<< Предыдущая

стр. 18
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Word позволяет вставлять в документ примечания, не изменяя текста доку-
мента. Ввод, просмотр и редактирование текста примечаний производится
в области примечаний, которая может быть расположена внизу окна или на по-
лях документа (рис. 4.18).

Рис. 4.18 IS ZDN«Lru ДргДЧ«ил*ти* ПК мгляД в прош^.Ь
Примечание, вставленное
в документ
ifl текст
[Исграипеннй еизматаннсм дог^умате

сказал на торжествах в Сан-Хосе, посвященных 20-й годое±
PC. председатель правлеш" 1"*˜"^""" г«˜"- /л.,,*,^™,.,
енН
сам по себе, ондоллда
полезности теперь

Как появился ПК
Журналисты любят выпячивать роль IBM s этом деле, но и;
отметить, что Big Blue не изобрела персональный компьют^]
никогда на это не претендовала. В 1976 году молодая кома-
Кремниевой долины выпустила примитивную настольную к *.




Запомните
Чтобы вставить примечание,: установите курсор -на -месте вставки,"Можно
вь|делшьфрагмент, с которым требуется связать примечание, или перей" ,,
дите в конец текста.; Затем выберите команду Примечание (CommervR '«'
s меню Вставка (Insert) или нажмите кнопку Добааиль примечание на^пане-
ли инструментов Рецензирование. Word вставит знак примечания.

Введите текст примечания в области примечаний (рис. 4.18), При работе
с документом область примечаний можно оставить открытой или закрыть для
увеличения области текста. Для записи звуковых примечаний компьютер дол-
жен иметь звуковую плату и микрофон.
Упражнения
1. Запустите текстовый процессор Word. Для этого нажмите кнопку Пуск
(Start), и выберите в главном меню команду Программы (Programs), Mic-
rosoft Word.
• Введите текст первого раздела данной главы «Исправление ошибок при
вводе текста».
96 ..._ Глава 4

• Выделите первое предложение и введите какой-нибудь текст. Обратите
внимание, что новый текст заменит выделенный.
• Выделите второе предложение и удалите его, нажав одну из клавиш
Delete (Del), Backspace или Пробел. Определите, чем будет отличаться
результат при использовании этих клавиш.
• Выделите третье предложение и переместите его на другое место одним
из следующих способов:
1) с помощью команд меню или кнопок панели инструментов Стандартная;
2) используя правую кнопку мыши;
3) с помощью клавиши F2.
Какой из трех способов вы считаете оптимальным?
2. Откройте документ и выполните автоматизированный поиск какого-ни-
будь слова, содержащегося в тексте. Для выполнения упражнения выбе-
рите в меню Правка (Edit) команду Найти (Search) или нажмите кнопку
на панели инструментов Стандартная (Standard). Команду дублируют
клавиши Ctrl+A (Ctrl+F). В диалоговом окне Найти и заменить (Find and
Replace) откройте вкладку Найти (Find), в текстовое поле Найти (Find
what) введите образец, по которому будет производиться поиск.
3. Найдите синоним какого-нибудь слова, содержащегося в тексте открыто-
го документа, выбрав команду Язык (Language), Тезаурус (Thesaurus)
в меню Сервис (Tools).
Выводы
1. Если при работе с документом вы сделали ошибку и хотите отменить по-
следние операции, то выберите команду Отменить (Undo) в меню Правка
(Edit).
Для возврата отмененных действий выберите команду Вернуть (Redo)
2.
в меню Правка (Edit).
3. Для выполнения большинства операций по обработке текста, редакти-
руемые фрагменты следует предварительно выделить (маркировать). По
умолчанию выделенный фрагмент (рис. 4.3) отображается в негативном
цвете («белыми буквами по черному фону»).
4. Для перемещения выделенных фрагментов документа выберите сначала
в меню Правка (Edit) команду Вырезать (Cut), затем Вставить (Paste).
Если выделенный фрагмент надо копировать, то в качестве первой ко-
манды выбирают Копировать (Сору) из того же меню.
5. Чтобы найти группу символов, какое-нибудь слово, фрагмент текста, оп-
ределенные параметры форматирования и т.д., установите курсор на то
место, с которого начнете поиск и выберите в меню Правка (Edit) коман-
ду Найти (Find).
6. Для поиска синонимов и связанных слов выделите слово или поставьте
в нем курсор и воспользуйтесь командой Язык (Language), Тезаурус
(Thesaurus) в меню Сервис (Tools).
Чтобы включить режим записи исправлений, выберите в меню Сервис
7.
(Tools) команду Исправления (Track Changes) или нажмите клавиши
Ctrl+Shift+E (Ctrl+Shift+T).
8. Чтобы вставить примечание, установите курсор на месте вставки или вы-
делите фрагмент, с которым требуется связать примечание, и нажмите
кнопку Добавить примечание на панели инструментов Рецензирование.
Автоматизация выполнения
отдельных операций
в Word 2OO3



