<< Предыдущая

стр. 81
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

• строку состояния (Status bar) — обеспечивает отображение внизу окна
PowerPoint строки состояния, показывающей текущее состояние презен-
тации и приложения;
Глава 22
444


* вертикальную линейку (Vertical ruler) — обеспечивает отображение верти-
кальной линейки, если показана горизонтальная. Чтобы вывести или уб-
рать линейки, выберите команду Линейка (Ruler) в меню Вид (View).

Рис. 22.21
Диалоговое окно Печать




Назначение флажков в рамке Показ слайдов (Slide Show):
• контекстное меню при щелчке правой кнопкой (Popup menu on right mouse
click) — выводит контекстное меню по щелчку правой кнопкой мыши
в ходе показа слайдов.
• показывать кнопку контекстного меню (Show popup menu button) ˜ отобра-
жает в ходе показа слайдов кнопки вызова контекстного меню в левом
нижнем углу каждого слайда.
• завершить черным слайдом (End with black slide) — отображает черный слайд
по завершении показа слайдов. Чтобы вернуться в PowerPoint после про-
смотра последнего слайда, снимите этот флажок.

Печать и демонстрация слайдов
Для улучшения восприятия презентации аудитории можно раздавать выда-
чи — в два, три, четыре, шесть или девять раз уменьшенные слайды, напечатан-
ные на одной странице в горизонтальной или вертикальной ориентации. Выбе-
рите в меню Файл (File) команду Печать (Print), затем выберите в списке Печа-
тать (Print what) вариант Выдачи (Handouts) или Заметки (Notes) (рис. 22.23).
Можно распечатать структуру презентации, включая заголовки слайдов и ос-
новные пункты, заметки для докладчика, краткое содержание. PowerPoint по-
зволяет масштабировать слайды по размеру бумаги, добавлять тонкую рамку по
границе печатного материала. Установка флажка Включать страницы с приме-
чаниями (Include comment pages) позволяет распечатать примечания, флажок не-
доступен при печати выдач.
PowerPoint 2003 — средство для создания и демонстрации презентаций 445

На странице выдачи можно напечатать один, два или три слайды, рядом
с которыми можно разместить текст заметок. Предусмотрена возможность пе-
чати на странице одновременно шести или девяти слайдов.

Запомните
|˜ Чтобы подготовить слайды и заметки к печати средством^ Word, выберите s меню
•: Файл (File), подменю Отправить <Send to), команду В hfflcrascrft Wprd (Microsoft
: Word).

Для демонстрации слайдов можно использовать проекционный аппарат, на-
строить который вам поможет Мастер проекторов. Если к вашему компьютеру
можно подключить несколько мониторов, то, приехав на собрание, вы может
один из них использовать для демонстрации слайдов на большом экране, а дру-
гой — для текущей работы.

Упражнения
1. Создайте презентацию с помощью мастера автосодержания. Просмотрите
ее в различных режимах; обычном, сортировщика слайдов, показ слайдов.
2. Откройте документ Word 2003, содержащий несколько уровней заголов-
ков. Просмотрите текстовый документ в формате структуры и преобра-
зуйте его в слайд.
3. Создайте слайд структуры известной вам организации, используя авто-
разметку Организационная диаграмма. Организационную диаграмму целе-
сообразно использовать в презентациях, рассматривающих структуру ор-
ганизации, например, если вы хотите показать, чем занимаются различ-
ные отделы вашей фирмы.

Рис. 22.22
Заполнение блоков оргдиаграммы
446 Глава 22
:




