<< Предыдущая

стр. 66
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Двдве :




В разделе Вид создаваемого отчета (What kind of report do you want to create?)
поставьте переключатель в положение сводная таблица (PivotTable) для созда-
ния только сводной таблицы и нажмите кнопку Далее (Next).
Если исходные данные расположены на нескольких листах, то в следующем
диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 2а из 3 (PivotTable
and PivotChart Wizard — Step 2a of 3) поставьте переключатель в положение Соз-
дать одно поле страницы (Create a single page field for me), так как все листы ана-
логичны и отличаются только городом, в котором реализовывалась продукция.
Нажмите кнопку Далее (Next).
На экране отобразится диалоговое окно Мастер сводных таблиц и диа-
грамм — шаг 26 из 3 (PivotTable and PivotChart Wizard — Step 2b of 3). Щелкните
мышью в поле Диапазон (Range) (рис. 18.18). Выделите поочередно на всех лис-
тах ячейки с Al no E4, и нажмите кнопку Добавить (Add) после каждого выде-
ления для добавления диапазона к списку исходных диапазонов. Ссылка на ис-
ходную область будет добавлена в список Бее ссылки (All references). Кнопка
свертывания окна справа от поля позволяет свертывать диалоговое окно для
Анализ данных в Excel 2003 361

выделения каждого диапазона. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавли-
вает окно.
Можно сдвинуть диалоговое окно, чтобы был виден один из углов выделяе-
мого диапазона. Пока идет выделение диапазона диалоговое окно автоматиче-
ски свертывается.

Рис. 18.18 Мастер сводных таблиц и диаграмм • шаг 26 из 3
Выделение диапазонов таблиц,
подлежащих консолидации Где расположены диапазоны таблиц, которые следует и




|




Если исходная таблица находится в другой книге, к ней можно перейти с по-
мощью кнопки Обзор (Browse). Закончив выбор данных для отчета сводной таб-
лицы, нажмите кнопку Долее (Next).
На последнем шаге мастера сводных таблиц и диаграмм вам предложат поло-
жением переключателя задать место, где следует поместить сводную таблицу
(рис. 18.19):
• новый лист (New worksheet) — отчет сводной таблицы будет размещен на
новом листе той же книги;
• существующий лист (Existing worksheet) — отчет сводной таблицы будет
размещен на том же листе, где находится исходная таблица. Кнопка свер-
тывания диалогового окна справа от поля ввода временно убирает диало-
говое окно с экрана, что позволяет указать диапазон ячеек, где будет рас-
положена сводная таблица, путем выделения ячеек на листе. После этого
можно нажать эту кнопку еще раз для восстановления диалогового окна.
Кнопку Готово (Finish) целесообразно нажать прежде, чем кнопку Макет
(Layout) в следующих случаях:
• используются внешние данные с низкой скоростью загрузки и обновления;
• планируется создание поля страницы и требуется задать параметр запроса
для каждого элемента по отдельности;

Рис. 18.19 и диаграмм - шаг 3 из 3

Выбор места расположения
сводной таблицы
Глава 18
362

• планируется создать несколько полей данных и нужно указать порядок их
отображения.
Сводную таблицу (рис. 18.20) можно создать путем перетаскивания заголов-
ков полей в требуемую зону листа. Для некоторых внешних источников дан-
ных, особенно для больших баз данных, это может оказаться более удобным по
сравнению с настройкой макета непосредственно на листе. Так, если отчет соз-
дается на основе данных куба (с помощью мастера создания куба в Microsoft
Query), настройка макета в диалоговом окне может значительно сократить вре-
мя, которое требуется для извлечения данных. Здесь же можно выбрать пара-
метры для создания полей страниц, чтобы данные элементов извлекались по
отдельности. Параметры полей страниц доступны только в том случае, если ис-
точником данных отчета не является куб.

