<< Предыдущая

стр. 75
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>


й... | »Г




писчий,,, fi

f" c^ran> гУ1*овын




В поле Веб-страница (Webpage address) введите URL-адрес для данного кон-
такта. Чтобы сохранить введенные данные и закрыть окно, нажмите кнопку
Сохранить и закрыть (Save and Close) на панели инструментов.

Использование Outlook для звонков по телефону
Если есть модем, то Outlook автоматизирует набор заданного номера теле-
фона. После настройки компьютера и модема на автоматический набор номе-
ров задаваемые номера будут набираться автоматически, в том числе номера те-
лефонов контактов, включенных в список контактов Outlook.
Вы можете позвонить по телефону человеку, сведения о котором хранятся
в папке Контакты. Нажмите кнопку, расположенную вдоль правой стороны
окна папки, с первой буквой абонента и откройте нужную карточку. Затем вы-
берите в меню Действия (Actions) команду Позвонить контакту. В окне Новый
звонок (New Call) нажмите кнопку Позвонить (Start Call) (рис. 21.14). Если вы
хотите записать в дневник время начала и окончания разговора, то установите
флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике.

Рис. 21.14
Окно, позволяющее автоматизировать
звонок по телефону
Глава 21
412


Список контактов, касающийся определенной записи
Outlook позволяет автоматически регистрировать всю деятельность, связан-
ную с данным контактом. Откройте окно контакта двойным щелчком мыши
интересующей вас записи, перейдите на вкладку Действия (Activities) и в рас-
крывающемся списке Показать (Show) установите Все (All Items).
Для изменения контактных данных выберите в списке записей адресной
книги нужный контакт и дважды щелкните по нему. В окне свойств введите
новую информацию в соответствующие вкладки.
Для удаления контакта выберите его в списке записей адресной книги и на
панели инструментов нажмите кнопку Удалить. Если удаляемый контакт вхо-
дит в какие-либо группы, он будет удален и из этих групп.

Дневник
Дневник (Journal) является аналогом журнала, который автоматически от-
слеживает и записывает все действия1 совершаемые пользователем в приложе-
ниях Microsoft Office, а также полученные и отосланные сообщения по элек-
тронной почте, адреса электронной почты, контакты. Чтобы отобразить на эк-
ране отобразится ваш дневник, нажмите кнопку Дневник (Journal) в области
переходов или выберите одноименную команду в меню Перейти (Go To).
Какие записи помещать в дневник: запрос задачи, сообщение электронной
почты, открытие файлов Access, Excel, PowerPoint, Word и т.п. можно задать,
выбрав в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), открыв вкладку
Настройки (Preferences), и нажав кнопку Параметры дневника (Journal Options).
В одноименном диалоговом окне установкой флажков укажите элементы запи-
си (рис. 21.15). .
Рис. 21.15 Параме-гры дневника
Задание параметров работы
дневника
. ut-дрвй Иванович Иванов
Sanpoc о собрании .. Валерий Петрович Платное
..; Of шт задачи J Дмитриев Сергей Анатольевич
-j Ответ на загрос о ссЗрании
-i Отмена собрания
I-1 СооЙщение электронной поч


• При двойшч щалчна мыии; - -
таска файлы из:
ii апфыть запись в дневнике
^ft Binder
С СФФЫ'Ь элемент, i-з когарьм
eft Excel
ссылается запись и диввникэ
|C- Microsoft PowerPont
Microsoft Ve 10
Microsoft №ord 4втоархивация дневника...




Положением переключателя задайте, какое действие будет совершаться по-
сле двойного щелчка значка в дневнике, например, при двойном щелчке знач-
ка файла Microsoft Word может быть открыта запись об этом файле в дневнике
или сам файл Word. В дневнике могут автоматически создаваться записи, со-
держащие дату и время создания, открытия, закрытия и сохранения файлов
в приложениях, выбранных в этом списке. Упорядоченные по времени записи
облегчают анализ распорядка дня.
Папки Outlook и их назначение 413


Если установить переключатель в положение Открыть запись в дневнике
(Open journal entry), то для открытия этого файла надо будет щелкнуть правой
кнопкой мыши запись в дневнике и выбрать команду одноименную команду.
При желании пользователь может сам сделать необходимую запись в днев-
нике. Для создания записи откройте Дневник (Journal) и выберите команду
Создать запись в дневнике (New Journal Entry) в меню Действия (Actions) или
выберите эту команду в контекстном меню после щелчка правой кнопкой
дневника.
В диалоговом окне Запись в дневнике (Journal Entry) заполните поле Тема
(Subject) и другие поля (рис. 21.20). Заполнение аналогичной формы рассмотре-
но в палке Календарь.

Представление Дневника
По умолчанию записи в дневнике отображаются на недельной временной
шкале. При желании шкалу можно изменить. Для изменения вида отображения
мероприятий, запланированных в дневнике, в меню Вид (View) выберите ко-
манды Упорядочить по, Текущее представление (Current View), По типу. Можно
расположить записи в дневнике по типу, по контактам, по категориям и т.д.
(см. таблицу 21.1).
Таблица 21.1. Представление Дневника в окне Outlook
Представление Показывает
По типу (By Type) Записи дневника группируются на временной
шкале по типам элементов.
По контактам Записи дневника группируются на временной
(By Contacts) шкале по именам контактов.
По категориям Записи дневника группируются на временной
(By Category) шкале по категориям.
Список элементов Список всех записей дневника в виде таблицы.
(Entry List)
За последние семь дней Список в виде таблицы записей дневника,
(Last Seven Days) внесенных в течение последних семи дней.
Телефонные звонки Список записей дневника, касающихся
(Phone Calls) телефонных звонков.

