<< Предыдущая

стр. 20
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

106


пирования этих сведений в Microsoft Word, запуска Microsoft Outlook и после-
дующей вставки этих сведений в Microsoft Outlook,
Окна смарт-тегов отличаются от подсказок помощника тем, что с их помо-
щью можно изменить настройки и выполнить команду, не обращаясь к меню.

Запомните
Для задания лараметров смарт-тегов выберите команду Параметры Автозаме-
ujtoCoirect Options) в меню Сервис (tools* и откройте в^адку Смарт-теги
jrf Tags). -

Элемент, распознаваемый смарт-тегом: имя, дата, время, называется распо-
знавателем. В области Распознаватели (Recognizers) на вкладке Смарт-теги сни-
мите флажки для тех типов смарт-тегов, которыми вы не хотите пользоваться.
Фиолетовые пунктирные линии, выделяющие смарт-теги, можно отобра-
зить или скрыть. Для этого в меню Сервис (Tools) выберите команду Парамет-
ры (Options), а затем откройте вкладку Вид (View). В области Показывать (Show)
установите или снимите флажок смарт-теги (Smart tags).

Автоматическое создание реферата
В реферате дается краткое изложение содержания книги, статьи, исследова-
ния. Word позволяет для текста на английском языке автоматизировать состав-
ление реферата путем поиска ключевых слов, тем и предложений с часто встре-
чающимися словами. Если для текста выбран другой язык или он помечен как
«без проверки», то этот текст при создании реферата учитываться не будет.

Запомните
Чтобы автоматизировать создание реферата текущего документа (на англий-
ском языке), выберите команду Автореферат (AuloSummarize) в меню Сервис
(Tools) (рис, 5,9).

Рис. 5.9 Автореферат
Задание параметров автореферата Ward .выполнил анализ документам отобрал «а-вопве ёаяил предложения,


Вид реферата - -

выделить реферат в поиастить реферат Б
она исходного качало документа
документа



скрыть вся, кроме
создать новый'
реферата, в окне
документ и" ломвоигь'
исходного дскуиэнгэ
в наго реферат



Размер реферата - -
-г]
щэоценг от оригинала, |25%

Реферат; ю слое е 1 предложение
Исюдчьй документ: 22 слов в 2 предложен»!



Г-*" Обновить сведения о док)твнгв (см. Файл j Свойства)
Автоматизация выполнения отдельных операций в Word 2003 107

После запуска функции Автореферат производится анализ документа, и ка-
ждому предложению присваивается определенное количество очков. (Предло-
жения, в которых имеются слова, часто встречающиеся в документе, получают
больше очков.) После этого часть предложений документа, набравших наи-
большее количество очков, выделяется как ключевые положения документа.
Степень детализации реферата определяется долей таких предложений от об-
щего числа предложений документа. Этот параметр задается вручную.
При создании автореферата ключевые слова и предложения копируются со-
ответственно в поля Ключевые слова (Keywords) и Заметки (Comments) на вклад-
ке Документ (Summary) (см. главу 2, рис. 2,19). После создания автореферата
его полезно просмотреть, чтобы убедиться, что в него вошли все ключевые по-
ложения документа. Если качество реферата неудовлетворительное, нажмите
кнопку Отменить на панели инструментов Стандартная и удалите реферат.
После этого процедуру составления реферата можно повторить, увеличив раз-
мер реферата. Реферат можно изменить и вручную. Следует учитывать, что воз-
можно текст реферата придется править и дополнять.
Наилучшие результаты использование команды Автореферат дает при обра-
ботке хорошо структурированных документов: отчетов, статей, научных работ
и т.п.
В группе Вид реферата (Type of summary) выберите, нужный вам вариант, на-
пример, поместить реферат в начало документа (Insert an executive summary or
abstract at the top of the document) или создать новый документ и поместить в него
реферат (Create a new document and put the summary there).
Задайте нужную степень детализации в поле процент от оригинала (Percent of
original) или выберите ее из списка. Чтобы сохранить уже имеющиеся ключевые
слова и заметки, снимите флажок Обновить сведения о документе (см. Файл \
Свойства) (Update document statistics (click Properties on the File menu)).
Для изменения степени детализации при просмотре документа можно ис-
пользовать устройство Microsoft IntelHMouse. Относительный размер реферата
изменяется шагами по 5 процентов. Чтобы увеличить или уменьшить размер
реферата, поворачивайте колесо вперед или назад, удерживая нажатой клавишу
Shift. Чтобы прервать составление реферата, нажмите клавишу Esc.

