<< Предыдущая

стр. 71
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>


Документ Office можно отослать в виде вложения в сообщение электронной
почты непосредственно из приложения, в котором он создан, выбрав в меню
Файл (File) команду Отправить (Send To), Сообщение (как вложение) (Mail Re-
cipient (as Attachment».
В созданное сообщение можно добавить вложение, выбрав в меню Вставка
(Insert) команду Объект (Item), или путем перетаскивания элемента на сооб-
щение. Сообщение и вложение можно не только просматривать, но и редакти-
ровать, если у вас есть программа, в которой создавалось вложение. Если такой
программы нет, то вложение можно преобразовать в текст и при необходимо-
сти отредактировать.

Сознание подписи для сообщения
В конце послания по электронной почте мы обычно указываем свое имя или
фамилию — ставим подпись. Иногда в подпись дополнительно включают све-
дения об отправителе: название компании, адрес, дружеские слова типа «С ува-
жением» и т.д. Можно определить одну подпись для деловых сообщений, а дру-
гую — для сообщений личного характера. Outlook позволяет автоматически
вставлять предложенную вами подпись в конце послания. Чтобы создать новые
подписи или задать подпись для использования по умолчанию, выполните сле-
дующие действия:
В окне Outlook выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Op-
1.
tions).
2. Откройте вкладку Сообщение (Mail Format). Если подписи были созданы
ранее, то в нижней части вкладки в раскрывающемся списке Подпись для
новых сообщений выберите ту, которую собираетесь использовать по умол-
чанию.
3. Если подписи не были созданы ранее, то нажмите кнопку Подписи (Signa-
ture),
4. В диалоговом окне Создание подписи (Create Signature) нажмите кнопку
Создать (New).
Знакомимся с Outlook 2003 389

5. В диалоговое окно Создание подписи введите текст подписи (рис. 20.14).
Подпись будет автоматически вставляться в новые послания.
Рис. 20.14
Создание автоматически вставляемой подписи




А.Боэисов




128-битное алгоритмы шифрования
Применение шифрования гарантирует, что письмо будет прочитано только
получателю. Раньше законодательство США запрещало экспорт 128-битных
алгоритмов шифрования за пределы Северной Америки. Теперь можно обно-
вить из Интернета Internet Explorer и Outlook до версии с полным 128-разряд-
ным шифрованием.
Предварительный просмотр и печать сообщений
Для получения бумажной копии вы можете отформатировать и напечатать
имеющиеся у вас сообщения. Откройте сообщение в окне Outlook и выберите
в меню Файл (File) команду Предварительный просмотр (Print Preview). Окно
Предварительный просмотр (Print Preview) Outlook аналогично окну с тем же на-
званием, которое используется в Word и рассмотрено в главе 12, в разделе
«Просмотр документа перед печатью».

Ответ на полученное электронное письмо
Для подготовки ответа на сообщение откройте его и нажмите кнопку Отве-
тить (Reply), что избавит от необходимости набирать адрес получателя (см.
рис. 20.4). Кроме того, в сообщении, которое отобразится на экране, будет по-
вторен текст письма и время его получения.
Кнопка Ответить всем (Reply To АН) позволяет не набирать адреса всех уча-
стников переписки для отправки им электронных писем. Ответное сообщение
автоматически создается в том же формате, что и исходное, поэтому у получа-
телей не должны возникать трудности при его прочтении.

Запомните
Чтобы отослать электронное письма; нажмите кнопку Отправить
Глава 20
390


Если вы подключены к Интернету, сообщение будет отправлено получате-
лю, если нет, то оно будет помещено в папку Исходящие (Outbox). Сохранив
нужные вам имена и адреса людей в адресной книге, вы сможете воспользо-
ваться ими в ответном письме, чтобы не вводить адрес вручную.

