<< Предыдущая

стр. 44
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

ной команды в меню Файл появляется новое диалоговое окно с несколь-
кими вкладками. Вкладки используются для настройки печатающего уст-
ройства и организации печати документа. Перечень параметров, представ-
ленных на вкладках, зависит от печатающего устройства.
• Группа Масштаб (Zoom) позволяет выполнить печать на бумаге нестан-
дартного размера.
После того как вы нажмете кнопку ОК, в строке состояния окна доку-
мента отобразится значок принтера и количество подготовленных для пе-
чати страниц. После завершения печати документа значок исчезает.
Глава 12
238 _

Печать части документа
Если вы хотите напечатать одну страницу, поместите курсор в любое место
этой страницы и в диалоговом окне Печать (Print) в группе Страницы (Page
Range) установите переключатель в положение текущая (Currentpage). Этой оп-
цией удобно пользоваться для проверки принтера.
Чтобы напечатать несколько страниц, установите этот переключатель в по-
ложение номера (Pages) и введите нужные номера (диапазон) страниц. Между
номерами страниц поставьте запятые, начальная и конечная страница диапазо-
на разделяются дефисом, например, 6, 8, 10—15.
Для печати только выделенного фрагмента документа откройте диалоговое
окно Печать, поставьте переключатель в положение выделенный фрагмент
(Selection) и нажмите кнопку ОК.
Печать на пвух сторонах листа
Раскрывающийся список Вьючить (Print) позволяет напечатать как Все стра-
ницы диапазона (All pages in range), так и Нечетные страницы (Odd pages) или Чет-
ные страницы (Even pages). Вы можете напечатать часть документа на одной сторо-
не листов (например, четные страницы), а затем, используя другой элемент спи-
ска, напечатать оставшуюся часть на другой стороне листов.

Печать информации о документе
Раскрывающийся список Напечатать (Print what) диалогового окна Печать
содержит элементы, позволяющие напечатать не только документ, но и сведе-
ния о документе.
Назначение некоторых элемоггов списка:
• Документ (Document) — печать документа.
• Сведения (Document properties) — печать информации, отображаемой на
вкладке Документ диалогового окна Свойства.
• Стили (Styles) — печать списка и описания всех используемых стилей.
• Элементы автотекста (AutoText entries) — печать имен элемента списка
автозамены и чем они заменяются при вводе.
Дополнительные возможности по настройке печати документа, предостав-
ляемые вкладкой Печать (Print) диалогового окна Параметры (Options), приве-
дены в главе 11, в разделе «Настройка режимов печати*.

Создание и отправка факсимильных сообщений
Вы можете создать и отправить факсимильное сообщение, если компьютер
поддерживает обмен^ такими сообщениями. В стандартную поставку Word 2003
входят шаблоны для создания факсов. Для создания сообщения выберете коман-
ду Создать (New) в меню Файл (File). Откроется область задач Создание доку-
мента (New Document), на которой, щелкните мышью ссылку На моем компью-
тере. В появившемся на экране диалоговом окне откройте вкладку Письма
и факсы (Letters and Faxes), выберите нужный шаблон и нажмите кнопку ОК.
Один из самых простых способов создания факса — дважды щелкнуть зна-
чок Мастер факсов (Fax Wizard) на вкладке Письма и факсы, В окне мастера
факсов укажите, какой документ будет пересылаться по факсу, какое приложе-
ние следует использовать для отправки факсимильного сообщения, выберите
Печать документа Word 239

стиль титульного листа и т.д. Чтобы отослать документ выберите в меню Файл
(File) команду Отправить (Send To), Факс (Fax Recipient).