Рис. 18.20
Задание места
расположения
полей сводной
таблицы




Упражнения
1. Составьте список заказов книг для поставки в разные библиотеки не-
скольких городов. Проанализируйте суммарные заказы на конкретные
книги по городам.
2. Составьте список работников вашей фирмы с основными анкетными
данными, используя форму (рис. 18.4). Выполните поиск данных и их
сортировку по заданным критериям.
3. Создайте сводную таблицу по продаже товаров трех наименований за че-
тыре месяца: январь, февраль, март и апрель для трех городов: Тула, Орел
и Пенза. Отформатируйте таблицу с помощью команды Автоформат
(AutoFormat) в меню Формат (Format). Переименуйте ярлычки листов по
названиям городов. Посчитайте выручку (в тысячах рублей) по месяцам
и товарам в разных городах и общую выручку.
Рис. 18.21 Вычисление паян сводной таблицы fJCJ
Диалоговое окно, используемое для
автоматического вычисления полей « -!'

сводной таблицы Отмена
[> аыоцатичецаа Сунна жI
jaamn.
Количество
Гдаугив
Сред|*в
. <˜ Нет
Маяимуи 8P™™M**W*."
4и*ци
Г^киэведенив J^J

Г" Взвфюкатьпртыем» «4ТЫ
Анализ данных в Excel 2003 363


Таблицы с данными магазинов будут иметь вид:
Таблица №1 город Тула

Март
Январь Февраль Апрель
Овощи 14
20 30 23
Фрукты 30 48 15 24
Ягоды 25 24 16 25

Таблица №2 город Орел

Январь Февраль Март Апрель
Овощи 21 31
31 25
32 22 32 23
Фрукты
Ягоды 33 23 33 24

Таблица №3 город Пенза

Февраль Март Апрель
Январь
24 24 23
Овощи 12
45 33
Фрукты 21
14
44
Ягоды 17 26 32

Работу выполните в следующем порядке:
• Щелкните мышью в ячейке А2. Введите текст Овощи. Аналогично в ячей-
ки A3 и А4 введите соответственно Фрукты и Ягоды.
• Выделите ячейки с Al no E4 и выберите команду Автоформат (AutoFormat)
в меню Формат (Format).
• В списке форматов-выберите Классический/ (Classic 1) и нажмите кнопку
ОК.
• Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку первого листа и выберите
в контекстном меню команду Переместить/скопировать (Move or Copy).
. и установите в появившемся диалоговом окне флажок Создать копию
(Create a copy).
• Аналогичным образом создайте третью копию листа.
• Щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку Лист1(3) (Sheetl(3)). Выбе-
рите команду Переименовать (Rename). В поле с именем листа введите Ту-
ла. Аналогичным образом двум другим листам с таблицей присвойте на-
звания городов Орел, Пенза.
• Заполните данные по реализации продукции по каждому из трех городов,
как показано в таблицах 1, 2 и 3 ниже.
• Для построения сводной таблицы выберите в меню Данные (Data) коман-
ду Сводная таблица (Pivot Table and PivotChart Report), Установите пере-
ключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации (Multiple
consolidation ranges), так как данные расположены на нескольких листах
книги и нажмите кнопку Далее.
• В следующем диалоговом окне Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг
2а из 3 (PivotTable and PivotChart Wizard — Step 2a of3) поставьте переклю-
364 Глава Т в

чателъ в положение Создать одно поле страницы (Create a single page field for
me), так как все листы аналогичны и отличаются только городом, в кото-
ром реализовывалась продукция. Щелкните мышью в поле Диапазон
(Range). Выделите поочередно на всех листах ячейки с Al no E4, и нажми-
те кнопку Добавить (Add) после каждого выделения. Кнопка свертывания
окна справа от поля позволяет свертывать диалоговое окно для выделения
каждого диапазона. Повторное нажатие на эту кнопку восстанавливает
окно. Затем нажмите кнопку Далее (Next).
• Поставьте переключатель в положение Поместить таблицу на новый лист
(New worksheet) и нажмите кнопку Готово (Finish).
• В появившейся сводной таблице дважды щелкните по полю со словом
Строка (Row). Откроется диалоговое окно Вычисления сводной таблицы
PiyotTable Field) (рис. 18.21). Введите слово Товар вместо Строка и нажми-
те ОК. Аналогично Столбец поменяйте на Месяц, а страница на Город. По-
сле создания сводной таблицы значения доходов просуммированы по ме-
сяцам и названиям товаров. Для анализа доходов по различным городам
откройте раскрывающийся список городов в ячейке В1, выделите тот го-
род который вас интересует и нажмите кнопку ОК. Вы получите просум-
мированные данные по данному городу,
• Щелкните по раскрывающемуся списку Товары и снимите галочки рядом
с теми товарами, которые вас не интересует. В таблице отобразятся свод-
ные данные без этого продукта.