Дневниковые заяиси можно организовать на временной шкале в виде логи-
ческих групп: почтовые сообщения, собрания, звонки по телефону. Это позво-
ляет быстро получать нужные сведения; например, сведения о собраниях, кото-
рые вы посетили за последнюю неделю или последний месяц. Данные, пред-

Рис. 21.16 Д Поиулца цент-Итера -.Запись

Диалоговое окно
Запись в дневнике


', I
.

,.яснить стоимость h-ужиой модели! компьютера


уагме'Г"
?0м|кти:
Глава 27
414


ставленные в дневнике, сортируются по убыванию (возрастанию) в пределах
одной колонки, например, по дате, о чем свидетельствует треугольник с правой
стороны от заголовка колонки Начало (Start).
Для поиска записей в дневнике можно использовать в меню Сервис (Tools)
команды Найти, Найти или Расширенный поиск.


Заметки
Многие люди, если им надо позвонить или встретиться с кем-то в опреде-
ленное время, делают необходимые пометки в блокноте или на маленьких лис-
точках бумаги с клейкой полосой. Их электронным эквивалентом в Outlook яв-
ляются Заметки (Notes) (рис. 21.17).

Рис. 21.17
; Поехать в Реутово
Заметка, созданная в Outlook


Для отображения заметок в окне Outlook выберите в меню Перейти команду
Заметки (Notes) (рис. 21.18). Чтобы создать заметку, в окне Заметки, нажмите
кнопку Создать (New Note) на панели инструментов Стандартная. На экране
отобразится небольшое окно, закрашенное в желтый цвет. Введите в него нуж-
ный текст.
Чтобы назначить заметке какую-либо категорию, щелкните значок оконно-
го меню в левом верхнем углу открытого окна заметки и выберите в открыв-
шемся меню команду Категории (Categories). Аналогично, выбрав в оконном
меню команду Цвет (Color), можно задать требуемый в подменю: Синий (Blue),
Зеленый (Green), Лиловый (Ping), Желтый (Yellow) или Белый (White). После вы-
бора команды Закрыть (Close) в папке Заметки отобразится значок заметки с пер-
выми словами. Для отображения текста заметки дважды щелкните ее значок.
Команды Упорядочить но, Текущее представление (Current View) в меню Вид
(View) имеют собственное меню, позволяющее по-разному отобразить накопив-
шиеся у вас заметки в окне программы. С этой же целью можно использовать
кнопки переключателя в области переходов в левой части окна Заметки.

Рис. 21.18
Заметка, созданная
в программе Outlook




Значки
О Сгисок заметок
О 3» последние сель дней
О Го категориям
О Го цвету
Папки Outlook и их назначение 415

Задачи
Папка Задачи (Tasks) содержит список запланированных деловых и личных
задач, поручений и сроки их выполнения (рис. 21.19). Под поручением подра-
зумевают запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получате-
ля сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем. Если по-
лучатель сообщения принимает поручение, оно включается в список его задач;
при этом он становится новым владельцем задачи. В операции назначения за-
дачи участвуют по крайней мере два человека: один отправляет поручение,
а второй отвечает на него. Например, руководитель может назначить задачу по-
мощнику, сотрудник ˜ коллеге по рабочей группе.
Для отображения задач в окне Outlook выберите в меню Перейти команду
Задачи (Tasks). Кнопки переключателя в области переходов позволяют отобра-
зить задачи как Простой список (Simple List), Подробный список (Detailed List),
Активные задачи (Task Timeline), По категориям (By Category) и т.п. Задачи, ко-
торые не были выполнены в срок, показываются красным цветом.
Для создания новой задачи нажмите кнопку Создать на панели инструментов
Стандартная. В строке Тема (Subject) запишите назначение задач (рис. 21.20).
Рис. 21.19
Отображение в окне
намеченных задач
по категориям




О Следующие семь дней
О Г^осроченныг задачи
О По категориям
О Назначение
О По ответственным
О Завершенные эадлчи
О Временная шкала для задач

Открыть общие зада'и,
Нктрсмть текущее представление




Рис. 21.20
Форма,
используемая для
ввода сведений
о задаче
Глава 21
416


Укажите срок выполнения в списке Срок (Due Date). При вводе даты можно ис-
пользовать календарь, который будет отображен на экране после щелчка стрел-
ки, направленной вниз, в правой части раскрывающегося списка. Некоторые
поля мы рассматривали выше в разделе «Календарь». На вкладке Задача (Task)
раскрывающийся список Состояние (Status) позволяет указать текущее состоя-
ние задачи: Не началось (Non Started), Выполняется (In Progress), В ожидании
(Waiting in some else) или Отложена (Deferred).
Для каждой задачи можно установить важность (Priority): Высокая (High),
Обычная (Normal), Низкая (Low). На вкладке Подробно (Details) приводятся та-
кие сведения, как Объем работ (Total work) в часах, Реально затрачено (Actual
work), Расходы (Billing information). Заполнив форму, нажмите кнопку Сохранить
и закрыть (Save and Close) на панели инструментов.

Запомните
Если вы.хотит^ отправить по электронной.почте сообщение о состоянии како--
го-либо задания та откройте его и выберите "команду Отправить отчет о состоя-
нии задачи (Send Status Report) в меню Действия (Actions).

Для настройки параметров отображения папки Задачи, выберите в меню

<< Предыдущая

стр. 75
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>