<< Предыдущая

стр. 48
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

только текста, целых чисел, дат или ввод только чисел, меньших заданного, или
только значений из заданного списка. Ниже, в качестве примера показано, как
ввести ограничения на значения данных.

Ограничение диапазона вводимых данных
Чтобы ввести ограничение диапазона вводимых данных, выполните следую-
щие действия:
• Выделите ячейки, на которые требуется наложить ограничения.
• Выберите команду Проверка (Validation) в меню Данные (Data), затем от-
кройте вкладку Параметры (Settings) (рис. 14.5).

Рис. 14.5 Проверка о а одимых значении
Настройка параметров проверки данных
262

• Выберите тип данных в списке Тип данных (Allow). Чтобы установить толь-
ко числа, выберите Целое число (Whole Number) или Действительное
(Decimal). Чтобы установить только дату или время, выберите Дата (Date)
или Время (Time).
• Выберите нужный критерий в списке Значение (Data).
• Для некоторых типов данных можно ввести верхнюю и нижнюю границы
допустимого диапазона данных в поля Максимум (Maximum) и Минимум
(Minimum) или только одну из них, в зависимости от требований. Граница-
ми могут служить числовые значения, ссылки на ячейки или формулы.
• Установка флажка Игнорировать пустые ячейки (Ignore blank) позволяет
оставить ячейку, на которую наложены ограничения, пустой, а также уста-
новить границы, содержащие ссылку на изначально пустую ячейку или
использующие формулу, в которую входит такая ячейка. Снимите этот
флажок, чтобы задействовать ограничения, которые были наложены на
пустые ячейки так, как если бы эти ячейки содержали нули.
При вводе данных, значения которых находятся вне указанного диапазона,
выводится сообщение об ошибке. Сообщение, которое отображается при вводе
ошибочного значения, задается на вкладке Сообщение об ошибке.


Редактирование панных
Редактировать содержимое ячейки можно несколькими способами:
1. выделить ячейку и редактировать ее в строке формул, переместив курсор
на нужное место.
2. дважды щелкнуть ячейку мышью или выделить ячейку и нажать клавишу
F2. В этом случае редактирование данных можно производить непосред-
ственно в ячейке, или в строке формул.
Завершив редактирование ячейки, нажмите клавишу Enter или кнопку Ввод
(Enter) в строке формул. Если вы ошиблись во время ввода данных в ячейку, то
нажмите клавишу Backspace и удалите ненужные символы.

Отмена ввода
Для отмены ввода данных в ячейку нажмите клавишу Esc или кнопку ?
Отмена (Cancel) в строке формул.

Очистка ячейки
Чтобы очистить ячейки, строки или столбцы, выделите их и нажмите клави-
шу Delete или в меню Правка (Edit) выберите команду Очистить (Clear), а за-
тем одну из команд: Все (All), Форматы (Formats), Содержимое (Contents Del)
или Примечания (Comments).
Если выделить заполненную ячейку и ввести в нее символы, то эти символы
заменят данные, которые находились в ячейке раньше. Чтобы вносить измене-
ния прямо в ячейке, а не использовать для внесения изменений строку формул,
выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вклад-
ку Правка (Edit) и установите флажок Правка прямо в ячейке (Edit directly in cell).
Ввод и редактирование данных Excel 263

Отказ от операции и возврат отмененного действия
Так же, как при работе с другими программами Microsoft Office, если при ре-
дактировании документа вы сделали ошибку и хотите ее исправить, выберите
команду Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) или нажмите клавиши Ctrl+Z.
Для отмены последних действий, выберите команду Вернуть (Redo) в меню
Правка (Edit). Более подробно этот вопрос рассмотрен в главе 4 в разделе «Ис-
правление ошибок при вводе текста*.

Режимы вставки и замены
Excel позволяет редактировать ячейки листа в режиме вставки или замены, кото-
рый рассмотрен в главе 4, в разделе «Испраатение ошибок при вводе текста».

Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных
Клавиши, используемые для ввода и редактирования данных, приведены
в таблице 14.2.

