<< Предыдущая

стр. 76
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Сервис (Tools) команду Параметры (Options). На вкладке Настройки (Preferen-
ces) в рамке Задачи (Tasks) нажмите кнопку Параметры задачи (Task Options).
Если вы хотите, чтобы автоматически появлялось напоминание о поставлен-
ной задаче установите флажок Установить оповещение о сроках (рис. 2] .21). За-
дайте цвета, которыми будут отмечаться просроченные и завершенные задачи
и нажмите кнопку ОК.

Рис. 21.21 Параметры задач
Диалоговое окно Параметры задачи Параметры задач




/ранить обнсЕПенньз KOTMI шву-внны* зда •> в СПИСКЕ зада
" b отчеты посла еыгогнвния порученцы); задач
оповещения Q фоках




Создание архива
При регулярной работе с Outlook папки быстро увеличиваются в размере
и занимают слишком много места на диске.

Запомните
Команда Архивировать (Archive) и меню Файл (Hie) открывает диалоговое' окно
<рис. 21,2?), которое испо/аэзуется для задания параметров архивирования.

Имя файла и путь для архивного файла указывается в поле Файл архива
(Archive file). (Архив хранится в файлах типа *.pst). Дата, по которую требуется
архивировать данные, вводится в поле Архивировать элементы, созданные до
(Archive items older than) или нажимают кнопку со стрелкой вниз и выделяют
Папки Outlook и их назначение 417


Рис. 21.22
Окно, используемое для сохранения старых
данных в архиве




Армировать элементы, Есэдзнныедо: 'Рг 9/12.12ГОЭ

Г˜ ^гесчшь элементы с флажком Tie автоарлиецэовать'




дату. Чтобы задать периодичность архивации, выберите команду Параметры
(Options) из меню Сервис (Tools), откройте вкладку Дополнительно (Other) и на-
жмите кнопку Автоархивация (AutoArchive). Флажок удалять просроченные эле-
менты (только почта) (Delete expired items (e-mail folder only)) обеспечит удале-
ние сообщений электронной почты с истекшим сроком действия (рис. 21.23).

Рис. 21.23
Настройка параметров архивации данных ff ^gfoapxnEJ ,и* 'Сждый 11 -Нднвй
из Outlook •* Запрос пврвд авгоархивацией
Вп ереня автсиркивации:
f? удалять просроувииье элементу (только почта)
]У архивировать иг» удалять старье элементы
Р' сшязввать попку аркива в crvc-в папок
Hcnont^ysffe по /мспчаыю настрой^ дня папки .
т
jyanfltt ^перлэь-ь" старше .6 гЯ мае. I
# ПЕрвмещать'старые элементы s пэп^.


i" Удалять ьтарь* элементы |*аасегда

Прлнечитв tacrpo&n га всем i

Чтобы укгаать для патин apjrue Паранвтр1я
архиБировзч-я, щапкниге травой КИОЛЛЕЙ мь>ши таждрьа
гвг»^, выбе^игв "Сясйпм", перейдите на вгоидя?
авговрлиааня!.
Погмтида гафанения
•ратарнв кт*Юблп полит *^'ее «ранения




Импорт и экспорт файлов различных форматов
В Outlook поддерживается возможность копирования данных из другой про-
граммы, адресной книги, таблицы или базы данных списки контактных лиц
для последующего их использования. Например, могут быть перенесены
в Outlook имеющиеся сведения, такие как имена и адреса, из следующих про-
грамм: Eudora, Lotus Organizer, Netscape Messenger, Microsoft Mail.

14 Microsoft Office 2003
Глава 21
418


Запомните
Команда Импорт и экспорт (import and Export) в меню Файл (File) отображает на
экране окно Мастер импорта и экспорта (Import and Export Wizard), позволяю-
щее импортировать и экспортировать файлы различных форматов и избежать по-.
> вторною ввода информации.

