<< Предыдущая

стр. 73
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Операции с папками
Команда Папка (Folder) в меню Файл (File) позволяет выполнять различные
операции с папками: создать, копировать, переместить, переименовывать, уда-
лить. Например, для создания новой папки выделите в списке папок (Folder
List) родительскую папку и выберите в меню Файл, Папка команду Создать
папку (New Folder).
Для вывода на печать содержания любой папки выберите команду Печать
(Print) в меню Файл (File). Более подробно настройка печати в Outlook рас-
смотрена в разделе «Календарь».

Поиск информации
Для поиска информации в папках выберите в меню Сервис (Tools) команды
Найти (Find), Найти (Find) и введите запрос в поле Просмотреть (Look For)
специальной панели, появившейся ниже панели инструментов в окне Outlook.


Папка Входящие
В папку Входящие помещаются ,новые сообщения, полученные по элек-
тронной почте. Новые сообщения выделены жирным шрифтом, рядом с ними
виден значок неоткрытого конверта. Процедуру автоматической обработки со-
общений электронной почты и управления их перемещением можно задать
с помощью Мастера правил. Например, можно сопровождать звуковым сигна-
лом и/или помещать в специальную папку сообщение от определенного отпра-
вителя.
Для задания последовательности действий Outlook для входящих сообщений
выберите в меню Сервис (Tools) команду Правила и оповещения и в открыв-
шемся диалоговом окне нажмите кнопку Новое... (рис. 21,2).
Диалоговое окно Мастер правил (Rules Wizard) (рис. 21.3) позволяет в зави-
симости от положения переключателя Создать правило на основе шаблона (Start
creating a rule from a template) или Создать новое правило (Start from a blank rule).
Папки Outlook и их назначение 401

Рис. 21.2 Правила и оповещения
Настройка папки Входящие для )паор>«пй полы j уграненив оповвщэ



Ичя лрсвила (грименвчв е укаминич г«рий)<в) fiefcr




авила {uiMWtue падчвр№утов.|НЭчаи1й для so идаенвния};




Рис. 21.3 Иас тер. прав и л

Диалоговое окно Мастер правил



ви^ниэ в narfv"T всех пообщан-й с огр&дапдиньни СТО
-iL Перемеи^ниВ в пзгку сао&ц&ийл а'праеле-*нь1>! в спис» pac
X УяэпЁнив раэ-QGopa
*" ГЬнетка сообщении от огредепенного гадльооватвпя чв(?'ны
Информированность
^ Oroepairei-B* гисен от задгш-ого адресата в с**е ^Оповеща
-'•it Г^эоигрыш ssyitecro сигнала при получении сгийщений ст аа




Пример:




Например, можно создать правило, согласно которому письма от начальника
будут автоматически помешаться в папку Очень важные.


Папка Черновики
Если вы начали писать сообщение и не успеваете его закончить, то нажмите
кнопку Сохранить (Save) и закройте сообщение. Незаконченное сообщение бу-
дет храниться в папке Черновики (Drafts) (рис. 21.4). Чтобы закончить работу
с сообщением, дважды щелкните его значок в папке Черновики.
Глава 21
402


Рис. 21.4
Выбор папки,
в которую будет
помещено ваше
сообщение




Папка Удаленные
Если вы часто пишете и получаете электронные письма, то в ваших папках
Входящие (Inbox) и Отправленные может скопиться много ненужных сообще-
ний, которые вы захотите удалить.

!; Запомните
' Для удаления сообщения выделите его щелчком мыши и выберите команду Уда- ]
лить (Delete) в меню Правка (Edit). .Сообщение будет помещено в папку Удален-
ные (Deleted Item). Двойной щелчок объекта, помещенногоs эту папку, восстанр-
вит;ёго.""

Папку Удаленные, как и Корзина, позволяет избежать потери важной ин-
формации, которая была удалена по ошибке. Чтобы освободить место на диске
и очистить эту папку, откройте ее и выберите команду Очистить папку «Удален-
ные» (Empty «Deleted Items» Folder) в меню Сервис (Tools).

