<< Предыдущая

стр. 69
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

обеспечивающие вывод на экран в верхней части окна программы строки
формул (Formula bar) и в нижней части листа строки состояния (Status
bar),
2. Обеспечьте изменение масштаба диаграммы так, чтобы она заполняла
окно. Чтобы выполнить упражнение, выберите команду Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Диаграмма (Chart)
(рис. 19.10). Установите флажок Масштабировать диаграмму по размеру
окна (Chart sizes with windows frame).

Выводы
1. Чтобы задать параметры страницы: размеры листа, на котором будет вы-
полняться печать, ориентацию листа, отображаемого на экране, относи-
тельно длинной стороны листа, размеры полей, колонтитулы и т.д. выбе-
рите команду Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл (File).
Команда Предварительный просмотр (Print Preview) в меню Файл (File)
2.
или кнопка Предварительный просмотр на панели инструментов Стан-
дартная позволяют увидеть, как будут выглядеть страницы документа по-
сле печати.
3. Чтобы задать установки для печати документа в диалоговом окне Печать
(рис. 19.7), выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File).
Для настройки отображения окна Excel выберите команду Параметры
4.
(Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Вид (View) (рис. 19.8),
Для настройки параметров правки выберите команду Параметры
5.
(Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Правка (рис. 19.9).
6. Для настройки параметров отображения диаграммы выберите команду
Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Диаграм-
ма (Chart) (v\\c. 19.10).
7. Для настройки Microsoft Excel на работу с импортированными докумен-
тами выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и от-
кройте вкладку Переход (Transition) (рис. 19,11).
Глава 2О
Знакомимся с Outlook 2OO3



В этой главе рассматриваются следующие вопросы:
• основные функции Microsoft Outlook 2003;
• управление электронной почтой;
• настройка информационных служб.

Начальные сведения об Outlook 2OO3
Outlook содержит клиентское программное обеспечение электронной поч-
ты. Он помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения элек-
тронной почты, позволяет создать базу данных адресов и контактов. Для обес-
печения безопасности данных сообщения электронной почты можно подписы-
вать цифровой подписью и шифровать.
Outlook выполняет функции настольного органайзера или менеджера персо-
нальной информации (Personal Information Manager, PIM) и призван облегчить
пользователю планирование его личного и рабочего времени: составление гра-
фика встреч, собраний, выполнения определенных заданий. Он облегчает со-
трудничество групп, облегчает выбор времени для собраний и встреч, упрощает
обмен информацией в коллективах и контроль за выполнением задач.
В Outlook данные хранятся в папках.
По сравнению с предыдущей версией Outlook 2003 претерпел существенные
конструктивные изменения, нацеленные на повышение возможностей и уве-
личение гибкости управления электронным почтовым ящиком. Напомним, что
в Windows для работы с электронной почтой используется Outlook Express, ко-
торый является менее мощной программой, чем Outlook.

Запуск и выход из программы

Запомните
Для запуска Outlook нажмите кнопку Пуск (Start) и выберите команды Програм-
мы, Microsoft Outlook.

Другие варианты запуска программы рассмотрены в главе 1 в разделе «Раз-
личные способы запуска приложений Microsoft Office». Чтобы закончить рабо-
ту с программой, выберите в меню Файл (File) команду Выход (Exit). При ра-
боте в сети для закрытия программы выберите в меню Файл (File) команду Вы-
ход и отсоединение (Exit And Log Off). Несколько вариантов закрытия окна
программы рассмотрено в главе 1 в разделе «Закрытие документа и выход из
программы Microsoft Office».
Глава 20
380