Упражнения
1. Откройте ранее созданный документ, задайте книжную ориентацию до-
кумента при печати на листе бумаги размером А4. Для этого выполните
следующие действия:
• выберите команду Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл
(File), откройте вкладку Поля (Margins), в рамке Ориентация (Orien-
tation) установите переключатель в положение книжная (Portrait)
(рис. 12.1);
• на вкладке Размер бумаги (Paper Size) диалогового окна Параметры
страницы (Page Setup) в раскрывающемся списке Размер бумаги (Paper
Size) выберите размер А4 (рис. 12.3).
2. Откройте ранее созданный документ и отобразите на экране нумерацию
строк. Для этого выполните следующие действия:
• выберите команду Параметры страницы в меню Файл, откройте вклад-
ку Истопник бумаги (Paper Source) и нажмите кнопку Нумерация строк
(Line Numbers) (рис. 12.4);
• в диалоговом окне Нумерация строк (Line Numbers)ycTa.HOBtne флажок
Добавить нумерацию строк (Add line numbering) (рис. 12.5).
3. Откройте ранее созданный документ и просмотрите на экране, как он бу-
дет выглядеть в распечатанном виде. Для этого выберите команду Пред-
варительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File) и посмотрите
расположение рисунков, полей и разбивку документа на страницы.
4. Посмотрите разницу во времени при распечатке одной страницы текста
в зависимости от заданного качества печати. Чтобы выполнить упражне-
ние, в окне команды Печать (Print) в меню Файл (File) нажмите кнопку
Свойства (Properties). Во вновь появившемся окне Свойства:... откройте
вкладку Бумага/качество, нажмите кнопку Дополнительно и в раскрываю-
щемся списке выберите Разрешение (Resolution)., например, 300x300 или
600x600 точек на дюйм.

Выводы
Команда Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл (File) открывает
1.
диалоговое окно, позволяющее задать размер листа, на котором будет на-
печатан документ, размеры полей, расположение текста на листе и т.д.
2. Расположение документа на листе при печати задается в диалоговом окне
Параметры страницы (Page Setup) на вкладке Поля (Margins) в рамке Ори-
ентация (Orientation) - - книжная (Portrait) или альбомная (Landscape)
(рис. 12.1). Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на
узком принтере.
3. Чтобы просмотреть на экране, как будет выглядеть документ после печа-
ти, выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview) в меню
Файл (File) или нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print
Preview) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Глава 12
240


4. Для редактирования текста в режиме предварительного просмотра, на-
жмите кнопку Увеличение (Magnifier) на панели инструментов Предвари-
тельный просмотр (Print Preview) (рис. 12.6).
Чтобы напечатать документ, выберите команду Печать (Print) в меню
5.
Файл (File) и задайте установки для печати в диалоговом окне Печать
(Prim) (рис. 12.8), т.е. задайте, на каком принтере будет печататься доку-
мент, количество копий и т.д. Команду Печать дублируют клавиши
Ctrl+Shift+Fl2.
Знакомимся с Excel 2OO3



В этой главе рассматриваются следующие темы:
• назначение приложения Excel;
• элементы окна Excel;
• создание документа Excel.
Напомним, что общие положения по созданию, открытию и сохранению до-
кумента были рассмотрены в главе 2.

Назначение приложения Microsoft Excel
Запомните
Excel 2003=— приложение,.позволяющее^ помощью электронных юблиц" ... •
анализировать данные;и выполнять вычисления/работать -ер.-списками/ 'SY-.'
Оно прощает доступ и анализ Деловой информации, хранящейся на пер- — .
ранальном компьютере, в сети и но веб-страницах,

Прямоугольные таблицы широко используются для упорядоченного хране-
ния данных и наглядного представления чисел или текстовой информации во
многих отраслях нашей профессиональной деятельности. В таблице может
быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты вы-
полнения арифметических, логических или иных операций над исходными
данными. До появления компьютеров таблицы создавались на бумаге в виде
разграфленных листов или картотеки.
Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку.
Программы, используемые для этой цели, получили название табличных про-
цессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная
на бумаге, разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различ-
ного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.
В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обес-
печивающих хранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus
1-2-3, Quattro Pro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном,
набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Более 90% пользова-
телей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel.
Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финан-
совых, технике-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгал-
терского и банковского учета, для статистической обработке информации, для
анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых дек-
лараций.
242 Глава 13

Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую ин-
формацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Их можно ис-
пользовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денеж-
ных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при
оплате счетов и т.д.
Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на
столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, да-
ты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций
над исходной информацией.

