<< Предыдущая

стр. 51
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

При работе с большими таблицами поиск интересующих вас данных без ис-
пользования специальных средств может занять много времени. Средства по-
иска и замены в Excel позволяют найти, а если необходимо и заменить в табли-
цах интересующую вас информацию. Если в документе выделить фрагмент тек-
ста, то поиск и замена данных будет производиться только в этом фрагменте.

Поиск данных

Запомните
Диалоговое-окне- Наитии заменить {Finland Replace) с открытой вкладкой;/Уайш
••., {Find) появляется после выбора команды Найти, (Find) в меню Правка (Edft)
. ДрИс. 14.1$). С/помощью кнопки Паромеры-{Options}:можно менять количество
полей отображаемых в окне, и высоту диалогового окна.

Рассмотрим назначение элементов диалогового окна Найти и заменить.
• В поле Найти (Find what) вводится символ, текст или сочетание символов,
которые вы хотите найти.
• Раскрывающийся список Просматривать (Search) позволяет задать на-
правление поиска: по строкам (By Rows) (просматриваются по очереди все
строки) или по столбцам (By Columns). Для изменения направления поиска
нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, нажмите кнопку Найти далее
Глава 14
278


(Find Next). В большинстве случаев поиск рекомендуется вести по столб-
цам.
Флажок Учитывать регистр (Match case) позволяет искать только те значе-
ния, в которых в поле и в ячейке совпадают строчные и прописные буквы.
Раскрывающийся список Область поиска (Look in) определяет область по-
иска: формулы (Formulas) — поиск выбранной информации в текстах фор-
мул, значения (Values) поиск среди значений ячеек, примечания
(Comments) — в текстах примечаний.
Установка флажка Ячейка целиком (Find entirely cells only) позволяет вести
поиск ячеек, содержимое которых полностью совпадает со значением,
приведенным в поле Найти. Если нет полного совпадения, то ячейка не
будет указана.
Кнопка Формат (Format) позволяет искать элементы форматирования.
Введите искомый текст, вставьте из буфера обмена или выберите из спи-
ска. Чтобы добавить к тексту форматирование, нажмите кнопку Формат.
Неудачный поиск может быть обусловлен условиями поиска форматиро-
вания, сохранившимися после предыдущего поиска. Для удаления этих
условий в раскрывающемся списке рядом с кнопкой Формат выберите
Снять форматирование (Clear Find Format),
Нажмите кнопку Найти далее (Find Next), для проведения поиска вниз.
Если при нажатии этой кнопки удерживать клавишу Shift, то поиск будет
проводиться вверх по документу. Найденная группа символов будет выде-
лена.

Рис. 14,15 Найти и заменить
Диалоговое окно, используемое
для поиска информации




Если диалоговым окном Найти и заменить (Find and Replace) будет закрыта
нужная вам часть документа, то передвиньте диалоговое окно, удерживая нажа-
той кнопку мыши, после установки указателя на заголовке окна.
Диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) можно убрать с экра-
на, нажав клавишу Esc или клавиши A11+F4.
Для поиска файлов и веб-страниц, расположенных на автономном компью-
тере, в локальной сети, на веб-сервере или на сервере Exchange 2000 можно ис-
пользовать области задач Обычный поиск файлов (Basic search) (рис, 4.10)
и Расширенный поиск файлов (Advanced Search) (рис. 4.11), которые рассмот-
рены в главе 4 в разделе «Поиск файлов».
ввод и редактирование данных Excel 279

Замена символов
Для автоматизации замены одного или нескольких символов, слова или
фрагмента текста установите указатель на то место, откуда начнете замену, вы-
берите в меню Правка (Edit) команду Заменить (Replace). Для отображения на
экране диалогового окна Найти и заменить (Find and Replace) с открытой вклад-
кой Заменить (Replace) с клавиатуры (рис. 14.16) нажмите сочетание клавиш
Ctri+p (Ctrl+H).