Уведомление о доставке сообщения
Для отображения уведомления о доставке отправляемых сообщений выберите
в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Настрой-
ка (Preferences) и нажмите кнопку Параметры почты (E-Mail Options).
В диалоговом окне Параметры электронной почты (E-mail Options) установка
флажка Сохранять копии сообщений в папке Отправленные (Save Copies Of Mes-
sages In Sent Items Folder) обеспечивает сохранение в папке Отправленные (Sent
Items) копий отправленных сообщений и возможность их просмотреть. После
удаления сообщения оно сохраняется в папке Удаленные (Deleted Items), пока
его не удалят окончательно.
Нажмите кнопку Параметры отслеживания (Tracking Options) и в новом диа-
логовом окне установите флажки уведомление о доставке (Delivery receipt) и уве-
домление о прочтении (Read Receipt) (рис. 20.15). В этом же окне можно выбрать
способ уведомления о поступивших к вам сообщениях. Если вы не хотите отве-
чать на запросы о получении сообщений, поставьте переключатель внизу диа-
логового окна в положение Никогда не отправлять ответ (Never Send a
Response).

Рис. 20.15 Параметры отслеживания
Настройка параметров электронной почты Параметры • •
f˜>gjl С помощыо даты* гврэметров икюо проверить да
V- """ время nojijuetMH сообщения получателем.
р" Обрабатывать з ответы по прщюде
р Обрабатывать (ведомлв»«я по прицеле
Г" Прела э5раба гкм помещать уведомления в



Г й>алятъ уведомления ч пустье DIBSTW после сфаботки
Для вс«а отправляемых сообщен* Запрашивать:
W уведомление о прошении
! уведомление о доставив
'

Определяет, "а* следует отвечать на запросы увнди-те-**
огрочтениисосйцвйий. Относится юпыокпочтв'
Интернате.
Г draw опошлять ответ
( Ь^шгдана отгуавлягь отвей

Г Эапращвач., первАтв"кжтпрэвитьответ




Воспроизведения звукового сигнала
и отображение оповещений о поступлении новых
сообщений
Для воспроизведения звукового сигнала при получении сообщения и ото-
бражения оповещений о поступлении новых сообщений на рабочем столе вы-
берите в меню Сервис команду Параметры, нажмите кнопку Параметры почты,
а затем — кнопку Дополнительные параметры. В группе При получении сообще-
ния в папку «Входящие» установите флажки Подать звуковой сигнал и Отобра-
Знакомимся с Outlook 2003 391

жать оповещение на рабочем столе для новых писем (по умолчанию только для
папки «Входящие». Чтобы указать длительность или прозрачность оповещения,
нажмите кнопку Параметры оповещений на рабочем столе и выберите нужные
параметры.


Борьба с нежелательной почтой
Отсеять значительную часть ненужных рекламных материалов и сообщений
в Outlook помогает фильтр нежелательной почты. Он позволяет оценить, являет-
ся ли письмо нежелательным, по совокупности факторов, включая время от-
правки и содержимое письма. Отбор производится не только по адресу отправи-
теля или типу письма; но и с учетом анализа содержимого письма и его структу-
ры, что повышает вероятность распознавания нежелательной почты.
Все сообщения, перехваченные фильтром, перемещаются в папку нежела-
тельной почты, откуда их можно впоследствии восстановить или просмотреть.
Можно составить список адресов надежных отправителей, письма от которых
никогда не будут считаться нежелательными, и список заблокированных от-
правителей, чтобы блокировать все сообщения с определенных адресов или из
определенных доменов.
Чтобы включить фильтры и задать режим их работы, выберите в меню Дей-
ствия (Actions) команды Нежелательная почта (Junk E-mail), Параметры неже-
лательной почты.

Предупреждение об электронных сообщениях с вложениями
Outlook — одна из самых популярных программ электронной почты, и ее
часто используют в качестве мишени для вирусов типа Melissa. Поэтому, если
к вам поступили сообщения с вложениями, перед тем, как их открыть проверь-
те вложения на вирусы. Некоторые программы автоматически проверяют
вновь сохраненные файлы, так что при сохранении вложения на жестком диске
оно будет автоматически проверено. Выпущенное Microsoft дополнение E-mail
Attachment Security Update автоматически предупреждает пользователя при по-
пытке открыть потенциально опасное вложение.