Копирование и перемещение информации из других приложений в Outlook
можно выполнять, используя метод специального перетаскивания (drag and
drop).

Упражнения
Запустите Outlook 2003. Измените вид окна, выбрав в меню Вид, команды
1.
Упорядочить по, Текущее представление ...
2. Посмотрите, как выглядит окно Outlook после отображения области пе-
реходов и без нее, (Для отображения этой области выберите команду Об-
ласть переходов в меню Вид).
3. Откройте папку Календарь (Calendar) и запланируйте несколько встреч на
ближайшие дни. Запланируйте регулярно повторяющуюся встречу.
Выберите в меню Перейти команду Задачи. Запланируйте несколько за-
4.
дач и отсортируйте намеченные задачи по назначению.
5. Позвоните по телефону вашему знакомому с помощью программы Out-
look. Выделите его данные в списке контактов в окне Контакты (Contacts),
выберите в меню Действия команду Позвонить контакту и его телефон.

Выводы
1. Способ отображения данных в Outlook зависит от представления. Для его
изменения можно в меню Вид воспользоваться следующими командами:
Упорядочить по, Текущее представление. В Outlook имеется набор стандарт-
ных представлений, могут создаваться пользовательские представления.
2. Для задания последовательности действий Outlook для входящих сообще-
ний выберите в меню Сервис (Tools) команду Правила и оповещения
и в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Новое...(рис. 21.2).
3. Быстро просмотреть все события, намеченные на текущий день; назна-
ченные встречи, запланированные задачи и т.п., позволяет календарь,
4. Подробные данные о встрече: тема мероприятия, место, длительность
и т.п. можно внести в форму, которая отображается на экране после
щелчка даты на календаре и выбора команды Новая встреча (New
Appointment) в меню Действия (Actions).
5. Вы можете позвонить по телефону человеку, сведения о котором хранят-
ся в папке Контакты. Нажмите кнопку, расположенную вдоль правой
стороны окна папки, с первой буквой абонента и откройте нужную кар-
точку. Затем выберите в меню Действия (Actions) команду Позвонить кон-
такту. В окне Новый звонок (New Call) нажмите кнопку Позвонить (Start
Call) (рис. 21.14),
Команда Архивировать (Archive) в меню Файл (File) открывает диалого-
6.
вое окно (рис. 21.22), которое используется для задания параметров архи-
вирования.
14fc*^* ^ ^ ^ я
•^•И




PowerPoint 2OO3 — средство
для создания м демонстрации
презентаций


В этой главе изложены методы создания и демонстрации презентаций с по-
мощью PowerPoint. Вы познакомитесь со следующими вопросами:
• назначение PowerPoint;
• создание и просмотр презентаций;
• настройка параметров работы программы;
• печать и демонстрация слайдов.


Назначение PowerPoint
В последние годы все большое количество людей принимает участие в пре-
зентациях — выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала,
таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов. Презентации
нашли широкое применение на выставках и конференциях.

Запомните
•V PowerPoint, призвав помочь -пользователю прдготовить на6орлрофесс14О;на/
•!' 'оформленных; слаадов для-последующего показа их в офисе или Дома на-экрс
;.-, •" компьютера/ для демонстраций/презентации "одновременно. Bceiyi
'*-•• _ по локальной сети/йнтрасети илй.в Интернете.