В этой главе изложены следующие темы:
• автоматизация повторяющихся операций с помощью автозамены, авто-
текста, автоформата, смарт-тегов, автоматического создания реферата;
• фоновая проверка орфографии и грамматики;
• автоматическая и ручная расстановка переносов;
• сведения об удобочитаемости документа.


Автозамена
Автозамена используется в Word для исправления некоторых типовых оши-
бок при вводе текста, для замены определенной группы символов на другие,
для быстрого ввода специальных символов, которых нет на клавиатуре, подста-
новки заглавной буквы вместо строчной вначале предложения.

Запомните
Для настройки параметров автозамены выберите команду Параметры автоза-1
мены (AutbCorrect Options;) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Авгазамена-!•
CAutoCorrect) (рис. 5.1).

Назначение флажков в верхней части окна:
• Показать кнопки возможностей автозамены (Show Autocorrect Options
buttons) — отображает небольшое синее окно. После подвода указателя
мыши к тексту, введенному в результате автозамены, окно приобретает
вид кнопки, раскрывающийся список которой содержит команды, позво-
ляющие отказаться от автозамены или открыть диалоговое окно Автоза-
мена (AutoCorrect Options), На рис. 5.2 в качестве примера показан раскры-
вающийся список, полученный после автозамены символов (R) на ®.
• Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова (Correct TWo INitial
CApitals) — автоматически исправляет ошибочный ввод двух прописных
букв подряд в начале слова. Вторая прописная буква заменяется на строч-
ную.

4 Microsoft Office 2003
Глава 5


Рис. 5.1 Антозамвна. риссний (Ройсид)

Диалоговое окно Автозамена агаанои ! Автсфсрча^г^л вводе АвтаикЬ | Автсйконл | СМарг-т

Р" Пскмэтьшэ™ квмоишкгай ветоэзи&ы


f? Исгоаалягь ^ШПРппчсныа буьны в начале стсаэ
«'" Далап. пэреые 6*»вы цредгсхеч* прслиаыч!
Р* делать лорвыа блвы а^е^к таблиц грсгысныиы
F Пяал. наилния Ана^ с грошной б»"*» 1˜ Испр;впягьрасклд1<( |

1
-р -Зачвияп. rf« ввод»




Делать первые буквы предложений прописными (Capitalize first letter of
sentences) ˜ автоматически заменяет строчную букву на прописную в на-
чале предложения.
Делать первые буквы ячеек таблиц прописными (Capitalize first letter of table
cells) - - автоматически заменяет первую строчную букву, введенную
в ячейку таблицы, на прописную.
Писать названия дней с прописной буквы (Capitalize names of days) — автома-
тически заменяет строчную букву на прописную при вводе дней недели
(например, monday заменяется на Monday в соответствии с правилами,
принятыми в английском языке).
Исправлять раскладку клавиатуры (Correct keyboard setting) — обеспечивает
автоматическое переключение раскладки клавиатуры.
Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK (Correct accidental-
usage ofcAPS LOCK key) — позволяет избежать появления прописных букв
в середине слова вследствие случайного нажатия клавиши Caps Lock. На-
пример, в начале предложения слово КОМПЬЮТЕР автоматически заме-

Рис. 5.2 Ш проба doc - Microsoft Word
Кнопка возможностей автозамены




Изккяитъ обратно в "(R)"

Отключить автсматичеоаде исправление "(г)"

Параметры аатоэамены,,,




1/1, На,4,5" - -Ст.23. ,;Кол 2
Автоматизация выполнения отдельных операций в Word 2003_ 99

няется на Компьютер, а режим ввода прописных букв (при нажатой кла-
више Caps Lock) автоматически отключается.
Автозамена запускается после ввода заданных символов и нажатия клавиши
Пробел или Ввод.