Рис. 14.16 Найти и заменить
-
Диалоговое окно,
позволяющее провести 'Эанвшть-
. Найти
замену указанных символов -Найтц; |т
а 4
j3 f „*Ф" "в ЗдД* 1 Ферма11:
i I Ч>Дрт»ат не задан J
j ах^я-ж^. -

Ийвть: [на гнете 7] Г" ^чтывать ршистр
—н4 ^_
1 ••-" —| 1 " Ячейа цал*пн
Гфосматстеата: .по строкам .* j

Параметры « I j
-Оёпапь поиска: [формулы ^1 ':


- Заменить И всё I Найти дадее !
а*внтгьв:в




Поля Найти (Find what), Просматривать (Search), флажки Учитывать ре-
гистр (Match case) и Ячейка целиком (Find entirely cells only), кнопки Формат
(Format), Параметры (Options) и Найти далее (Find Next) имеют то же назначе-
ние, что и на вкладке Найти, рассмотренной выше.
• В поле Заменить на (Replace with) введите сочетание символов, которые за-
менят символы, указанные в поле Найти (Find what). Для удаления из до-
кумента символов, указанных в поле Найти, поле Заменить на оставьте
незаполненным.
• Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace). После того как
замена будет произведена, в окне Excel будет выделен следующий фраг-
мент.
• Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены
всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости
подтверждать каждую замену щелчком кнопки Заменить. После выполне-
ния операции появится окно с сообщением о количестве произведенных
замен.

Автозамена
Для автоматизации ввода в ячейки повторяющихся фрагментов текста и ри-
сунков, исправления ошибок при вводе символов можно использовать диало-
говое окно Автозамена (AutoCorrect), рассмотренное в главе 5 в разделе «Автоза-
мена».

Примечание
В любую ячейку рабочей книги можно вставить примечание, содержащее
дополнительную информацию. Выделите ячейку и выберите команду Примеча-
ние (Comment) в меню Вставка (Insert). На экране рядом с ячейкой появится
Глава 14
280


рамка с именем автора примечания. В рамку вводится текст примечания, отно-
сящийся к этой ячейке. Автор примечания указывается на вкладке Общие
(General) в диалоговом окне Параметры (Options), отображаемого на экране по-
сле выбора одноименной команды в меню Сервис (Tools). Размер рамки опре-
деляет не объем информации, представленной в примечании, а только какая
часть примечания будет отображена на экране. При задержке указателя мыши
в ячейке, содержащей значок примечания (красный треугольник в правом
верхнем углу ячейки), автоматически будет выведено всплывающее окно с тек-
стом примечания,.
Если на вкладке Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) в группе
Примечания (Comments) переключатель установлен в положение только индика-
тор (Comment indicator only), то ячейки, содержащие примечания, помечаются
в верхнем правом углу индикатором, имеющим вид красного треугольника.
Если переключатель находится в положении примечание и индикатор
(Comment & indicator^ то видны как индикатор, так и часть примечания, огра-
ниченная рамкой (рис. 14.17).

Рис. 14.17
Отображение индикатора Правки- gnu Вставка • <вориат•• CgpeMc Дзжые ЙС-но
и текста комментария
ячейки




май
январь февраль Проверите данные




"




Я чайка D3, автор гримвчаиня:




Примечания,.сделанные разными пользователями для одной ячейки, будут
выводиться в одном окне примечаний и помечаться именами соответствующих
пользователей. Эта возможность может быть использована вместе с портфелем
Windows. Пользователь может работать с копией общей книги, отсоединив-
шись от локальной сети, затем поместить ее в портфель и объединить с другими
копиями при восстановлении подключения к сети.

Упражнения
1. Введите в ячейки С5:Е5 числа 5, 7, 9 и скопируйте их с помощью мыши
в ячейки АЗ:СЗ. До начала перемещения диапазона указатель должен
принять вид стрелки, направленной под углом вверх. При перемещении
диапазона ячеек удерживайте нажатой клавише Ctrl.
2. Заполните по две ячейки на первом, втором и третьем листах рабочей
книги, Используйте для перемещения между листами книги ярлычки,
Ввод и редактирование данных Excel 281

3. Скопируйте фрагмент текста из текстового документа, и разместите его
в ячейке электронной таблицы. Прочитайте текст.
4, В ячейку С5 введите слово Январь. Отобразите названия следующих меся-
цев в соседних ячейках. Перетащите маркер заполнения на соседние
ячейки D5:K5. В ячейках отобразятся названия месяцев.