Окно Outlook 2OO3
Окно Outlook позволяет просматривать сообщения электронной почты,
веб-страницы, список намеченных встреч, задач, сведения о предстоящих соб-
раниях. Специфичные элементы окна Outlook показаны рис. 20.1. (Общие эле-
менты окна Microsoft Office рассмотрены в главе 2 в разделе «Окно приложения
Office 2003».)
В левой части окна Outlook расположена область переходов 1, обеспечиваю-
щая легкий доступ ко всем частям программы, а также к средствам для совмест-
ного использования (рис. 20.1). В ее нижней части видны кнопки 2 для пере-
ключения областей. Для изменения размеров области переходов поместите
указатель на ее правую границу, а затем, когда курсор примет вид двунаправ-
ленной стрелки, перетащите границу вправо или влево. Область чтения 3 по-
добно листу бумаги располагается вертикально. Она позволяет не открывать
новое окно для каждого сообщения. Сообщения могут отображаться в одно-
строчном или многострочном формате. При использовании многострочного
макета поля От, Тема, Дата и Значок обычно отображаются в столбец. Размер
каждой области можно изменить, перетащив мышью ее границу.

12
Рис. 20.1
Окно Outlook

1 —список

2 — область
переходов, ос ЗАК 13 ТАКСИ!!! ря и содружества
3 — область угс XXUTAXI (995-8294) pa [n32fgm5hO@yes-yes-yes.*
просмотра,
4 — кнопки
области
переходов




Для отображения в окне области переходов выберите в меню Вид (View) ко-
манду Область переходов. Область чтения 3. Для включения или отключения
отображение первых нескольких слов сообщения в области переходов выберите
в меню Вид (View) команду Автопросмотр (AutoPreview) или нажмите одно-
именную кнопку на панели инструментов Дополнительная (Advanced).
Способ отображения содержимого папки определяет представление, кото-
рое задается в меню Вид (View) командами Упорядочить по, Текущее представ-
ление (Current View), а затем, например, командой Сообщения с автопросмот-
ром. В Outlook включено, которые позволяют по-разному отобразить сообще-
ния.Чтобы просмотреть нескольких строк сообщения, не открывая его
(рис. 20.2), выберите в меню Вид (View) команду Упорядочить по, Текущее
представление (Current View), а затем — команду Сообщения с автопросмотром.
Знакомимся с Outlook 2003 381


Рис. 20.2 Ш Входящие - Microsoft Ouilook
Просмотр
нескольких строк ' J ': X .-. *<--п*тши ^цтв
сообщения, без его
открытия
одядле
[ Непрочтеннье письма

} Отправлен-ые
:
л - in
5 ГИПКИ
} Черновики [ .•! •




Для добавления новой папки щелкните правой кнопкой мыши список па-
пок и выберите из контекстного меню команду Создать папку (New Folder).
В диалоговом окне Новая папка (Create New Folder) выберите, на каком уровне
иерархии должна находиться новая папка (рис. 20.3). Тип элементов сохраняе-
мых в папке выбирается в списке Содержимое папки (Folder contains).
Для удаления сообщения выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete)
или одноименную клавишу. После удаления сообщение сохраняется в папке
Удаленные (Deleted Items) no умолчанию в течение двух месяцев. Поэтому при
желании его можно восстановить. Если вы хотите удалить сообщение оконча-
тельно, то откройте папку Удаленные, выделите сообщение и нажмите кнопку
Удалить (Delete). Для удаления содержимого папки Удаленные, щелкните пра-
вой кнопкой по значку папки и выберите в контекстном меню команду Очи-
стить папку «Удаленные».
Поступившие сообщения автоматически сохраняются в папке Входящие.
Для размещения сообщения в другом месте выберите в меню Файл (File) ко-
манду Сохранить как (Save As). Можно создать несколько папок для хранения
сообщений.
Любую папку Outlook можно открыть в отдельном окне. Это облегчит работу
с несколькими папками. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите
в контекстном меню команду Открыть в новом окне (Open in New Window). Каж-
дое окно будет иметь свою кнопку на панели задач. Открыв одну и ту же папку
в двух окнах, можно получить разное отображение одной и той же информации.
Рис. 20.3
Окно, используемое для создание новой папки