Включение и отключение автоматической очистки папки
Удаленные
Для включения или отключения автоматической очистки папки Удаленные
выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вклад-
ку Дополнительно (Other) и установите или сбросьте флажок Очищать папку
«Удаленные» при выходе (Empted the Deleted Items folder upon exiting).


Основной объект; содержащий данные: в Ouflopk (аналогично файлу в другиэс;!:
приложениях), называется элементом. К элементам':0тносятся контакты, почто-
вые сообщения, встречи, задачи, записи дневника и замена-*.

Если вы хотите получать уведомление перед очисткой папки Удаленные, то
нажмите кнопку Дополнительно. Затем установите или сбросьте флажок выво-
дить предупреждения перед удалением элементов (Warn before permanently deleting
items).
Папки Outlook и их назначение 403


Календарь
Календарь призван помочь вам эффективно спланировать свое время в тече-
ние дня, недели, месяца. Открыв доступ к календарю другим пользователям, вы
поможете им выбрать свободное время для встречи. Нажмите кнопку Календарь
(Calendar) в области переходов или выберите одноименную команду в меню
Перейти (Go To), На экране отобразится ваш календарь с текущей датой
(рис. 21.5).
Рис. 21.5
Окно календаря




В левой части окна можно отобразить область Календарь, позволяющую од-
новременно просматривать несколько календарей. Ссылки Открыть общий
доступ в областях Календарь, Контакты, Задачи, Заметки и Дневник позволяют
предоставить папки в общий доступ или открыть общую папку.
В середине окна Календарь (Calendar) видна сетка, позволяющая планиро-
вать мероприятия с заданным интервалом, например в полчаса. Команды День
(Day), Рабочая неделя (Work Week), Неделя (Week), Месяц (Month) в меню Вид
(View) или кнопки с тем же названием на панели инструментов Стандартная
позволяют отображать в окне Outlook расписание соответственно на день, не-
делю, рабочую неделю (с понедельника по пятницу) или месяц. Быстро про-
смотреть все события, намеченные на текущий день: назначенные встречи, за-
планированные задачи и т.п., позволяет календарь сегодня. Для его отображе-
ния выберите в меню Перейти команду Сегодня или одноименную кнопку на
панели инструментов Стандартная.
Чтобы изменить вид календаря, можно использовать команды из меню Вид
(View), Упорядочить по, Текущее представление (Current View). Полоса про-
крутки позволяет просмотреть мероприятия, назначенные на разное время.
При однодневном или недельном представлении календаря в правой облас-
ти окна Outlook виден календарик (Date Navigator) — небольшого размера ка-
лендарь, в котором выделен текущий день. Полужирная дата в календарике
обозначает, что на этот день запланировано мероприятие, Стрелки справа
и слева от названия месяца и года позволяют перевернуть «листок» календари-
ка на месяц вперед или назад. Для открытия страницы расписания на требуе-
мую дату щелкните мыши по соответствующему числу в календарике. Перемес-
тив при нажатой кнопке мыши левую границу календарика влево, вы отобрази-
те два календарика на разные месяцы.
Глава 21
404

Ниже календарика видна панель задач (TaskPad) и список задач, содержа-
щихся в папке Задачи (Tasks) (см. ниже раздел «Задачи»). Все изменения на па-
нели задач автоматически отражаются в папке Задачи. На панели задач можно
оставить только задачи, срок выполнения которых приходится на выбранный
день. Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от
других пользователей права на планирование или изменение встреч в их кален-
дарях. Можно задать оповещение, напоминающее о предстоящей встрече. Ц
В окне календаря можно вывести рядом несколько календарей. Одновре-
менно отображаются локальные календари, календари общих папок, календари
других пользователей и списки событий групп Microsoft Windows® SharePoint
Services. Для удобства в календарях используются различные цвета. В окне ка-
лендаря можно просматривать общие календари других пользователей одно-
временно с собственным календарем.