Выводы
1. Чтобы задать формат вводимых в ячейку числовых данных, выберите ко-
манду Ячейки (Cells) в меню Формат (Format) и откройте вкладку Число
(Number).
Прямоугольный диапазон смежных ячеек определяется адресами левой
1.
верхней и правой нижней ячеек, между которыми в качестве разделителя
ставят двоеточие (АЗ:С4). Адреса ячеек можно набирать как в верхнем,
так и в нижнем регистре.
3. Чтобы сделать копии данных для повторения их в других местах, выдели-
те данные и выберите в меню Правка (Edit) команду Копировать (Сору).
Если данные следует переместить, то в меню Правка (Edit) выберите ко-
манду Вырезать (Cut).
4. Для копирования содержимого ячеек в смежные ячейки удобно исполь-
зовать маркер заполнения — небольшой черный квадрат в углу активной
ячейки или выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указа-
тель принимает вид черного креста.
5. Средства Автозаполнения позволяют автоматически продолжить ряд яче-
ек, значения которого изменяются по определенному закону, например,
список названий месяцев, дней недели, и т.п. в рядом расположенных
ячейках.
6. Под специальной (выборочной) вставкой подразумевают вставку не всего
содержимого ячейки, а только формулы, значения, комментарии и т.д.
В этом случае для вставки содержимого ячеек из буфера обмена выберите
команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit)
и в появившемся диалоговом окне в группе Операция (Operation) устано-
вите переключатель в требуемое положение (рис. 14.12).
7. Чтобы вставить примечание, содержащее дополнительную информацию,
в любую ячейку рабочей книги, выделите ячейку и выберите команду
Примечание (Comment) в меню Вставка (Insert).
"•'
Гла
Форматирование и защита
листа Excel 2OO3


Форматирование позволяет более наглядно отобразить числовые или тек-
стовые данные, хранящиеся в электронной таблице. В этой главе вы познако-
митесь со следующими вопросами:
• форматирование ячеек, строк и столбцов;
• копирование форматов;
• защита ячеек, листов и книг и их удаление.
Напомним, что форматы чисел, выравнивание текста и чисел в таблице рас-
смотрено в главе 14, в разделе «Ввод данных в таблицу».

Форматирование ячеек
Запомните
;•' ДАЙ формирования ячеек выделите их/выберите команду Ячейки (Cells) в ме
Формат (Format) и откройте соответствующую вкладку.

Команда Формат ячеек (Format Cells) есть в контекстном меню, которое
отображается после щелчка правой кнопкой мыши выделенной ячейки.

Горизонтальное и вертикальное выравнивание текста и чисел
в ячейках
Используя вкладку Выравнивание (Alignment) диалогового окна Формат ячеек
(Format Cells), можно выполнить горизонтальное и вертикальное выравнивание
текста и чисел в ячейках (рис. 15.1), Возможность расположить содержимое
ячеек не только горизонтально, но под заданным углом позволяет освободить
больше места для просмотра данных. При изменении выравнивания тип дан-
ных остается прежним.
В поле с раскрывающимся списком по горизонтали (Horizontal) можно вы-
брать один из следующих элементов:
• по значению (General) — параметр выравнивания содержимого ячейки, ис-
пользуемый по умолчанию. Когда установлен этот параметр Excel вырав-
нивает текст по левому краю, числа — по правому, а логические значения
или сообщения об ошибках выравниваются по центру (ячейки А1 и В1 на
рис. 15.2);
Глава 15
284


Рис. 15.1 Формат ячеек
Диалоговое окно Формат ячеек.

<< Предыдущая

стр. 51
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>