\ Черновики |
[ Дневн/к


sij Заметки
gf ка/*нддъ
4^ Контакты
,.^ №/с.дямие
Г^| Нежепате/^км гпч
Глава 20
382

Те, кто получает много почтовых сообщений, может воспользоваться режи-
мом группировки Упорядочение: Разговор. В этом представлении каждая груп-
па списка сообщений содержит переписку по определенному предмету. Для ус-
корения чтения сообщений в каждом разговоре по умолчанию отображаются
только непрочтенные сообщения и сообщения с быстрой пометкой. В дальней-
шем разговор можно развернуть и отобразить все сообщения, в том числе уже
прочтенные. Чтобы просматривать сообщения подобным образом, выберите
в меню Вид команды Упорядочить по, Разговор.

Возможность скрыть кнопки Microsoft Outlook на панели запач
По умолчанию все свернутые окна и элементы программы Microsoft Outlook
отображаются как кнопки на панели задач. Для экономии места на панели за-
дач вы можете скрыть эти кнопки, щелкнув правой кнопкой мыши значок
Microsoft Outlook в области сообщений в правой части панели задач, а затем в
контекстном меню выбрав команду Скрывать свернутое. В этом случае значок
Microsoft Outlook будет отображаться только в области сообщений в правой
части панели задач.

Просмотр сообщения в отдельном окне
Для просмотра сообщения в отдельном окне дважды щелкните его значок
в списке сообщений (рис. 20.4).
Рис. 20.4 Ш Вас приветствует Microsoft Office Oultaok 2003 - Сообщение (HTML)
Окно с текстом
сообщения

Ст; • р'/пгарэгоабсции Outbo; 2003 [ctteamfflmnTQSoft.carnl FT 112Д/гОСгЭ .13:22
Оправлено:
Кому; Новьй гкмьэсеагвпв OuBook
КОпия:
Вас призе i cieyer McrosaUQfftB Out'DC* 2003
Тег*а;
аж!а
| , почть! оеЭ нёооходимостй' открывйТь отдельное okno дл?ГгаждоС& сооощения
' Подобно листу бумаги, область чтений ориентирована по вертикали. Это
:
k; удобнее цлн глаэ и вместе с новым многострочным списком сообщений
. позволяет видеть почти вдвое больше сообщений на мониторе того же
::
; размера по сравнению с областью просмотра а предыдущих версиях Outlook.

J>k(CTb[e пйм_етки. Если необходимо ответить на сообщение, но на это в
..данный, мсмент нет времени, щелкните значок фпажка рядом с сообулениеку.


Тема сообщения отображена в строке заголовка окна с сообщением элек-
тронной почты и в отдельной строке Тема. В строке От указывается имя отпра-
вителя, дата и время отправления сообщения (Отправлено:).
Команды Пометить как прочтенные (Mark as Read) и Пометить как непро-
чтенные (Mark as Unread) в меню Правка (Edit) позволяют пометить прочтен-
ные и непрочтенные сообщения.

Запомните
| .Длд|. выбора 'числа строк сообщения: и- полей, отображаемых в окне Outlook,
•в меню Вид <V|ew) выберите команду Упорядочить, по, откройте подменю Геку-
, • щее представление (Current View) и выберите команду Изменить текущее пред-
ставление, В открывшемся окне нажмите кнопку Поля Срис; 20.5).
Знакомимся с Outlook 2003 383


Рис. 20.5
Выбор полей, отображаемых ЫэгаммальнОФ числа строк в рехимэ в иесгальга) строк
в неоткрытом сообщении в окне
Outlook
Отображаемые поля:
.Состояша эагопавка
ичлциатор доставки [Ьажность
ilCMBropm •Состояние отметин

•] Контакты : ВПожениэ
j Копия
'не автоарнвировать твна
1
•От1Ивтка "К исполнению |Получено
!
Отправлено ] Размер
.] Пометка
; Предмет
'Прочитано
Создано
Сообщение




<< Предыдущая

стр. 69
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>