Запомните
автоматический пересчет
Одно из главных достоинств электронных таблиц
данных пр ранее заданным формулам и обновление диаграмм при изменении
значения, хранящегося в ячейке.

Возможность быстрого пересчета данных при поступлении новой информа-
ции, расиста нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование
различных ситуаций и выбор оптимального варианта.
Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный
в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office. Тесная
интеграция приложений, входящих в пакет, позволяет повысить эффектив-
ность работы пользователя, создавать профессионально оформленные доку-
менты и использовать возможности локальной и глобальной информационной
сети (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Запуск Excel
Предусмотрено несколько вариантов запуска Excel, например, можно на-
жать кнопку Пуск (Start) и выбрать в открывшемся меню команды Все програм-
мы (All Programs), Microsoft Office и Microsoft Office Excel 2003. Другие вари-
анты запуска Excel рассмотрены в главе 1, в разделе «Различные способы запус-
ка приложений Microsoft Office».

Установка или удаление отдельных компонентов Microsoft Excel
Отдельные компоненты Excel делятся на три категории:
• компоненты, которые устанавливаются по умолчанию;
• компоненты, которые устанавливаются при первом использовании (по
умолчанию);
• компоненты, которые устанавливаются только при настраиваемой уста-
новке.
В большинстве случаев при первой попытке использования не установлен-
ного компонента Microsoft Excel автоматически устанавливает требуемый ком-
понент.
Если требуемый компонент не устанавливается автоматически, то нажмите
кнопку Пуск (Star!) выберите команды Настройка (Settings), Панель управления
(Control Panel), дважды щелкните в окне панели управления значок Установ-
ка/удаление программ (Add/Remove Programs) и откройте вкладку Установка/уда-
Знакомимся с Excel 2003 243


пение программ (Install/Uninstall) (см. главу 1, раздел «Установка, активация, об-
новление и удаление Office 2003»).


Элементы окна Microsoft Excel
После запуска программы открывается окно Microsoft Excel, в котором выво-
дится название программы и открытого документа (по умолчанию Microsoft
Excel — Книга! (Book!)) (рис. 13.1). Основным документом Excel является кни-
га. Если создать новый документ, то Excel по умолчанию присвоит ему следую-
щий номер книги: Книга2 (Book2), КнигаЗ (Book3) и т.д. Они могут быть записа-
ны на диск в виде файлов в формате *.xls. Каждая книга будет представлена
в своем окне и соответствующей ей кнопкой на панели задач.

Рис. 13.1
Окно Microsoft
Excel 2003:

1 — строка
формул,
2— заголовок
столбца,
3 — рабочая
область,
4 — активная
ячейка,
5—заголовок
строки,
6 — вкладка
листа,
7 —кнопки
перехода
на другой лист




Основные элементы окна приложения Microsoft Office рассмотрены в гла-
ве 2, в разделе «Окно приложения Office 2003». Поэтому в настоящей главе мы
рассмотрим только особенности окна Excel.
Главное меню содержит в основном те же пункты, что и другие приложения
Office, например, по сравнению с меню Word, только пункт Таблица (Table) за-
менен на Данные (Data). Ниже панели инструментов расположены строка фор-
мул (1) и рабочая область электронной таблицы (3). Строка формул использу-
ется для ввода в ячейку данных и формул и их редактирования. Назначение от-
дельных элементов строки формул рассмотрено в главе 14, в разделе «Ввод
данных в ячейку» и в главе 16 в разделе «Ввод формулы в ячейку». Отображение
или скрытие панели формул и строки состояния рассмотрено в главе 19, в раз-
деле «Настройка интерфейса Excel».
В нижней части окна отображены вкладки листов (6) и строка состояния,
в которой отображаются сведения о выбранной команде или параметре. Распо-
ложенные в строке состояния индикаторы показывают, действуют ли режимы
расширения, добавления и какие включены функциональные клавиши: Caps
Lock, Scroll Lock, Num Lock.
Глава 13
244

Рабочая область электронной таблицы
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Вдоль

<< Предыдущая

стр. 44
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>