Выводы
1. Чтобы упорядочить данные по нескольким полям, выделите диапазон
ячеек, который необходимо отсортировать, и выберите команду Сорти-
ровка (Sort) в меню Данные (Data).
2. Чтобы упростить ввод и редактирование данных при составлении спи-
сков в Excel, установите курсор в одной из ячеек списка и выберите
в меню Данные (Data) команду Форма (Form).
3. Для прогнозирования зависимости выделите диапазон ячеек, содержа-
щий исходные значения, и используйте диалоговое окно, отображаемое
после выбора в меню Правка (Edit) команды Заполнить (Fill), Прогрессия
(Series).
4. Найти аргумент, обеспечивающий задаваемый результат, позволяет ко-
манда Подбор параметра (Goal Seek) в меню Сервис (Tools). Решение на-
ходится путем последовательных итераций.
5. Чтобы обобщить однородные данные, расположенные в нескольких об-
ластях таблицы или на разных листах, в одной таблице, укажите верхнюю
левую ячейку конечной области, где должны быть помещены консолиди-
рованные данные, и выберите команду Консолидация (Consolidate)
в меню Данные (Data).
Чтобы создать сводную таблицу, выберите команду Сводная таблица
6.
(Pivot Table and PivotChart Report) в меню Данные (Data). Мастер свод-
ных таблиц облегчает обработку больших массивов данных и получение
итоговых результатов в удобном виде.
Глава
Печать документа
и настройка Excel 2OO3


В этой главе вы познакомитесь со следующими темами:
• подготовка книги Excel к печати;
• просмотр листа перед печатью;
• печать документа;
• настройка интерфейса Excel.

Задание параметров страницы
Перед тем, как напечатать лист, вы должны задать параметры печатаемой
страницы: размеры листа, на котором будет выполняться печать, ориентацию
листа, отображаемого на экране, относительно длинной стороны листа, разме-
ры полей, колонтитулы и т.д.

Запомните
Чтобы задать параметры страницы, выберите команду Параметры етраницьй
(Page Setup) в меню Файл (File).

Ha экране появится диалоговое окно, которое имеет четыре вкладки и по-
зволяет напечатать всю книгу или отдельный лист.
Вкладка Страница (Page) позволяет задать следующие параметры (рис. 19.1):
• В рамке Ориентация (Orientation) можно установить переключатель в по-
ложение — книжная (Portrait), что обеспечит расположение листа вдоль
длинной стороны бумаги. При ориентации альбомная (Landscape) печать
листа выполняется вдоль короткой стороны бумаги.
• В группе Масштаб (Scaling) после установки переключателя в положение
установить ... % от натуральной величины (Adjust to % normal size) задается
коэффициент изменения размеров в процентах от натуральной величины
листа или выделенной области. При установке переключателя в положе-
ние разместить не более чем на ... стр. в ширину и ... стр. в высоту (Fit to ...
page (s) wide by ... tall) указывается, на скольких страницах в ширину
и в высоту разместится лист книги или выделенная область при печати.
Первое положение переключателя обеспечивает пропорциональное изме-
нение печатаемых размеров, второе — позволяет разместить область печа-
ти на требуемом количестве страниц.
Глава IB
366

• В поле Размер бумаги (Paper size) задается формат листа, на котором будет
печататься таблица. По умолчанию устанавливается формат А4

<< Предыдущая

стр. 66
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>