<< Предыдущая

стр. 74
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Удаление встречи
Для удаления встречи, выделите в календаре дату и время, на которое назна-
чена встреча и нажмите кнопку Удалить (Delete) на панели инструментов Стан-
дартная.

Периодически повторяющиеся встречи
Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например, отпусков
или дней рождения знакомых, которых вы хотите поздравить, Чтобы заплани-
ровать какое-либо периодически повторяющееся мероприятие, в окне календа-
ря выберите в меню Действия (Actions) команду Создать повторяющуюся встре-
чу (New Recurring Appointment) или Создать повторяющееся собрание (New Re-
curring Meeting).
Последовательность создания регулярно повторяющейся встречи:
• Выделите в календаре дату встречи.
• Выберите команду Создать повторяющуюся встречу (Make Recurring Appo-
intment) в меню Действия (Actions).
• Установкой переключателя задайте периодичность выполняемого меро-
приятия: ежедневно (Daily), еженедельно (Weekly), ежемесячно (Monthly),
ежегодно (Yearly) (рис. 21.8). Укажите интервал времени, через который
будет повторяться событие, например, 1 раз в неделю (Recur every / weeks),
и установите флажки, по каким дням оно будет происходить: в понедельник
(Monday), вторник (Tuesday), среду (Wednesday), четверг (Thursday), пятни-
цу (Friday), субботу (Saturday), воскресенье (Sunday).
• В группе Пределы повторения (Range of recurrence) задайте время начало
(Start) мероприятия. Конец мероприятия отмечается установкой переклю-
чателя в соответствующее положение.

Рис. 21.8 Повторение встречи
Окно, позволяющее задать .Время встреч*
периодичность намеченного начало: 35Е длительность: 30
мероприятия
, Повторять
I; <™ ежедневна оввизрягь каждую ;1 I мадвловспадуми^вдни;
fi еженедельно
; p Monday
р- №|Lreday Г Saluday



* Предам гаетпрешя
<» мвцвднечнай даты
;'надалэ: Моп 12/22/2003
—. _ .
Г завершить посла. -О : повторен*)

Г датаокснча*!*:
Папки Outlook и их назначение 407

Планирование событий
Событие (Event) — это мероприятие, продолжающееся не менее 24 часов.
Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи,
запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события -
как свободное. Например, вы на целый день едете в другую организацию. Этот
день у вас занят. Но в этой организации вы можете встретиться с нужными вам
людьми. Поэтому время события отмечается как свободное. Для обычных
и ежегодных событий время в календаре не отводится. Они указываются в заго-
ловках.
Планирование события выполняется также, как и встречи. Для планирова-
ния времени проведения события выберите в меню Действия (Actions) команду
Создать событие на целый день (New All Day Event). Появится форма Событие
(Event), аналогичная форме Встреча (Appointment). После установленный флаж-
ка Целый день (All day event) время начала и конца события не отмечается.

Планирование собраний
Собрание (Meeting) — это встреча, на которую приглашаются несколько че-
ловек и привлекаются ресурсы. Собрания бывают очные и сетевые. Во время
проведения собрания нельзя планировать другие мероприятия. Поэтому в ка-
лендаре отмечается, что в это время вы заняты.
В повседневной жизни мы обзваниваем всех приглашенных, чтобы выбрать
наиболее удобное время для всех приглашенных. В Outlook вы можете плани-
ровать собрание на основе информации о свободных и занятых интервалах вре-
мени, хранящейся в календарях участников собрания. Календари сотрудников
организации часто хранятся на сервере (Exchange Server). Доступ к календарям
внешних пользователей может производиться через локальную сеть или Интер-
нет с использованием стандарта Calendar.

Запомните
-' ДАЙ планирования собрания откройте календарь и "выберите команду Создать |
н приглашение на собрание (New meeting request) в меню Действия (Actions) или
нажмите клавиши Cfrl+Shift*.Q;: На экране отобразится окно Собраннее откры-у.
A rM4 JOM :
F. той Bi<AC^K00'Scrpeva./Appp/ntm©nf/qHa P H9®. y' которое используется |
:
. для назначения встреч.;; " " ' " -."

Дополнительное поле Кому (То) предназначено для ввода электронного ад-
реса. Закончив заполнение формы, нажмите кнопку Отправить (Send) на пане-
ли инструментов окна Собрание.

Запомните
I Команда Назначить собрание (Plan a Meeting) в меню Действия (Actions) __
"•ляет организовать собрание для большого количества участников. В окно Планы-
. ров1ДИ1< собрания (Plan a meeting) в колонку 0сё участники (AllAttendees) вводится
; список участников собрания (рис; 21.9>:


Нажав стрелку в правой части раскрывающегося списка Начало собрания
(Meeting start time) или Конец собрания (Meeting end), укажите диапазон времени,
в течение которого планируются встречи. Кнопка Другие позволяет выбрать
приглашенных из адресной книги.
Глава 21
408


Рис, 21.9 Планировщик собрания
Окно, позволяющее
Monday. December 32, ?wn
планировать время встреч 9'00 10:00 11:00 12ЯС



ЕЙ О впад*ир




Начаполизания: ;Моп 12/32/2003




Outlook просматривает планы участников собрания и отмечает время, когда
они заняты (Busy), отсутствуют (Out of Office) и т.п. Кнопка Автовыбор
(Autopack) позволяет быстро найти свободный для всех интервал времени.
Кнопка « или » позволяет выбрать более раннее или более позднее время.
Для составления приглашений на собрание нажмите кнопку Организовать
(Make Meeting). Ответы на посланные вами приглашения поступают в папку
Входящие (Inbox).
Чтобы быстро отправить участникам собрания оповещение или другое сооб-
щение, откройте исходное приглашение и выберите в меню Действия (Actions)
команду Создать приглашение на собрание.