Слайды можно распечатать на бумаге и использовать как раздаточный мате-
риал для доклада. В презентациях можно использовать прозрачки, получаемые
при печати слайдов на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме.
В каждой презентации обычно используется несколько основных компо-
нентов: слайды, титульные слайды, заметки докладчика, страницы выдачи.
Если презентация сохраняется как веб-страница, то можно вывести заметки,
появляющиеся на экране с соответствующим слайдом. Заметки помогают ауди-
тории вникнуть в предпосылки и детали, о которых обычно рассказывает док-
ладчик в ходе обычной презентации.
Автоматическая презентация позволяет показывать материалы без ведущего.
Видеоизображения позволяет передавать сервер Microsoft NetShow. Для про-
смотра презентации достаточно иметь обозреватель Internet Explorer версии 4.0
и старше.
Глава 22
420 ; _

Возможность хранить сразу несколько образцов разметки в одном шаблоне
презентации или документе облегчает работу тех, кому нужно создавать немно-
го отличающиеся версии презентаций, или для корпоративных пользователей,
стремящихся объединить презентации, полученные из нескольких источников.
Специальные конвертеры позволяют открывать в PowerPoint презентации,
созданные в приложениях Harvard Graphics и Lotus Freelance. При открытии та-
ких презентаций сохраняется большинство их исходного содержания и форма-
тирования.

Запуск PowerPoint

Запомните
:
Дл?1 запуска .PowerPoint нажмите -кнопку Пуск {Star®, укажите на Программы
(Programs) и выберите команду Microsoft PowerPoint

Другие варианты запуска программы рассмотрены в главе 1 в разделе «Раз-
личные способы запуска приложений Microsoft Office».
Чтобы закончить работу с программой, выберите в меню Файл (File) коман-
ду Выход (Exit). Несколько вариантов закрытия окна программы рассмотрено
в главе 1 в разделе «Закрытие документа и выход из программы Microsoft
Office».

Окно PowerPoint
После запуска PowerPoint создается пустой титульный слайд, который ото-
бражается в окне программы (рис. 22.1). Как и в других приложениях Microsoft
Office 2003 вдоль верхней границы окна PowerPoint расположена строка заго-
ловка, ниже — главное меню и панели инструментов. Главное меню содержит
пункт Показ слайдов (Slide Show), которого нет в окнах других приложений. Он
позволяет просмотреть, как будет проходить показ слайдов. Внизу окна нахо-
дится строка состояния. В ней отображаются пояснительные надписи: номер
текущего слайда, количество слайдов, вид презентации.
Настройки параметров отображения программы PowerPoint после запуска
определяется установками, сделанными на вкладке Bud (View) (рис. 22.20) диа-
логового окна команды Параметры (Options) в меню Сервис (Tools). На этой
вкладке можно установить флажок область задач при запуске (Startup Task
Рапе), что обеспечит показ в правой части окна области задач Приступая к ра-
боте (Getting Started) (4). Назначение ссылок в этой области, облегчающих ра-
боту с PowerPoint, рассмотрено ниже.
Слайды могут иметь альбомную или портретную ориентацию. Для перехода
между слайдами можно использовать полосу прокрутки или расположенные на
ней кнопки: Следующий слайд (Next Slide) и Предыдущий слайд (Previous Slide)
(полоса прокрутки рассмотрена в главе 2, в разделе «Окно программы Microsoft
Office»). Для этих же целей служат клавиши Page Up и Page Down. В нижней ле-
вой части окна презентации расположены кнопки (6), позволяющие изменять
режим просмотра вашей презентации.
PowerPoint 2003 — средство для создания ^демонстрации презентаций 421


Рис. 22.1
Окно PowerPoint,
отображаемое на экране
после запуска программы:

1 — ярлычок вкладки
Структура; 2 — ярлычок 1
вкладки Слайды, 3 — область
слайда, 4 — область задач
Приступая к работе,
5 — область Заметки,
6— кнопки переключений
в различные режимы
просмотра презентации




Стаид 1иэ 1 зфорилен* по учолчаник русск^ россия)




Режимы просмотра презентации
В Microsoft PowerPoint имеется три основных режима; обычный режим, ре-
жим сортировщика слайдов и режим просмотра слайдов. Для переключения
в другой режим можно воспользоваться командами в меню Вид (View) или на-
жать одну из кнопок в левой части горизонтальной полосы прокрутки
(рис. 22.2).

<< Предыдущая

стр. 76
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>