<< Предыдущая

стр. 102
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

списка Папка (Look in) под элементом Адреса FTP (FTP Addresses).
Для добавления узла FTP выполните следующие действия:
• нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов Стандартная
(Standard) или выберите одноименную команду в меню Файл (File);
• в диалоговом окне Открытие документа (Open) в списке Папка (Look in)
выберите Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locations) (см.
рис. 2.13). На экране отобразится диалоговое окно Добавить/изменить ад-
реса FTP (Add/Modify FTP Location) (рис. 27.18);
• в поле Имя узла FTP (Name of FTP Site) введите имя узла FTP, например:
ftp.samples.microsoft.com;
• если узел FTP допускает вход произвольных пользователей, то выберите
параметр в режиме anonymous (Anonymous). Если узел, пользователем кото-
рого вы являетесь, требует пароль, то выберите параметр под именем (User)
и введите пароль;
• нажмите кнопку Добавить (Add).
Использование Microsoft Office 2003 для работы в Интернеге 555


Включение узла FTP в список узлов Интернета упрощает процесс открытия
и сохранения документа на этом узле.

Рис. 27.18
Добавление узла FTP в список узлов Интернета




У!ЛЫ FTP:




I




Отправка документов по электронной почте
Office позволяет отправлять документы по электронной почте. В качестве
программы электронной почты может использоваться Microsoft Outlook,
Outlook Express, Microsoft Exchange Client или любая другая 32-разрядная про-
грамма электронной почты, совместимая с интерфейсом MAPI (Messaging
Application Programming Interface).
Откройте документ и выберите в меню Файл (File) команды Отправить
(Send To), Сообщение (Mail Recipient) иди По маршруту (Routing Recipient).
Команда Сообщение предусматривает посылку одновременно каждому
пользователю отдельной копии документа. Команда По маршруту позволяет
отправить поочередно одну и ту же копию документа нескольким пользовате-
лям с тем, чтобы каждый пользователь видел комментарии, сделанные преды-
дущим получателем документа. Однако в этом случае один из получателей мо-
жет задержать документ по уважительным или другим причинам. После выбора
команды на экране отображается диалоговое окно Маршрут (Routing Slip), в ко-
тором указываются адреса получателей документа.
Команда Отправить (Send To) в меню Файл (File) позволяет выбрать один из
трех вариантов посылки документа по электронной почте без маршрутизации:
• Сообщение (Mail Recipient) — отправляет документ по электронной почте;
• Сообщение (для ознакомления) — посылает документ в качестве вложения;
• Сообщение (как вложение) (Mail Recipient (As Attachment)) — присоединя-
ет документ к пустому сообщению. Адрес получателя и тема указываются
в открывшемся окне.
Введите имена адресатов и нажмите кнопку Отправить копию (Send copy)
или аналогичную, например, Отправить этот отчет сводной таблицы (Send
this Sheet), в зависимости от используемого приложения (рис. 27.19). В связи
с тем, что документы Microsoft Office посылаются в формате HTML, то на ком-
пьютере получателя может быть не установлено приложение, в котором созда-
Глава 27
556


Рис. 27.19
Вид документа,
подготавливаемого
к отправке по электронной Г<>оверп... Г^авсг*!.,. Вложить

почте для ознакомления
Шксшя:
Т<мэ; Пожалуйста, прсеервте Покровка'

: [к 'Покрсекз.сос (793 №)




Лож.тлуйпп. проверьте вложенный документ




вался документ. Требуется только программа электронной почты, поддержи-
вающая формат HTML.

Отправка документа по маршруту
Для просмотра, правки, внесения комментарий в документ его можно по
очереди пересылать от одного адресата к другому, чтобы каждый из них мог оз-
накомиться с примечаниями всех предыдущих рецензентов. Другой способ
предусматривает одновременную отправку отдельной копии документа каждо-
му адресату. После создания маршрута его следует сохранить в самом докумен-
те или сразу отправить документ по маршруту. Автор документа может согла-
ситься со сделанными замечаниями или отказаться от них.
Чтобы создать маршрут пересылки документа, выберите в меню Файл ко-
манду Отправить (Routing), По маршруту (Recipient). В диалоговом окне Мар-
шрут (Routing Slip) нажмите кнопку Адрес (Address) и выберите получателей до-
кумента. Кнопки со стрелкой вверх или вниз позволяют изменить порядок рас-
сылки. Для возвращения документа отправителю после рецензирования
установите флажок Вернуть по окончанию (Return when done). Нажмите кнопку
Разослать (Route), чтобы разослать документ получателям.


