<< Предыдущая

стр. 47
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

главу 15, раздел «Форматирование ячеек»). Вводимые в таблицу числа могут
включать в себя цифры от 0 до 9 и специальные символы:
' $, %, +, -, /, Е, е.
При вводе отрицательного числа перед ним ставится знак минус. Если ко-
нец десятичной дроби не может быть отображен целиком в ячейке, то он округ-
ляется с таким количеством знаков, сколько помещается по ширине столбца.
Для отображения всех цифр числа увеличьте ширину столбца (см. дальше
в этой главе раздел «Изменение высоты строк и ширины столбцов»).
При ширине ячейки, недостаточной для показа всех цифр, число может ото-
бражаться в экспоненциальной форме или символами ###### (решетка), сви-
детельствующими о том, что для отображения данных надо увеличить ширину
ячейки.
Если в ячейке установлен числовой формат не Общий (General), то Excel от-
носит введенные данные к заданному типу. Например, если установлен число-
вой формат Дробный (Fraction), то можно не вводить 0 перед простой дробью.
Значение будет распознано правильно.

Форматы отображения чисел
Числовой формат определяет способ отображения числа на экране, напри-
мер, количество знаков после запятой, обозначение отрицательного числа
и т.д. Независимо от выбранного формата число хранится с точностью до 15
Ввод ^редактирование данных Excel 257


значащих разрядов, остальные разряды преобразуются в нули. Очень малень-
кие и очень большие числа отображаются в экспоненциальной форме, т.е.
в виде числа от 1 до 10 перед символом Е и положительной или отрицательной
степени числа 10. Например, число 0,00000000034 при недостаточной ширине
столбца может отобразиться как 3,4Е-10, т.е. 3,4 умножится на 10 в степени
13
— 10, числа 2,3х10 может принять вид 2,ЗЕ+13 (см, ячейку А6).

," Запомните
:
Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных,выберите команду
Ячейки (CellsXe-меню Формат (Format)-и откройте вкладку Число (Number). В'спи-:;:
ске Числовые форматы (Category) выберите формат отображения числовых дан-
ных; Общий (General), Числовой (Number), Денежный (Currency) и т.&. (рис,'14.2); .Д

Как правило, Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Од-
нако для правильного распознавания информации в ряде случаев необходимо
задать формат вводимых данных. Например, чтобы Excel интерпретировал
дату, необходимо в диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells) в списке Чи-
словые форматы (Category) выбрать Даты (Date). Числовые форматы, исполь-
зуемые в Excel, и их описание даны ниже в таблице 14.1.

Таблица 14.1. Числовые форматы, используемые в Excel
Пример
Описание
Числовой формат
123
Используется по умолчанию. В большинстве случаев
Общий (General)
числовые данные отображаются в ячейке так, как они
вводятся или вычисляются. Если ширины ячейки
недостаточно для отображения всего числа, общий
числовой формат округляет число или использует научное
представление для больших чисел. Форматирования не
производится.
123,45
Является наиболее общим способом представления чисел.
Числовой (Number)
В поле Число десятичных знаков (Decimal places) _ 1,234
диалогового окна Формат ячеек (Format Cells) введите
число, показывающее количество иифр, отображаемых
справа после запятой (рис. 14.2),
Чтобы задать способ отображения отрицательных чисел,
в списке Отрицательные числа (Negative numbers) выделите
необходимый вариант. Флажок Разделитель групп разрядов
(Use 1000 Separator ()) позволяет отделять группы
тысячных разрядов в числах.
1 234,00р.
Используется для вывода денежных значений. Данные
Денежный
в столбце выравниваются по десятичной точке. Каждые
(Currency) *
три разряда отделяются друг от друга. Можно задать
точность представления числа (количество десятичных
знаков) и символ валюты, Отличительная особенность
формата — возможность отображения отрицательных
величин другим цветом и без знака минус.
123р.
Используется для выравнивания денежных величин
Финансовый
в таблице по разделителю целой и дробной части.
(Accounting) *




9 Microsoft Office 2003
Глава 74
258

Пример
Описание
Числовой формат
12,34%
Обеспечивает представление числа в сотых долях
Процентный
единицы в соответствии с установленным количеством
(Percentage)
десятичных знаков и со знаком % (процент). Числа
большие 1 автоматически вводятся как проценты; а числа,
меньшие 1, преобразуются в проценты; умножением на
100. Например, после ввода чисел 10 или 0,1 в ячейке
отобразится 10%, В правом столбце этой таблицы
показано, как отображается число 0,1234.
Чтобы быстро перейти к отображению числа в виде
процентов, нажмите кнопку Процентный формат (Percent
Style) на панели инструментов Форматирование.
Чтобы все числа преобразовывались умножением на 100,
в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры
(Options) и на вкладке Правка (Edit) сбросьте флажок
Автоматический ввод процентов (Enable automatic percent
entry).
3/10
Отображает числа в виде обыкновенной дроби.
Дробный (Fraction)
Используется, как правило, для отображения очень 2,ЗЕ+07
Экспоненциальный
больших или очень маленьких чисел.
(Scientific)
Вводится в различных форматах. В качестве разделителя 14.03.04
Дата (Dale)
может использоваться дефис или точка, например, Фев.01
или 05.07.01. Excel хранит даты, использует систему
отсчета дат, начиная с 1 января 1900 года. Определяется
количество дней, прошедших с этого дня до указанной
даты. Вычисление даты в числовом формате см-, главу 16,
раздел «Использование функций».
Отображается в любом из часто встречаемых форматов.
Время (Time) 1:30 РМ
В России используется 24-часовая система. 12-часовая
система содержит обозначения AM или РМ, где «AM»
или «А» указывает на время суток от полуночи до
полудня, а «РМ» или «Р» указывает на время суток от
полудня до полуночи. Время Excel хранит в виде дроби,
определяемую, как доля суток, отсчитываемую от 0 часов.
Текстовый (Text) Отображает символы так, как они вводятся не зависимо
от их содержания.
Дополнительн ый Используется для отображения почтовых индексов, 123456
номеров телефонов, табельных номеров.
(Special)
Формат определяется пользователем.
Все форматы
(Custom)

* Отображение содержимого ячеек форматов Денежный и Финансовый определяется
настройками операционной системы Windows, сделанными в окне панели управления.