Упражнения
Запустите текстовый процессор Word и выполните следующие упражнения:
1. Автоматизируйте ввод в документ вашего почтового адреса.
• Напишите ваш почтовый адрес, выделимте его и выберите команду Па-
раметры автозамены (AutoCorrect Options) в меню Сервис (Tools). От-
кройте вкладку Автозамена (AutoCorrect) (рис. 5.1). Проверьте, что уста-
новлен флажок Заменять при вводе (Replace Text as You Type). В поле за-
менить (Replace) введите имя элемента списка автозамены, которое
будет заменяться автоматически при вводе, например, адр.
• Нажмите кнопки Добавить (Add) и ОК. Теперь после ввода букв адр
и нажатия клавиши Пробел в документ будет введен ваш почтовый ад-
рес.
2. Измените вид дроби 3/4 (символы расположены последовательно один за
3
другим) на /4 (символы расположены почти один над другим с неболь-
шим смещением).
108 Глава 5

3. Создайте элемент автотекста с номером расчетного счета, по которому вы
ежемесячно оплачиваете телефон.
• Введите номер расчетного счета, выделите его и выберите в меню
Вставка (Insert) команду Автотекст (AutoText), Создать (New). В диало-
говое окно Создание элемента автотекста (Create AutoText) (рис. 5.4)
введите имя элемента или используйте имя, предлагаемое по умолча-
нию, и нажмите кнопку ОК.
• Для вставки элемента автотекста выберите в меню Вставка (Insert) ко-
манду Автотекст (AutoText), Автотекст (AutoText) (рис. 5.5). Выделите
его имя в списке Имя Элемента (Enter Autotext entries here) на вкладке
Автотекст (AutoText) и нажмите кнопку Вставить (Insert),


Проверка орфографии и грамматики
Запомните
В Microsoft Word реализована динамическая проверка правильности написания
:;:;.сл0в и пунктуации в процессе ввода текста на английском, русском и другихшы- ;|
ках, Проверка осуществляется путем сравнения написания слов в документе
и словарях, использования стилистических и грамматических правил.

Локализованная русская версия Microsoft Office 2003 обеспечивает проверку
орфографии и грамматики смешанных англо-русских текстов, что весьма при-
годится тем, кто вставляет английские термины в русский текст, как сделано
в этой книге.

Автоматическая проверка орфографии

Запомните
4 Слова, ;ндписанн;ые.с:ошибкой мли отсутствующие в осноеном и дополнительных .
словарях, в документах Word подчеркиваются (фасной волнистойлинией, Крас-'
но;й волнистой линией подчеркиваются также два одинаковых слова, введенные
подряд.

Начать проверку правописания можно одним из следующих способов:
• Нажать кнопку Правописание (Spelling and Grammar) на панели инст- Г-«Г
рументов Стандартная (Standard).
• Выбрать в меню Сервис (Tools) команду Правописание (Spelling).
• Нажать клавишу F7.
Если в тексте нет ошибок, то в строке состояния в индикаторе проверки
правописания видна галочка . Microsoft Office проверяет правописание
сначала в выделенном фрагмент, что позволяет сократить время проверки, если
нет необходимости искать ошибки во всем документе.
После щелчка правой кнопкой подчеркнутого слова на экране отобразится
список возможных вариантов замены этого слова и команды контекстного
меню: Пропустить все (Ignore All), Добавить в словарь (Add to Dictionary), Авто-
замена (AutoCorrect), Язык (Language), Орфография (Spelling), Поиск, Выре-
зать (Cut), Копировать (Сору), Вставить (Paste).
Автоматизация выполнения отдельных операций в Word 2003^ 109


Рис. 5.10
Контекстное меню, появляющееся
после щелчка правой кнопкой мыши
подчеркнутого слова


Опираясь на трость, он шел прихрамывая




» • » «.11J
Paso, 1 :
lf>. i .