Работа с документами в сети и на веб-сервере
В приложениях Word, Excel PowerPoint предусмотрена возможность обсуж-
дения документов, помещенных на веб-сервер. На сервере должно быть уста-
новлено серверное расширение Office Server Extensions, позволяющего полу-
чать уведомления по электронной почти при обсуждении и внесении в доку-
мент изменений. Сохраните документ на веб-сервере, выбрав в меню Файл
(File) команду Сохранить как (Save As). На панели адресов в левой части диало-
гового окна нажмите кнопку Мое сетевое окружение (Web Folders). На экране
отобразится список компьютеров в сети и их папок. Выберите нужную папку.
Чтобы начать обсуждение выберите в меню Сервис (Tools) команду Совме-
стная работа (Online Collaboration), Веб-обсуждения (Web Discussion). На экра-
не отобразится панель инструментов Веб-обсуждения (Web Discussion). Выбе-
рите команду Обсуждения (Discussion), Параметры обсуждений (Options). Вве-
дите имя сервера, используемого для обсуждений. Кнопки панели
Использование Microsoft Office 2003 для работы в Интернете 557

инструментов Be б-обсуждения (Web Discussion) позволяют создать сообщение,
редактировать сообщения других участников дискуссии и отвечать им.
Внесенные различными пользователями изменения закрашиваются разны-
ми цветами, и при задержке указателя мыши на правке во всплывающем окне
будут выведены сведения о времени внесения изменения, типе изменения и ав-
торе. Можно последовательно переходить от одного выделенного изменения
к другому и подтверждать или отклонять эти изменения.
Вы можете создать запрос к данным, хранящимся на веб-сервере. После соз-
дания постоянной гиперссылки на веб-страницу данные будут обновляться ав-
томатически.


Компьютерные вирусы и Microsoft Office
Запомните
Компьютерные"вирусы — это программы или макросы, которые внедряются без
; ведома пользователя в различные файлы, объекты и ресурсы компьютера, соз-
давая собственные копии.
'- • - ,


Компьютерные вирусы не передаются через текстовые сообщения, переда-
ваемые по локальной сети и Интернет. Однако они могут находиться в переда-
ваемых по сети упакованных и архивных файлах, в файлах, присоединенных
к письмам.
При открытии такого документа вирусы активизируются, переносятся на
компьютер и внедряются в шаблоне NormaLdot, После этого каждый сохраняе-
мый документ заражается вирусом, а когда другие пользователи открывают за-
раженный документ, вирус переносится на их компьютеры.
Приложения Microsoft Office не выполняют проверку гибкого, жесткого или
сетевого диска на предмет поиска и уничтожения вирусов в макросах. Чтобы
обеспечить безопасность и сохранность данных, необходимо использовать со-
временные антивирусные программы, позволяющие не только обнаружить, но
и лечить вирус,

Упражнения
1. Откройте документ и вставьте в него гиперссылку. Выполните упражне-
ние следующим образом:
• откройте файл, в который вставляется гиперссылка, и выделите
текст или графический объект, который будет использоваться как
гиперссылка;
• нажмите кнопку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на па- и*
нели инструментов Стандартная или выберите команду Гипер-
ссылка (Hyperlink) в меню Вставка (Insert);
• в диалоговом окне Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) (см.
рис. 27.1) в списке Связать с (Link to) нажмите кнопку файлом,
веб-страницей (Existing File or Web Page)]
• заполните поле Адрес (Address) или нажатием кнопки выберите пап-
ку, с интересующим вас файлом и выделите требуемую строку;
• закройте диалоговое окно, нажав кнопку ОК.
I
558 : ! Глава 27

2. Отправьте документ по электронной почте. Для этого откройте документ,
который следует отправить. Если документ не содержит маршрут, то на-
жмите кнопку Сообщение (E-mail) на панели инструментов Стандартная
(Standard). Введите имена адресатов и нажмите-кнопку Отправить копию
(Send copy) или аналогичную, в зависимости от используемого приложе-
ния (рис. 27.20).