Включение и отключение отправки приглашений
на собрания или Интернета (iCal)
Можно открыть совместный доступ через Интернет к сведениям о занятости
в папке Контакты и публиковать сведения о занятости на веб-узле, где их смо-
гут просмотреть другие пользователи почты Интернета. Кроме того, в формате
[Calendar через Интернет могут отправляться и получаться приглашения на со-
брания и ответы на них.
Для включения/отключения отправки приглашений на собрания через Ин-
тернет выполните следующие действия:
• В области переходов нажмите кнопку Календарь (Calendar).
• Выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) откройте
вкладку Настройки (Preferences), и нажмите кнопку Параметры календаря
(Calendar Options).
• Установите или снимите флажок При отправке приглашений через Интер-
нет использовать формат [Calendar (When sending meeting requests over the
Internet? use iCalendar format) (рис. 21.10).
После включения отправки приглашений на собрания /Calendar могут также
отправляться обычные приглашения на собрания.
Для планирования с помощью календаря только рабочих дней установите
необходимые флажки в рамке Календарь рабочей недели (Calendar work week).
Папки Outlook и их назначение 409

Печать календаря
Диалоговое окно Печать (Print) в Outlook аналогично одноименную окну
в Word, подробно рассмотренному нами в главе 12, Его особенность состоит
в том, что можно выбрать стиль печати в зависимости от типа элемента. Так для
печати календаря вы можете выбрать стили ежедневный, еженедельный, еже-
месячный и другие. Вы можете задать и собственные стили. Можно исключить
из распечатки мероприятия, отмеченные как личные.
Откройте календарь, нажав кнопку Календарь (Calendar) на панели Outlook,
и выберите в меню Файл (File) команду Печать (Print). В диалоговом окне Печать
(Print) в группе Стиль печати (Print Style) щелкните требуемый вариант (рис. 21.1L).

Рис. 21.10
Настройка параметров
календаря




Добавигь грэздш-ки...




Рис. 21.11
Задание параметров печати




В полях Начало (Start Time) и Ашед ^?>irf Time) задайте соответственно первый
и последний из печатаемых дней. Например, чтобы напечатать календарь за весь
год, в группе Стиль печати (Print Style) щелкните Ежемесячник (Monthly style), вве-
дите интересующие вас даты в поля начало (Start) и конец (End).
Глава 27
410

Если вы хотите печатать только рабочие дни недели (с понедельника по пят-
ницу), нажмите кнопку Параметры страницы (Page Setup) и в открывшемся
окне установите флажок Не печатать выходные дни (Don't print weekend). После
установки флажка Печатать один месяц на странице (Print Exactly One Month Per
Page) в окне Параметры страницы каждый месяц будет печататься на отдельной
странице.

Контакты
Папка Контакты (Contacts) позволяет хранить самые подробные данные
о деловых и личных контактах, о рабочих и домашних телефонах ваших знако-
мых, факсах и адресах электронной почты. Контакты — это мероприятия, для
которых в календаре вы резервируете время. В окне контактов отображается
список всех контактов, как сохраненных на компьютере, так и в сетевом распо-
ложении (рис. 21.12).

Рис. 21.12 Контакты - Microsoft Ou
Отображение
сведений
о контактном лице
Контакты
в форме подробной
май кднтасга О в ? :по/мое ими Орг*мацни 'Хранить «эи
адресной карточки
ij Контакты
Анлрвй Ивашелм Пеанов 22233344
Дмитриев Свргай Анатопье... 7651321
О Адресные уточки
Платонов, Валерий Петрович =377756
О Подроб!-ье адресные ка
® Список телефонов
О ПО категориям
О По организациям
О по местоположению
О По отметке "к исполнен

Открыть сбщиегонтакты...




3«го элементов; ;




С помощью кнопок переключателя можно менять способ отображения дан-
ных в папке Контакты. Если вы хотите по другому отобразить контакт при те-
кущем просмотре, то выберите в меню Вид (View) команды Упорядочить по, Те-
кущее представление, Определить представления (Define Views) и задайте другое
представление в качестве текущего.

Ввод информации о новом контакте и их редактирование

Запомните
'• Для добавления контакта откройте папку Контакты, нажмите кнопку/ Создать
. • (NQW) или выберите в меню Файл (File) команду Создать, Контакт (New. Contact)
• \л. заполните поХя формы (0ис. 21.13).

Ввод данных производится на нескольких вкладках Общие (General), Подроб-
ности (Derails) и т.д. Кнопки на открытых вкладках позволяют ввести более
подробную информацию. Например, нажав кнопку Полное имя (Full Name) на
Папки Outlook и их назначение 411


вкладке Общие, вы откроете окно Полное имя (Full Name), позволяющее ввести
не только фамилию, имя, отчество, но и обращение (Г-н, Проф., и т.д.) и суф-
фикс (Ст., Мл. и т.п.).
Рис. 21.13 L НИ*
Г* ВЛАДИМИР Иванович Петров -

Диалоговое окно для
ввода информации
о контакте

-
1
3. viiM.iu kfcHCtH'l



<< Предыдущая

стр. 74
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>