Ввод символов денежных единиц разных стран
Чтобы автоматизировать ввод символов денежных единиц какой-либо стра-
ны, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте
вкладку Число (Number). В списке Числовые форматы (Category) выберите фор-
мат отображения числовых данных: Денежный (Currency) (рис. 14.2). В раскры-
вающемся списке Обозначение (Symbol) выберите нужную страну. Для использо-
вания выбранного символа в таблице Excel выделите числовые данные и нажми-
те кнопку Денежный формат (Currency) на панели инструментов Форматирова-
ние.
Для ввода символа евро можно использовать следующие клавиши:
Ввод и редактирование данных Excel 259


• Alt+0136 — при настройке на символы кириллицы;
• Alt+0128 — при настройке на английский язык.
Число можно ввести с цифровой клавиатуры, если включен индикатор Num
Lock.

Рис. 14.2 Формат лчеек
Задание числового формата Ч4спа | БырзБнаа-иа j шрифт Вид ( Защита
: Сфэзе
; 13.00




Чяспоепй формат является наиболее общим способом представления ween. Для в
денежны* знаивчй используются таете фэрмзты "Деивжньм и "




Ввод даты и времени
Даты и время могут быть представлены в различных форматах. Чтобы ввести
время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени
отделенные пробелом буквы AM или РМ. В случае отсутствия указаний на
12-часовой формат время воспринимается в 24 часовом формате. Поэтому 7:55
воспринимается как 7 часов 55 минут утра (AM). Для 7:55 вечера надо после
цифр указать РМ или ввести 19:55. Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту
же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел. С дан-
ными типа дата и время можно выполнять различные арифметические и логи-
ческие операции.
Формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве
разделителей, например, двоеточие «:» или точка «.» в стандарте России уста-
навливаются с помощью значка Язык и стандарты (Regional settings) панели
управления. Независимо от формата, используемого для представления даты
или времени, в Excel все даты сохраняются как последовательные числа, время
сохраняется в виде десятичной дроби.

отомните
Чтобы показать-дату е;виде ЧИСЛСПИАИ время в вид лиге ячейки, со-
держащие-дату иди время, выберите команду Ячейки (Cells) в меню Формат,;;
а загем на вкладке Число .(Number) из списка Числовые форматы!
%огу) выберите элемент Общий (General),

По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по право-
му краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты
или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который вы-
равнивается в ячейке по левому краю.

т
Глава 14
260

В в on одного и того же значения в несколько ячеек
одновременно
Для ввода одного и того же значения в несколько ячеек одновременно выде-
лите ячейки, в которые необходимо ввести данные, удерживая нажатой клави-
шу Ctrl для выделения несмежных ячеек. (Выделенные ячейки могут быть как
смежными, так и несмежными.) Введите данные и нажмите одновременно кла-
виши Ctrl+Enter.

Быстрое заполнение повторяющихся записей в столбце
Для ускорения ввода данных в Excel используется средство автозавершения.
При вводе последовательности символов в ячейку, совпадающей с последова-
тельностью, ранее введенной в этом столбце, недостающая часть набора будет
произведена автоматически. Законченная запись по формату полностью совпа-
дет с существующей записью, включая символы верхнего и нижнего регистра.
Вариант ввода также можно выбрать из списка записей, которые уже имеют-
ся в столбце в рядом расположенных ячейках. Чтобы просмотреть список
(рис. 14.3), нажмите клавиши Alt+стрелка вниз или нажмите правую кнопку
мыши и выберите в контекстном меню команду Выбрать из раскрывающегося
списка.

Рис. 14.3 О Microsoft Excel - Книга2
Ввод в ячейку ранее использованных слов с помощью
контекстного меню




В Excel автоматический ввод производится только для тех записей, которые
содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие
из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.

Конвертирование числовых данных хранящихся как текст
в числа
Для конвертирования числовых данных хранящихся как текст в числа выбе-
рите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) и откройте вкладу
Проверка ошибок (Error Checking). Проверьте, что установлены флажки Вклю-
чить фоновую проверку ошибок (Enable background error checking) и число сохране-
но как текст (Number stored as text). Выберите ячейку с зеленым индикатором
Ввод и редактированиеданных Excel 261


в верхнем левом углу. Рядом с ячейкой нажмите кнопку с восклицательным
знаком и в появившемся меню выберете команду Преобразовать в число
(Convert to Number) (рис. 14.4)

Рис. 14.4
Конвертирование числовых данных хранящихся как
текст в числа




Проверка па иных при вводе
Чтобы уменьшить количество ошибок при вводе данных, можно задать ог-
раничения на тип или значения данных, вводимых в ячейки, такие как ввод

<< Предыдущая

стр. 47
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>