Просмотр календаря
При просмотре расписания на день отображаются дата, время и описание
встречи. Перемещаться по сетке можно с помощью клавиш управления курсо-
ром стрелка вверх и стрелка вниз. Для просмотра расписания на следующий
или предыдущий день нажмите соответственно клавиши стрелка-вправо или
стрелка-влево. Нажав клавишу Ctrl, можно выбрать несколько дней недели,
в том числе вразброс; например, понедельник и четверг. Используя кнопки на
панели инструментов, можно просмотреть папку более высокого уровня, рас-
печатать таблицу, отобразить на экране дни — от одного дня до месяца.
Для перехода к определенному месяцу щелкните его название или левую
(правую Ц,) стрелку рядом с названием. Для перехода к определенному дню
щелкните дату непосредственно на календарике.
Можно перейти к требуемой дате без прокрутки календаря выбрав в меню
Вид (View) команду Перейти (Go To), Перейти к дате (Go To Date). В диалоговом
окне Переход к дате (Go To Date) в поле Дата (Date) откройте раскрывающийся
список Дата и выделите щелчком мыши интересующую вас день (рис. 21.6).
Рис. 21.6 Переход к дате
Диалоговое окно, используемое для перехода
к определенной дате

'



Личный календарь или календарь группы может быть сохранен в формате
HTML, что позволит публиковать его в Интернете и обменяться с коллегами
информацией о распределении рабочего времени. Календарь можно отправить
в электронном сообщении.

Планирование встречи
Встречей называется действие, на которое отводится определенное время,
но на него не приглашаются другие люди и не привлекаются ресурсы, напри-
мер, посещение выставки. Проще всего время встречи выделить в календаре
щелчком мыши и ввести с клавиатуры поясняющий текст. Параметры шрифта
устанавливаются после нажатия кнопки Шрифт (Font). Если встреча планиру-
Папки Outlook и их назначение 405


ется на несколько временных блоков, то переместите край рамки, удерживая
нажатой кнопку мыши.
Для более детального планирования встречи на панели инструментов Стан-
дартная откройте раскрывающийся список кнопки Создать и выберите строку
Встреча (New Appointment). Для того чтобы помещать все файлы, связанные
с планируемыми встречами, в отдельную папку, в окне Outlook в меню Файл
(File) выберите команды Создать (New), Папка (Folder). В диалоговом окне Но-
вая папка (Create New Folder) введите имя папки и в поле Содержимое папки
(Folder Contains) укажите, какого типа элементы будут храниться в папке.

Ввод данных о встрече

Запомните
Подробные данные о встрече: темамероприяша место, длительность и т. п. мож-
но внести s форму, которая отображается на экране после щелчкр даты на ка-
лендаре и выбора команды Новая встреча (New Appointment} в меню Действия
(Actions) или нажатия клавиш Ctrl+N.

Тема мероприятия указывается в поле Тема (Subject), где оно будет прово-
диться — в поле Место (Location) (рис. 21.10). После установки флажка Опове-
щение, (Reminder) на экране в заданное время появится сообщение о намеченном
событии, а в правой части строки будет виден колокольчик. Раскрывающийся
список рядом с флажком Оповещение позволяет задать интервал времени до
встречи для появления напоминания. Кнопка со значком динамика позволяет
выбрать *.wav файл, который будет воспроизводиться при оповещении.
Рис. 21.7 Вя Переговоры в Псков» - Всгп*ч*
Окно, позволяющее
записать данные »и-зэда;ть -J. Ф Опавторвнйе
предстоящей
встречи
Тана; ;пфе^ мпры в П




Для намеченной встречи можно выбрать из списка Контакты кого вам надо
увидеть, задать категорию в списке Категории (Categories). Можно создавать
собственные категории, а затем сортировать, группировать и фильтровать ме-
роприятия по категориям. Флажок Частное (Private) позволяет не показывать
встречу другим пользователям, имеющим доступ к этой папке. Закончив запол-
нение формы, нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).
Встречи можно просматривать по дням, неделям или месяцам. Для отобра-
жения заполненной формы на экране: щелкните правой кнопкой мыши ту
клетку расписания, которая соответствует времени встречи, например, клетку
Глава 27
406

12 часов после выделения нужной даты в календаре, и выберите в контекстном
меню команду Открыть (Open).

<< Предыдущая

стр. 73
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>