Таблица 14.2. Клавиши, используемые АЛЯ ввода и редактирования данных
Чтобы Нажмите клавиши
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, Enter
расположенной снизу, или завершить правку ячейки
Esc
Отменить набор новых данных
Повторить последнее действие F4 или Ctrl+H
Начать новый абзац в текущей ячейке Alt+Enter
Вставить в ячейку символ табуляции Ctrl+Alt+Tab
Заполнить вниз Ctrl+B
Заполнить вправо Ctrl+K
F2 j
Перейти в режим правки содержимого ячейки
Вставить имя в формулу F3
Присвоить имя Ctrl+F3
Пересчитать все листы всех открытых книг F9
Очистить строку формул после указания ячейки или удалить Backspace
в строке формул символ слева от курсора
Удалить выделенные символы или символ справа от курсора Delete
Удалить символы справа от курсора до конца строки Ctrl+ Delete
Заполнить выделенные ячейки набранным значением Ctrl+ Enter
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, Shift+ Enter
расположенной сверху
Tab
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке,
расположенной справа
Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, Shift+Tab
расположенной слева
Ctrl+Shift+F3
Создать имена по тексту ячеек
Shift+F2
Перейти к правке примечания ячейки
Ctr!+; {точка с запятой)
Ввести текущую дату
Ctrl+Shift+: (двоеточие)
Ввести текущее время
Ctrl+Л (Ctrl+K)
Ввести гиперссылку
AJt+стрелка вниз
Отобразить список автоввода
Глава 14
264


Выделение данных
Выделение в Excel используется перед выполнением таких операций, как
копирование, перемещение, удаление, форматирование. Можно выделить одну
или несколько ячеек, строк, столбцов, листов или книг. Для выделения можно
использовать мышь, команды меню или клавиатуру.
Выделенная ячейка является активной. В нее производят ввод данных. Во-
круг выделенной ячейки, группы ячеек или диапазона видна черная рамка. Вы-
деление отменяется при последующем щелчке мыши вне места выделения или
при нажатии на клавишу управления курсором.

Выделение диапазона ячеек
Диапазон образуется двумя или более ячейками листа. Ячейки диапазона
могут быть как смежными, так и несмежными. Соответственно совокупность
двух или более выделенных ячеек или диапазонов, которые не граничат друг
с другом, называют несмежным диапазоном. Обычно в качестве диапазона рас-
сматривается прямоугольная область, содержащая ячейки нескольких столбцов
и строк. Активная ячейка выделенного диапазона имеет белый фон, остальные
отличаются цветом.

Запомните
Прямоугольный диапазон смежных ячеек определяется адресами левой верхней
;
" и правой нижней ячеек, между которыми в качестве разделителя ставят двоеточие
(A3;G4), Адреса ячеек можно набирать как в верхнем, так и в нижнем регистре. .

Диапазон ячеек можно выделить следующими способами:
• ввести в поле Имя (Name) адрес левой верхней ячейки (ее называют ячей-
кой привязки) и через двоеточие адрес правой нижней ячейки, затем на-
жать клавишу Enter;
• мышью с нажатой кнопкой, перемещая ее, например, от левой верхней
ячейки к правой нижней. В процессе выделения в поле Имя (Name) будет
отображаться количество выделяемых строк (R) и столбцов (С), например,
2Rx3C (рис. 14.6). После того как вы отпустите кнопку мыши, в поле Имя
(Name) отобразится адрес ячейки привязки;

Рис. 14.6
Выделение диапазона ячеек




w V i ' (Дписг!/лист; /л-ст|< j
Гсгс Сур*в-7Э8 MJM
Ввод и редактирование данных Excel 265

• мышью, указав на первую выделяемую ячейку и, после нажатия клавиши
Shift, на последнюю. Для перемещения к последней ячейке при выделе-
нии большого диапазона можно использовать полосы прокрутки;
• с клавиатуры, удерживая нажатой клавишу Shift и расширяя клавишами
управления курсором зону выделения, например, от левой верхней ячейки
к правой нижней.

Запомните
ДАЙ выделения несмежных ячеек или несмежного диапазона ячеек, необходимо
выделить первую ячейку или первый диапазон ячеек, зШем, удерживая нажатой
. клавишу Ctrl, выделить остальные ячейки е диапазоне.

