<< Предыдущая

стр. 70
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Сознание и отправка сообщения
Чтобы создать сообщение, откройте папку Входящие (Inbox) и нажмите
кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандартная. Если у вас откры-
та другая папка, то нажмите стрелку справа от кнопки Создать и выберите из
раскрывшегося списка строку Сообщение. На экране отобразится пустая форма
сообщения (рис. 20.6).

Рис. 20.6 0 Закупка юеаров - Сообщение
Создание сообщения
<&*-
мления в измененном документе • Прк^щть"




Уважаемые господа!



Заполнение полей Кому, Копия и СК
Заполнение полей сообщения выполните следующим образом:
• В поле Кому (То) введите имя получателя электронной почты или групп
получателей.
• Если сообщение направляется по нескольким адресам, то остальных адре-
сатов введите в поле Копия (Сс), разделяя имена точкой с запятой. Кнопки
рядом с полями Кому (То) или Копия (Сс) позволяют выбрать получателя
из адресной книги или службе каталогов.
• Буквы СК(Всс) означают, что будет отправлена слепая копия исходящего
сообщения. Такой вариант сообщения используется в тех случаях, если вы
не хотите, чтобы получатель знал, что сообщение отправлено и другому
Глава 20
384


адресату. Имя, указанное в этой строке, будет скрыто от остальных полу-
чателей сообщения. Для отображения поля СКв раскрывающемся списке
Параметры выберите строку СК.
После заполнения полей: Кому (То), Копия (Сс) и СК(Всс) Outlook автомати-
чески находит точные адреса электронной почты в адресной книге и проверяет
соответствие введенных имен записям адресной книги.
шшшшшшшшия
Запомните
. При заполнений:палей Кшу:(ГоЛ 1<опия(Сс) и СК(Всс) можно нажать одну из кно-
;
пок'; расположенных рядом с этими полями, Вас попробуют соединить с серве-
; рем LDAP, а, если этого не удастся:сделать, то на экране отобразится окно Вы-
' бф имен (Choose Sender) (рис, 20,7), Outlook автоматически нахрди".адреса
,.. электронной почты в адресной книге. ••

Для заполнения сведений о новом адресате нажмите кнопку Дополнительно
и выберите в раскрывающемся списке строку Создать (New).
При отправке сообщений можно производить поиск имен в общих катало-
гах в Интернете, таких как Yahoo, People Search и Bigfoot. После того как пись-
мо будет составлено, закройте файл и Outlook.

Рис. 20.7
Выбор имен получателей сообщения




Заполнение сообщения
В поле Тема (Subject) введите краткую аннотацию к посылаемому сообще-
нию. В самое нижнее поле введите текст сообщения. Подготавливаемое к от-
правке электронное письмо может быть написано с использованием любого
текстового редактора, например, текстового процессора Word, текстового ре-
дактора WordPad или программы Блокнот. Однако следует учитывать, что
текст, составленный с помощью программы Блокнот, будет в несколько раз
меньше по объему, чем в других вышеназванных программах так, как в нем не
будет управляющих кодов и инструкций.
В конце письма обычно выражают уважение собеседнику и сообщают свой
электронный адрес, телефон и факс. Outlook позволяет создать несколько вари-
антов подписей (окончания письма) для различных адресатов. Вы можете ис-
пользовать цифровую подпись для подтверждения, что письмо отправлено вами.
Знакомимся с Outlook 2003 385


Использование различных приложений Microsoft Office
оля составления сообщения
Для создания и редактирования документов, отправляемых по электронной
почте, могут быть использованы различные приложения Microsoft Office 2003.
В окне Outlook откройте папку Входящие и выберите в меню Действия (Actions)
команду Новое сообщение с помощью (New Mail Message Using). Откроется
подменю (рис. 20.8), позволяющее использовать для создания сообщения
Microsoft Outlook (HTML), Microsoft Access Data Page, Лист Microsoft Excel
(Microsoft Excel Worksheet) или Документ Microsoft Word (Microsoft Word Do-
cument).

Рис. 20.8
Выбор в меню Действия, приложения Создать сссбщегме Ctrl+N

Microsoft Office, в котором будет |4DBO« сообщение с помощью Другие бланки,,,

создаваться новое сообщение Mcrosoft office eutbok (КТО.)
.^
Нежелательная почта Mg-osoft Office
26t>nnt*i текст
Ответит^ C01+R
Ответить всем Orl+SHft+R Формат BTF
переслать ctrl+F tf!M_ (без бланка)




Чтобы задать Word в качестве редактора электронной почты, в окне Outlook
в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и откройте
вкладку Сообщение (Mail Format).

Запомните
Установите флажок Использовать Microsoft Office Worqf 2ррЗ как р&дактар сооб-
щений (Use Microsoft Offic&. Word 20O3 fa edlt-e-mail messages) (рис, 20,93, В этом
случае после выбора в меню Действия (Actions) команды Создать сообщение
(New Mall Message) письмо будет создаваться в Word и ей сможете пользоваться
большими возможностями; предоставляемыми Word для редактирования, и фор-
матирования текста непосредственно


Рис. 20.9
Задание параметров сообщения Настроим JHerrpcfta почты Ззобщаже Оцфифи&я ] Безлгаовсть | Допинпвльмп |
электронной почты Формат сосйц|е-»1я
i Выбср формат» лля кюцил"' сообщений к изчеча*нв дакиштвпьньа нааров




Шрифш и 5паи*1 ..... ;
щ Исгенъзование 6па>«в позвялявг и5м»»гь шрифтц, стили и цвета,
гоумопчаи*3 в сообщит».
Л4^