Адресная книга
Адресная книга Outlook удобное место для хранения сведений о тех людях,
с которыми вы контактируете, их адресах, телефонах и номеров факсов, а также
личной информации (дни рождения знакомых, памятные даты, члены семьи).
Ее можно использовать 'при отправке сообщений, чтобы не набирать адрес
электронной почты получателя, а также для доступа к службам каталогов
LDAP, при помощи которых можно отыскать адреса интересующих вас фирм
и лиц.

Запомните
• Для открытга.тресярй 1<#иги выберите в меню Сервис (Tools) команду Адресная
. книга (Address Book). Быстрые клавиши команды CM-*- Shitt+B.
Глава 20
392

В адресной книге можно также хранить ссылки на личные и служебные
Веб-страницы. Для сведений, не попадающих в указанные категории, отведен
отдельный большой раздел примечаний.
Для поиска определенного имени в списке адресов прокрутите его или набе-
рите первые несколько букв нужного имени в поле Введите или выберите имя
(рис. 20.16).
Рис. 20.16
Адресная книга




Выбор типа адреса
В зависимости от назначения создаваемые адреса могут быть отнесены
к контактам или спискам рассылки. В окне адресной книги нажмите на панели
инструментов кнопку Создание адреса (New Entry) или выберите в меню Файл
(File) команду Создать адрес (New Entry). Откроется окно Создание адреса (New
Entry) (рис. 20.17). В разделе Поместить адрес (Put the Entry) в раскрывающемся
списке выберите, куда будет помещен адрес В список: Контакты (In the:
Contact) или в адресную книгу Outlook. Щелчком мыши выберите Тип адреса
(Select the type) и нажмите кнопку ОК. Откроется окно Контакт, которое рас-
смотрено в главе 21 в разделе «Контакты» (рис. 21.16).
Рис. 20.17 Создание адреса

Создание адреса




:' Ионвстшь адрес -



f тсгьиштаев




Создание групп адресатов
Если вы регулярно рассылаете письма электронной почты по определенным
группам адресатов, например сотрудникам информационных отделов или
службы маркетинга, то для экономии времени при написании адресов их мож-
но объединить в группы. Объединение адресатов в группы очень удобно при
работе с большой адресной книгой.

Импорт адресных книг из других программ
В программу можно импортировать вашу старую адресную книгу из преж-
них версий Microsoft Office, адресные книги программ Microsoft Exchange, Eu-
Знакомимся с Outlook 2003 393

dora Light и Eudora Pro, Netscape Communicator и любых других программ,
обеспечивающих экспортирует файлов в формате CSV (текстовый файл, разде-
ленный запятыми).

Служба каталогов
Мощным средством поиска людей и адресов в Интернете являются службы
каталогов. Программа адресной книги поддерживает протокол LDAP для рабо-
ты со службами каталогов. Данные службы могут быть использованы при адре-
сации сообщений электронной почты. Напомним, что для запуска службы ка-
талогов из Windows нажмите кнопку Пуск (Start), укажите на Найти (Search)
и выберите Людей (For People).


Поиск информации, хранящейся в электронных
письмах и других элементах Outlook
Для поиска информации, хранящейся в сообщениях контактах или любых
элементах Outlook можно использовать в меню Сервис (Tools) команды Найти
(Find) и Расширенный поиск файлов (Advanced Find). Расширенный поиск необ-
ходим, если надо найти элементы в нескольких папках или с использованием
нескольких условий.
Виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной
почты, отвечающие условиям поиска, называются папками поиска.
В окне Расширенный поиск (Advanced Find) в раскрывающемся списке Про-
смотреть (Look for) можно выбрать, по каким объектам будет проводиться по-
иск: Сообщения (Messages), Контакты (Contacts), Любой элемент Outlook (Any
type of Outlook item) и т.д. (рис. 20.18).
Рис. 20.18
Окно, позволяющее задать условия ' №*** ЯМГ f-st
расширенного поиска

Искать 1в<сгт

Место гецккз

<< Предыдущая

стр. 71
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>