Упражнение выполните следующим образом: В окне Microsoft PowerPoint
отобразите область задач Разметка слайда. Выберите авторазметку Организаци-
онная диаграмма (Organization Chart) (рис. 22.22). Стандартная оргдиаграмма со-
держит четыре блока: начальник и три исполнителя.
Щелкните местозаполнитель заголовка и введите заголовок диаграммы, на-
пример, фирма АБВ. Нажав клавишу Enter, вы сможете, при желании, ввести
подзаголовок.
Заполнение блоков оргдиаграммы начните с верхнего уровня. Введите фа-
милию и имя руководителя и нажмите клавишу Enter. Блок позволяет ввести не
только имя и должность, но и дополнительные звенья. Для ввода дополнитель-
ных структур в оргдиаграмму нажмите кнопку соответствующего блока на па-
нели инструментов Организационная диаграмма (OrgChart), а затем щелкните
блок, к которому он добавляется, Чтобы ввести несколько одинаковых струк-
тур, нажмите кнопку соответствующее количество раз. Например, чтобы доба-
вить двух подчиненных, нажмите два раза кнопку Подчиненный (Subordinate) на
панели инструментов Организационная диаграмма (OrgChart), а затем блок,
к которому они добавляются. На диаграмме появятся два новых блока, позво-
ляющие ввести имя, должность и комментарии. Чтобы удалить блок, выделите
его и нажмите клавишу Delete.
Чтобы изменить рамку и цвет блока оргдиаграммы, добавить тень для при-
дания объемности, выделите блок и выберите в меню Рамка (Boxes) одну из ко-
манд: Стиль обрамления (Border Style), Цвет (Color) или Тень (Shadow). Для из-
менения толщины, стиля и цвета соединительных линий выделите их, удержи-
вая нажатой клавишу Shift, и выберите команды Толщина (Thickness), Стиль
(Style) и Цвет (Color) в меню Линии (Line).

Выводы
1. PowerPoint призван помочь пользователю подготовить набор профессио-
нально оформленных слайдов для последующего показа их в офисе или
дома на экране компьютера, для демонстрации презентации одновремен-
но всем пользователям по локальной сети, интрасети или в Интернете.
Для запуска PowerPoint нажмите кнопку Пуск (Start), укажите на Про-
2.
граммы (Programs) и выберите команду Microsoft PowerPoint.
3. Мастер автосодержания позволяет создать профессионально оформлен-
ную презентацию требуемого содержания и дизайна, используя шаблоны
из обучающего курса Карнеги (Dale Carnegie Training®).
4. Для создания презентации из шаблона оформления в области задач Ди-
зайн слайда (Slide Design) (рис. 22.11) щелкните интересующий вас шаб-
лон оформления (design template), чтобы использовать его в слайде.
5. Для выбора разметки слайда откройте его в обычном режиме и выберите
в меню Формат (Format) команду Разметка слайдов (Slide Layout) или
выберите эту команду в контекстном меню.
6. Чтобы преобразовать текстовый документ в формате структуры в слайд,
выберите команду Слайды из структуры (Slides from Outline) в меню
Вставка (Insert),
7. Чтобы импортировать в PowerPoint документ, созданный в другом прило-
жении Office 2003, откройте документ и выберите в меню Файл (File) ко-
манды Отправить (Send To), Microsoft PowerPoint.
• И*Ч^ • ^ lA4fe.
Рь ТВ^^В'
т**9
* ® Bel
11


Знакомимся с Microsoft
Access 2OO3


В этой главе даны начальные сведения о системе управления базами данных
(СУБД) Microsoft Access. Вы познакомитесь со следующими вопросами:
• назначение Access;
• создание базы данных и таблицы;
• ввод данных в таблицу, ее редактирование и форматирование;
• связи между таблицами в базе данных.

Назначение Access
Access является одной из самых популярных настольных систем управления
базами данных (СУБД), которая может работать с текстовыми файлами, с элек-
тронными таблицами и базами данных наиболее популярных форматов.
База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к опреде-
ленной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным при-
знакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием призна-
ков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на
диске компьютера; сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д.
Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.
Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные
хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для соз-
дания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображать-
ся изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз дан-
ных, например приложения клиент/сервер.
Access может работать в качестве:
• автономной СУБД для настольных систем;
• СУБД для файлового сервера;
• как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба пред-
приятия, например, с Microsoft SQL Server.
Access 2003 представляет собой мощную платформу для создания настоль-
ных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или це-
лого предприятия.

Запомните
По умолчанию;е Access 2003 используется формат файла Access 2000. Можно ис-
пользовать обновленный формат файлов Access 2003, но.с ним не будет работать
Access 2000.
Глава 23
448


Access 2003 позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в фор-
мат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Ддя
интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются бы-
стродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса
OLE-DB.