Автоматизация ввода специальных символов
Установка на вкладке Автозамена (AutoCorrect) флажка Заменять при вводе
(Replace text as you type) (см. рис. 5.1) позволяет автоматизировать ввод ряда спе-
циальных символов: ©, ®, ©, ^, -^ и т.п. Для ввода символа © достаточно вве-
сти (с), для ввода © — :(. Эти символы есть в таблице Символов (Symbols), од-
нако использование возможностей вкладки Автозамена (AutoCorrect) ускоряет
их ввод.

Автоматизация ввода повторяющихся фрагментов текста
и рисунков

эттомниге
Для автоматизации ввода повторяющихся фрагментов текста и рисунков можно!
использовать вкладку Аёюзамено (AutoCorrect) диалогового окна Автозомэна:
(AutoCorrect) Сем. рис, 5.1).

Если вам приходится многократно вводить один и тот же текст, например,
номер банковского счета вы можете использовать автозамену, с тем, чтобы по-
сле набора определенного сочетания символов, например, ннн, появлялся тре-
буемый фрагмент.
Чтобы автоматизировать вставку текста или рисунка, выполните следующие
действия:
• Создайте рисунок или введите фрагмент текста, который вы хотите поме-
щать в документы. Выполните необходимое форматирование.
• Выделите созданный рисунок или введенный текст. Для сохранения фор-
матирования абзаца вместе с элементом включите в выделенный фрагмент
символ абзаца Ц.
• Выберите команду Параметры Автозамены (AutoCorrect Options) в меню
Сервис (Tools). Откройте вкладку Автозамена.
• Убедитесь, что установлен флажок Заменять при вводе (Replace text as you
type). Выделенный элемент будет представлен в поле на (With).
• Для сохранения текста без исходного форматирования установите пере-
ключатель в положение обычный текст (Plain text). Для сохранения текста
вместе с исходным форматированием установите переключатель в поло-
жение форматированный текст (Formatted text). Переключатель недосту-
пен, если в документе ничего не выделено.
• В поле заменить (Replace) введите имя элемента списка автозамены, кото-
рое будет заменяться автоматически при вводе. Имя элемента списка мо-
жет содержать два-три и более символов. Нельзя использовать предлоги,
так как они будут автоматически заменяться фрагментом текста или ри-
сунком.
• Нажмите кнопки Добавить (Add) и ОК.
100 Глава 5

В дальнейшем при вводе имени элемента списка с клавиатуры и нажатия
клавиши Пробел в документе будет появляться соответствующий фрагмент
текста или рисунок.
Если вы хотите посылать письма, на которых будет изображена эмблема ва-
шей фирмы, то выделите эмблему фирмы и введите ее в виде элемента списка
в диалоговое окно Автозамена под каким-нибудь именем, например, «фир».
В дальнейшем, каждый раз после того, как вы введете «фир» в документ и на-
жмете клавишу пробел, это сочетание символов будет автоматически заменено
эмблемой фирмы.
Удобно использовать аббревиатуру фирмы или учреждения для вставки его
полного названия. Если вам часто приходится писать Московский автомобиль-
ный завод имени И.А. Лихачева, то можно использовать аббревиатуру ЗИЛ для
ввода полного названия. Аналогичным образом с помощью диалогового окна
Автозамена можно автоматизировать ввод сложных корреспондентских счетов
в банках или часто используемых адресов. После сканирования вашей подписи
и создания соответствующего ей элемента списка замена, вы сможете вводить
свою подпись с клавиатуры компьютера. Однако примите меры, чтобы вашу
подпись не смог поставить посторонний.

Удаление/переименование элемента списка автозамены
Для удаления элемента списка автозамены выделите его имя в списке и на-
жмите кнопку Удалить (Delete), Чтобы изменить элемент списка, создайте но-
вый рисунок или набор символов, выделите его, введите с клавиатуры ранее
использовавшиеся символы, которые должны заменяться на вновь созданный
элемент. На экране отобразится диалоговое окно Автозамена. Кнопка внизу
списка примет новый вид: на ней будет написано Заменить (Replace). Нажмите
эту кнопку, а затем в новом диалоговом окне подтвердите правильность заме-
ны, нажав кнопку Да (Yes).

Отмена изменений, выполненных с помощью диалогового окна
Автозамена

<< Предыдущая

стр. 18
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>