-
пии Microsoft Word. В активном документе можно привести другое имя.
• Ключевые слова (Keywords) — характерные слова и сочетания слов, исполь-
зуемые в документе.
• Заметки (Comments) — комментарии, поясняющие содержание документа.
Вкладки Общие (General) и Статистика (Statistics) заполняются без участия
пользователя. На вкладке Общие указывается, в каком приложении создан до-
кумент, папка, в которой он хранится, размер, когда был изменена т.д. дата его
создания, размер файла. На вкладке Статистика (Statistics) приводятся стати-
стические данные: количество страниц, абзацев, строк, символов и т.д. Свойст-
ва файла корректируются после сохранения документа. Сведения, приведен-
ные в окне свойств файла, могут использоваться для его поиска.

<< Предыдущая

стр. 10
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>