Расширения файлов, используемых в Access
Access хранит все данные в одном файле, несмотря на то, что они могут быть
распределены по разным таблицам. Таблицы с данными, их индексы, формы,
отчеты хранятся в файлах с расширением .mdb (Microsoft Access database). За-
крытый формат файлов с расширением .mde позволяет не включать исходный
код VBA в распространяемые приложения Access. Файлы .adp (Microsoft Access
project) обеспечивают подключение к интегрированным хранилищам данных
SQL Server 2000 через соединение OLE DB, что позволяет создавать полноцен-
ные приложения, имеющие архитектуру клиент/сервер.
По умолчанию в Access используются файлы с расширением .mdb. Этот
формат позволяет разработчикам сохранять файлы как *.mde или *.ade. При
этом любой код Visual Basic компилируется, и исходный код исключается как
из файла базы данных Access (.MDB), так и из файла проекта Access (.ADP), что
обеспечивает более надежную защиту.


Запуск Access и завершение работы с программой
Запомните
Для запуска Microsoft Apcess-нажмите кнопку"Пуск (Start), Ы в меню Программы
(Programs) выберите команду Microsoft Access.

Для завершения работы с приложением выберите команду Выход (Exit)
в меню Файл (File), Другие варианты запуска программы и завершения работы
с ней рассмотрены в главе 1 в разделах «Различные способы запуска приложе-
ний Microsoft Office» и «Закрытие документа и выход из программы Microsoft
Office»,

Отображение окна базы панных Access на экране
База данных Microsoft Access может содержать различные объекты: таблицы,
запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к дан-
ным. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных
Access, во внешнем источнике данных, например, в базе данных dBASE или
в электронной таблице Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, на-
пример, Microsoft SQL Server. Программа имеет инструменты, позволяющие
хранить информацию в Интернете.
После запуска Access на экране отображается стандартное окно приложения
Microsoft Office 2003 (рис. 23.1), вид которого определяется установками, сде-
ланными на вкладке Вид (рис. 26.25) диалогового окна команды Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools). На этой вкладке можно установить флажок об-
ласть задач при запуске (Startup Task Pane), что обеспечит после запуска Access
показ в правой части окна области задач Приступая к работе. Ссылки в .этой
Знакомимся с Microsoft Access 2003 449

области задач позволяют подключиться к веб-узлу Microsoft Office Online, полу-
чить последние сведения об использовании Access, открыть файлы, с которыми
вы работали ранее или создать файл.

Рис. 23.1
Окно Access, отображаемое на экране после
запуска программы




Для более подробного знакомства с возможностями различных объектов
базы данных в Access можно воспользоваться учебной базой Борей (North-
wind.mdb) и ее клиент-серверной версией БорейСЗ (NorthwindCS). Для работы
с БорейСЗ следует установить на вашем компьютере SQL Server 2000 Desktop
Engine или Microsoft SQL Server.
Рассмотрим подробнее учебную базу Борей (Northwind.mdb). После ее от-
крытия на экране видна вертикально расположенная панель Объекты (Objects)
(рис. 23.2). На ней расположены значки, используемые для создания новых
объектов базы данных и открытия существующих: Таблицы (Tables), Запросы
(Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports) и т.д. После щелчка значка како-
го-либо типа объекта, в правой части окна отображается список всех объектов
базы данных выбранного типа. Ярлык Группы (Groups) используется для добав-
ления ярлыка новой группы к часто используемым объектам базы данных. Для
добавления группы щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка окна
базы данных, выберите в контекстном меню команду Новая группа (New Group)
и в появившемся окне введите имя новой группы.
Выделение того или иного значка на панели Объекты меняет вид панели ин-
струментов, перечень кнопок на ней и список имеющихся объектов.
Изменить представление объектов в окне базы данных позволяют кнопки
панели инструментов: Крупные значки (Large Icons), Мелкие значки (Small Icons),
Список (List), Таблица (Details) или одноименные команды из меню Вид (View).




IS Microsoft Office 21)03
Глава 23
450


Запомните
Чтобы ожрьпЁ таблицу, в окне базы данных на 'вертикально расположенной па-
нели 'Объекты (Objects) щелкните значок Таблицы. (Tables), в списке имен таблиц
. базы выделите имя интересующей вас таблицы" и нажмйте:ма панели инструмен-

<< Предыдущая

стр. 81
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>