Диапазон ячеек непрямоугольного вида определяется как последователь-
ность адресов, составляющих его прямоугольных поддиапазонов, отделенных
друг от друга точкой с запятой, например С6; Е8; С9; С10:Е12; С13. Чтобы до-
бавить новый диапазон ячеек к ранее выделенному, нажмите клавишу Shift,
а затем укажите на последнюю ячейку, которую следует включить в дополни-
тельно выделяемый диапазон,

Выделение строк или столбцов
Для выделения всей строки щелкните ее заголовок у левой границы окна (п. 3
на рис. 14.7) или установите в ней курсор и нажмите клавиши Shift+Пробел,
аналогично для выделения столбца щелкните его заголовок в верхней части
таблицы (п. 1 на рис. 14.7) или установите в нем курсор и нажмите клавиши
Ctrl+Пробел. Для выделения группы строк или столбцов переместитесь по их
заголовкам, удерживая нажатой кнопку мыши.

Выделение листа
Для выделения листа целиком нажмите кнопку (п. 2 на рис. 14.7), располо-
женную -в левом верхнем углу листа на пересечении заголовков строк и столб-

Рис. 14.7
Выделение листа:
Вст^ка - Фсщэт
1 —заголовок
столбца, - .,; ' ' •• - ;
2 — кнопка т ID - I Ж ? Ч
выделения листа,
3 — заголовок
строки




[ М Ч V M\J>>CTl/,T,1.'.-j /ЛМСГЗ /

Готово •
266 . Глава 14

цов (рис. 14.7). С клавиатуры лист можно выделить, нажав на клавиши Shift+
Ctrl+Space или Ctrl+Ф (Ctrl+A).
Выделение одновременно нескольких листов книги
Для выполнения некоторых операций одновременно с несколькими листа-
ми, например, для вставки или удаления листов, выделите их. Выделение рас-
положенных подряд листов выполните следующим образом:
• щелкните мышью по ярлычку первого листа;
• нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните по ярлычку последне-
го выделяемого листа.
Для выделения нескольких листов, расположенных не подряд, после выде-
ления первого листа нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть ярлы-
чок следующих выделяемых листов. Чтобы отменить выделение ячеек, доста-
точно щелкнуть любую ячейку.
Диапазон, выделенный на нескольких листах, называется трехмерным.
Трехмерные ссылки используют, например, при работе со статистическими
функциями.

Упражнения
Введите в ячейку В5 дробь 2 3/4' Обратите внимание, что после ввода
1.
цифры 2 надо нажать клавишу пробел.
2. Введите в ячейку A3 сегодняшнее число и номер месяца. Не забудьте раз-
делить число и месяц знаком дроби «/» или точкой. Обратите внимание,
как будет записана дата в ячейке A3 и в строке формул.
3. Ведите в ячейку А5 текущее время, например, 15:03. Обратите внимание,
как будет записано время в ячейке А5 и в строке формул.
4. Задайте для пустой ячейки финансовый формат. Введите в ячейку число,
содержащее 5 цифр, например, 12345, посмотрите какой вид примет это
число. Для выполнения упражнения выделите пустую ячейку. Выберите
в меню Формат (Format) команду Ячейки (Ceils), откройте вкладку Число
(Number) и задайте формат Финансовый (Accounting). Записанное в ячейке
число будет иметь вид 12 345,00р. После числа будет виден значок денеж-
ной единицы (р — для России).

Копирование и перемещение содержимого ячеек
Выполнение операций копирования и перемещения в Excel имеет ряд специ-
фических особенностей по сравнению с тем, как они выполняются в других при-
ложениях Microsoft Office. Например, при копировании содержимого ячейки
в другие приложения Microsoft Office, например Word из буфера обмена Microsoft
Office вставляется значение, а не формула. В данном разделе рассмотрены опера-
ции копирования и перемещения содержимого ячеек, не содержащих формулы.
Операции копирования и перемещения формул разобраны в главе 16.
Копирование или перемещения ячеек с помощью команд меню
или кнопок панели инструментов Стандартная
Для копирования или перемещения содержимого ячейки или его части
в другую ячейку выполните следующие действия:
Вводам редактирование данных Excel 267

1. Выделите копируемую ячейку.
Выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit), если необхо-
2.
димо скопировать содержимое ячейки. Чтобы переместить данные, выбе-
рите в этом же меню команду Вырезать (Cut). Вокруг ячейки появится
бегущая рамка, показывающая, что ее содержимое помещено в буфер об-

<< Предыдущая

стр. 48
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>