На рис. 5.10 показан список, который был отображен на экране после щелч-
ка правой кнопкой мыши написанного с ошибкой слова «трасты». Word пред-
ложил заменить это слово на трость, страсть, траст, трать и красть.
После выбора щелчком мыши правильно написанного слова, оно будет
вставлено в документ взамен подчеркнутого. Список предлагаемых для замены
слов виден также после выбора в контекстном меню команды Автозамена
(AutoCorrect). Выбор команды Пропустить все (Ignore All) снимает подчеркива-
ние не только в этом месте, но и во всех повторениях в документе этого слова.
Активизация команды Добавить в словарь (Add) вносит, это слово в словарь.
Щелчок мыши на команде Поиск открывает область задач Справочные мате-
риалы с результатами поиска слова в тезаурусе.
В ряде случаев может быть подчеркнуто правильно написанное слово, так
как приложение неправильно определило язык, на котором написано это сло-
во. Выберите в контекстном меню команду Язык (Language) и укажите язык, на
котором оно написано.
При проверке текста на русском языке выбор в контекстном меню команды
Орфография (Spelling) отображает диалоговое окно Орфография: русский (Рос-
сия), показанное на рис. 5.11, Неправильно написанное слово выделено крас-
ным цветом в верхней части окна Нет в словаре (Not in Dictionary). В списке Ва-
рианты (Suggestions) приводятся слова, взятые из словарей и предлагаемые для
замены. Список выводится, если установлен флажок всегда предлагать замену
(Always suggest corrections) на вкладке Правописание (Spelling & Grammar) диало-
гового окна Параметры (см. главу 11, раздел «Настройка параметров проверки
правописания»). Окно можно отобразить, нажав кнопку Параметры, Если про-
грамма не сможет найти в словаре слово для замены, в списке появится запись:
«варианты отсутствуют».
• Слово в списке, которое будет использовано для замены, выделите щелч-
ком мыши или с помощью клавиш управления курсором и нажмите кноп-
ку Заменить (Change).
Глава 5
110


Рис. 5.11 Орфография: русский (Россия) [X
Диалоговое окно Орфография НеткЕлоеаре: - '' ».
Йрепусшь '•'.',
Опираясь на траста), 1 Прсгтуетить есе -|

он шел• • • ; . . . . . . ; • • • = ..;; ;; ' ;•,"., Дсбаеить'.' '


;1анвнить .
:грзсть

1
•грает
•. 3*ченить ВЕВ ; 1

Д|*1Озамана . - J
траста
• ^
^ик словаря: |русский (Россия) jrj


Пйрэнетры... 1 • Отмен» I




• Если вы хотите оставить текст без изменения, то нажмите кнопку Пропус-
тить (Ignore Once). После нажатия кнопки проверка правописания будет
автоматически продолжена.
• Для включения слова во вспомогательный словарь Custom.die нажмите
кнопку Добавить (Add),
• В случае часто повторяющейся одной и той же ошибки можно щелкнуть
кнопку Автозамена (AutoCorrect). Word добавит слово в список автозамены
и будет исправлять его автоматически,
• Если в тексте повторяется слово, которого нет в словаре и вводить его
в словарь нецелесообразно, то нажмите кнопку .Пропустить все (Ignore All).
• Кнопка Вернуть (Undo) отменяет последние действия, связанные с про-
веркой правописания, по одному за одно нажатие кнопки,
• Если будут найдены два одинаковых слова, стоящие подряд, то они будут
приведены в первом поле окна, которое изменит название на Повтор слов
(Repeated word), В этом случае следует щелкнуть по кнопке Удалить (De-
lete).
• Закончив проверку орфографии, закройте диалоговое окно Орфография.
Чтобы ограничить проверку определенным фрагментом, выделите его.
Можно выделить отдельное слово или фразу. Для проверки всего документа
выделите его командой Выделить все (Select All) и нажмите кнопку Правописа-
ние (Spelling and Grammar) на панели инструментов Стандартная (Standard) или
нажмите клавишу F7.
После щелчка правой кнопкой мыши подчеркнутого слова, написанного два
раза подряд, появится контекстное меню, в котором выберите команду Удалить
повторяющееся слово (Delete Repeated Word).
С документом можно работать при открытом диалоговом окне Орфография:

<< Предыдущая

стр. 20
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>