гкдгмсвй АЛЛ учетной larfta: |рорЗ

Пвдт*ь дня наев» с
При дгеетв и гврвс




13 Microsoft Office 2003
Глава 20
386

Для использования различных бланков, воспользуйтесь раскрывающимся
списком Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery by default). Чтобы
задать параметры почтовых сообщений, составляемых с помощью Word, в окне
приложения Word выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Opti-
ons), откройте вкладку Общие (General) (см. рис. 11.1) и нажмите на ней кнопку
Параметры электронной почты.
Outlook предлагает широкий набор способов оформления сообщений. Со-
общение можно создать в одном из трех форматов: Обычный текст, Формат
HTML и Формат RTF, которые выбираются в раскрывающемся списке Соз-
дать сообщение в формате. Обычный текст используется как чисто текстовый
формат, не содержащий элементов форматирования. Он не позволяет задать
шрифт и его размер. Различные шрифты позволяет использовать формат RTF.
При помощи почты HTML возможна отправка сообщений со встроенной
мультипликацией, рисунками, мультимедийными объектами и другими эле-
ментами форматирования, которые используются на веб-страницах. В сообще-
ниях могут содержаться и веб-страницы целиком.
К сожалению, используемые в некоторых организациях системы электрон-
ной почты, не полностью совместимы с сообщениями HTML-формата и к по-
лучателю приходит простой текст с непонятным вложением. Чтобы проверить
вашу электронную почту на HTML-совместимость, отправьте пустое сообще-
ние на адрес бесплатной службы HTML@wopr.com. Посмотрите, присутствуют
ли изображения и цвет в ответе, автоматически отправленном вам в формате
HTML. Если они отсутствуют, то следует выявить причину.

Проверка орфографии
Написав сообщение, проверьте, нет ли в нем ошибок. Выберите в меню Сер-
вис (Tools) команду Правописание (Spelling and Grammar) или нажмите кнопку
F7. Если возможная ошибка будет найдена, то появится диалоговое окно Орфо-
графия (Spelling). Внесите необходимые исправления. Для автоматической про-
верки орфографии перед отправкой в окне Outlook выберите команду Парамет-
ры (Options) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Орфография (Spelling)

Рис. 20.10
Настройка параметров проверки пастрами j настроив гич
орфографии в сообщении ОбчИ* .....


всегда гщрерягв срфог fatftto парад отрави*
осва, набрд » ьв срогиаыуи Буквами


r исходного скЛн<»*п в ответе тм гкркмпв




Изменение словаря поисыгеля — ˜— •-
*fiS добавление дноньнио нпл уда па-ив CJICQ в словаре п




ВыбСО юыка дм проверки qbetmui«я.
fflwt: ; WM* Россия)
Знакомимся с Outlook 2003 387


и установите флажок всегда проверять орфографию перед отправкой (Always
Check Spelling Before Sending) (рис. 20.10).

Значимость сообщения, отметка к исполнению
Можно помечать сообщения, которые требуют особого внимания. На панели
инструментов отображены три кнопки, на которых изображены красный вос-
клицательный знак, синяя стрелка вниз и цветной флаг. Нажав кнопку Воскли-
цательный знак, вы покажете получателю важность отправленного сообщения.
Синяя стрелка вниз позволяет отметить сообщения с низкой значимостью.
В поле Отметка выберите вид отметки или введите собственную (рис. 20.11).
В раскрывающемся списке Срок введите дату выполнения задачи или выберите
дату из календаря, который отображается при открытии списка.

Рис. 20.11 Отметка к исполнению
Выбор отметки к исполнению Оттчетьте идэиу для напоилнами* а необходимости ее
После выполнения вы можете пометить ее как завершенную.




Для[ведения
Переслать
Ответ не обязателен
Прочесть




Нажмите кнопку Параметры на панели инструментов и вы откроете диалого-
вое окно Параметры сообщения (Message Options), в котором можно указать Важ-
ность (Importance) сообщения, указать список лиц кому Отправлять ответы (Have
replies sent to) (рис. 20.12). Установка флажка Не доставлять до (Do not deliver before)
позволяет задать срок хранения сообщения до отправки в папке Исходящие.

Рис. 20.12
Задание параметров
отправляемого сообщения

Г
" км*№ голосований:




Outlook позволяет сортировать полученные сообщения по столбцам Получе-
но, Тема, От. Вы можете, например, сгруппировать письма по именам отпра-
вителей. Сообщение можно быстро пометить как прочитанное, щелкнув его
правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Пометить как
прочитанное (Mark as Read).
Глава 20
388 __

Присоединение документа к сообщению
Outlook позволяет отправлять и получать сообщения, содержащие вложение.
В качестве вложения можно использовать любой файл: текстовый документ,
картинку, программу и т.д. Не меняя формата сообщения, к нему можно при-
соединить файл (вложение), выполненный в любом приложении Microsoft
Office. Для уменьшения объема вложения, его можно заархивировать. Чтобы
вставить в сообщение файл как вложение (attachment), установите курсор
в текстовом поле элемента и выберите в меню Вставка (Insert) команду Файл
(File) или нажмите кнопку Добавить файл на панели инструментов Стан-
дартная. В окне Вставка файла (Insert File) выберите файл, который требу-
ется вложить, и нажмите кнопку Вставка (Insert). Вставленный файл отобра-
зится в виде значка (рис. 20.13). В одно сообщение можно вставить несколько
вложений. В сообщение можно включить ссылку на файловый сервер или
веб-страницу.
РИС 20 13 йаА
Значок вложения в сообщение гг-УComputer.doc (5 КВз

<< Предыдущая

стр. 70
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>