Выводы
1. Чтобы вставить гиперссылку в документ Microsoft Office, откройте файл,
в который вставляется гиперссылка, и выделите текст или графический
объект, который будет использоваться как гиперссылка и нажмите кноп-
ку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов
Стандартная или выберите команду Гиперссылка (Hyperlink) в меню
Вставка (Insert).
2. Для сохранения копии файла как веб-страницы в и последующей публи-
кации ее в Интернете, откройте документ, выберите в меню Файл (File)
команду Сохранить как веб-страницу (Save as Web-page) и заполните не-
обходимые поля диалогового окна.
3. Сохранение и открытие файлов XML в Office 2003 может использоваться
для интеграции с основными бизнес-данными предприятия,
4. Чтобы иметь возможность открывать и сохранять документы на серверах
FTP, нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов Стан-
дартная, в диалоговом окне Открытие документа (Open) в списке Папка
(Look in) выберите Добавить/изменить адреса FTP (Add/Modify FTP Locati-
ons) и в поле Имя узла FTP (Name of FTP Site) введите имя узла FTP (см.
рис. 27.18).
5. Чтобы отправить документ по электронной почте, откройте документ,
который следует отправить. Если документ не содержит маршрут, то на-
жмите кнопку Сообщение (E-mail) на панели инструментов Стандартная
(Standard) или выберите в меню Файл (File) команду Отправить (Send
То), Сообщение (Message).
6. Компьютерные вирусы не передаются через текстовые сообщения, пере-
даваемые по локальной сети и Интернет. Однако они могут находиться
в передаваемых по сети упакованных и архивных файлах, в файлах, при-
соединенных к письмам.
Глава 28
Использование нескольких
приложений Microsoft
Office 2OO3 в одном документе.
Поддержка распознавания речи
и голосовое управление
компьютером



Эта глава познакомит вас со следующими вопросами:
• вставка в документ файлов из других приложений;
• обмен данными между документами, созданными в одном или разных
приложениях Office;
• вставка объекта из одного приложения в другое и редактирование объекта;
• добавление элементов ActiveX в документ Word, лист Excel или слайд
PowerPoint;
• поддержка распознавания речи и голосовое управление компьютером.
Напомним, что связь Microsoft Outlook с другими приложениями Office 2003
рассмотрена в главе 21.


Связывание и внедрение объекта
В последние годы все большее распространение получают документы, со-
держащие объекты, созданные в различных программах: текст, рисунки, звуко-
вые комментарии, музыкальные и видеофрагменты. Для совместного исполь-
зования данных, созданных в различных приложениях и поэтому имеющих
различный формат, в Microsoft Office используется технология связывания
и внедрения объектов (Object Linking and Embedding, OLE). OLE 2.0 является
частью моделей COM (Common Object Model -- единая объектная модель)
и DCOM (Distributed COM). Последняя позволяет программам, распределен-
ным по различным узлам сети, обмениваться данными на основе OLE. Эта мо-
дель основана на механизме удаленного вызова процедур (Remote Procedure
Call).
По терминологии OLE объектом может считаться весь документ, отдельный
его фрагмент или символ. Связанным объект называется объект (данные), соз-
данный в одном файле и вставленный в другой файл с поддержкой связи между
файлами. Файл, в котором находится исходный объект, и приложение, в кото-
Глава 28
560 __

ром он создан, являются соответственно файлом-источником (исходным фай-
лом) и приложением-источником. Файл, содержащий вставленный объект, на-
зывается составным документом (конечным файлом). В составном документе
хранится информация о программе, в которой был создан объект. Чтобы не на-
рушить связь документ-источник нельзя перемещать, удалять или изменять
имя файла.
Внедренные объекты используются в случае, если обновление скопирован-
ных данных при изменении их в исходном файле не требуется. Внедренный
объект становится частью файла. Информация о том, откуда были взяты дан-
ные, не сохранится, связь между документами установлена не будет. Размер до-
кумента при этом увеличится. Подобные документы можно переносить на дру-
гие компьютеры, не заботясь о файлах, из которых были взяты данные. Ис-
пользование связанных объектов позволяет обновлять данные в конечном
файле при их изменении в исходном файле.
При обновлении данных в конечном файле данные в исходном файле не из-
меняются. Изменение данных в связанном файле после их изменения в источ-
нике происходит в результате динамического обмена данными (DDE, dynamic
data exchange).

<< Предыдущая

стр. 102
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>